Về khâu tiếp thị
- Công ty cần phải xây dựng và củng cố quan hệ gắn bó giữa công ty với khách hàng nhất là các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu, đẩy mạnh hoạt động marketing nhằm mở rộng thị trường, thu hút khách hàng hơn nữa. Thông qua marketing từng bước hạ giá thành dịch vụ, mở rộng thị trường, tăng cường quan hệ hợp tác với các hãng giao nhận trong khu vực và trên thế giới để ta chỉ định họ làm đại lý cho công ty ở nước ngoài và ngược lại công ty làm đại lý cho họ ở Việt Nam.
- Ngoài nhiệm vụ tìm nguồn hàng trong nước vốn rất khó khăn trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty cần phải năng động tìm kiếm các thông tin về chủ hàng cũng như người nhận hàng nhằm cung cấp cho các đại lý ở nước ngoài để nhận sự trợ giúp của họ trong việc giành được các lô hàng chỉ định. Muốn đảm bảo được điều này thì hệ thống thông tin liên lạc phải đủ tiêu chuẩn để cung cấp nhanh chóng, kịp thời và chính xác các dữ liệu cần thiết theo yêu cầu.
Không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty
Trong kinh doanh lợi nhuận luôn là yếu tố sống còn của mỗi công ty, ai cũng muốn bỏ ra ít nhất nhưng thu vào nhiều nhất, tức là mang lại hiệu quả cao. Và con người luôn là chủ thể của quá trình đó, điều khiển hoạt động kinh doanh.
Với tình hình gay gắt như hiện nay đòi hỏi công ty, đòi hỏi mỗi nhân viên của công ty phải luôn tìm tòi học hỏi, có tư duy sáng tạo, biết rõ tổ chức, nắm rõ thị trường và những biến động thị trường nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh hợp lý và đúng đắn hơn. Do đó, công ty nên quan tâm một số biện pháp để nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên công ty như:
- Công ty phải thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận về hoạt động dịch vụ giao nhận nhằm giúp cho nhân viên nhanh chóng nắm bắt kinh nghiệm, kiến thức, khả năng tiếp xúc khách hàng để gây ấn tượng tốt cho công ty.
- Đồng thời công ty phải có chế độ ưu đãi về lương bổng và khen thưởng công việc hợp lý nhằm giữ anh em gắn bó với công ty, coi công ty như gia đình của mình. Bên cạnh đó, công ty cũng nên đài thọ chi phí để bồi dưỡng nâng cao trình độ của nhân viên công ty như trình độ ngoại ngữ, vi tính và nghiệp vụ về ngoại thương nhằm nâng cao kiến thức và kinh nghiệm trong công tác dịch vụ, rút ngắn thời gian và ngày càng hoàn thiện quy trình xử lý chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty.
Duy trì khách hàng cũ, tích cực tìm kiếm khách hàng mới
- Đối với khách hàng cũ
+ Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, đồng thời công ty thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được các thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề ra những chính sách hợp lý hơn.
+ Đối với khách hàng lâu năm, vào dịp lễ tết công ty cần có quà biếu. Nếu khách hàng có tiệc cưới, ma chay hay gặp điều rủi ro công ty cần cử người đến thăm hoặc viết thư chia buồn, để chứng tỏ cho họ biết họ luôn được xem là thượng đế.
- Đối với việc tìm kiếm khách hàng mới
+ Khi nhận được những thông tin các công ty mới thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng thì công ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng ban đầu và thể hiện mong muốn hợp tác làm ăn lâu dài. Sau đó đưa chính sách
giá hợp lý để có thể ký hợp đồng ngay.
+ Thiết lập mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không và đại lý trong và ngoài nước để tìm kiếm khách hàng mới.
+ Trong công tác môi giới, bất kể chủ tàu, chủ hàng hay các tổ chức đại diện, cá nhân khác giới thiệu cho công ty những khách hàng mới, nếu ta ký được hợp đồng thì phải tính hoa hồng và cần thông báo rõ tỷ lệ hoa hồng này theo khối lượng giá trị hàng hóa.
Hoàn thiện quy trình chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa bằng container đường
biển
- Củng cố, đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao, đòi hỏi phải cẩn thận và hết sức chính xác trong việc xử lý chứng từ
- Nâng cấp hệ thống mạng để công ty có thể sớm đăng ký khai báo hải quan bằng điện, tiết kiệm được nhiều thời gian.
- Xác định mặt hàng giao nhận theo thời vụ, theo cơ cấu mặt hàng. - Xác định cụ thể từng đơn hàng vận chuyển.
- Điều độ tàu vận tải, có quan hệ rộng rãi với hệ thống các hãng tàu trên cả nước, tạo điều kiện dễ dàng cho việc lưu khoang hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Củng cố và xây dựng hệ thống đại lý trên khắp toàn cầu, đề ra những quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng giữa các bên nhằm tránh những rủi ro và chi phí phát sinh trong trường hợp hàng hóa xuất nhập khẩu gặp sự cố.
- Tổ chức, xây dựng khép kín dây chuyền kinh doanh, có thêm nhiều dịch vụ hơn nữa để phục vụ một cách tốt nhất và đầy đủ, đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực giao nhận.
- Hoàn thiện và ngày càng đơn giản hóa quy trình xử lý chứng từ nhằm hoàn tất bộ chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu cho khách hàng trong thời gian nhanh nhất.
- Cung cấp trang thiết bị văn phòng hiện đại nhằm tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.
CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN