Đánh giá chung - THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU- 123docz.net

Chương 2 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

2.3. Đánh giá chung

2.3.1. Ưu điểm

- Sở Giáo dục và Đào tạo Hịa Bình đã có cơng văn hướng dẫn đầy đủ về thành phần, biểu mẫu hồ sơ viên chức thống nhất theo quy định để phục vụ công tác Quản lý hồ sơ viên chức

- Đã có sự chuyển biến tích cực trong việc thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ viên chức. Đặc biệt khi Thông tư số: 07/2019/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ Nội vụ có hiệu lực, nhà trường đã chú trọng nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức đã đặc biệt chú ý đến công tác xây dựng, bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ; việc bảo quản và nghiên cứu, sử dụng khai thác hồ sơ đã đạt được những kết quả bước đầu.

- Đã có chuyển biến tích cực trong việc đề cao trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị giúp thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ; đề cao và phát huy vai trò, trách nhiệm của viên chức trực tiếp quản lý hồ sơ công chức, bảo đảm giữ gìn bí mật thơng tin cá nhân cơng chức, giữ gìn bí mật nhà nước và bảo vệ chính trị nội bộ.

- Trang bị tủ đựng hồ sơ cơng chức, máy vi tính, điều hịa nhiệt độ, bàn, ghế. Tủ đựng hồ sơ cơng chức đều có khóa cẩn thận và do viên chức được giao nhiệm vụ quản lý.

- Bước đầu có sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ viên chức.

- Công tác quản lý hồ sơ viên chức đã thực sự góp phần quan trọng trong việc kiện toàn, sắp xếp tinh giản bộ máy cơ quan đơn vị trong trường học.

2.3.2. Hạn chế

Công tác quản lý hồ sơ viên chức tuy đã đạt được những kết quả nêu trên nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế, cụ thể là:

- Hệ thống các quy định về công tác quản lý hồ sơ viên chức chưa đầy đủ, thiếu tính kịp thời.

- Việc thực hiện quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ còn chưa chặt chẽ. Việc thực hiện công tác quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ viên chức chưa tuân thủ đầy đủ các quy trình, nghiệp vụ quy định. Việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ, cập nhật các thông tin thay đổi về hồ sơ chưa được thực hiện thường xuyên, kịp thời, dẫn đến việc thông tin hồ sơ công chức bị lỗi thời, lạc hậu.

-Việc nghiên cứu khai thác, sử dụng hồ sơ công chức chưa thực sự mang lại hiệu quả cao. Do hiện nay vẫn còn một số viên chức thường xuyên cập nhật, bổ sung những thông tin phát sinh, nên khi cần khai thác, nghiên cứu chỉ đưa ra những thông tin cũ, không kịp thời, không đáp ứng được yêu cầu công việc. Nhiều tài liệu trong hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc do chia tách, sáp nhập nên đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc cung cấp thông tin, gây nhiều khó khăn cho việc khai thác, sử dụng hồ sơ.

Do việc quản lý hồ sơ công chức vẫn thực hiện chủ yếu theo phương pháp thủ công truyền thống nên làm mất nhiều thời gian, công sức, làm chậm trễ q trình cung cấp thơng tin. Đặc biệt, đối với việc tổng hợp bao gồm nhiều nội dung đã dẫn đến việc báo cáo đơi khi cịn nhầm lẫn, thiếu chính xác.

- Phương tiện bảo quản, cơ sở vật chất tuy đã được trang bị nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác bảo quản hồ sơ viên chức. Nơi bảo quản hồ sơ chưa đạt chuẩn, diện tích chật hẹp, không đảm bảo tiêu chuẩn về ánh sáng, nhiệt độ.

- Chưa quyết liệt ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ viên chức.

Hiện nay việc quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ viên chức chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống hoặc áp dụng công nghệ thông tin vào một số khâu trong quản lý viên chức bằng phần mềm Microsoft excel,

chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý hồ sơ công chức. Do vậy Công tác quản lý hồ sơ mới chỉ đáp ứng được một phần rất nhỏ so với yêu cầu nghiệp vụ.

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế

Một là, hệ thống văn bản pháp luật quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức thiếu đồng bộ, có những quy định không phù hợp với tình hình quản lý thực tế, dẫn đến những quy định khơng hoặc rất khó khả thi.

