2.2.1 Tổ chức hoạt động gia công hàng may mặc xuất khẩu của công ty
2.2.1.1 Lựa chọn bên đặt gia công
Lựa chọn bên đặt gia công là khâu đầu tiên trong hoạt động nhận gia công xuất khẩu hàng may mặc. Trong quá trình lựa chọn bên đặt gia công, các cán bộ ban Marketing đóng vai trò quan trọng. Các cán bộ ban Marketing tiến hành nghiên cứu thị trường của công ty, tuy nhiên, công tác nghiên cứu vẫn còn nhiều hạn chế, chỉ dừng lại ở các khâu nghiên cứu lượng cung của thị trường, giá cả của các đơn đặt hàng, giá nguyên phụ liệu, giá bán thành phẩm có thể, giá bán sản phẩm của bên đối tác cho khách hàng của họ,… và môi trường luật pháp chính trị của thị trường tiêu thụ và thị trường nguyên phụ liệu.
Việc tìm đối tác gia công của công ty chủ yếu dựa vào việc tham gia các hội chợ về may mặc trong nước và quốc tế. Khách hàng thông qua hội chợ này biết tới công ty và tự tìm đến với công ty thiết lập quan hệ làm ăn. Trong tất cả các đơn đặt hàng gia công của công ty thì số hợp đồng mà bên đối tác tìm đến chiếm 90% tổng số hợp đồng, còn khách hàng mà công ty tìm được rất ít, chỉ chiếm 10%. Một số khách hàng mà công ty tìm được có thể kể tới: MTA Co.,
Bên cạnh việc tham gia các hội chợ trong nước và quốc tế, các cán bộ công ty còn tìm kiếm đối tác thông qua các thông tin trên mạng Internet. Những nguồn thông tin mà công ty hay sử dụng là nguồn thông tin của Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam, Tập đoàn dệt may Việt Nam, các đại sứ quán, tham tán, thương vụ của Việt Nam tại các nước bạn hàng và các nước mà Việt Nam có quan hệ ngoại giao, các tổ chức xúc tiến thương mại ở các nước,…
2.2.1.2 Ký kết hợp đồng gia công
Sau khi lựa chọn được đối tác đặt gia công thì bước tiếp theo là tổ chức kí kết hợp đồng gia công. Ban Marketing và phòng kế hoạch của công ty chịu trách nhiệm kí kết, thực hiện các hợp đồng gia công xuất khẩu. Phòng kế hoạch của công ty phụ trách bộ phận gia công của công ty, trong đó có hai phó phòng trực tiếp chịu trách nhiệm hoạt động mảng gia công, bao gồm một phó phòng chịu trách nhiệm mảng gia công theo phương thức nhận nguyên liệu, giao thành phẩm, một phó phòng chịu trách nhiệm mảng gia công theo phương thức mua nguyên liệu, bán thành phẩm. Khi khách hàng có yêu cầu đặt gia công thì bộ phận Marketing và bộ phận phụ trách gia công sẽ phụ trách kí hợp đồng với khách hàng đó.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Nếu là khách hàng quen thuộc của công ty, đã đặt hàng với số lượng lớn, thời gian dài với mức giá cụ thể thì những hợp đồng này sẽ được gửi cho cán bộ phụ trách mặt hàng gia công đã từng kí hợp đồng với khách hàng trước đó. Tại bộ phận gia công của công ty có 4 cán bộ phụ trách các mặt hàng khác nhau. Nếu khách hàng không chấp nhận mức giá cũ mà yêu cầu đàm phán mức giá mới hoặc công ty yêu cầu đàm phán mức giá mới thì các cán bộ trên sẽ lưu hồ sơ của khách hàng bằng một phiếu yêu cầu hoặc dùng chính văn bản chào giá của khách hàng làm phiếu yêu cầu, đánh số theo dõi và trình lên cho trưởng
phòng kế hoạch, các phó phòng phụ trách bộ phận gia công xem xét và quyết định.
Với những khách hàng mới thì việc chào giá gia công cũng tương tự như khi khách hàng quen thuộc của công ty không chấp nhận mức giá cũ, hoặc khi công ty không chấp nhận mức giá gia công đã kí ở những hợp đồng trước đó.
Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng của công ty
Trưởng và các phó phòng kế hoạch sẽ xem xét các phiếu yêu cầu do các cán bộ phụ trách mặt hàng của công ty trình lên. Các nội dung chủ yếu cần phải xem xét trong phiếu yêu cầu là:
- Loại hàng đặt gia công, số lượng sản phẩm đặt hàng và tính toán khả năng đáp ứng của công ty
- Đơn giá và giá trị của từng mặt hàng, từng sản phẩm
- Khả năng công nghệ của công ty có đáp ứng được yêu cầu về chất lượng - Bên cung cấp nguyên phụ liệu
- Thời hạn giao hàng - Điều kiện thanh toán
Sau khi xem xét và thấy khả năng của công ty có thể đáp ứng được, trưởng và phó phòng kế hoạch sẽ hoàn thành biểu mẫu “Xem xét hợp đồng” hoặc biểu mẫu “Xem xét phụ lục hợp đồng”. Trưởng phòng kế hoạch kí tên vào biểu mẫu và trình lên Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt. Nếu tổng giám đốc đồng ý thì gửi một xác nhận tới khách hàng bằng mail, sau đó tiến hành kí kết hợp đồng. Nếu tổng giám đốc không đồng ý có thể e-mail để đàm phán. Nếu hai bên vẫn không đồng ý thì sẽ tổ chức gặp mặt để đàm phán.
Bước 3: Soạn thảo và kí kết hợp đồng
Việc soạn thảo hợp đồng có thể do công ty cổ phần May 10 hoặc do bên đặt gia công soạn thảo. Nếu do công ty phụ trách soạn thảo thì việc soạn thảo sẽ do cán bộ phụ trách các mặt hàng phụ trách. Việc soạn thảo hợp đồng sẽ dựa trên các điều khoản giữa công ty và khách hàng đã đàm phán. Sau khi soạn xong
hợp đồng, cán bộ phụ trách hợp đồng trình lên cho trưởng phòng kế hoạch xem xét và kiểm tra lại, và trình lên cho Tổng giám đốc kí. Nếu Tổng giám đốc hoặc người phụ trách kí hợp đồng hoặc bên đặt gia công không đồng ý với hợp đồng này thì các cán bộ phụ trách soạn thảo sẽ phải soạn lại cho phù hợp.
Sau khi kí kết được hợp đồng, các cán bộ này sẽ phải tiến hành theo dõi hợp đồng bằng sổ theo dõi hợp đồng. Nếu một trong hai bên phát sinh những yêu cầu khác so với hợp đồng thì những nội dung ấy của hợp đồng ấy sẽ được xem xét sửa đổi. Nếu những yêu cầu sửa đổi được đưa ra từ phía đối tác thì cán bộ phụ trách sẽ lưu những yêu cầu này bằng phiếu “Yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng và phụ lục hợp đồng”, sau đó trình phó phòng, trưởng phòng kế hoạch, cuối cùng trình Tổng giám đốc để xem xét.
2.2.1.3 Thực hiện hợp đồng gia công
Sau khi kí kết được hợp đồng gia công thì bước sản xuất sản phẩm của đơn hàng gia công được thực hiện. Tuy nhiên, cũng có khi công ty phải sản xuất mẫu sản phẩm cho công ty đặt gia công kiểm tra năng lực sản xuất của công ty. Nếu phải sản xuất hàng mẫu cho phía đối tác thì trước tiên các cán bộ mặt hàng sẽ nhận các tài liệu kĩ thuật của sản phẩm, dịch sang tiếng Việt và giao cho phòng kĩ thuật tổ chức hoạt động sản xuất hàng mẫu. Sau khi hàng mẫu được chấp nhận, hợp đồng được kí kết thì công ty bắt đầu tổ chức sản xuất hàng theo hợp đồng đã kí. Quy trình của thực hiện hợp đồng gia công như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch sản xuất
Trên cơ sở tài liệu kĩ thuật do các cán bộ mặt hàng gửi sang, phòng kĩ thuật kết hợp với các cán bộ định mức kĩ thuật của phòng kế hoạch lập định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, số lượng sản phẩm sản xuất ra trong tháng, trong quý, từ đó lên kế hoạch nhập nguyên phụ liệu, kế hoạch sản xuất theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng kế hoạch, sau đó trình Tổng giám đốc kí duyệt.
Trên cơ sở định mức nguyên vật liệu của sản phẩm và kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, và dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và Trưởng phòng kế hoạch các cán bộ phòng kế hoạch sẽ tiến hành nhập nguyên phụ liệu.
