Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng Chứng từ để sử dụng thanh toán với người bán gồm:
• Hợp đồng mua bán
• Hóa đơn GTGT
• Phiếu chi
• Giấy báo nợ của ngân hàng
• Ủy nhiệm chi
• Các chứng từ liên quan khác
Tài khoản sử dụng: TK 331 – Phải trả người bán
Tài khoản này được mở để theo dõi các tài khoản nợ phải trả người bán có phát sinh tăng trong kỳ và tình hình thanh tốn các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp. Để phục vụ cho yêu cầu quản trị công ty đã mở sổ chi tiết để theo dõi từng đối tượng.
- TK 154: Nguyên liệu,vật liệu sử dụng ngay ( không qua nhập kho) - TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
➢ Sổ sách sử dụng:
• Sổ Nhật ký chung
• Sổ Cái TK 331
• Sổ chi tiết phải trả người bán
Chứng từ kế toán
Sổ chi tiết phải trả người bán Sổ Nhật ký chung
Báo cáo tài chính Sổ cái Tk 331
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp phải trả người bán
Sơ đồ 2.5: Quy trình kế tốn thanh tốn với người bán tại công ty TNHH Dương Đức Huy
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Quan hệ đối chiếu kiểm tra:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra ghi chép vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết phải trả người bán. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 331. Cuối kỳ từ sổ chi tiết 331 lập bảng tổng hợp phải trả người bán, đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ cái Tk 331 với bảng tổng hợp phải trả người bán
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái Tk 331 và bảng tổng hợp phải trả người bán, cuối kỳ tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ số liệu trên sổ cái TK 331, bảng tổng hợp phải trả người bán và
Ví dụ minh họa: Ngày 07/12/2019, cơng ty mua dầu DO của công ty xăng dầu khu vực III TNHH MTV số tiền: 900.000 đồng (bao gồm cả VAT
10%) đã thanh tốn. Theo hóa đơn 0000168
Biểu số 2.12: Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000168
CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC III TNHH MTV
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(chứng từ giấy của hóa đơn điện tử)
Ngày 07 tháng 12 năm 2019 09:30
Mẫu số: 01GTKT0/002
Ký hiệu: XN/19E
Số: 0000168 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC III - TNHH MTV Mã số thuế: 0201280833
Địa chỉ: Số 1 Sở Dầu, q. Hồng Bàng, tp. Hải Phòng Cửa hàng số: Cửa hàng xăng dầu số 3
Người mua:
Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Dương Đức Huy Mã số thuế: 0201284822
Địa chỉ: 24 Đường Cát Bi, Khu C2 Cát Bi, Hải An, Hải Phịng Phương thức thanh tốn: Tiền Mặt
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đ.V.T Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Dầu DO Lít 56.04 14.600 818.182
Cộng tiền hàng: 818.182
Tiền thuế giá trị gia tăng (10%) 81.818
Tổng cộng tiền thanh toán: 900.000
Tổng số tiền thanh toán bằng chữ: Chín trăm nghìn đồng
Người bán hàng Người mua hàng
Ngày 07/12/2019, Cơng ty thanh tốn tiền mua dầu DO cho công ty Xăng dầu khu vực III TNHH MTV số tiền: 900.000 đồng, theo hóa đơn 0000168
Biểu số 2.13: Phiếu chi số 135
Đơn vị: Công ty TNHH Dương Đức Huy Địa chỉ: Số 24 đường Cát Bi, Khu C2,
Phường Cát Bi, Quận Hải An, Hải Phòng.
Mẫu số: 02-TT
( Ban hành theo Thông tư số : 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của BTC) PHIẾU CHI Ngày 07 tháng 12 năm 2019 Số: 135 Nợ TK 331: 900.000 Có TK 111: 900.000 Họ tên người nhận tiền: Công ty Xăng dầu khu vực III TNHH MTV
Địa chỉ: Số 1 Sở Dầu, P. Sở Dầu, Q. Hồng Bàng, TP. Hải Phịng Lý do chi: Mua Dầu DO cơng ty xăng dầu khu vực III
Số tiền: 900.000 VND
Viết bằng chữ: Chín trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo............chứng từ gốc
Ngày …..tháng….năm
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu trăm năm mươi ba nghìn một trăm tám mươi đồng chẵn
Ví dụ minh họa: Ngày 19/12/2019, công ty mua dầu DO của công ty CP Thương mại- Du
lịch- Xăng dầu- Dầu khí Hà Giang số tiền: 701.800 đồng (bao gồm cả VAT 10%) đã thanh
tốn.