Hai là, chưa ban hành cụ thể các quy trình, nghiệp vụ của công tác quản lý hồ sơ công chức. Hiện nay trong các văn bản về công tác quản lý hồ sơ công chức mới chỉ dừng ở việc quy định một cách khái quát mà chưa có quy định cụ thể. Với việc ban hành các văn bản như vậy vẫn chưa bao quát hết được các quy trình, nghiệp vụ của cơng tác hồ sơ viên chức

Ba là, do bố trí cơng chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ viên chức theo hình thức kiêm nhiệm, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ và chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ. Do bố trí kiêm nhiệm, nên viên chức quản lý hồ sơ khơng có đủ thời gian thực hiện các quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ như phân loại, sắp xếp, bổ sung hồ sơ… hoặc có thực hiện cũng không thường xuyên dẫn đến tài liệu hồ sơ không đầy đủ, gây thất lạc tài liệu trong hồ sơ. Hơn nữa, do kiêm nhiệm nên công chức đươc giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ chưa dành thời gian nghiên cứu đầy đủ các văn bản, biểu mẫu quản lý hồ sơ đễ ̉ tổ chức và triển khai thưc hiện theo quy đinḥ. Ngồi phân cơng kiêm nhiệm, việc bố trí người làm cơng tác quản lý hồ sơ cũng chưa đảm bảo tính chun mơn, nghiệp vụ cao. Khi thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ địi hỏi người thực hiện nhiệm vụ phải có kiến thức về công tác lưu trữ, tức là thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu… Do đó, nếu khơng có kiến thức nhất định về cơng tác lưu trữ sẽ khó có thể làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ viên chức. Bên cạnh đó, những

người trực tiếp làm công tác này cũng chưa qua các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ, nên ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng và hiệu quả của công tác công tác quản lý hồ sơ trong thực tế.

Năm là, do bản thân viên chức chưa ý thức được đầy đủ về tầm quan trọng của hồ sơ cá nhân, về việc lưu giữ và cập nhật thường xuyên các thông tin thay đổi về hồ sơ để phục vụ cho chính viên chức trong q trình cơng tác. Sáu là, chưa quyết liệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ viên chức, chưa có sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng và triển khai phần mềm quản lý hồ sơ viên chức.

Chương 3. THIẾT KẾ WEBSITE QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ VIÊN CHỨC TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HỊA BÌNH 3.1. Phân tích, thiết kệ thống quản lý hồ sơ cán bộ viên chức

3.1.1. Phân tích các Thực thể thơng tin

- Quản lý Hồ sơ xin việc (Hồ sơ hướng dẫn tập sự, thử việc): Đối với

viên chức tuyển dụng lần đầu, căn cứ theo công văn 866/SGD&ĐT-TCCB ngày 22 tháng 4 năm 2020 của Sở Giáo dục và Đào tạo Hịa Bình về việc Hướng dẫn ký hợp đồng làm việc, lập hồ sơ cho viên chức tuyển dụng lần đầu, thực hiện chế độ tập sự, và đề nghị bổ nhiệm ngạch, CDNN cho viên chức đủ điều kiện. Hồ sơ gốc được lưu tại đơn vị bao gồm

+ Quyển "Lý lịch viên chức" (theo mẫu HS01-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

+ "Sơ yếu lý lịch viên chức" theo mẫu HS02-VC/BNV ban hành kèm theo Thơng tư số 07/2019/TT-BNV.

HỆ THỐNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC CÁN BỘ Quản lý hồ sơ cán bộ viên chức Quản lý hồ sơ xin việc

Quản lý Hồ sơ chuyển ngạch viên chức Quản lý Hồ sơ lưu trữ

văn bản đến và đi

Quản lý nâng lương Quản lý hồ sơ cán bộ

viên chức nghỉ hưu Quản lý hồ sơ cán bộ viên chức nghỉ chế độ

Quản lý Hồ sơ nhân viên, giáo viên hợp đồng

+ Bản sao giấy khai sinh có cơng chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

+ Phiếu lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền cấp;

+ Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật;

+ Bản sao có cơng chứng các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng của viên chức như: Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên mơn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ đào tạo do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì phải được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận;

+ Bản sao các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận viên chức có cơng chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

+ Trường hợp phát hiện có dấu hiệu sai phạm, nhầm lẫn về thông tin trong hồ sơ gốc của viên chức thì đơn vị sự nghiệp cơng lập giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo quy định của pháp luật.

- Quản lý Hồ sơ cán bộ viên chức: Thực hiện theo công văn số 2739/SGD&ĐT-TCCB ngày 22 tháng 4 năm 2020 của Sở giáo dục và Đào tạo Hịa Bình Về việc Hướng dẫn ký hợp đồng làm việc, lập hồ sơ cho viên chức tuyển dụng lần đầu, thực hiện chế độ tập sự, và đề nghị bổ nhiệm ngạch, CDNN cho viên chức đủ điều kiện. Đối với viên chức đang cơng tác, ngồi hồ sơ gốc theo quy định hiện hành, định kỳ hằng năm chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức hướng dẫn viên chức kê khai và bổ sung những thông tin phát sinh đối với cá nhân, cụ thể như sau:

+ Phiếu bổ sung lý lịch viên chức (mẫu HS03-VC/BNV) được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh, chứng nhận. Trường hợp các thông tin phát sinh do viên chức kê khai mà khơng đầy đủ, khơng chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật.

+ Phiếu đánh giá viên chức; bản tự kiểm, nhận xét đánh giá viên chức hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.

