- XÍ NGHIỆP 1
2.1. Kế tốn tiền lương tại Cơng ty TNHH một thành viên dịch vụ nhà
2.1.2.2. Phương pháp tính và trích các khoản trích theo lương tạ
ty.
Các khoản trích theo lương bao gồm BHXH, BHYT, BHTN. Hiện nay, Công ty TNHH một thành viên dịch vụ nhà ở và khu đơ thị - xí nghiệp 1 trích lập các khoản trích theo lương cho nhân viên, lao động trong cơng ty theo chế độ trích BHXH, BHYT, BHTN, theo tỷ lệ quy định cụ thể như sau:
- BHXH trích 24% trên tổng số lương cơ bản thực tế phải trả người lao động. Trong đó 17% kế tốn sẽ hạch tốn tính vào chi phí sản xuất kinh doanh tai doanh nghiệp, 7% kế tốn sẽ tính trừ vào tiền lương của cơng nhân viên.
- BHYT trích 4,5% trên tổng tiền lương cơ bản thực tế phải trả, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của cơng ty, 1% tính trừ vào tiền lương phải trả người lao động
- BHTN trích 2% trên tổng tiền lương cơ bản thực tế phải trả nhân viên lao động, trong đó 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Cơng ty, 1% tính trừ vào tiền lương của nhân viên.
- KPCĐ trích 2% trên tổng tiền lương cơ bản thực tế phải trả nhân viên lao động, trong đó 2% đó thì tất cả đều tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty
Việc theo dõi và tính tốn lương dựa trên bảng chấm cơng của từng bộ phận phịng ban để kế tốn lập bảng thanh tốn tiền lương cho từng người, cuối tháng công ty trả lương cho nhân viên lao động làm việc cho công ty.
2.1.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên, người lao động.
+ TK 334: Phản ánh các khoản phải trả cơng nhân viên và tình hình thanh toán các khoản phải tả cho người lao động của DN về tiền lương, tiền công, BHXH, các khoản về thu nhập người lao động
+TK 334 chi tiết thành 2 TK cấp 2: + TK 3341 “Phải trả công nhân viên” + TK 3348 “phải trả người lao động khác” Nội dung kết cấu tài khoản 334 như sau :
Sơ đồ 2.2 TK 334- Phải trả CNV
Bên Nợ + Các khoản tiền lương, tiền
thưởng và các khoản khác đã trả đã ứng trước cho CNV.
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV.
Dư Nợ: Các khoản tiền lương, tiền
thưởng và các khoản còn phải trả CNV
( số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả)
Bên Có: + Các khoản tiền lương, tiền
thưởng và các khoản phải trả CNV.
Dư Có: Các khoản tiền lương, thưởng
và các khoản khác còn phải trả CNV.
Tài khoản 335 – “chi phí phải trả” : dùng để phản ánh các khoản ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh, mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc trong nhiều kỳ.
Bên Nợ
+ Các khoản chi phí thực tế phát sinh nhận tính vào chi phí phải trả.
+ số chênh lệch về chi phí phải trả thực tế lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí.
Bên Có:
+ chi phí trả dự tính trước ghi vào chi
phí sản xuất kinh doanh
+ Số chênh lệch giữa chi phí thực
lớn hơn số trích trước được dự tính
Dư Có: Chi phí phải trả đã tính vào
chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh.
TK 338: “ Phải trả phải nộp khác”: dùng để phản ánh tình hình thanh tốn các khoản phải trả , phải nộp ngoài nội dung, đã được phản ánh các tài khoản khác ( từ TK 331 đến TK 336)
Sơ đồ 2.4 TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Bên Nợ Bên Có:
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa và các tài khoản lien quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
+ BHXH phải trả cho CNV
+KPCĐ chi tại đơn vị. số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ.
+ Doanh thu ghi nhận cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khác hàng khi không thực hiện việc cho thuê tài sản.
+ Các khoản đã trả đã nộp khác.
Dư Nợ: Số trả thừa, nộp thừa vượt
chi chưa thanh toán.
