6. Kết cấu của đề tài
1.2 Quy trình bán hàng và thu tiền
1.2.2.2 Kiểm sốt q trình xử lý thông tin
Kiểm soát chung
-Kiểm soát đối tƣợng sử dụng
Đối tƣợng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập đƣợc trong giới hạn cơng việc của mình.
Đối tƣợng bên ngồi: Thiết lập mật khẩu để họ khơng thể truy cập trái phép vào hệ thống.
-Kiểm soát dữ liệu
Nhập liệu càng sớm càng tốt
Sao lƣu dữ liệu đề phòng bất trắc Kiểm soát ứng dụng
-Kiểm soát dữ liệu
Kiểm sốt tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ. -Kiểm sốt q trình nhập liệu
Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thơng tin.
Để đảm bảo tính chính xác, thí dụ nhƣ nhập đúng mã khách hàng, các thơng tin cần thiết về khách hàng và các số liệu có liên quan.
-Đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử dụng cho tất cả các ấn chỉ quan trọng, nhƣ lệnh bán hàng, hóa đơn, phiếu gửi hàng, vận đơn… Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để có thể kiểm tra khi cần thiết.
-Các hóa đơn bán hàng phải đƣợc lập căn cứ trên đơn đặt hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng. Trƣớc khi lập hóa đơn phải đối chiếu với phiếu xuất kho, vận đơn.
-Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải thu khách hàng, hay tiên bán hàng thu đƣợc. Ủy quyền và xét duyệt
Các cam kết về ngày giao hàng, lƣợng hàng bán ra, các đề nghị mua chịu của khách hàng, cũng nhƣ lệnh bán hàng hay các đề nghị xóa sổ nợ khơng thể thu hồi…cần đƣợc ngƣời có thẩm quyền xét duyệt. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dƣới xét duyệt thơng qua việc ban hành các chính sách.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Đặc điểm của thủ tục này là ngƣời kiểm tra phải độc lập với ngƣời bị kiểm tra. Thí dụ, một nhân khác trong đơn vị tiến hành kiểm tra việc bán hàng, việc lập báo cáo hay lập hóa đơn của phịng kinh doanh… Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân/bộ phận trong đơn vị.
TÓM TẮT CHƢƠNG 1
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống đƣợc thực hiện chính bởi mỗi thành viên cá nhân trong đơn vị, đứng đầu là nhà lãnh đạo đơn vị điều hành kiểm soát, kế đến là nhà quản lý chịu trách nhệm giám sát và cuối cùng là nhân viên các phòng ban phối hợp thực hiện đúng theo những quy định, chuẩn mực, quy tắc chung đã đƣợc đề ra.
Hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ vững mạnh sẽ giảm thiểu đƣợc các hành vi giân lận, tránh đƣợc các rủi ro sai sót, quản lý tốt tài sản và điều quan trọng là đảm bảo đƣợc các mục tiêu sau :
Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
Sự tin cậy của báo cáo tài chính
Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Kiểm sốt quy trình bán hàng – thu tiền là một khâu quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Vì quy trình bán hàng – thu tiền liên quan trực tiếp đến tài sản là hàng hóa và tiền có khả năng giân lận và tham ơ cao cần đƣợc kiểm soát chặt chẻ hơn.
Kiểm soát bất đầu từ giai đoạn xử lý đơn hàng, xét duyệt bán chịu,theo dõi nợ phải thu và cuối cùng là thu tiền. Mõi giai đoạn điều phải đƣợc kiểm soát theo từng chức năng và mục tiêu riêng và đƣợc kết hợp lại thành một hệ thống xuyên suốt vẫn đảm bảo đƣợc ba mục tiêu đã nói ở trên.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC
TẾ MEKONG