BĂI 4 : KỸ THUẬT XỬ LÝ BẢNG TÍNH
4. LAM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG EXCEL
4.3 Sử dụng câc kỹ thuật khi nhập liệu
4.3.1 Sử dụng chức năng AutoFill
Sử dụng công cụ năy Excel sẽ giúp chúng ta điền tự động dữ liệu theo câc mẫu AutoFill có sẵn. Ngoăi ra chúng ta cịn có thể tạo thím câc mẫu phục vụ cho cơng việc của mình.
Danh sâch một số AutoFill có sẵn
104 1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu
Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...
Text1, textA text2, textA, text3, textA,... 1st Period 2nd Period, 3rd Period,... Product 1 Product 2, Product 3,...
- Chúng ta muốn điền câc số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 văo cột A chúng ta lăm như sau:
B1. Chọn ơ đầu tiín A1 vă nhập văo số 1
B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập văo số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 văo
ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).
B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ mău đen (Fill handle) ở
góc dưới bín phải vùng chọn cho chuột biến thănh dấu cộng mău đen.
B4. Giữ trâi chuột kĩo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.
-Khi chúng ta muốn điền tự động (sao chĩp) dữ liệu hay công thức của ơ hiện hănh cho câc ơ bín trâi, bín phải, phía trín hay bín dưới thì chúng ta lăm theo câc câch sau:
Câch1: Chọn ô hiện hănh đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chĩp, sau đó giữ Fill
handle vă kĩo theo hướng chúng ta cần (lín, xuống, trâi hay phải). Khi đó dữ liệu hay
105
Câch 2: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chĩp vă tất cả câc ô cần sao dữ liệu đến, sau đó văo Home ->nhóm Editing ->Fill ->chọn hướng phù hợp (Down, Right, Up,
Left).
- Tự tạo danh sâch AutoFill chúng ta văo nút Office ->Excel Options ->Popular ->trong phần trong phần Top options for working with Excel ->chọn Edit Custom Lists ->hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đđy, chúng ta hêy nhập văo danh sâch trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thím văo Custom lists vă kể từ lúc năy chúng ta có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sâch tự tạo của chúng ta.
-Muốn xóa một danh sâch thì chúng ta chỉ cần chọn danh sâch đó vă nhấn nút Delete. - Nếu muốn hiệu chỉnh danh sâch thì chọn danh sâch đó vă hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add.