2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV
2.1.5.2. Các chính sách và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty
- Cơng ty sử dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung. - Kỳ kế toán: Từ 1/1 đến 31/12 năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính giá xuất kho: Theo phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ. - Chế độ kế tốn áp dụng: theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày
26/08/2016 của Bộ Tài Chính.
2.1.5.3. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và tài khoản kế tốn
Cơng ty Cổ phần Bảo Lâm DV tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và tài khoản kế tốn ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
2.1.5.4. Tổ chức vận dụng hình thức kế tốn và hệ thống sổ sách kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế tốn của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ kế tốn của Cơng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sổ Nhật ký chung
Sổ chi tiết TK 156…
Chứng từ kế tốn
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng cân đối số
phát sinh
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi hàng tuần, hàng tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn hàng hóa theo hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung sau đó căn cứ vào số liệu của sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh có trên sổ
Sổ cái TK 156…
2.1.5.5. Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế tốn
Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp bao gồm: - Bảng cân đối tài khoản.
- Báo cáo tình hình tài chính - Mẫu B01a- DNN. - Báo cáo kết quả kinh doanh - Mẫu B02 – DNN. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu B03 – DNN - Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu B09 – DNN.
Ngồi ra cơng ty cịn lập các báo cáo kế toán khác theo yêu cầu của nhà nước như báo cáo thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp... và theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp như: Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, báo cáo tình hình cơng nợ phải thu, phải trả…
2.2 Thực trạng công tác kế tốn hàng hóa tại Cơng ty Cổ phần Bảo Lâm DV
2.2.1. Tổ chức kế tốn chi tiết hàng hóa tại Cơng ty Cổ phần Bảo Lâm DV
2.2.1.1. Thủ tục nhập, xuất kho trong cơng tác kế tốn tại Cơng ty
a, Thủ tục nhập kho hàng hóa
Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty, lượng hàng dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của các khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng hóa trong tuần hoặc trong tháng. Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phòng kinh doanh trình kế hoạch mua hàng để giám đốc ký xét duyệt. Sau khi thông qua quyết định mua hàng, Giám đốc sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán.
Hàng hóa mua về phải có hóa đơn và giấy báo nhận hàng. Căn cứ vào số liệu thực tế và hóa đơn bán hàng thơng thường hoặc hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho hàng hóa được kế tốn lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuống, Liên 2: Phịng kế tốn làm căn cứ ghi sổ, Liên 3: Thủ kho giữ để vào thẻ kho
Trường hợp hàng hóa khơng đúng quy cách phẩm chất thì phải thơng báo ngay cho phòng kinh doanh cùng bộ phận kế tốn để lập biên bản xử lý (có xác nhận của người giao hàng). Thông thường bên bán giao ngay tại kho nên sau khi
kiểm tra chỉ nhập kho số hàng hóa đúng phẩm cấp đã ký kết lúc mua, số cịn lại khơng đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán. Cách tính giá hàng hố nhập kho:
Giá thực tế
nhập kho =
Giá mua ghi
trên hóa đơn +
Chi phí vận
chuyển, bốc dỡ -
Các khoản
giảm trừ
Cơng ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hàng hóa mua về được giao tại kho cơng ty nên chi phí vận chuyển bốc xếp do bên bán chịu thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT.
b, Thủ tục xuất kho hàng hóa
Hàng hố bán ra sau khi được kiểm tra theo đúng các quy định kế toán sẽ bắt đầu tiến hành làm thủ tục xuất kho.
Khách hàng đến mua hàng, phòng kinh doanh nhận đơn hàng và chuyển cho kế tốn. Kế tốn theo dõi hàng hóa kiểm tra xem hàng hố có đủ khơng và tiến hành lập phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách hàng.