Đối với các hợp đồng gia công nhập nguyên liệu, giao thành phẩm thì các cán bộ phụ trách mặt hàng cùng với Trưởng phòng kế hoạch và các phó phòng phối hợp với bên đặt gia công tiến hành nhập nguyên phụ liệu cho sản xuất. Các cán bộ mặt hàng phụ trách mặt hàng phụ trách đôn đốc bên đối tác giao nguyên liệu đầy đủ và đúng thời hạn để công ty kịp thời tổ chức sản xuất.
Đối với các hợp đồng mua nguyên liệu bán thành phẩm thì các cán bộ phụ trách mặt hàng sau khi có sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và Trưởng phòng kế hoạch sẽ tiến hành hỏi giá, đặt hàng các đơn vị cung cấp nguyên phụ liệu và nếu mức giá hợp lí thì sẽ tiến hành đặt hàng với các đơn vị đó và lưu ý họ về thời gian dự tính đặt mua hàng để các đơn vị đó giao hàng đúng thời hạn, tránh cho công ty khỏi bị động khi tiến hành sản xuất. Nếu công ty nhập nguyên liệu để tiến hành gia công bán lại thì không cần xin giấy phép nhập khẩu mà chỉ phải xin giấy phép xuât khẩu.
Khi tiến hành nhập nguyên phụ liệu qua cảng Hải Phòng, công ty phải thực hiện những bước như sau:
• Mở L/C (Nếu thanh toán bằng L/C)
Nếu công ty thanh toán bằng L/C cho những nguyên phụ liệu sản xuất thì các cán bộ phòng Tài chính kế toán của công ty sẽ phụ trách mở một L/C tại ngân hàng Công Thương Việt Nam, số tài khoản của công ty
• Làm thủ tục Hải quan
Việc làm thủ tục Hải quan của công ty do cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu của công ty phụ trách, cùng với chi nhánh của công ty tại Hải Phòng phụ trách. Các cán bộ mặt hàng giao các chứng từ cần thiết như bản sao hợp đồng nhập khẩu, bản chính hoá đơn thương mại cùng với các giấy tờ khác như giấy
cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra tất cả các giấy tờ đó sau đó giao cho chi nhánh tại Hải Phòng để lập thành bộ hồ sơ Hải quan đầy đủ.
Sau khi tiếp nhận đầy đủ các chứng từ cần thiết, chi nhánh tại Hải Phòng sẽ thực hiện khai báo Hải quan tại cửa khẩu Hải Phòng theo quy định của pháp luật. Sau khi nhập khẩu nguyên phụ liệu, các cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu sẽ chuyển tờ khai gốc và thông báo thuế đúng hạn cho công ty, Hạn nộp thuế của công ty được gia hạn trong khoảng thời gian là 9 tháng sau khi nhập khẩu.
Khi nguyên phụ liệu được nhập về kho, các cán bộ tại phòng kho vận tiến hành nhận hàng, đối chiếu với bảng kê khai hàng hóa để kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhập và thông báo cho các cán bộ mặt hàng biết để họ làm bảng cân đối giữa nguyên phụ liệu nhập về và kế hoạch sản xuất, sau đó trình lên cho Trưởng phòng kế hoạch và Tổng giám đốc phê duyệt.
Bước 3: Tổ chức sản xuất
Sau khi nhập nguyên phụ liệu về, tùy theo tình hình nhập nguyên phụ liệu mà Trưởng phòng kế hoạch dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc tiến hành kí phát Lệnh sản xuất chuyển tới các phân xưởng, xí nghiệp để bắt đầu tiến hành sản xuất. Trong quá trình sản xuất cán bộ mặt hàng phải chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ sản xuất thường xuyên, nếu có sự cố gì thì phải tìm hiểu nguyên nhâ và báo cáo kịp thời lên các phó phòng để tìm hướng giải quyết. Mặt khác, cán bộ mặt hàng phải thường xuyên liên lạc với bên đặt gia công hoặc bên đặt hàng nguyên phụ liệu để đôn đốc họ giao nguyên phụ liệu còn thiếu và thông báo cho bên đặt gia công tiến độ sản xuất của công ty.
Bước 4: Thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu
Sau khi sản xuất xong lô hàng, cán bộ mặt hàng thông báo cho bên đối tác về thời gian giao hàng để tiến hành xuất khẩu. Công ty cổ phần May 10 chủ yếu xuất khẩu hàng theo điều kiện FOB cảng Hải Phòng nên công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Các cán bộ tại bộ phận FOB của công ty tiến hành thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu như sau:
• Kiểm tra L/C (đối với loại hình gia công mua nguyên liệu, bán thành phẩm).
