9 3 1 2a 5 3 8 2b 4 6 7 7 HÌNH 4.1 : QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT
Hàng nguyên Container (FCL – Full Container Load)
Hàng nguyên container là lô hàng của người gửi hàng, có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container. Công ty nhận container từ người gửi hàng (Shipper) ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận (Consignee) ở nơi đến.
Bước 1: Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi thỏa thuận xong việc ủy thác của chủ hàng, công ty sẽ tiến hành khảo sát các lô hàng được xuất khẩu:
- Về loại hàng: công ty sẽ xem hàng đó thuộc loại hàng gì: hàng mậu dịch, hàng phi mậu dịch. Từ việc phân loại hàng, công ty xác định được những yêu cầu về vật liệu chèn lót thích hợp phụ thuộc vào tính chất hàng hóa. Công việc này rất quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa trong quá trình bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa.
- Về số lượng hàng: để xác định số lượng vật liệu chèn lót hàng. Số lượng hàng ảnh hưởng đến việc đăng ký chỗ trên tàu khi lập cargo list, packing list cho hàng khi xếp lên tàu. Người nhận (Consignee) Đại lý của hãng tàu Đại lý giao nhận của TMC TMC (Forwarder)
Người gởi (Shipper)
Ship Hải quan
Bước 2: Đăng ký chỗ trên tàu - Về phía khách hàng
TMC cung cấp lịch trình của tàu chạy (Sailing schedule) cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Qua đó, khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và book chỗ cho số hàng cần xuất. Công ty cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp với L/C quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải), làm thủ tục cho lô hàng trước khi đưa lên tàu. Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp, thường theo lịch trình hàng tháng.
Người giao nhận yêu cầu chủ hàng cấp Bảng danh mục hàng hóa (Cargo list) nhằm chứng tỏ chủ hàng đã sẵn sàng có hàng để xuất và TMC nắm được các chi tiết về hàng hóa để cung cấp cho hãng tàu. Đồng thời thoả thuận các yêu cầu và điều kiện theo từng hình thức giao nhận như kho hàng, dịch vụ từ cửa đến cửa, đóng cước phí, làm các thủ tục xuất hàng…Sau đó, chủ hàng sẽ lưu cước với công ty.
- Về phía hãng tàu
TMC sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi. Việc lựa chọn hãng tàu nào tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển (theo yêu cầu của chủ hàng) và mối quan hệ giữa công ty với hãng tàu đó…
Công ty tiến hành đăng ký chỗ trên tàu sau khi đã thoả thuận chi phí vận chuyển. Trong phần này công ty cần nghiên cứu phân tích thị trường thuê tàu để đưa ra những quyết định đúng đắn khi thuê tàu cho có hiệu quả. Công ty liên lạc với các đại lý container có tàu theo luồng mà mình cần, nắm bắt lịch trình để chuẩn bị hàng và tiến hành làm các thủ tục xuất hàng.
Hãng tàu sẽ căn cứ vào Cargo list và khả năng thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cung cấp lệnh giao vỏ container cho công ty. Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường, vỏ container được mượn miễn phí đem về kho khoảng 3 ngày. Sau khi làm xong thủ tục xuất hàng, container được lưu tại bãi tối đa khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu khởi hành. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy và hạ container. Giữ container quá hạn cũng như hạ container quá sớm sẽ bị phạt.
Chủ hàng nhận container rỗng và đóng hàng vào container tại kho riêng hay tại bãi container tùy theo sự lựa chọn hình thức đóng hàng của chủ hàng.
Bước 3: Tiến hành thủ tục hải quan
Sau khi khách hàng lưu cước, chúng ta yêu cầu khách hàng gởi Invoice và Packing list và các chứng từ khác nếu có như L/C, giấy chứng thư bảo hiểm … hoặc những thông tin liên quan đến lô hàng xuất để công ty tiến hành làm thủ tục cho lô hàng. Trình tự làm thủ tục hải quan dược thể hiện qua sơ đồ sau:
(1) Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan gồm có:
- Giấy giới thiệu: 1 bản chính.
- Phiếu tiếp nhận làm thủ tục hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho hải quan, 1 bản dành cho người khai hải quan).
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu màu hồng: 2 bản chính. - Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao y.
- Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao y. - Hợp đồng mua bán ngoại thương: 1 bản sao y.
- Giấy phép xuất khẩu của cơ quan chuyên ngành: 1 bản sao y.
HÌNH 4.2: QUY TRÌNH LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG XUẤT (2) Đăng ký mở tờ khai
- Tùy theo trên lệnh cấp container rỗng chỉ định hạ container tại bãi container của cảng nào thì ta tiến hành mở tờ khai tại cảng đó. Sau khi hoàn thành bộ hồ sơ, chúng ta sẽ nộp vào phòng tiếp nhận hồ sơ của hải quan. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu nợ thuế trong doanh sách các doanh nghiệp đang bị cưỡng chế về thuế, nếu doanh nghiệp đang nợ thuế sẽ không được đăng ký thủ tục hải quan.
- Sau khi đối chiếu xong, nếu doanh nghiệp không bị nợ thuế, cán bộ hải quan sẽ nhập dữ liệu lô hàng vào hệ thống máy vi tính và phân công cán bộ hải quan trực tiếp xuống kiểm tra lô hàng và sẽ cung cấp cho chúng ta số tờ khai.
(3) Kiểm hóa
- Để biết được cán bộ hải quan nào xuống kiểm hóa, chúng ta nhìn vào bảng phân công kiểm hóa dò theo số tờ khai. Theo quy định kiểm hóa gồm hai cán bộ hải quan.
- Theo danh mục hàng hóa khai báo mà lãnh đạo hải quan sẽ ghi kiểm hóa toàn bộ hay kiểm theo phần trăm vào tờ khai. Có một số mặt hàng sẽ được miễn kiểm.
- Mời cán bộ hải quan đã được phân công xuống bãi container để kiểm tra hàng. Sau khi kiểm tra xong, hải quan sẽ ghi kết quả kiểm hóa và ký xác nhận vào tờ khai. Container sẽ được niêm phong bằng kẹp chì của hải quan và kẹp chì của hãng tàu.
Bước 4: Giao hàng cho hãng tàu
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, tiến hành giao hàng cho hãng tàu. Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai xuống phòng điều độ cảng để vào sổ tàu. Đây là khâu cuối cùng trong quy trình xuất hàng tại cảng những cũng là khâu rất quan trọng. Vì sau khi vào sổ tàu, nghĩa là lô hàng sẽ được xếp lên tàu để xuất đi.
Bước 5: Phát hành HB/L
Bộ phận hàng xuất của công ty sẽ phát hành House B/L được lập dựa trên tín dụng thư (L/C), Packing List, Invoice, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy bảo hiểm hoặc những chi tiết do người gởi hàng cung cấp sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan.
(1) Chuẩn bị bộ chứng từ (2) Đăng ký mở tờ khai (3) Kiểm hóa
Khi lập House B/L (HB/L) để giao cho Shipper, người giao nhận chú ý đến điều kiện về cước phí đã được thỏa thuận trong Booking Note:
- Nếu là Freight Prepaid: khi nào cước phí được thanh toán xong, người giao nhận mới giao B/L gốc hoặc surrendered B/L hoặc Sea Waybill (tùy theo khách hàng yêu cầu phát hành loại B/L nào).
- Nếu là Freight Collect: có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong và đã thanh toán phí chứng từ.
Bước 6: Phát hành MB/L
Công ty sẽ dựa vào chi tiết trên HB/L để cung cấp chi tiết cho hãng tàu để phát hành MB/L. Vận đơn này phải hoàn hảo “Clean”, xác nhận hàng đã lên tàu “On board”. Sau đó, hãng tàu sẽ fax cho chúng ta kiểm tra. Tùy theo yêu cầu, hãng tàu sẽ phát hành Surrendered MBL, Original MB/L hay Seawaybill.
Bước 7: Gởi chứng từ cho đại lý hãng tàu
Hãng tàu gửi MB/L và Manifest theo tàu đến đại lý của mình tại cảng đến. Tại cảng đến, đại lý hãng tàu thu hồi B/L và Manifest để làm thủ tục hải quan nhập khẩu lô hàng.
