Về khâu chuẩn bị chứng từ
- Để khắc phục những nhầm lẫn, chậm trễ trong khâu chuẩn bị chứng từ, công ty cần tổ chức lại khâu chuẩn bị chứng từ. Một số tuyến đường vận chuyển đi khu vực Châu Á với thời gian rất nhanh, khoảng 2-7 ngày, do đó cần ưu tiên gởi chứng từ đi trước để hạn chế việc nhận trễ chứng từ làm ảnh hưởng đến việc nhận hàng của khách.
- Để giải quyết tình hình trễ chứng từ, trong các hợp đồng với các hãng tàu cần thương lượng điều khoản: phát hành B/L trong vòng 24 giờ sau khi hàng lên tàu, nhưng nếu có thể sau khi giao hàng cho tàu xong ta nên lấy B/L ngay để hoàn thành bộ chứng từ gởi cho khách.
- Công ty cần tuyển thêm nhân viên chuyên phụ trách về khâu lập chứng từ. Người này có nhiệm vụ kiểm tra lại tất cả những chứng từ sau khi các chứng từ đã được hoàn tất trước khi nộp cho hải quan để nhận hoặc giao hàng cho khách.
- Trong những lúc có nhiều hàng giao nhận thì không nên để một người phụ trách hết toàn bộ quá trình làm hàng mà cần có hai hay ba người phụ trách để hỗ trợ trong khâu làm chứng từ, kiểm tra chứng từ, kê khai hải quan…Thời gian làm hàng sẽ rút ngắn hơn, chứng từ được làm kỹ hơn. Có như vậy thì dễ dàng kiểm tra những sai phạm hơn và mỗi bộ phận đều có trách nhiệm trong từng khâu của mình.
- Về khâu hải quan và đại lý vận tải, công ty nên tổ chức cho nhân viên học thêm các lớp nghiệp vụ hải quan do tổng cục hải quan tổ chức và những lớp về vận tải biển. Những khóa này sẽ giúp cho nhân viên nâng cao được nghiệp vụ chuyên môn hạn chế những sai phạm trong khâu chứng từ.
- Nâng cấp hệ thống máy vi tính tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành nhanh chóng và chính xác bộ chứng từ để có thể sớm đăng ký khai báo hải quan bằng điện.
- Hệ thống mạng nội bộ và quốc tế không ngừng nâng cao vì đây là điều rất quan trọng trong khâu giao tiếp với đại lý với nước ngoài về tình hình lô hàng xuất cũng như nhập.
Về khâu đóng hàng vào container
- Công ty cần tổ chức tốt hơn nữa đối với việc giao nhận hàng, tuy đây là khâu cuối cùng trước khi giao nhận hàng để nhằm tránh tình trạng sai sót do tài xế, do nhân viên gây ra mà hậu quả mang lại là trễ chuyến hàng của khách. Giảm được chi phí không cần thiết phát sinh ở khâu nhận hàng dẫn đến giảm chi phí cho công ty.
- Đối với việc giao nhận hàng cần phải tuyển tài xế có kinh nghiệm trong việc vận chuyển hàng ra vào cảng nhằm tránh tình trạng giao hàng nhằm cảng để đảm bảo thời gian kiểm hóa xuất hàng và giảm các chi phí không cần thiết.
- Đối với việc đóng hàng vào container, công ty nên phân công nhân viên phụ trách kho bãi riêng. Khi có nhiều hàng để gởi cùng một lúc thì ta nên phân loại và sắp xếp các lô hàng theo thứ tự với những ký mã riêng và ghi vào sổ theo dõi để tránh ghi nhầm hoặc đóng lộn hàng, đặc biệt là kiểm đếm kỹ trước khi đóng hàng vào container.
- Cần có hợp đồng dài hạn với đội xe tải nhằm giảm những rủi ro trong việc vận chuyển hàng và giảm chi phí vận chuyển. Lượng hàng ngày càng nhiều, công ty nên có hợp đồng dài hạn với bốc xếp để giao trách nhiệm trong việc xếp dỡ hàng tránh tình trạng hàng bị đổ vỡ, rách bao bì…. Khi ký hợp đồng công ty cần phải đưa ra những điều khoản phân chia rõ trách nhiệm của mỗi bên.