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuống, Liên 2: Lưu tại phịng kế tốn, Liên 3: Chuyển cho thủ kho
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để tiến hành xuất kho hàng hoá. Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho lập hoá đơn GTGT (Giám đốc ký duyệt) và biên bản giao nhận hàng hoá. Nhân viên giao nhận hàng hoá nhận hàng và chứng từ gồm: Hoá đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng hố giao cho người mua. (cơng ty vận chuyển hoặc khách hàng tự vận chuyển).
• Cách tính giá hàng xuất kho
Do hàng hố chính trong cơng ty nhiều chủng loại và giá cả cũng tương đối ổn định nên kế tốn đã áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hồng hố xuất kho. Hàng hố xuất kho được tính như sau:
Trị giá thực tế hàng hóa Trị giá thực tế hàng hóa Giá đơn vị tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kì
bình qn cả kỳ dự trữ =
Sơ lượng hàng hóa tồn Số lượng hàng hóa
+
đầu kỳ trong kỳ
Cơng ty tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng không ghi số tiền. Cuối tháng, công ty mới tiến hành tổng hợp trên sổ chi tiết hàng hóa để tính đơn giá bình qn cho cả tháng và trị giá hàng hóa xuất kho trong tháng.
Ví dụ 1: Ngày 02/01/2018, Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV mua xi măng của
Công ty Cổ phần Xi măng Cẩm Phả theo hóa đơn số 0000011, trị giá chưa có thuế GTGT 10%: 81.000.000 đồng, bên bán giao tại kho cho cơng ty, Cơng ty đã thanh tốn bằng tiền gửi tại ngân hàng Vietcombank - Quảng Ninh.
Giá thực tế của hàng hóa nhập kho là: 81.000.000, đồng
Thủ tục nhập kho hàng đối với ví dụ trên tại Cơng ty như sau:
+ Căn cứ vào tình tình kinh doanh thực tế, phòng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng hoá.
+ Sau khi tham khảo bảng báo giá của các bên đối tác, ông Đinh Đức Linh - nhân viên phịng kinh doanh trình đưa kế hoạch mua hàng để giám đốc ký duyệt.
+ Sau khi thông qua quyết định mua hàng, giám đốc sẽ trực tiếp ký hợp đồng mua bán.
+ Sau đó, ơng Đinh Đức Linh đi mua xi măng (hoá đơn 0000011 của Công ty Cổ phần Xi măng Cẩm Phả). Ông Đinh Đức Linh cùng với bên bán giao hàng cho thủ kho là bà Hoàng Thu Huyền.
+ Tại kho, bà Hoàng Thu Huyền - Thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá nếu đảm bảo thì tiến hành nhập hàng vào kho.
+ Tại phịng kế tốn, kế tốn kho kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn GTGT số 0000011 (biểu số 2.1), biên bản giao nhận hàng hoá (biểu số 2.3) và lập phiếu nhập kho (biểu số 2.4).
Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 02 tháng 01 năm 2018
Mẫu số: 01GTKT3/001
Ký hiệu: QN/18P
Số: 0000011
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG CẨM PHẢ
Mã số thuế: 5700804196
Địa chỉ: Km 6, Quốc lộ 18A, Phường Cẩm Thạch, Thành phố Cẩm Phả, Quảng Ninh. Điện thoại: (0203)3721995 - Fax: (0203)3714605
Số tài khoản: 0531 0099 445 4 – Vietcombank – Cẩm Phả– Quảng Ninh Họ tên người mua hàng: Đinh Đức Linh
Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO LÂM DV
Mã số thuế: 5701781199
Địa chỉ: Tổ 5, Khu 4C, Hồng Hải, Hạ Long, Quảng Ninh
Hình thức thanh toán: CK, Số TK: 0531 0099 9171 –Vietcombank – Quảng Ninh T
T Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=5x4
1 Xi măng PC Bao 400 68.000 27.200.000
2 Xi măng PCB 40 Bao 400 70.000 28.000.000
3 Xi măng lò cao Bao 200 72.000 14.400.000
4 Xi măng đa dụng Bao 150 76.000 11.400.000
Cộng tiền hàng 81.000.000
Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 8.100.000
Tổng cộng tiền thanh toán 89.100.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi chín triệu, một trăm nghìn đồng chẵn .