Việc kiểm tra L/C khách hàng mở cho công ty do cán bộ làm thủ tục xuất nhập khẩu tại bộ phận FOB kiểm tra. Dựa theo những điều khoản đã kí kết trong hợp đồng gia công do cán bộ mặt hàng kí kết với khách hàng cùng với các yêu cầu trong mở L/C mà cán bộ phụ trách làm thủ tục xuất khẩu tại công ty sẽ kiểm tra.
• Xin giấy phép xuất khẩu.
Việc xin giấy phép xuất khẩu do cán bộ phụ trách xuất khẩu của công ty đảm nhận. Trong quá trình xin giấy phép các cán bộ này sẽ liên hệ trực tiếp với các cán bộ Hải Quan, đồng thời giao dịch với các cơ quan chức năng để xin được giấy chứng nhận xuất xứ, làm thủ tục giao nhận cho các lô hàng.
• Làm thủ tục Hải quan.
Việc làm thủ tục Hải quan xuất khẩu bao gồm khai báo Hải quan, xuất trình hàng hoá để kiểm tra và thi hành theo quyết định của Hải quan. Khi đến hạn thanh khoản Hải quan, các cán bộ thanh khoản Hải quan sẽ lập những chứng từ đối chiếu dựa trên định mức sử dụng nguyên vật liệu đối với các mã hàng, tổng số lượng hàng thực xuất để tính ra tổng nguyên phụ liệu sử dụng sản xuất liệu với tổng số nguyên phụ liệu đã nhập, từ đó sẽ xác định mức thuế phải nộp của doanh nghiệp. Nếu số nguyên phụ liệu đã nhập hoàn toàn dùng cho sản xuất hàng xuất khẩu thì doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế nhập khẩu cho số nguyên phụ liệu đã sản xuất. Nếu số nguyên phụ liệu thừa ra thì công ty có thể nộp thuế cho số nguyên phụ liệu thừa đó để sử dụng sản xuất hàng nội địa hoặc công ty có thể chuyển sang sản xuất cho hợp đồng sau. Bên cạnh đó, các cán bộ thanh khoản Hải quan phải kiểm tra tính phù hợp trong việc kí mã hiệu của hàng hoá với đơn vị tính trong tờ khai hàng xuất khẩu và bản định mức hàng xuất trước khi gửi xuống chi nhánh tại Hải Phòng và là người lưu giữ các tờ khai gốc
• Giao hàng tại cảng
Cán bộ mặt hàng phải theo dõi và thông báo cho cán bộ theo dõi hàng xuất và cán bộ làm thủ tục xuất nhập khẩu về việc giao hàng. Sau khi được thông báo về thời hạn giao hàng, cán bộ theo dõi hàng xuất liên lạc với hãng tàu để giao nhận container theo chỉ định của khách hàng, đồng thời thông báo cho cán bộ làm thủ tục xuất nhập khẩu biết ngày giờ và thời hạn giao hàng để cán bộ này hoàn thành chứng từ xuất kèm theo hàng.
Cán bộ mặt hàng phải gửi phiếu đóng gói cho kho vận và các cán bộ phụ trách theo dõi hàng xuất. Cán bộ tại chi nhánh Hải Phòng có trách nhiệm giao hàng lên tàu, đồng thời lấy vận đơn gửi về cho cán bộ phụ trách làm thủ tục xuất nhập khẩu để hoàn thành bộ chứng từ gửi cho khách hàng.
• Làm thủ tục thanh toán
Cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu có trách nhiệm lập các hoá đơn chứng từ gửi cho phòng tài chính kế toán để phòng tài chính kế toán đi nhận tiền tại ngân hàng còn các cán bộ mặt hàng phụ trách việc đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng thời hạn.
2.2.1.4 Kiểm sóat quy trình thực hiện
Trong quá trình từ khi công ty tiến hành lựa chọn đối tác gia công, sản xuất và xuất khẩu hàng, các cán bộ mặt hàng của công ty cùng với Trưởng phòng kế hoạch, phó phòng kế hoạch dưới sự chỉ đạo của giám đốc luôn giám sát quy trình sản xuất, kiểm tra quy trình nhập nguyên phụ liệu để sản xuất. Khi nguyên phụ liệu đã được nhập kho, các cán bộ quản lý kho cùng với phòng QA