+ Giá trị tài sản thừa chờ xử lý( chưa rõ nguyên nhân)
+ Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
+ Các khoản thanh toán cho cnv tiền nhà, điện nước ở tập thể
+ Doanh thu chưa thực hiện. + Các khoản phải trả khác.
Dư Có: Số tiền cịn phải trả, phải nộp
giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Tk 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết. - Tk 3382 - Kinh phí cơng đồn.
- Tk 3383 – Bảo hiểm xã hội. - Tk 3384 – Bảo hiểm y tế.
- Tk 3387 – Doanh thu chưa thực hiện. - Tk 3388 – Phải trả phải nộp khác.
Phương pháp hạch toán tiền lương phải trả người lao động
Hàng tháng, kế tốn tiền lương tính ra tổng số lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (Bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi.
Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK 627 (6271 - chi tiết phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng.
Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho nhân viên quản lý DN. Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả.
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ hạch toán tiền lương phải trả người lao động
TK 3383
2.1.4. Quy trình kế tốn
Hàng ngày kế tốn căn cứ vào nhật lệnh, nhật trình, giấy xin phép nghỉ ốm, đi học….các trưởng bộ phận phòng ban theo dõi và ghi vào bảng chấm công, bảng chấm công được mở cho từng người trong phòng, mỗi người được thể hiện 1 dịng, cột trên bảng chấm cơng. Cuối tháng các bộ phận phụ trách là kế tốn việc chấm cơng tiến hành cộng sổ ngày làm việc thực tế, ngày công chế độ và ký xác nhận để từ đó làm căn cứ cho việc thanh tốn tiền lương cho cán bộ công nhân viên. Sau đây là bản chấm công tháng 12/2013 cho khối văn phịng của Cơng ty TNHH một thành viên dịch vụ nhà ở và khu đơ thị - xí nghiệp 1. TK141, 1381 TK3383,3384 TK622,627,641, 642,431,3388 TK334
Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV
Phần đóng góp cho quỹ BHYT, BHXH
Tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả khác cho CNV
BHXH phải trả trực tiếp Thanh toán tiền lương thưởng,
BHXH, và các khoản khác cho CNV
Bảng số 2.1: Bảng chấm công
Công ty TNHH một thành viên dịch vụ nhà ở và khu đơ thị - xí nghiệp 1
Bộ phận: Văn phòng
Ban hành theo QĐ Số 15/2006/ QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài chính
BẢNG CHẤM CƠNG (trích) Tháng 12 năm 2013 TT Họ và tên Chứcvụ Ngày trong tháng Tổng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 12 1 3 1 4 15 1 6 1 7 1 8 1 9 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 3 0 31 1 Lê Minh Tiến TP x x 0 x x x x x x 0 x X x x h x 0 x x x x x x 0 x h x x x x 24 2 Nguyễn Ngọc Hoàng PTP x x 0 x x x x x x 0 x X x x x x 0 x x x x x x 0 x 0 x x x x 23 3 Trần Văn Hưng NV x x 0 x x x x x x 0 x X x x x x 0 x x x x x x 0 x h x x x x 24 4 Nguyễn Hữu Thọ NV x x 0 x x x x x x 0 x X x x ô ô 0 ô ô ô ô x x 0 x h x x x x 16
5 Bùi Thanh Thuý NV x x 0 x x x x x x 0 x X x x x x 0 x x x x x x 0 x x x 1/2 x x 23,5 6 Nguyễn Thị Thuận NV x x 0 x x x x x x 0 x X x x x x 0 x x 0 0 x x 0 x x x x x x 24 7 Nguyễn Văn Hạnh NV x x 0 x x x x x x 0 x X x x x x 0 x x x x x x 0 x x x x x x 24
Ghi chú: h: hội họp 1/2: làm việc nửa ngày ô: nghỉ ốm 0: Ngày lễ, chủ nhật
Người lập Phụ trách bộ phận Giám đốc
Bảng số 2.2 Bảng thanh tốn lương khối văn phịng
Công ty TNHH một thành viên Dịch vụ nhà ở và khu đô thị Chi nhánh cơng ty – xí ngiệp 1
BẢNG THANH TỐN LƯƠNG Tháng 12 năm 2013 ST T Họ tên Chứ c vụ hệ số lươn g Tiền lương lương nghỉ phép phụ cấp Tổng cộng lương Các khoản khấu trừ Số tiền thực lĩnh số ngày công tiền lương cơ bản Trách nhiệm Xăn g xe ăn ca BHXH (7%) BHYT (1,5%) BHTN (1%)