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) ( Nguồn: Phịng kế tốn -Cơng ty Cổ phần Bảo Lâm DV)
Biểu 2.2: Giấy báo nợ GIẤY BÁO NỢ 02/01/2018 Số: 04 Mã GDV: PHUDTQTO Mã KH: 594547
Kính gửi: Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV Mã số thuế: 5701781199
Hôm nay chúng tôi xin báo đã ghi Nợ tài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi Nợ: 0531 0099 917 1 Số tiền bằng số: 89.100.000 đồng
Số tiền bằng chữ: Tám mươi chín triệu một trăm nghìn đồng chẵn./
Nội dung: ## Trả tiền mua Xi măng cho Công ty Cổ phần Xi măng Cẩm Phả ##
Giao dịch viên Kiểm soát
Biểu số 2.3: Biên bản giao nhận hàng hóa
CỘNG HỒ XÃ HƠI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập–tự do – hạnh phúc
o0o
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HĨA
Hơm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2018, Chúng tôi gồm :
Bên A ( Bên giao hàng): CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG CẨM PHẢ
Mã số thuế: 5700804196
Địa chỉ: Km 6, Quốc lộ 18A, Phường Cẩm Thạch, Thành phố Cẩm Phả, Quảng Ninh. Điện thoại: (0203)3721995 - Fax: (0203)3714605
Số tài khoản: 0531 0099 445 4 – Vietcombank – Cẩm Phả– Quảng Ninh
Đại diện : Ông Nhữ Trọng Bách – Chức vụ : Nhân viên phòng kinh doanh.
Bên B ( Bên nhận hàng ): CÔNG TY CỔ PHẨN BẢO LÂM DV
Mã số thuế: 5701781199
Địa chỉ: Tổ 5, Khu 4C, Hồng Hải, Hạ Long, Quảng Ninh
Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản Số tài khoản: 0531 0099 917 1 – Vietcombank – Quảng Ninh
Đại diện: ông Đinh Đức Linh – Chức vụ : Nhân viên phòng kinh doanh.
Hai bên cùng nhau thống nhất lập biên bản giao thực tế số lượng, chủng loại hàng hóa cụ thể như sau:
STT Tên và quy cách sản phẩm ĐVT Số lượng
1 Xi măng PC Bao 400
2 Xi măng PCB 40 Bao 400
3 Xi măng lò cao Bao 200
4 Xi măng đa dụng Bao 150
Kèm theo chứng từ : Hóa đơn GTGT số 0000011
Biên bản kết thúc vào hồi 9h cùng ngày. Hai bên đều thống nhất ký tên. Biên bản được thành lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị pháp lý như nhau.
Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho
Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV
Tổ 5, Khu 4C, Hồng Hải, Hạ Long, Quảng Ninh
Mẫu số: 01 – VT
(Ban hành theo TT 133/2016/TT-BTC
ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộtrưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 02 tháng 01 năm 2018
Số: 04
Nợ: 156 81.000.000
Có: 112 81.000.000
Họ và tên người giao: Nhữ Trọng Bách –Phòng kinh doanh
Theo: HĐ GTGT số: 0000011 ngày 02 tháng 01 năm 2018 của: Công ty Cổ phần Xi măng Cẩm Phả
Nhập tại kho: Kho công ty
Số lượng T
T
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hóa) Mã số ĐVT Yêu cầu Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Cẩm Phả PC XMPC Bao 400 400 68.000 27.200.000 2 Xi măng Cẩm Phả PCB 40 XMPC30 Bao 400 400 70.000 28.000.000 3 Xi măng Cẩm Phả lò cao XMLC Bao 200 200 72.000 14.400.000 4 Xi măng Cẩm Phả đa dụng XMDD Bao 150 150 76.000 11.400.000
Cộng tiền hàng 81.000.000
- Tổng số tiền (bằng chữ): Tám mươi mốt triệu đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT 0000011, BB giao nhận hàng hóa
Ngày 02 tháng 01 năm 2018
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ví dụ 2: Ngày 03/01/2018 Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV xuất bán xi măng cho Công ty Cung ứng Vật tư Hải Hà, trị giá chua có thuế GTGT 10%: 54.600.000 đồng, Cơng ty chưa thu tiền.
