BĂI 4 : KỸ THUẬT XỬ LÝ BẢNG TÍNH
2. CÂC LỆNH CƠ BẢN ĐỐI VỚI BẢNG TÍNH
Mục tiíu:
- Thao tâc thănh thạo với câc lệnh thực hiện đối với bảng tính đúng theo yíu cầu.
2.1 Tạo mới bảng tính
Chọn nút Office ->New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bín dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trín một workbook đê có. Để tạo workbook trống, chúng ta chọn Blank workbook vă nhấp nút Create.
91
Hình 7.8: Minh họa Tạo bảng tính mới
2.2 Mở bảng tính đê tạo:
Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều câch:
1. Chọn nút Office ->chọn tín tập tin trong danh sâch Recent Documents, có thể có tối đa 50 tín tập tin được sử dụng gần đđy nhất trong danh sâch năy (để điều chỉnh thì nhấn văo nút Office ->Excel Options ->Advance ->phần Display - >Show this number of Recent Documents ).
2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin vă nhấp chuột hai lần lín tín tập tin.
3. Chọn nút Office ->Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) vă chọn tín tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin. Câc tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open:
Open (mở bình thường), Open Read-Only (Khơng lưu đỉ được những thay đổi),
Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin vă mở ra), Open in Browser (Mở tập tin
bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).
92
Hình 7.9: Minh họa Mở bảng tính đê tạo sẵn
2.3 Lưu bảng tính
ột điều cần lưu ý khi lăm việc trín mây tính lă câc chúng ta phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại cơng việc đê thực hiện thường xun. Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu mây bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ lăm việc của chúng ta. Nhằm an toăn cho dữ liệu, chúng ta nín bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định lă 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover chúng ta chọn nút Office ->Excel Options ->Save, sau đó đânh
Save AutoRecover information every minutes.
Hình 7.10: Minh họa lưu tập tin Một số câch lưu workbook:
93 1. Chọn nút Office ->Save
2. Nhấp chuột lín nút trín thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> hoặc <Shift+F12>.
Nếu tập tin đê được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp câc phần cập nhật, còn nếu lă tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, chúng ta hêy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) vă đặt tín cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type vă sau đó nhấn nút Save để lưu trữ.
Qui tắt đặt tín: Đặt tín tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tín tập tin của Windows. Tín tập tin có thể dăi tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiín trong tín tập tin không được dùng câc ký hiệu như: \ ? : * “ < > |
Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gân mật mê bảo vệ, khi đó cần phải biết mật mê mới được phĩp mở tập tin (trừ những câch tă đạo!).
B1. Nhấn nút Office ->Save As, hộp thoại Save As hiện ra.
B2. Nhấn nút Tools ->chọn General Options…, hộp thoại General Options hiện ra B3. Nhập mật mê mở vă hiệu chỉnh workbook (hai mật mê năy nín khâc nhau để tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK
B4. Xâc nhận lại mật mê mở workbook. Sau đó nhấn nút OK
B5. Xâc nhận lại mật mê hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK B6. Nhấn nút Save để hoăn tất.
Hình 7.11: Dùng mật mê bảo vệ workbook
Câc tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đi *.xlk trước khi gân mật mê), Password to Open (mật mê để mở workbook), Password to
modify (mật mê để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới
dạng chỉ đọc).
2.4 Kết thúc lăm việc với Excel:
94 1. Chọn nút Office ->Close
2. Dùng chuột chọn nút ở góc trín bín phải (trín thanh tiíu đề).
3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+F4> hoặc <Ctrl+W>. Nếu workbook có sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc chúng ta lưu lại câc thay đổi đó.
* Sắp xếp workbook
Khi mở nhiều workbook cùng lúc vă cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nín sắp xếp lại: Rí chuột nhấn văo nhóm lệnh View ->chọn nút
Arrange All ->Chọn kiểu bố trí thích hợp.
Hình 7.12: Sắp xếp câc workbook trong cửa sổ Excel