Chương 2 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.1. Vài nét khái quát về quản lý hồ sơ cán bộ viên chức trường Cao đẳng
Sư phạm Hịa Bình
2.1.1. Cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ viên chức
- Tổng số hồ sơ cán bộ, viên chức trực thuộc trường Cao đẳng Sư phạm Hịa Bình hiện này 91 hồ sơ được lưu trữ tại phòng Tổ chức – Thanh tra, cụ thể
+ Hồ sơ viên chức giảng viên: 79 (Trong đó 01 hồ sơ mới lập cho giáo viên đang thực hiện chế độ tập sự)
+ Hồ sơ lãnh đạo nhà trường: 02 + Hồ sơ nhân viên hành chính: 09 + Hồ sơ hợp đồng 68: 02
Cơ bản số Hồ sơ cán bộ viên chức nhà trường được sắp xếp, được lưu trữ theo quy định
Về chất lượng Hồ sơ cán bộ, viên chức: Một số văn bản, quyết định đã lâu nên có hiện tượng mối mọt, văn bản đã cũ, mờ; Một số hồ sơ chưa đầy đủ thành phần theo quy định như: Văn bằng, chứng chỉ mới được đào tạo, bồi dưỡng; Phiếu kê khai lý lịch cán bộ, viên chức; Phiếu Kê khai bổ sung lý lịch cán bộ viên chức.
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản hồ sơ: Bao gồm 02 tủ (01 tủ sắt có 02 ngăn có khóa), 01 tủ sắt (cửa kính có 02 ngăn). Hồ sơ cán bộ viên chức được lưu tại tủ sắt.
Diện tích bảo quản hồ sơ viên chức: Diện tích lưu trữ, bảo quản hồ sơ viên chức còn nhỏ hẹp, được lưu trữ tại phòng làm việc chung với phòng Tổ chức - Thanh tra. Hiện tại, nhà trường chưa có kho lưu trữ tập trung; Hồ sơ
22
sắp xếp trong ngăn tủ đựng chưa khoa học, chưa đảm bảo các điều kiện chống ẩm, mối mọt.
- Số lượng cán bộ viên chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ: Gồm 02 người (trình độ chun mơn: Tin học 01 viên chức, Chính trị: 01 viên chức), trong đó cần tập huấn cơng tác tổ chức, sắp xếp hồ sơ: 02 cán bộ, viên chức.
Cán bộ viên chức làm công tác quản lý hồ sơ tại phòng Tổ chức - thanh tra kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên việc bổ sung, quản lý theo dõi chưa thường xuyên cập nhật kịp thời. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ cán bộ viên chức chưa được thực hiện đồng bộ. Tình trạng phổ biến hiện nay là cơng tác quản lý, tìm kiếm, lưu trữ văn bản, tài liệu theo phương pháp truyền thống.
2.1.2. Công tác lập Hồ sơ viên chức
Năm học 2020 - 2021, nhà trường tuyển dụng 01 giảng viên chuyên ngành Tiếng anh. Phòng Tổ chức - Cán bộ tiến hành lập Hồ sơ mới cho viên chức tuyển dụng lần đầu, quy trình chung thực hiện lập hồ sơ mới:
Bước 1. Cán bộ phụ trách công tác quản lý hồ sơ hướng dẫn viên chức lập, kê khai hồ sơ.
Bước 2. Viên chức trúng tuyển kê khai thông tin
Bước 3. Người có thẩm quyền ký, xác nhận hồ sơ, đóng dấu.
Bước 4. Cán bộ trực tiếp quản lý hồ sơ tiến hành quản lý hồ sơ theo quy định
2.1.3. Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ viên chức:
Hồ sơ viên chức có q trình hình thành tương đối lâu dài, kể từ khi viên chức bắt đầu làm việc cho đến khi thôi việc, nghỉ hưu. Nếu những thơng tin thay đổi trong q trình cơng tác của viên chức không được thu thập, bổ sung, cập nhật vào hồ sơ thì sẽ khơng đáp ứng được tính thời sự của thơng tin,
23
khơng đáp ứng được yêu cầu giải quyết cơng việc. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung, sửa chữa, cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi hồ sơ viên chức được coi là yêu cầu bắt buộc đối với công tác quản lý hồ sơ viên chức Nhà trường.
Các loại tài liệu do viên chức cung cấp để bổ sung vào hồ sơ gồm những thơng tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội, văn bằng bồi dưỡng nâng cao trình độ, văn bằng chứng chỉ ngoại ngữ, tin học... Hàng năm, Nhà trường đều ban hành văn bản đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn công chức kê khai bổ sung, nhưng việc ban hành cịn mang tính hình thức, nội dung đề cập chung chung, chưa hướng dẫn cụ thể bổ sung từng loại tài liệu. Vì vậy, nguồn tài liệu do viên chức kê khai, bổ sung hàng năm thường bị chậm, bị thiếu, làm ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi thông tin trong hồ sơ.
