4.4.5.1 Kiến thức cơ bản
Yêu cầu theo mục 4.4.5 của ISO 14001
Thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục nhằm:
Phê duyệt sự phù hợp của tài liệu trước khi ban hành.
Soát xét và cập nhật khi cần thiết và tái kiểm duyệt tài liệu.
Bảo đảm tình trạng thay đổi và phiên bản hiện hành của tài liệu phải được xác định.
Bảo đảm phiên bản tương ứng củac các tài liệu phù hợp luôn sẵn có ở các điểm sử dụng.
Bảo đảm các tài liệu luôn rõ ràng dểđọc và dể nhận biết.
Bảo đảm việc tổ chức có thể xác định được các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài, từđó xác định được việc lên kế hoạch và điều hành HLQLMT và kiểm soát được sự phân phối các tài liệu này. Ngăn chặn việc vô ý sử dụng các tài liệu đã lỗi thời và áp dụng biện pháp nhận dạng thích hợp cho các tài liệu này nếu chúng được lưu giữ vì một lý do nào đó.
Diễn giải
Để kiểm soát các KCMT đáng kể có liên quan đến công việc của các nhân viên trong công ty, công ty phải cung cấp cho họ các công cụ thích hợp và chính xác. Trong HTQLMT, các công cụđó chính là HTTL bao gồm các thủ tục, HDCV, biểu mẫu. Các nhân viên trong công ty sử dụng các tài liệu này để thực hiện nghĩa vụ của mình có trách nhiệm quản lý chúng theo phương pháp thích hợp.
4.4.5.2 Thực trạng của công ty
Công ty chưa có thủ tục kiểm soát các tài liệu môi trường.
Hiện tại, các tài liệu về quá trình sản xuất trong công ty được thực hiện theo mục 4.2.3 Kiểm soát tài liệu trong điều 4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu của tiêu chuẩn ISO 9001 mà công ty đã triển khai thực hiện.
Các tài liệu về môi trường được phòng HACCP quản lý.
4.4.5.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện
4.4.6 Kiểm soát điều hành
4.4.6.1 Kiến thức cơ bản
Yêu cầu theo mục 4.4.6 của ISO 14001
Định rõ và lập kế hoạch cho các hoạt động liên quan đến các KCMT đáng kểđã được xác định của tổ chức nhằm đảm bảo là chúng được tiến hành trong các điều kiện quy định bằng cách:
Thiết lập, thực hiện, duy trì thủ tục đã được lập thành văn bản để kiểm soát các tình huống do thiếu các thủ tục này dẫn đến việc đi chệch khỏi chính sách, mục tiêu và chỉ tiêu môi trường.
Ban hành các chuẩn cứ hoạt động cho các thủ tục.
Thiết lập, thực hiện, duy trì các thủ tục liên quan đến các KCMT có ý nghĩa có thể xác định của hàng hóa và dịch vụđược tổ chức sử dụng và thông tin các thủ tục và các yêu cầu tương ứng cho các nhà cung cấp kể cả những nhà thầu.
Diễn giải
Để thực hiện theo đúng những cam kết trong CSMT và đạt được các mục tiêu đề ra, các hoạt động vận hành của công ty có liên quan đến các KCMT đáng kể phải được kiểm soát. Công ty phải xác định cách thức kiểm soát chúng và cách thực hiện các hoạt động này trong điều kiện được kiểm soát bằng các hoạt động kiểm soát điều hành. Các hoạt động kiểm soát điều hành được thể hiện qua các thủ tục, hướng dẫn công việc, tranh cổđộng,…
4.4.6.2 Thực trạng của công ty
Về cơ bản công ty có thực hiện một số hành động kiểm soát điều hành đối với các KCMT đáng kể:
Nước thải sản xuất được xử lý trước khi thải ra nguồn tiếp nhận.
Phế phẩm trong các phân xưởng chế biến được thu gom và đem ra ngoài liên tục để bán cho công ty chế biến thức ăn gia súc Xuân Đào
Rác thải trong công ty được thu gom mỗi ngày.
