6.1. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Tài liệu này có thể do người lập trình, hay một chun viên kỹ thuật, thậm chí là người sử dụng biên soạn. Cần phải nhắc lại là các đặc tả chức năng trong giai đoạn phân tích, thiết kế đã phải có những mơ tả chi tiết về các thực đơn, bố trí màn hình, các trình bày và những giao diện khác. Trong tài liệu này khơng nên trình bày dơng dài. Để có một tài liệu hướng dẫn sử dụng tốt, nên chia thành các phần phù hợp với từng đối tượng người sử dụng có chun mơn khác nhau. Tài liệu phải trình bày theo trình tự người sử dụng sẽ vận hành, khai thác hệ thống, bởi lẽ nó sẽ thuận tiện cho người sử dụng làm việc với hệ. Một thứ tự trình bày hay được sử dụng trong các tài liệu là thứ tự logic các chức năng trong cây thực đơn câu lệnh từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
Ở cuối tài liệu nên có phần tra cứu nhanh các lệnh, các thực đơn, và các thông báo theo thứ tự từ điển.
6.2. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN BẢO TRÌ
Một trong những yêu cầu cơ bản đối với công việc quản lý trong giai đoạn này là tổ chức để các lập trình viên biên soạn tài liệu chi tiết về chương trình để bảo trì hệ thống về sau. Phần lớn các chuyên gia quản lý dự án cho rằng tổ chức soạn thảo tài liệu hướng dẫn bảo trì khơng phải là cơng việc đơn giản. Bởi lẽ các lập trình viên thường khơng thích biên soạn tài liệu về chương trình, tốt nhất để họ viết sau khi mọi chuyện đã hoàn tất. Vả lại, các lập trình viên thường nghĩ rằng người bảo trì hệ thống lại địi hỏi giải thích q chi tiết về logic chương trình, nên xem rằng đây là cơng việc buồn tẻ và hồn tồn khơng cần thiết. Thật là khó trong những tình huống như vậy.
Một giải pháp đơn giản là có thể dùng đặc tả thiết kế ở mức module chi tiết và đầy đủ cùng với bản mã chương trình nguồn có chú giải đầy đủ khi bảo trì hệ thống. Do vậy, tài liệu hướng dẫn bảo trì hệ thống phải gộp cẩ phần đặc tả thiết kế, listing chương trình và giải thích cách ghép nối, xử lý các thay đổi áp lên chương trình cũng như kết quả kiểm thử các module.
6.3. TÀI LIỆU KHAI THÁC VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG
Tài liệu này giống như tài liệu hướng dẫn sử dụng, nhưng đây dành cho các nhân viên chịu trách nhiệm bật máy, sao lưu và xử lý các sự cố chủ yếu, lập các thống kê. Thường là các tài liệu cho các hãng sản xuất phần cứng và hệ điều hành đã khá đầy đủ,
nên chỉ những thủ tục cần thiết để thích nghi phần mềm với từng nhu cầu cụ thể mới phải liệt kê ra.
6.4. TÀI LIỆU ĐÀO TẠO
Nếu phải tổ chức khoá học về khai thác, sử dụng hệ thống, phải trù tính xem dạng tài liệu đào tạo nào cần phải biên soạn. Tài liệu hướng dẫn sử dụng nếu được biên soạn kỹ càng có thể dùng làm cơ sở cho tài liệu học. Tuy vậy, để việc đào tạo có hiệu quả, cần phải tạo ra những công cụ trợ giúp khác như các bản chiếu, các bài tập soạn sẵn,...
Vấn đề bản quyền: Cần phải chỉ rõ trên sản phẩm và các tài liệu cung cấp cho
người sử dụng bản quyền của sản phẩm.