4.4.3.1 Kiến thức cơ bản
Yêu cầu theo mục 4.4.3 của ISO 14001
Về các KCMT và HTQLMT của mình, tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì các thủ tục nhằm:
TTLL nội bộ giữa các cấp và bộ phận chức năng khác nhau của tổ chức.
Tiếp nhận, lập văn bản và phản hồi lại các thông tin từ các bên hữu quan bên ngoài.
Tổ chức tự quyết định việc thông tin với bên ngoài về các KCMT đáng kể và lập văn bản quyết định này.
Diễn giải
Công ty phải xác định phương pháp TTLL với bên ngoài và nội bộ:
TTLL nội bộ sẽ được nhận dạng, giải thích và truyền đạt các yêu cầu pháp luật về môi trường, những cam kết tự nguyện tới tất cả các nhân viên, nhà cung cấp, nhà thầu (những người mà công việc của họ có thể ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu và cam kết của công ty.
TTLL bên ngoài sẽ cung cấp cho các bên hữu quan bên ngoài các thông tin về các hoạt động môi trường của công ty để họ đóng góp ý kiến giúp công ty khắc phục những sự KPH trong HTQLMT của mình. (Nếu công ty thấy cần thiết)
4.4.3.2 Thực trạng của công ty
Công ty có thực hiện và duy trì việc TTLL nhưng chưa lập thủ tục.
Công ty có hệ thống mạng điện tửđa chiều LAN, mạng điện thoại, bảng thông báo ở nhà ăn và các phân xưởng giúp việc thông tin liên lạc nội bộ nhanh chóng.
Chỉ mới tiếp nhận, lập văn bản và phản hồi thông tin từ các cấp chính quyền, thông tin khiếu nại từ cộng đồng dân cư xung quanh chưa được tiếp nhận và giải quyết.
Chỉ mới thông tin với bên ngoài là sở TNMT qua việc báo cáo môi trường định kỳ, các bên hữu quan khác chưa được quan tâm.
4.4.3.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện Bước 1:Nhận dạng các bên hữu quan
Đối tượng của việc TTLL là các bên hữu quan. Đó là bất kỳ người nào có liên quan đến các hoạt động môi trường của công ty. Có 2 hình thức của các bên hữu quan:
Bên hữu quan nội bộ của công ty:
Nhân viên, công nhân trong công ty.
Nhà cung cấp nguyên vật liệu cho công ty.
Nhà đầu tư và công ty bảo hiểm.
Nhà thầu và nhà thầu phụ
Trung tâm tư vấn.
Bên hữu quan bên ngoài của công ty:
Khu dân cư xung quanh
Tổ chức của quần chúng (Tổ dân phố, hợp tác xã muối)
Khách hàng trong nước và ngoài nước.
Các cơ quan chính quyền nhà nước (Sở TNMT, Sở KHCN tỉnh Bình Thuận).
Phương tiện truyền thông đại chúng (đài phát thanh truyền hình tỉnh Bình Thuận).
Các tổ chức phi chính phủ (DANIDA)
Bước 2:Xác định vai trò của các bên hữu quan trong HTQLMT của công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sự tham gia của tất cả các bên hữu quan sẽ làm tăng sự tín nhiệm, sự minh bạch và giá trị cho HTQLMT của công ty, giúp công ty xây dựng, duy trì, cải tiến HTQLMT:
Bên hữu quan nội bộ (ví dụ như nhân viên) sẽ tham gia thực hiện các mục tiêc, chỉ tiêu và chương trình môi trường dể dàng hơn khi họđược đào tạo thích hợp.
Bên hữu quan bên ngoài sẽ giúp công ty có cái nhìn khách quan hơn về các hoạt động môi trường và HTQLMT của mình.
Việc TTLL giúp công ty và các bên hữu quan hiểu nhau và cùng nhau giải quyết những vấn đề chung về môi trường.
Bước 3:Thực hiện việc thông tin liên lạc với các bên hữu quan
Công ty nên tạo và duy trì một danh sách về các bên hữu quan có quan tâm đến hoạt động môi trường của công ty. Công ty sẽ tiến hành việc TTLL dựa trên danh sách này. Tham khảo Phụ lục 11- Chương trình TTLL
Trước khi TTLL với các bên hữu quan, công ty phải xem xét:
Mục đích của việc TTLL
Yêu cầu của công ty đối với họ và yêu cầu của họđối với công ty.
Vai trò của họ trong các hoạt động môi trường của công ty.
Nội dung cần thông tin cần trao đổi.
Hình thức TTLL.
Thời gian thực hiện việc TTLL.
Các vấn đề môi trường mà các bên hữu quan quan tâm có thể khác xa so với suy nghĩ của công ty: nghiêm trọng hay ít nghiêm trọng hơn. Do đó, công ty cần thảo luận trực tiếp với họ bằng cách tổ chức một hay nhiều cuộc họp cho đến khi vấn đềđược giải quyết.
Để việc TTLL hiệu quả thì cần phải:
Thực hiện TTLL ngay từ lúc mới bắt đầu xây dựng HTQLMT. Việc này sẽ giúp các bên hữu quan thừa nhận kết quả hoạt động của HTQLMT.