2.1.4. Về công tác sửa chữa hồ sơ công chức
Thực tế trong những năm qua, việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ viên chức chủ yếu là sửa chữa thơng tin về ngày vào đảng, đồn, số chứng minh nhân dân, ngày được điều động, bổ nhiệm, luân chuyển. Tuy nhiên, số lượng các trường hợp hợp này là rất ít và khơng q phức tạp. Do việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ viên chức rất phức tạp, liên quan đến trách nhiệm cơ quan quản lý, đến tính trung thực, trách nhiệm của người kê khai, nên ngoài một số trường hợp thay đổi như trên, việc sửa chữa thông tin trong hồ sơ viên chức hầu như không diễn ra thường xuyên.
2.1.5. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức
Hồ sơ viên chức Nhà trường được chuyển giao, tiếp nhận khi viên chức có quyết định ln chuyển, điều động cơng tác. Từ năm 2019 đến nay, Nhà trường thuyên chuyển, điều động 03 viên chức đến nhận công tác tại các cơ quan, đơn vị khác. Về cơ bản, quy trình chuyển giao hồ sơ Viên chức được thực hiện như sau:
24
Đối với công chức chuyển đi:
+ Bước 1: Cơ quan quản lý viên chức mới gửi văn bản đề nghị điều động.
+ Bước 2: Nhà trường tiến hành họp Hội đồng xét chuyển viên chức, dự kiến người đảm nhiệm bộ môn, công việc thay thế. Xác nhận thông tin pháp lý.
+ Bước 3: Viên chức được điều động, luân chuyển bàn giao công tác đang thực hiện
+ Bước 5: Viên chức nhận Hồ sơ tại Phòng Tổ chức - Cán bộ, có ký kết Biên bản bàn giao hồ sơ.
2.1.6. Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ viên chức
Nghiên cứu, khai thác hồ sơ viên chức là việc tiếp cận, khai thác các dữ liệu có trong hồ sơ cơng chức để phục vụ yêu cầu công tác của cơ quan quản lý viên chức, hoặc phục vụ nhu cầu giao dịch hành chính của viên chức trong các quan hệ xã hội.
Trên thực tế, việc nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức phục vụ yêu cầu công tác tại Trường Cao đẳng Sư phạm Hịa Bình chủ yếu thực hiện ở khâu xác nhận sơ yếu lý lịch công chức, báo cáo, thống kê. Một số ít trường hợp được khai thác, sử dụng phục vụ công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến viên chức, như kiểm tra lại quá trình công tác, kiểm tra các nội dung kê khai của công chức về văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng
Đối với việc xác nhận bản Sơ yếu lý lịch cơng chức, đơi khi cịn được thực hiện trên cơ sở tin tưởng vào nội dung tự kê khai của viên chức.
Các nội dung khai thác, sử dụng khác phục vụ cho công tác cán bộ được thực hiện rất hạn chế, thậm chí có những trường hợp khơng cần đến việc khai thác hồ sơ viên chức. Tình trạng này diễn ra phổ biến do mỗi khi có
25
vụ việc cụ thể liên quan đến cơng tác nhân sự, bộ phận quản lý viên chức lại u cầu chính bản thân viên chức xuất trình bản sao các văn bản, giấy tờ liên quan. Sau khi thực hiện xong quy trình cơng tác cán bộ, viên chức chuyên mơn mới chuyển lại tồn bộ hồ sơ bổ nhiệm để lưu vào hồ sơ viên chức.
Đối với việc viên chức đề nghị khai thác hồ sơ để phục vụ các công việc khác từ hồ sơ viên chức… thì hầu như chưa được thực hiện theo đúng quy định, chủ yếu vẫn cịn tình trạng đề nghị bằng lời nói. Trong một số trường hợp do nhận thức chưa đúng về công tác quản lý hồ sơ viên chức. Khi được hướng dẫn thực hiện đúng quy định, công chức thể hiện thái độ không hợp tác.
2.1.7. Công tác lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức:
Lưu giữ và bảo quản hồ sơ công chức là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Thực tế đã chứng minh tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng. Bằng cách áp dụng các phương pháp hợp lý có thể lưu trữ tài liệu được bền lâu, không bị hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người.
Có thể nói chất lượng của cơng tác lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức phụ thuộc phần nhiều vào cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản, chế độ bảo quản định kỳ đối với hồ sơ. Do nhiều nguyên nhân mà hiện nay công tác bảo quản hồ sơ viên chức chưa đáp ứng được yêu cầu. Cách bố trí phịng bảo quản hồ sơ chưa đáp ứng tính bảo mật, an ninh, an tồn, thống khí, diện tích chưa bảo đảm. Cơ sở vật chất như tủ đựng hồ sơ đều chưa được trang bị đầy đủ. Các quy trình nghiệp vụ về lưu giữ, bảo quản hồ sơ chưa được thực hiện chặt chẽ, đồng bộ, đặc biệt chưa có chế độ bảo quản định kỳ đối với hồ sơ viên chức, dẫn đến hạn chế hiệu quả, tác dụng của công tác quản lý hồ sơ.