+ Bản kê khai tài sản đối với viên chức thuộc diện phải kê khai tài sản theo quy định hiện hành.

- Định kỳ hằng tháng hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cung cấp bổ sung những thông tin hoặc văn bản liên quan đến những nội dung sau:

+ Các văn bản liên đến trình độ đào tạo như: Bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chun mơn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền cấp.

+ Các quyết định bổ nhiệm, điều động, biệt phái, thăng hạng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật,...của viên chức.

+ Đối với viên chức được bổ nhiệm lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ cá nhân.

+ Đơn thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến viên chức và gia đình viên chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn thư nặc danh; đơn thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền

- Quản lý Hồ sơ công nhận hết tập sự và chuyển ngạch chức danh nghề nghiệp viên chức: Thực hiện công văn 866/SGD&ĐT-TCCB ngày 22 tháng 4 năm 2020 của Sở Giáo dục và Đào tạo Hịa Bình về việc Hướng dẫn ký hợp đồng làm việc, lập hồ sơ cho viên chức tuyển dụng lần đầu, thực hiện chế độ tập sự, và đề nghị bổ nhiệm ngạch, CDNN cho viên chức đủ điều

kiện.. Hồ sơ công nhận hết tập sự và chuyển ngạch chức danh nghề nghiệp viên chức bao gồm:

- Tờ trình của đơn vị kèm theo danh sách trích ngang của viên chức (theo mẫu) đề nghị Sở Giáo dục và Đào tạo xét công nhận hết thời gian tập sự bổ nhiệm (ngạch) chức danh nghề nghiệp;

- Biên bản của đơn vị họp xét đánh giá quá trình tập sự của viên chức; - Bản nhận xét kết quả tập sự của người hướng dẫn viên chức tập sự. Có ý kiến xác nhận của Thủ trưởng đơn vị (theo mẫu số 2 tại văn bản này).

- Bản tự nhận xét kết quả tập sự, có ý kiến xác nhận của người đứng đầu đơn vị (theo mẫu số 1 tại văn bản này);

- Bản hợp đồng làm việc xác định thời hạn kể từ ngày viên chức đến nhận công tác tại đơn vị theo mẫu số 1 quy định tại Thông tư số 03/2019/TT- BNV (bản sao có cơng chứng);

- Bằng tốt nghiệp chuyên mơn đã đăng ký tuyển dụng (bản sao có cơng chứng);

- Quyết định tuyển dụng viên chức (bản sao có cơng chứng);

- Quyết định phân công công tác của Sở GD&ĐT (bản sao có cơng chứng);

- Quản lý Hồ sơ nâng lương:

* Hồ sơ Nâng lương thường xuyên, vượt khung

- Đối với những cán bộ, giáo viên, nhân viên mới được tuyển dụng, bổ nhiệm ngạch hồ sơ gồm có bản sao: Quyết định tuyển dụng, Quyết định bổ nhiệm ngạch.

- Đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên nâng lương từ bậc 2 trở lên, nâng phụ cấp thâm niên vượt khung hồ sơ gồm có bản sao: Quyết định nâng lương, nâng phụ cấp thâm niên vượt khung gần nhất.

- Đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên mới được điều động luân chuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch hồ sơ gồm có bản sao: Quyết định điều động luân chuyển, Quyết định nâng ngạch, chuyển ngạch và bản sao Quyết định nâng lương gần nhất.

* Hồ sơ Nâng lương trước thời hạn

- Mẫu bìa Hồ sơ đề nghị nâng lương trước thời hạn;

- Báo cáo tóm tắt thành tích đạt được (có xác nhận của cơ quan, đơn vị); - Biên bản họp xét của cơ quan, đơn vị;

- Biểu nâng lương trước thời hạn;

- Bản sao Quyết định hai lần nâng bậc lương gần nhất;

- Bản sao: Quyết định tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm ngạch (đối với những người mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm ngạch);

- Bản sao các Quyết định, giấy chứng nhận theo quy định tại Quyết định số 04/2014/QĐ-UBND ngày 27/01/2014 và Quyết định số 10/2018/QĐ- UBND ngày 09/02/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hịa Bình (Chú ý: tiêu chuẩn, điều kiện, cán bộ, công chức, viên chức nâng bậc lương trước thời hạn 12 tháng, 9 tháng và 6 tháng).

* Hồ sơ Thâm niên

- Hồ sơ chế độ phụ cấp thâm niên nhà giáo lần đầu:

+ Công văn đề nghị của đơn vị; + Biên bản họp xét của đơn vị;

+ Bản kê khai diễn biến lịch sử tiền lương, có xác nhận của thủ trưởng đơn vị;

+ Bản sao: Quyết định tuyển dụng; Quyết định hết tập sự; Quyết định điều động cơng tác (nếu có); Quyết định lương gần nhất;

+ Bản kê chi tiết đóng Bảo hiểm xã hội để làm căn cứ tính hưởng phụ cấp;