Bên cạnh đó, do chưa nhận dạng đầy đủ các KCMT đáng kể nên công ty đã bỏ qua, không kiểm soát các KCMT đáng kể sau:
Khí thải do các hoạt động đốt dầu DO để chạy lò hơi và máy phát điện.
Nước thải sinh hoạt của công ty không được xử lý mà xả thẳng ra nguồn tiếp nhận.
Chất thải nguy hại và rác y tế.
4.4.6.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện
Bước 1: Nhận dạng các hoạt động cần thưc hiện kiểm soát điều hành
Các hoạt động cần thưc hiện kiểm soát điều hành có liên quan đến:
CSMT
Các KCMT đáng kể.
Các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà công ty cam kết tuân thủ.
Các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường.
Các hoạt động của nhà thầu trong công ty.
Bước 2: Thiết lập thủ tục kiểm soát điều hành
Phòng môi trường kết hợp với những người có liên quan đến các hoạt động gây ra các KCMT đáng kể biên soạn thủ tục kiểm soát điều hành đểđảm bảo các hoạt động kiểm soát điều hành phù hợp với công việc thực tế.
Bước 3: Triển khai thực hiện
Sau khi biên soạn xong, thủ tục kiểm soát điều hành sẽđược ĐDLĐ phê duyệt và triển khai thực hiện ở các phòng ban/khu vực có liên quan.
Việc rà soát được thực hiện khi việc đánh giá định kỳ môi trường phát hiện ra các KCMT đáng kể mới hay khi có báo cáo về sự KPH trong các hoạt động kiểm soát điều hành.
Bước 5: Lưu tài liệu/ hồ sơ
Phụ lục 13-Thủ tục kiểm soát điều hành.
4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp
4.4.7.1 Kiến thức cơ bản Yêu cầu theo mục 4.4.7 của ISO
Thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục xác định các tình huống khẩn cấp và các tai nạn tiền ẩn có thể gây ra các tác động đến môi trường và cách thức ứng phó chúng.
Ứng phó với các tình huống khẩn cấp và tai nạn thực tế, đồng thời ngăn ngừa hoặc giảm nhẹ tác động môi trường bất lợi có liên quan.
Xem xét định kỳ, nếu cần thì điền chỉnh việc chuẩn bị sẵn sàng cho các tình huống khẩn cấp và các thủ tục ứng phó, cụ thể là tiến hành sau khi xảy ra sự cố hoặc các tình huống khẩn cấp.
Tiến hành thử nghiệm định kỳ các thủ tục nói trên mỗi khi có thể.
Diễn giải
Dù công ty có nỗ lực thực hiện ngăn ngừa ô nhiễm nhưng vẫn không thể tránh khỏi những sự cố môi trường xảy ra trong tình huống khẩn cấp mà công ty không thể nào lường trước được. Vì vậy, sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó các tình huống khẩn cấp là rất cần thiết. Nó giúp công ty:
Ngăn ngừa và giảm đến mức tối thiểu các tác động môi trường.
Bảo vệ nhân viên công ty và cộng đồng xung quanh.
Giảm thiệt hại về tài sản.
Giảm đến mức tối thiểu thời gian ngừng hoạt động của công ty do sự cố gây ra. Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó các tình huống khẩn cấp hiệu quả phải chú ý các vấn đề sau:
Đánh giá khả năng xảy ra của các tình huống khẩn cấp.
Các biện pháp ngăn ngừa chúng và giảm thiểu các tác động môi trường của chúng.
Biên soạn và định kỳ kiểm tra các thủ tục và HDCV ứng phó tình huống khẩn cấp. Để phù hợp với nguyên tắc cải tiến liên tục, công ty nên xem xét lại việc thực hiện ứng phó tình huống khẩn cấp sau khi một sự cố thực xảy ra để sửa chữa những thiếu sót trong hành động và thủ tục hay cần phải đào tạo thêm cho những người có liên quan.
4.4.7.2 Thực trạng của công ty
Công ty chưa lập thủ tục tương ứng.
Công ty có trang bị các thiết bịứng phó tình huống cháy nổ như bình chữa cháy, phuy cát, xẻng ở các phân xưởng làm việc.