1 Lê Minh Tiến TP 3,3 24 3.465.000 200.00
0 0 750.000 4.415.000 242.550 51.975 34.650 4.085.825 2 Nguyễn Ngọc Hải PTP 3 23 3.028.846 100.00
0 0 750.000 3.878.846 212.019 45.433 30.288 3.591.106 3 Trần Văn Hưng NV 2,67 24 2.803.500 0 0 750.000 3.553.500 196.245 42.053 28.035 3.287.168 4 Nguyễn Hữu Thọ NV 2,22 16 1.434.462 0 0 750.000 2.184.462 100.412 21.517 14.345 2.048.188
5 Bùi Thanh Thúy NV 2,58 23,5 2.656.904 0 0 750.000 3.406.904 185.983 39.854 26.569 3.154.498 6 Nguyễn Thị Thuận NV 2,6 24 2.520.000 210.00 0 0 0 750.000 3.480.000 176.400 37.800 25.200 3.240.600 7 Nguyễn Văn Hạnh NV 2,07 24 2.173.500 0 0 750.000 2.923.500 152.145 32.603 21.735 2.717.018 ……. …. …… . …….. 0 0 …….. …… …… ……. ….. …. Tổng cộng 279 58.094.47 9 210.00 0 300.00 0 0 8.739.000 67.343.47 9 4.766.61 4 1.021.41 7 680.94 5 60.874.50 3 Bằng chữ: Sáu mươi triệu, tám tăm bảy mươi tư nghìn, năm trăm linh ba đồng.
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Bảng số 2.3: Bảng tổng hợp Tiền lương Tháng 12/2013 Bộ phận Số tiền Bộ phận sản xuất 85.750.356 Bộ phận QLPX 23.212.670 Bộ phận bán hàng 40.481.771 Bộ phận văn phòng 60.874.503 Tổng 210.319.300
Căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế tốn tiền lương tổng hợp và lên sổ sách của các khoản tiền lương và các khoản phải trả người lao đông ,bao gồm các sổ sách sau :
- Sổ chi tiết TK334,338 - Sổ chứng từ ghi sổ
- Đăng khí chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 334,338
Đầu tiên thì khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và các khoản phải trả nghười lao động thì kế tốn tiền lương sẽ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ chi tiết liên quan bao gồm các TK334 ,338
MỘT SỐ NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG THÁNG 12 NĂM 2013
- Tiền lương trong tháng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Nợ TK 622: 85.750.356
- Tiền lương phải trả cho bộ phận phân xưởng Nợ TK 627: 23.212.670
Có TK 334: 23.212.670
- Tiền lương phải trả cho bộ phận bán hàng Nợ TK 641: 40.481.771
Có TK 334: 40.481.771
- Tiền lương phải trả cho bộ phận văn phòng Nợ TK 642: 60.874.503
Có TK 334:60.874.503
- Cuối tháng thanh tốn tiền lương trong tồn cơng ty Nợ TK 334: 190.338.966
Bảng số 2.4: Sổ chi tiết TK 334 Mẫu S38 - DN
Công ty TNHH một thành viên dịch vụ nhà ở
Và khu đơ thị - xí nghiệp 1 Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CHI TIẾT TK 334 - PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM 2013 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 31/12/13 LĐ 01 31/12/13
Tiền lương trong tháng phải trả cho CNSX
trực tiếp 622 85.750.356 85.750.356
31/12/13 LĐ
02 31/12/13 Tiền lương trong tháng phải trả cho QLPX 627 23.212.670 108.963.026
31/12/13 LĐ
03 31/12/13
Tiền lương trong tháng phải trả cho bộ phận
31/12/13 LĐ
04 31/12/13
Tiền lương trong tháng phải trả cho bộ phận
văn phòng 642 60.874.503 210.319.300
31/12/13 LĐ
05 31/12/13
BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN khấu trừ vào
lương 338 19.980.334 19.980.334
31/12/13 LĐ
06 31/12/13
Cuối tháng thanh toán tiền lương cho Công
ty 111 190.338.966 210.319.30 0 Cộng phát sinh 210.319.300 210.319.300 x x Số dư X x 210.319.300 210.319.300 Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Bảng số 2.5: Chứng từ ghi sổ Mẫu số: 02a – DN
Công ty TNHH một thành viên dịch
Vụ nhà ở và khu đô thị - Xí