Bước 8: Gởi chứng từ cho đại lý TMC
Sau khi đã có đầy đủ chứng từ : MB/L, HB/L, INV, P/L, Debit note hoặc Credit note, công ty sẽ gởi thông báo lô hàng (Shipping Advice) cho đại lý của mình kèm theo các chứng từ của lô hàng tại cảng đến để họ theo dõi thời gian tàu đến cảng đến, chuẩn bị tốt cho việc phát hành lệnh giao hàng và các thủ tục khác để khách hàng làm thủ tục nhận hàng thuận lợi.
Bước 9: Gởi chứng từ cho người nhận
Shipper gửi toàn bộ chứng từ cần thiết cho việc nhận lô hàng đến cho người nhận (Consignee). Việc chuyển chứng từ có thể qua ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C) hoặc gởi thẳng đến người nhận bằng DHL.
Hàng lẻ (LCL – Less than Container Load)
Hàng lẻ LCL là lô hàng của một người gửi có khối lượng nhỏ, không đủ đóng trong một container. Để giảm chi phí và thời gian vận chuyển, các chủ hàng lẻ thường nhờ đến dịch vụ gom hàng.
Quy trình xuất hàng lẻ và thủ tục hải quan cũng giống như hàng nguyên container. Nhưng việc giao hàng và nhận hàng sẽ diễn ra tại kho (CFS) của cảng xuất và cảng nhập.
Nếu công ty TMC không gom đủ nguyên container, để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về thời hạn giao hàng thì công ty TMC sẽ gửi hàng qua một đại lý giao nhận khác đóng cho đủ nguyên container đầy gửi hàng lẻ cho hãng tàu.
Trong thực tế, việc tìm hàng nguyên FCL đôi khi còn khó khăn hơn tìm hàng lẻ LCL, bởi vì các chủ hàng FCL thường là chủ hàng lớn, làm ăn kinh doanh lâu dài, cơ sở vững chắc và có quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu. Họ có thể trực tiếp đi hàng qua các hãng tàu mà không qua người giao nhận. Ngược lại, chủ hàng LCL thường là chủ hàng nhỏ hoặc là cá nhân không nắm được các hãng tàu và không đủ sức mạnh để thương lượng giá cước với hãng tàu. Gửi hàng qua người giao nhận họ sẽ được hưởng giá cước thấp hơn. Thêm qua đó, nhờ qua người gom hàng, chủ hàng có thể gửi hàng trong phạm vi rộng mà không phải trực tiếp liên hệ với nhiều hãng tàu (thường mỗi hãng tàu chỉ
chạy trên một số tuyến nhất định).
Cước phí hàng LCL cao hơn nhiều so với hàng FCL vì có tính cả phí dịch vụ gom hàng và những rủi ro mà người gom hàng phải chịu. Về mặt tài chính, người gom hàng được hưởng phần chênh lệch giữa tổng số tiền cước thu được từ người gửi hàng về những lô hàng lẻ và tiền cước trả cho hãng tàu.
Theo dõi lô hàng cho đến khi hàng được giao cho người nhận - Đối với MB/L
+ Nếu cước trên MB/L là “ Prepaid” nhân viên phụ trách sẽ theo dõi thời gian tàu đến để kịp thời thanh toán cho hãng tàu tiền cước và phí Bill. Sau đó hãng tàu sẽ gởi điện cho đại lý để giải phóng lô hàng cho người nhận trên MB/L.
+ Nếu cước trên MB/L là “ Collect” nhân viên phụ trách chỉ cần thanh toán phí bill để có điện giao hàng.
- Đối với HB/L
+ Theo dõi điều kiện trả cước trên HB/L để nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền cước và những phụ phí khác. Sau đó, thông báo với đại lý của TMC tại nước nhập khẩu giải phóng hàng kịp thời.
+ Theo dõi hành trình của con tàu, để thông báo kịp thời cho shipper nếu thời gian vận chuyển chậm hơn dự kiến do bão, tàu hư tại cảng chuyển tải hoặc dọc đường… Nếu tàu chuyển tải tại cảng trung chuyển, theo dõi tình trạng container được xếp lên tàu kế tiếp
+ Theo dõi sự giao hàng cuả đại lý tại nước nhập.
