Hiện nay sinh viên khoa CNTT đang theo quy trình xử lý học vụ như sau: tùy theo nhu cầu, sinh viên chọn và điền thông tin vào các mẫu đơn bán sẵn, ký xác nhận rồi nộp cho giáo vụ khoa. Có những yêu cầu chỉ cần giáo vụ khoa xử lý là xong như hủy điểm, hủy lớp học phần,.. nhưng có những yêu cầu sinh viên cần quay lại văn phòng khoa để nhận kết quả như in bảng điểm, giấy giới thiệu,..
Theo thống kê từ giáo vụ khoa, hiện tại có 11 loại yêu cầu học vụ mà giáo vụ khoa có thể xử lý cho sinh viên. Nội dung cụ thể như sau:
Id Name Description Signature
1 In bảng
điểm
Thời hạn nhận bảng điểm là 2 ngày sau khi yêu cầu. Sinh viên in quá 3 lần bảng điểm trong 1 học kỳ sẽ bị hệ thống nhắc nhở.
2 Hủy điểm Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: tên và mã môn
cần hủy; điểm số hiện tại; lý do hủy (cải thiện điểm, học phần dư thừa,..). Sinh viên in form và ký xác nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sinh viên sẽ nhận thông báo kết quả hủy điểm, nếu có sai sót nhầm lẫn, phải gửi phản hồi ngay.
Yes
3 Chuyển lớp
học phần
Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số và họ tên sinh viên, tên và mã môn cần chuyển, lớp học phần cũ và mới, lý do xin chuyển. Sinh viên in form và ký xác nhận, gửi lại văn phịng khoa. Sinh viên sẽ nhận thơng báo về việc chuyển lớp (được chấp nhận hay từ chối)
Yes
4 Đăng ký
học phần
Sinh viên chỉ thực hiện yêu cầu này khi gặp khó khăn đăng ký học phần trong và sau thời hạn đăng ký học
Id Name Description Signature
phần và muốn được giáo vụ khoa hổ trợ. Sinh viên cung cấp đủ thông tin: mã số và họ tên sinh viên, tên và mã môn học muốn đăng ký học phần. Sinh viên sẽ nhận thông báo kết quả đăng ký từ hệ thống
5 Hủy học phần
Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số, họ tên sinh viên; tên và mã môn cần hủy, lý do hủy. Sinh viên in form và ký xác nhận, gửi lại văn phịng khoa. Sinh viên sẽ nhận thơng báo kết quả hủy học phần từ hệ thống
Yes
6 Bảo lưu điểm
Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, tên và mã môn cần bảo lưu, lý do bảo lưu điểm. Sinh viên in form và ký xác nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sau thời hạn quy định, sinh viên đến văn phòng khoa nhận lại form đã có ý kiến phê duyệt của Trưởng khoa để nộp phòng đào tạo.
Yes
7 Chấm phúc
khảo
Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, tên và mã môn cần chấm phúc khảo. Sinh viên in form và ký xác nhận, kèm theo biên lai đóng tiền gửi lại văn phịng khoa. Sinh viên nhận thông báo kết quả chấm phúc khảo và kiểm tra lại điểm trên hệ thống phần mềm của trường.
Yes
8 Xin xét tốt
nghiệp
Sinh viên chì thực hiện u cầu này khi đã hồn tất chương trình học, đủ tiêu chuẩn xét tốt nghiệp và đang trong thời hạn nộp đơn xin xét tốt nghiệp. Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số, họ tên sinh viên. Sinh viên in đơn xin xét tốt nghiệp và ký xác
Id Name Description Signature
nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sinh viên nhận thông báo kết quả đơn được chấp nhận hay không?
9 Giấy giới
thiệu
Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, họ tên, lớp niên khóa, đề nghị giới thiệu đến cơng ty nào, lý do. Sau thời hạn quy định, sinh viên đến văn phòng khoa để nhận giấy giới thiệu
10 Chuyển
khoa/ngành
Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, họ tên, lớp niên khóa, lý do chuyển ngành, cam kết. Sinh viên in đơn chuyển khoa, ký xác nhận, gửi lại văn phòng khoa. Sau thời hạn quy định, sinh viên đến văn phịng khoa nhận lại form đã có ý kiến phê duyệt của Trưởng khoa để nộp phòng đào tạo.
Yes
11 Yêu cầu khác
Sinh viên cần cung cấp đủ thông tin: mã số sinh viên, họ tên và lớp niên khóa, ghi rõ yêu cầu. Sinh viên sẽ nhận thông báo cho biết kết quả xử lý
Bảng 4 Mô tả các yêu cầu học vụ của sinh viên
Hai đối tượng chính tham gia vào quy trình này là sinh viên và giáo vụ khoa. Quy trình nghiệp vụ được đề xuất trong hệ thống như sau: sinh viên đăng nhập vào hệ thống và gửi yêu cầu học vụ, nếu yêu cầu không cần chữ ký xác nhận thì sinh viên chỉ cần đợi thông tin phản hồi từ giáo vụ khoa. Trường hợp cần ký xác nhận, sinh viên có thể chọn chức năng in để in form tương ứng, ký và nộp cho giáo vụ khoa. Mọi yêu cầu của sinh viên ngay sau khi gửi sẽ tự động hiển thị trên màn hình làm việc của giáo vụ khoa, nếu cần trao đổi với sinh viên, giáo vụ khoa có thể dùng chức năng chat trực tiếp. Kết quả xử lý sẽ được hệ thống thông báo ngay cho sinh viên.
QUY TRÌNH XỬ LÝ YÊU CẦU HỌC VỤ SINH VIÊN S in h v iê n H ệ t h ố n g G iá o v ụ Bắt đầu Kết thúc 5.Hiển thị màn hình yêu cầu học vụ 3.Hiển thị màn hình menu Sinh viên 6.Chọn loại yêu cầu 1.Đăng nhập vào hệ thống 2.Chọn menu Sinh viên 4.Chọn Học vụ/ Gửi yêu cầu học vụ 14.Nhận đơn yêu cầu (nếu có) Số lần yêu cầu/ 1 yêu
cầu vượt quá quy định
7.Hiển thị các thông tin liên quan đến yêu cầu
8.Nhập các thông tin cần thiết
9.Nhấn save Yêu cầu cần In đơn
11.Nhấn nút In đơn
10.Báo lỗi và không chấp nhận yêu cầu Yes No 12.Hệ thống xuất đơn dạng file PDF 13.Ký xác nhận và nộp giáo vụ Yes 15.Cập nhật hệ thống xem yêu cầu của sinh
viên Kiểm tra yêu cầu
có hợp lệ khơng? 16.Duyện yêu cầu
18.Cập nhật trạng thái yêu cầu của sinh viên
Yes
17.Từ chối yêu cầu No
No Đã đăng nhập vào
hệ thống?
Yes No