nghiệp 1 Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ – BTC ngày 20/3/2012 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 86 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 ĐVT: VNĐ Trích yếu số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có
Tiền lương trong tháng phải trả
CNSX trực tiếp 622 334 85.750.356
Tiền lương trong tháng phải trả bộ
phận QLPX 627 334 23.212.670
Tiền lương trong tháng phải trả bộ
phận bán hàng 641 334 40.481.771
Tiền lương trong tháng phải trả bộ
phận văn phòng 642 334 60.874.053
Cộng 210.319.300
kèm theo 4 chứng từ gốc
Bảng số 2.6: Chứng từ ghi sổ Mẫu số: 02a – DN
Công ty TNHH một thành viên dịch vụ nhà ở và khu đơ thị - Xí
nghiệp 1 Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ – BTC ngày 20/3/2012 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 87
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
ĐVT: VNĐ
Trích yếu số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Thanh tốn tiền lương tháng 12 cho
CNV 334 111 190.338.966
khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN
vào lương của CNV 334 338 19.980.334
Cộng 210.319.300
kèm theo 2 chứng từ gốc
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng
Bảng số 2.7: Sổ cái Mẫu S38 – DN
Công ty TNHH một thành viên Dịch vụ nhà ở và khu đơ thị
Xí nghiệp 1 Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ - BTC
ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC
SỔ CÁI (Trích)
Năm 2013
Tên tài khoản: Phải trả cơng nhân viên Số hiệu : 334 ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng …..
3 tiếp
Tiền lương trong tháng phải trả bộ phận
QLPX 627 23.212.670
Tiền lương trong tháng phải trả bộ phận bán
hàng 641 40.481.771
Tiền lương trong tháng phải trả bộ phận văn
phịng 642 67043.479
31/12/1
3 87 31/12/13 Thanh tốn tiền lương tháng 12 cho CNV 111 195.921.890
khấu trừ vào lương của CNV 338 20.566.386
Cộng phát sinh 216.488.27 6 216.488.27 6 Số dư …
2.2. Kế tốn các khoản trích theo lương
2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công áp dụng theo mẫu số 01 – LĐT - Bảng thanh toán tiền lương mẫu số 02 – LĐTL - Phiếu nghỉ hưởng BHXH mẫu số 03 - LĐTL
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT mẫu số 04 – LĐTL - Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH mẫu số 03 - LĐTL
- Bảng thanh toán BHXH
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
2.2.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 338 “phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí cơng đồn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Để hạch tốn tổng hợp các khoản trích theo lương kế toán phải sử dụng các tài khoản cấp 2 sau đây:
+ TK 3382: Kinh phí cơng đồn. + TK 3383: Bảo hiểm xã hội. + TK 3384: Bảo hiểm y tế.
+ TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp. Bên Nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi về kinh phí cơng đồn.
- Xử lý giá trị tài sản thừa.
- Các khoản đã trả, đã nộp và chi khác. Bên có:
- Trích kinh phí cơng đồn, BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định. - Các khoản phải nộp, phải trả hay thu hộ.
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
Dư Có: Số tiền cịn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. * Ngồi ra cịn sử dụng một số TK khác liên quan như:
Các tài khoản đối ứng của việc kế tốn trích theo lương như sau: TK 334: Tiền lương phải trả công nhân viên.
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 622: Chi phí nhân cơng trực tiếp TK627: Chi phí nhân viên phân xưởng TK 641: Chi phí nhân viên bán hàng TK 642: Chi phí nhân viên quản lý