+ Cách xác định đơn giá Xi măng Cẩm Phả PC xuất kho như sau:
Trị giá Xi măng PC tồn đầu tháng 01/2018 là 41.600.000 đồng, số lượng hàng tồn là 640 bao.
Số xi măng PC nhập trong tháng 01/2018 là: 3.360 bao, trị giá: 228.480.000 đồng.
Vậy đơn giá Xi măng PC xuất kho bình qn tháng 01/2018 được tính như sau: Đơn giá
xuất kho =
41.600.000 + 228.480.000
640 + 3.360 = 67.520
Đến cuối tháng 1/2018, kế tốn cơng ty tính được trị giá xi măng Cẩm Phả PC xuất kho trong tháng 1/2018: 3.420 x 67.520 = 230.918.400, đồng
+ Cách xác định đơn giá Xi măng Cẩm Phả PCB 40 xuất kho như sau:
Trị giá Xi măng Cẩm Phả PCB 40 tồn đầu tháng 01/2018 là 17.340.000 đồng, số lượng hàng tồn là 255 bao.
Số xi măng Cẩm Phả PCB 40 nhập trong tháng 01/2018 là: 4.745 bao, trị giá nhập kho: 332.150.000 đồng.
Vậy đơn giá Xi măng Cẩm Phả PCB 40 xuất kho bình qn tháng 01/2018 được tính như sau:
Đơn giá
xuất kho =
17.340.000+332.150.000
255 + 4.745 = 69.898
Đến cuối tháng 1/2018, kế tốn cơng ty tính được trị giá xi măng Cẩm Phả PCB 40 xuất kho trong tháng 1/2018: 4.250 x 69.898 = 297.066.500, đồng
Thủ tục xuất kho ví dụ trên tại công ty Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV như sau:
- Sau khi nhận được đơn hàng của Công ty Cung ứng Vật tư Hải Hà, ông Đinh Đức Linh chuyển đơn hàng sang phịng kế tốn.
- Kế tốn theo dõi hàng hóa kiểm tra lại lượng hàng hoá thực tế trong kho và lập phiếu xuất kho ( biểu số 2.5).
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại cuống
+ Liên 2: Lưu tại phịng kế tốn + Liên 3: Thủ kho giữ
- Căn cứ vào phiếu xuất kho,thủ kho là bà Hồng Thu Huyền tiến hành xuất kho.
Kế tốn theo phiếu xuất kho lập hố đơn GTGT số 0000104, sau đó đưa giám đốc ký duyệt. Hàng hóa và chứng từ được giao cho ông Đinh Đức Linh để chuyển cho Công ty Cung ứng Vật tư Hải Hà.
Biểu số 2.5: Phiếu xuất kho
Công ty Cổ phần Bảo Lâm DV
Tổ 5, Khu 4C, Hồng Hải, Hạ Long, Quảng Ninh
Mẫu số: 02 – VT
(Ban hành theo TT 133/2016/TT-BTC
ngày 26 tháng 08 năm 2016 của Bộtrưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 3 tháng 01 năm 2018
Số: 09
Nợ: 632
Có: 156
Họ tên người nhận hàng: Đinh Đức Linh Địa chỉ: Nhân viên phòng kinh doanh
Lý do xuất: Xuất bán cho Công ty Cung ứng Vật tư Hải Hà
Xuất tại kho: Công ty
Số lượng T
T
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hóa) Mã số ĐVT Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PC XMPC Bao 450 450 2 Xi măng PCB 40 XMPC30 Bao 300 300 Cộng
- Số chứng từ gốc kèm theo: Biên bản giao nhận và hóa đơn GTGT số 0104