4.4.7.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện Bước 1: Xác định các tình huống khẩn cấp
Phòng môi trường xác định các KCMT có tình huống khẩn cấp từ Phụ lục 5-Bảng đánh giá các KCMT và thông báo cho các phòng ban có liên quan biết các tình huống khẩn cấp của khu vực mình.
Bước 2: Soạn thảo thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp
Phòng môi trường phối hợp với các phòng ban liên quan để soạn thảo thủ tục này.
Nội dung của thủ tục dựa trên các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà công ty tuân thủ và bao gồm các hành động cần thực hiện khi xảy ra tình huống khẩn cấp như cháy nổ, tràn đổ hóa chất, thiên tai.
Bước 3: Xem xét tài liệu soạn thảo
Nếu không đồng ý thì người biên soạn sẽ chỉnh sửa theo yêu cầu của ĐDLĐ.
Bước 4: Triển khai thực hiện
Phòng môi trường hay chuyên gia bên ngoài sẽđào tạo cho các nhân viên, công nhân ở các khu vực có liên quan về các hành động ứng phó tình huống khẩn cấp.
Song song với việc đào tạo, các cuộc diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp sẽđược thực hiện ngay tại hiện trường hàng năm.
Bước 5: Kiểm tra việc thực hiện
Phòng môi trường kiểm tra việc thực hiện qua các hồ sơ diễn tập, đào tạo ứng phó tình huống khẩn cấp.
Bước 6: Lưu tài liệu-hồ sơ
Phụ lục 14 -Thủ tục ứng phó tình huống khẩn cấp Hồ sơ diễn tập, đào tạo ứng phó tình huống khẩn cấp Hồ sơ ghi nhận tình huống khẩn cấp 4.5 KIỂM TRA 4.5.1 Giám sát và đo 4.5.1.1 Kiến thức cơ bản
Yêu cầu theo mục 4.5.1 của ISO 14001
Thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục để giám sát và đo dựa trên một cơ sở chuẩn mực phù hợp, các đặc tính chủ chốt của quá trình điều hành của tổ chức có thể phát sinh các tác động đáng kể lên môi trường.
Các thủ tục phải bao gồm việc ghi lại các thông tin để giám sát quá trình hoạt động, kiểm soát điều hành tương ứng, và sự phù hợp với các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường của tổ chức.
Tổ chức phải đảm bảo các thiết bị giám sát và đo lường đã được định rõ và được sử dụng, và duy trì các hồ sơ thích hợp.
Diễn giải
Giám sát và đo là kim chỉ nam cho các hành động cần thực hiện tiếp theo trong việc triển khai thực hiện và cải tiến HTQLMT. Việc giám sát và đo giúp công ty:
Kiểm tra hiệu quả thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình môi trường bằng các thông số cụ thể.
Phân tích nguyên nhân của sự KPH.
Đánh giá mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác của công ty.
Xác định các khu vực cần cải thiện.
Theo dõi hoạt động của các nhà cung cấp.
Theo dõi hiệu quả thực hiện HTQLMT.
4.5.1.2 Thực trạng của công ty
Công ty có ký hợp đồng với sở KHCN đo đạc các thông số ô nhiễm của nước thải 3 tháng/lần và không khí là 6 tháng/lần
4.5.1.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện
Bước 1: Nhận dạng các KCMT cần giám sát và đo
Phòng môi trường sẽ nhận dạng các hoạt động có liên quan đến các KCMT đáng kể (Bảng 4.4-Danh sách các KCMT đáng kể của công ty Hải Nam) để giám sát và đo.
Bước 2: Phân công trách nhiệm thực hiện giám sát và đo
Phòng môi trường sẽ phân công cho các phòng ban có liên quan thu thập số liệu hàng ngày về các KCMT đáng kể.
Các hoạt động theo dõi và đo lường sẽđược phòng môi trường rà soát định kỳ 3 tháng 1 lần nhằm đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác.
Bước 3: Thực hiện hoạt động giám sát và đo
Mỗi phòng ban chức năng cần thực hiện theo kế hoạch giám sát và đo các KCMT đáng kể liên quan đến các hoạt động của mình, ghi nhận lại kết quả chuyển cho phòng môi trường.
Bước 4: Kiểm tra việc thực hiện
Trưởng các phòng ban, quản đốc các phân xưởng là người đầu tiên có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện hoạt động giám sát và đo tại khu vực của mình:
Kiểm tra việc tuân thủ thực hiện của các nhân viên phụ trách hoạt động giám sát và đo.
Kiểm tra sự chính xác của các số liệu thu thập.
Sau đó phòng môi trường sẽ kiểm tra các bằng chứng liên quan đến việc giám sát và đo một lần nữa xem có chính xác và phù hợp với thực tế của công ty không rồi báo cáo cho ĐDLĐ.
Bước 5: Lưu tài liệu-hồ sơ
Phụ lục 15-Các hoạt động giám sát và đo.
4.5.2 Đánh giá mức độ tuân thủ
4.5.2.1 Kiến thức cơ bản
Yêu cầu theo mục 4.5.2 của ISO 14001
Thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục cho việc đánh giá định kỳ mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật thích hợp. Lưu hồ sơ của những lần đánh giá định kỳ.
Đánh giá mức độ tuân thủ với các yêu cầu khác mà tổ chức cam kết.
Diễn giải:
Việc đánh giá mức độ tuân thủ nhằm xác định các hành động phù hợp với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác để có biện pháp duy trì và cải tiến hệ thống cho hiệu quả hơn dựa trên các nội dung:
Các yêu cầu pháp luật mà công ty cam kết tuân thủ.
Các yêu cầu khác mà công ty thiết lập.
CSMT của công ty.
Các mục tiêu và chỉ tiêu và chương trình môi trường.
4.5.2.2 Thực trạng của công ty
Công ty chưa tự thực hiện việc đánh giá mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật về môi trường. Việc đánh giá mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật về môi trường của công ty được thực hiện qua các cuộc kiểm tra hoạt động quản lý môi trường của sở TNMT.
4.5.2.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện Bước 1:Tiến hành đánh giá mức độ tuân thủ
Việc đánh giá mức độ tuân thủđược thực hiện mà không cần tổ chức một cuộc đánh giá như việc đánh giá nội bộ, không cần phải do một bên độc lập đánh giá. Nó được thực hiện khi:
¾ Có sự thay đổi về các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác.
¾ Có sự than phiền của các bên hữu quan về các KCMT của công ty.
¾ Có yêu cầu của các cơ quan chính quyền.
Các cấp quản lý sử dụng danh sách các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác(Phụ lục 6), danh sách các KCMT đáng kể và kết quả của việc giám sát và đo hay quá trình kiểm tra, giám sát thực tế để đánh giá mức độ tuân thủ của các nhân viên thuộc quyền quản lý của mình. Từđó sẽđánh giá được mức độ tuân thủ của cả khu vực đối với yêu cầu đó.
Nếu việc không đáp ứng một yêu cầu nào xảy ra thì đó có thể là:
¾ Sự không phù hợp: Các cấp quản lý ghi nhận sự không phù hợp này vào Phiếu ghi nhận thông tin và sự không phù hợp và làm theo mục 4.5.3 Sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa.
¾ KCMT mới: Các cấp quản lý đánh giá KCMT này theo mục 4.3.1 KCMT và đề ra hành động kiểm soát điều hành nếu đó là KCMT đáng kể.
Bước 2: Lưu tài liệu-hồ sơ
Phụ lục 5-Bảng đánh giá các KCMT
Phụ lục 6-Danh sách các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà công ty cam kết tuân thủ Phiếu ghi nhận thông tin và sự không phù hợp.
4.5.3 Sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa
4.5.3.1 Kiến thức cơ bản
Thiết lập, thực hiện, duy trì thủ tục nhằm giải quyết sự KPH tiềm ẩn và trên thực tếđể tiến hành các HĐKP&PN. Các thủ tục phải:
Xác định, khắc phục sự KPH và tiến hành các hành động để giảm nhẹ tác động của chúng đến môi trường.
Điều tra sự KPH, xác định nguyên nhân và tiến hành các hành động để tránh việc tái diễn.
Đánh giá nhu cầu cần có các hành động phòng ngừa sự KPH, thực hiện các hành động thích hợp đã được quy định để tránh sự tái diễn.