Chương 3 : KỸ NĂNG TRẢ LỜI PHỎNG VẤN
3.3. KỸ NĂNG TRẢ LỜI CÂU HỎI TRONG PHỎNG VẤN
3.3.2. Các vòng phỏng vấn
Số vòng phỏng vấn mà ứng viên sẽ phải trải qua tùy thuộc vào Quy trình tuyển dụng của mỗi công ty. Thông thường trước khi bước vào vịng phỏng vấn chính thức, các ứng viên phải vượt qua vịng sơ tuyển hồ sơ. Các ứng viên có hồ sơ dự tuyển đạt yêu cầu sẽ được nhà tuyển dụng liên hệ qua điện thoại để xác lập một cuộc phỏng vấn chính thức. Cơ bản mỗi ứng viên sẽ trải qua 2 vòng phỏng vấn trực tiếp với nhà tuyển dụng. Mỗi vòng phỏng vấn sẽ được thực hiện bởi những người khác nhau, với các mục đích và tiêu chí đánh giá khác nhau. Ứng viên cần biết rõ điều này để có sự chuẩn bị về mặt tâm lý lẫn nội dung trao đổi.
a. Phỏng vấn vịng 1
Đây là lần tiếp xúc chính thức đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Người phỏng vấn ở vịng này thơng thường thuộc phịng Nhân sự, họ có thể là các nhân viên Tuyển dụng hoặc Trưởng phịng Nhân sự - tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng. Mục đích của cuộc gặp gỡ này chính là xác định mức độ phù hợp của ứng viên với cơng việc dự tuyển cũng như văn hóa cơng ty. Chính vì vậy, nội dung buổi phỏng vấn sẽ trao đổi tập trung vào Thái độ - Kỹ năng và Kiến thức của ứng viên. Những thông tin ứng viên trình bày trong hồ sơ dự tuyển sẽ được đối chiếu với nội dung trả lời của ứng viên tương ứng với từng câu hỏi của nhà tuyển dụng. Do đó, mục tiêu quan trọng cần phải đạt được của ứng viên là tạo dựng một ấn tượng ban đầu tốt đẹp trong đánh giá
của nhà tuyển dụng. Việc tạo ấn tượng đẹp ngay từ đầu sẽ giúp cho ứng viên có nhiều lợi thế khi gây được thiện cảm ở người phỏng vấn.
Ở vòng này, ứng viên phải cạnh tranh với khá nhiều đối thủ, vì vậy việc tận dụng cơ hội để lại ấn tượng tốt đẹp với người phỏng vấn là việc rất quan trọng. Những vấn đề nhà tuyển dụng đề cập đến thoạt nghe có vẻ khơng liên quan đến cơng việc, nhưng bạn phải luôn ý thức trả lời rõ ràng, mạch lạc. Bên cạnh sự phù hợp về năng lực chuyên môn của ứng viên với yêu cầu công việc, nhà tuyển dụng cịn tìm kiếm sự phù hợp với văn hóa cơng ty. Quan điểm nghề nghiệp, các giá trị, đạo đức nghề nghiệp cũng là yếu tố quan trọng được xem xét trong vòng phỏng vấn này. Kết thúc buổi phỏng vấn, ứng viên cần gửi đến nhà tuyển dụng lời cảm ơn chân thành vì đã dành thời gian phỏng vấn. Ứng viên cũng có thể chủ động hỏi nhà tuyển dụng về thời gian nhận được kết quả phỏng vấn nếu điều này chưa được đề cập trong buổi trao đổi. Nếu thật sự quan tâm đến vị trí này, ứng viên nên gửi email (thư điện tử) cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa để tạo ấn tượng tốt.
Thông thường từ 3-7 ngày sau khi phỏng vấn vịng 1 ứng viên sẽ nhanh chóng nhận được kết quả (có thể sớm hơn nếu công ty đang cần người gấp). Khi nhận được kết quả, ứng viên không nên quên gửi đến nhà tuyển dụng lời cảm ơn chân thành một lần nữa, cho dù kết quả đạt hay không. Nếu được mời phỏng vấn lần hai, ứng viên cần hỏi rõ các thông tin liên quan như: người phỏng vấn, nội dung trao đổi, hồ sơ, thời gian, địa điểm …Nếu nhận được lời từ chối, ứng viên có thể đề nghị nhà tuyển dụng cho biết những điểm chưa phù hợp để rút kinh nghiệm, khắc phục để làm tốt hơn ở lần phỏng vấn sau.
b. Phỏng vấn vòng 2
Người phỏng vấn ở vịng này thơng thường là người quản lý trực tiếp của vị trí tuyển dụng. Nội dung trao đổi trong vòng này liên quan đến các công việc cụ thể mà ứng viên sẽ làm nếu như trúng tuyển. Trong vòng phỏng vấn này, người phỏng vấn tập trung xem xét, đánh giá về sự thành thạo kỹ năng, sự am hiểu chuyên môn nghiệp vụ cũng như khả năng phát triển trong ngành nghề của ứng viên. Chính vì thế, ứng viên cần thể hiện một cách thuyết phục sự phù hợp của bản thân với yêu cầu công việc. Với những yêu cầu công việc cao hơn khả năng hiện tại của bản thân, ứng viên không nên chủ quan cho rằng chỉ cần cố gắng sẽ hoàn thành tốt. Điều nhà tuyển dụng đánh giá cao là sự tự nhận thức đúng đắn của ứng viên về năng lực của họ cũng như sự cầu thị và dám chấp nhận thử thách. Nếu yêu cầu công việc vượt quá khả năng, lời từ chối đôi khi được đánh giá cao hơn sự ngộ nhận, ảo tưởng về khả năng thực tế của bản thân.