Biểu số 2.14: Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000197
CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI – DU LỊCH- XĂNG DẦU- DẦU KHÍ HÀ GIANG
Địa chỉ: Đường Trần Hưng Đạo, tổ 5, P. Nguyễn Trãi, TP. Hà Giang, T. Hà Giang
Mã số thuế: 5100101441
Điện thoại: 02193866630 - FAX: 02193866106
Tài khoản: 8200211000024 – Ngân hàng NN và PTNT tỉnh Hà Giang
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao người mua Mẫu số: 01GTKT3/002
Ngày 19 tháng 12 năm 2019
Ký hiệu: XN/19P Số: 0000197 Họ và tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Dương Đức Huy MST: 0201284922
Địa chỉ: Số 24 đường Cát Bi, Khu C2, Phường Cát Bi,Quận Hải An, Hải Phịng Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Dầu DO Lít 43.70 14.600 638.000
Cộng tiền hàng 638.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền Thuế GTGT: 63.800
Tổng tiền thanh toán 701.800
Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm linh một nghìn tám trăm đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Ngày 19/12/2019, Cơng ty thanh tốn tiền mua dầu DO Công ty CP Thương Mại- Du lịch- Xăng dầu Dầu Khí Hà Giang số tiền: 701.800 đồng theo HĐ 0000197
Biểu số 2.15: Phiếu chi số 148
Đơn vị: Công ty TNHH Dương Đức Huy Địa chỉ: Số 24 đường Cát Bi, Khu C2,
Phường Cát Bi, Quận Hải An, Hải Phòng.
Mẫu số: 02-TT
( Ban hành theo Thông tư số : 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của BTC) PHIẾU CHI Ngày 19 tháng 12 năm 2019 Số: 148 Nợ TK 331: 701.800 Có TK 111: 701.800 Họ tên người nhận tiền: Cơng ty CP Thương Mại- Du lịch- Xăng dầu Dầu Khí Hà Giang
Địa chỉ: Đường Trần Hưng Đạo, tổ 5, P. Nguyễn trãi, TP. Hà Giang, T. Hà Giang
Lý do chi: Mua Dầu DO Công ty CP Thương Mại- Du lịch- Xăng dầu Dầu Khí Hà Giang
Số tiền: 701.800 VND
Viết bằng chữ: Bảy trăm linh một nghìn tám trăm đồng Kèm theo............chứng từ gốc
Ngày …..tháng….năm
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy trăm linh một nghìn tám trăm đồng chẵn.
Biểu số 2.16: Trích sổ nhật ký chung năm 2019
Đơn vị: Công ty TNHH Dương Đức Huy Địa chỉ: Số 24 đường Cát Bi, Khu C2,
Phường Cát Bi, Quận Hải An, Hải Phịng.
Mẫu số: S03a-DNN
( Ban hành theo Thơng tư số : 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2019 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Số phát sinh SH NT Diễn giải SHTK Nợ Có ...... .......... ................... ........ ..... ........... Mua dầu của Công ty
Xăng Dầu Khu Vực III
TNHH MTV 154 818.182
Thuế GTGT được khấu
trừ 133 81.818
HĐ0000168 07/12/2019
Mua dầu chưa thanh toán 331 900.000
331 900.000
PC135 07/12/2019
Thanh toán tiền mua dầu DO cho Công ty Xăng
Dầu Khu Vực III TNHH
MTV
111 900.000
............ .... ............... .... ....... ........
Mua dầu Công ty CP
Thương Mại- Du lịch- Xăng
dầu Dầu Khí Hà Giang 154 638.000
Thuế GTGT được khấu
trừ 133 63.800
HĐ0000197 19/12/2019
Mua dầu chưa thanh toán 331 701.800
331 701.800
PC148 19/12/2019
Thanh toán tiền mua dầu
DO cho Công ty CP Thương Mại- Du lịch- Xăng dầu
Dầu Khí Hà Giang 111 701.800
.............. ...... .............. ...... ........... .............
Cộng phát sinh 13.459.183.217 13.459.183.217
Ngày 31 tháng 12 năm 2019
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc
Biểu số 2.17: Trích sổ cái TK 331
Đơn vị: Công ty TNHH Dương Đức Huy Địa chỉ: Số 24 đường Cát Bi, Khu C2,
Phường Cát Bi, Quận Hải An, Hải Phòng.
Mẫu số S03b –DNN
( Ban hành theo Thông tư số : 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của BTC)
SỔ CÁI
Tài khoản 331- Phải trả người bán
Năm 2019
Chứng từ Số tiền
Ngày ghi sổ
SH NT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có
Số dư đầu kỳ -
Số phát sinh trong kỳ
……. …………..
Mua dầu DO Công ty xăng dầu khu vực III
TNHH MTV
154 818.182
07/12/2019 HĐ0000168 07/12/2019
Thuế GTGT được khấu trừ 133 81.818
07/12/2019 PC135 07/12/2019 Trả riền mua dầu DO 111 900.000
………… ……. ……… …………… ….. ………..