Xây dựng các mục tiêu về TTLL.
Xây dựng thủ tục TTLL.
TTLL thường xuyên, kết hợp việc TTLL của HTQLMT với các nội dung TTLL khác.
Bước 4:Lưu tài liệu/hồ sơ
Phụ lục 10-Thủ tục TTLL Phụ lục 11-Chương trình TTLL
4.4.4 Hệ thống tài liệu
4.4.4.1 Kiến thức cơ bản
Yêu cầu theo mục 4.4.4 của ISO 14001
Tài liệu của HTQLMT phải bao gồm:
Chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu môi trường.
Bản mô tả phạm vi của HTQLMT.
Bản mô tả các yếu tố chính của HTQLMT cũng như mối tương tác của chúng và các tài liệu tham khảo có liên quan.
Các tài liệu gồm các hồ sơđược quy định bởi Tiêu Chuẩn.
Các tài liệu, bao gồm các hồ sơ được xác định bởi tổ chức là rất cần thiết để đảm bảo việc lên kế hoạch, điều hành và kiểm soát hiệu quả các qui trình có liên quan tới các KCMT có ý nghĩa của tổ chức. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Diễn giải
Toàn bộ HTTL của HTQLMT thường được trình bày dưới dạng Sổ tay môi trường, có hiệu lực trong khắp công ty và rất quan trọng đối với sự thành công của HTQLMT vì:
Sự phù hợp: Thông tin truyền miệng thường không được truyền đạt chính xác. Trong khi thông tin được viết thành văn bản thì phù hợp với mọi người và mọi lúc. Do đó HTTL đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự phù hợp này. Ngoài ra HTTL chính xác sẽ giúp công ty dể dàng duy trì một HTQLMT hiệu quả và linh động trước những thay đổi trong quá trình hoạt động.
Đánh giá quá trình thực hiện HTQLMT: Do sự KPH chỉ xuất hiện khi ý kiến/tuyên bố của công ty được ghi vào giấy nên việc có HTTL sẽ giúp công ty dể dàng đánh giá kết quả và kiểm tra quá trình thực hiện HTQLMT.
Chứng nhận: HTTL sẽ là một phần bằng chứng xác thực để chứng minh sự phù hợp liên tục và hiệu quả hoạt động của HTQLMT của mình nếu công ty muốn có giấy chứng nhận ISO 14001
4.4.4.2 Thực trạng của công ty
Hiện tại, HTTL về môi trường của công ty chỉ có các báo cáo đánh giá tác động môi trường, các báo cáo giám sát môi trường định kỳ, kết quả đo đạc các thông số môi trường. Các tài liệu khác trong công ty được quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng.
4.4.4.3 Hướng dẫn bước đầu thực hiện
Thiết lập Sổ tay môi trường và làm theo các bước sau.
Bước 1: Hợp nhất HTTL của HTQLMT với các tài liệu hiện có (Nếu có thể)
Hiện tại công ty có HTTL của hệ thống quản lý chất lượng và HTTL của chương trình HACCP. Việc hợp nhất ởđây nghĩa là dùng chung các dạng biểu mẫu, chuẩn trình bày trong tất cả HTTL.
Bước 2: HTTL của HTQLMT phải phù hợp với các nguồn lực sẵn có của công ty
Công ty cần xem xét các vấn đề sau:
Hệ thống máy vi tính của công ty.
Các biện pháp bảo mật thông tin trên máy vi tính.
Hạn chế tạo ra nhiều loại tài liệu mới, tận dụng tối đa các dạng tài liệu sẵn có của hệ thống quản lý chất lượng và chương trình HACCP.
Bước 3: Xác định một chuẩn trình bày chung cho HTTL của HTQLMT
Công ty có thể sử dụng lại cách trình bày của các HTTL sẵn có. Nếu thấy không phù hợp, công ty phải tạo ra một chuẩn trình bày khác phù hợp với yêu cầu của HTQLMT.
Khi đã có cách trình bày chung thì bất kỳ ai biên soạn, chỉnh sửa tài liệu phải tuân theo chuẩn này.
HTTL phải có tổ chức và thống nhất. Điều quan trọng nhất là phải dểđọc và dể hiểu.
Bước 4: Biên soạn mỗi dạng tài liệu
Biên soạn nghĩa là hình dung ra công ty sẽ cần những nội dung chủ yếu nào trong mỗi loại tài liệu, tạo ra một khung đề cương để khi có thông tin chỉ cần điền vào.
Vì có nhiều loại tài liệu trong cùng một HTTL và mỗi loại tài liệu ứng với một hoạt động riêng biệt nên những người liên quan đến các hoạt động chức năng là những người biên soạn tài liệu tốt nhất. Khi đó, tài liệu được biên soạn sẽ phù hợp với HTTL của HTQLMT.Khi biên soạn tài liệu thì công ty cần phải chú ý:
Mục đích của tài liệu.
Đối tượng và phương pháp sử dụng tài liệu.
Thời gian lưu của tài liệu.
Tính thực tế của tài liệu.
Trình tự sắp xếp thông tin trong tài liệu.
Bước 5: Lưu tài liệu/ hồ sơ
Sổ tay môi trường. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});