Tùy theo Quy trình tuyển dụng của cơng ty, việc thực hiện các bài kiểm tra chuyên mơn (test) có thể tiến hành trong vịng phỏng vấn lần 1 hoặc 2. Và cũng tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà việc thực hiện bài kiểm tra chun mơn có được đưa ra hay khơng. Thơng thường ở các vị trí tuyển dụng là Nhân viên, Chuyên viên sẽ có bài kiểm tra chun mơn được xây dựng bởi bộ phận quản lý cơng việc của vị trí đó. Ở các vị trí tuyển dụng cao hơn, đặc biệt ở các vị trí quản lý cấp cao, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên viết kế hoạch làm việc cụ thể (working plan).
Ở vòng phỏng vấn này, ứng viên thu hẹp lại về số lượng, tuy nhiên chất lượng thì địi hỏi cao hơn. Bên cạnh chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng cho yêu cầu của công việc hiện tại, nhà tuyển dụng còn quan tâm đến khả năng phát triển của ứng viên trong tương lai. Vì thế, ứng viên cần chứng tỏ cho người phỏng vấn thấy rõ tiềm năng phát triển, có thể bằng các kế hoạch ngắn hạn
hay dài hạn đã vạch ra trước đó. Những kế hoạch này phải khả thi, phù hợp với công việc dự tuyển. Ứng viên cũng có thể chia sẻ cho người phỏng vấn những điều đã và đang làm để hoàn thành các mục tiêu nghề nghiệp trong kế hoạch tương lai.
Một nội dung trao đổi không thể thiếu trong vòng phỏng vấn này là những việc cụ thể mà ứng viên đã làm trong quá khứ. Người phỏng vấn muốn biết được chính xác ứng viên đã thực hiện cơng việc đó như thế nào. Do đó, ứng viên cần chuẩn bị trước một số tình huống đã xử lý khi thực hiện công việc trước đây. Việc chuẩn bị trước các tình huống có thể giúp ứng viên chủ động chọn lựa vừa phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng, vừa kiểm soát được thơng tin an tồn. Một lưu ý đó là các tình huống được chia sẻ phải là những gì ứng viên đã trải qua. Người phỏng vấn là người quản lý về mặt chun mơn của cơng việc nên họ có thể đánh giá được những điều ứng viên chia sẻ là có thật hay đang được tưởng tượng.
Nội dung ứng viên trình bày trong buổi phỏng vấn sẽ được lưu lại. Những người đã phỏng vấn ứng viên sẽ trao đổi với nhau về ý kiến đánh giá để thống nhất kết quả phỏng vấn. Vì thế, những thơng tin ứng viên cung cấp cần đảm bảo tính trung thực, chính xác và thống nhất. Trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng, nhà tuyển dụng sẽ thực hiện công việc kiểm tra với bên thức ba (người có mối quan hệ cơng việc với ứng viên) về các thông tin mà ứng viên đã cung cấp. Các thông tin từ người liên hệ mà ứng viên đề cập trong hồ sơ hay buổi phỏng vấn (đồng nghiệp cũ, quản lý cũ …) giữ vai trị quan trọng trong kết quả đánh giá. Do đó, ứng viên cần cân nhắc khi cung cấp thông tin của người liên hệ.
Không phải bất kỳ vấn đề nào người phỏng vấn đặt ra ứng viên đều phải trả lời và giải quyết hoàn hảo. Đặt ra mục tiêu này sẽ làm tăng áp lực cho bản thân khi tham dự phỏng vấn. Nếu như ở vòng phỏng vấn đầu tiên là cuộc tiếp xúc để chính xác hóa những hiểu biết về nhau giữa cơng ty và ứng viên, thì ở vịng phỏng vấn thứ 2 là dịp để đánh giá chính xác hơn nữa sự phù hợp giữa hai bên. Nếu như người phỏng vấn đề cập đến những thơng tin nhạy cảm của cơng cũ, ứng viên có thể cân nhắc việc trả lời hay không. Việc chia sẻ tất cả thơng tin về nơi làm việc cũ có thể ảnh hưởng đến sự đánh giá của nhà tuyển dụng về tính bảo mật của ứng viên.
Cũng như ở vòng thứ nhất, kết thúc phỏng vấn vịng 2, ứng viên cần có một email cảm ơn chính thức đến người đã phỏng vấn. Điều này góp phần củng cố hình ảnh tốt đẹp, chuyên nghiệp của ứng viên trong nhận thức của nhà tuyển dụng. Nếu vị trí này khơng phù hợp, ứng viên chắc chắn sẽ được nhà tuyển dụng nhớ đến đầu tiên khi có vị trí tuyển dụng khác phù hợp hơn.