Mua dầu DO Công ty Công ty CP Thương Mại- Du lịch- Xăng dầu Dầu Khí Hà Giang
154 638.000
19/12/2019 HĐ0000197 19/12/2019
Thuế GTGT được khấu trừ 133 63.800
19/12/2019 PC148 19/12/2019 Trả riền mua dầu DO 111 701.800
…….. ………. ……….. …………… …… …………
Cộng phát sinh 306.664.062 306.664.062
Số dư cuối kỳ -
Ngày 31 tháng 12 năm 2019
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc
Biểu số 2.60: Trích sổ chi tiết phải trả người bán
Đơn vị: Công ty TNHH Dương Đức Huy Địa chỉ: Số 24 đường Cát Bi, Khu C2,
Phường Cát Bi, Quận Hải An, Hải Phòng.
Mẫu số S13 –DNN
( Ban hành theo Thông tư số : 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của BTC)
SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Tài khoản 331
Đối tượng: Công ty CP Thương Mại- Du lịch- Xăng dầu Dầu Khí Hà Giang
Năm 2019
Chứng từ Số phát sinh Số dư
SH NT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu kỳ -
………..
Mua dầu DO 154 638.000 638.000
HĐ0000197 19/12/2019 Thuế GTGT được
khấu trừ 133 63.800 701.800
PC148 19/12/2019 Trả tiền mua dầu
DO 111 701.800
…………
Cộng phát sinh 3.470.000 3.470.000
Số dư cuối kỳ -
Ngày 31 tháng 12 năm 2019
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc
Biểu số 2.61: Trích sổ chi tiết phải trả người bán
Đơn vị: Công ty TNHH Dương Đức Huy Địa chỉ: Số 24 đường Cát Bi, Khu C2,
Phường Cát Bi, Quận Hải An, Hải Phòng.
Mẫu số S13 –DNN
( Ban hành theo Thông tư số : 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của BTC)
SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Tài khoản 331
Đối tượng: Công ty Xăng dầu Khu Vực III-TNHH Một Thành Viên
Năm 2019
Chứng từ Số phát sinh Số dư
SH NT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu kỳ -
……….. ……. ……….. …….. ……… …….. …… ……….
Mua dầu DO 154 818.182 818.182
HĐ0000168 07/12/2019 Thuế GTGT được
khấu trừ 133 81.818 900.000
PC135 07/12/2019 Trả tiền mua dầu
DO 111 900.000
……… ….. ………… …. ……. …….. …….. …………
Cộng phát sinh 250.478.000 250.478.000
Số dư cuối kỳ -
Ngày 31 tháng 12 năm 2019
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc
Biểu số 2.20: Trích bảng tổng hợp phải tra người bán
Đơn vị: CÔNG TY TNHH DƯƠNG ĐỨC HUY
Địa chỉ: Số 24 đường Cát Bi, Khu C2, Phường Cát Bi, Quận Hải An, Hải Phòng
BẢNG TỔNG HỢP PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Tài khoản 331
Năm 2019
Đơn vị tính: Đồng
Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ
Mã KH Tên KH Nợ Có Nợ Có Nợ Có
XANGDAU Công ty Xăng dầu khu vực III TNHH
MTV 250.478.000 250.478.000
QUANGNINH Xí nghiệp xăng dầu Quảng Ninh 870.000 870.000
CAOBANG Cơng ty Xăng dầu Cao Bằng 3.278.000 3.278.000
LONGHAI Công ty TNHH Đầu Tư Dịch Vụ Long Hải 1.100.000 1.100.000
HAGIANG Công ty CP TM Du lịch-Xăng dầu Dầu
khí Hà Giang 3.470.000 3.470.000
HUNGYEN Công ty CP Xăng dầu Hưng Yên 1.000.000 1.000.000
BINHMINH Cơng ty CP Phát Triển thương mại Bình
Minh 1.250.152 1.250.152
BACHDANG Công ty CP Xăng dầu Bạch Đằng 1.916.830 916.830
NGHEAN Công ty Xăng Dầu Nghệ An 1.120.000 1.120.000
HUE Công ty Xăng dầu Thừa Thiên Huế 1.100.000 1.100.000
HOANGHA Cơng ty TNHH Hồng Hà 1.017.160 1.017.160
……….. ………………….. ……….. ………… ………………… ………………. ………… ……….
Cộng 306.664.062 306.664.062
Ngày 31 thág 12 năm 2019
Người ghi sổ Kế tốn trưởng Giám đốc
CHƯƠNG 3:
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH DƯƠNG ĐỨC HUY