+ Nếu người nhận (Consignee) yêu cầu đại lý lo thủ tục hải quan, chúng ta yêu cầu shipper cung cấp thêm Invoice, Packing list của lô hàng để gởi cho đại lý chuẩn bị chứng từ. Vì nếu hàng thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ có thể sẽ đến chậm hơn thời gian tàu chạy.
+ Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ, chúng ta phải xem xét thời gian vận chuyển hàng để kịp thời gởi chúng từ cho đại lý trước khi tàu đến cảng đến 2 ngày. Vì nếu không có chứng từ trong tay, đại lý không thể gởi HB/L cho đại lý hãng tàu để trình Manifest cho hải quan tại cảng nước nhập khẩu.
+ Nếu có bất kỳ sự sửa đổi nào trên HB/L từ yêu cầu của shipper, chúng ta phải hỗ trợ họ kịp thời điều chỉnh. Vì nếu tàu đã cập cảng, HB/L đã được trình cho hải quan, việc sửa đổi sẽ tốn chi phí và ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng của người mua. Dù đây không phải lỗi của chúng ta, nhưng sự hỗ trợ kịp thời tạo niềm tin của khách hàng vào dịch vụ và tính chuyên nghiệp cao của công ty.
Một số trường hợp đặc biệt
Đối với một số hãng tàu sử dụng chung tàu con:
Công ty THAMICO liên hệ với khách hàng để xin số container và cung cấp cho hãng tàu trước khi tàu chạy để họ xếp container lên tàu. Điều này thường được thông báo trên lệnh cấp container rỗng (booking note). Vì nếu công ty không thông báo số container kịp thời có thể lô hàng sẽ bị rớt và phải chuyển sang đi tuyến kế tiếp. Thời gian nhận hàng của người nhận sẽ bị kéo dài, thậm chí người gửi phải bồi thường hợp đồng vì không giao hàng đúng hạn hay thời hạn L/C đã hết, người mua hàng phải xin gia hạn L/C. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng và thanh toán của người bán và người mua. Trong một vài trường hợp, L/C đã hết hạn trước khi tàu chạy
một vài ngày và vì là khách hàng thân thuộc công ty sẽ linh động ký lùi HB/L cho khách hàng. Điều này phải được sự chấp thuận của người mua hàng (nếu đây là lô hàng chỉ định). 4.2 Quy trình xử lý bộ chứng từ hàng nhập 2 3 5 1 7 4 6 7 HÌNH 4.3 : QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP
Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load)
Bước 1: Nhận chứng từ từ đại lý
Sau khi giao hàng cho người chuyên chở, đại lý của TMC ở nước ngoài gởi thông báo lô hàng nhập (Shipping advice - S/A) kèm theo bộ chứng từ bằng email, fax, DHL… Nội dung của S/A là thông báo cho TMC những chi tiết chính liên quan đến lô hàng nhập như :
- Tên và địa chỉ người gởi. - Tên và địa chỉ người nhận. - Tên hàng, tên tàu, số container.
- Ngày đi (ETD: Estimated Time of Departure), ngày đến (ETA: Estimated Time of Arrival).
- Số HB/L và MB/L.
Nhận bộ chứng từ và sắp xếp theo thứ tự. Kiểm tra nếu thấy Consignee trên HB/L là forwarder thì phải yêu cầu họ gởi attached file và kẹp theo thứ tự.
Bước 2: Trình HB/L cho hãng tàu
Hãng tàu sẽ fax MB/L đến TMC và yêu cầu trình HB/L để khai báo hải quan trước khi tàu cập cảng 24 tiếng. Khi đã có chứng từ trong tay, nhân viên hàng nhập sẽ fax HB/L kèm số MB/L cho hãng tàu. Người nhận (Consignee) Đại lý giao nhận của TMC TMC (Forwarder) Hãng tàu (Shippingline) Hải quan
Chúng ta phải thường xuyên liên lạc hãng tàu để kịp thời nắm bắt được ngày tàu đến chứ không thụ động ngồi chờ giấy báo của hãng tàu. Vì đôi khi sơ xuất, hãng tàu không gởi giấy báo kịp thời và bộ chứng từ chính chưa về đến hoặc chưa đủ, khi đó nếu chúng ta được khách hàng ủy quyền làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng thì có thể chọn một trong các giải pháp sau: