Quy trình chung theo dõi tiến độ thực hiện đồ án của sinh viên có thể chia làm hai giai đoạn như sau:
Giai đoạn quản lý đăng ký đồ án: Từ danh mục đề tài của giảng viên đến lúc
giảng viên chấp nhận các nhóm đăng ký đồ án
Giai đoạn quản lý thực hiện đồ án: Từ lúc khởi động nhóm cho đến khi nhóm
được phản biện hay hủy bỏ đồ án
IV.2.4.1. Giai đoạn quản lý đăng ký đồ án:
Về phía sinh viên:
Ngun tắc chung: mỗi nhóm đề tài gồm từ 1-2 sinh viên. Sau khi đã chọn đăng ký đề tài, nhóm khơng thể tự ý thay đổi đề tài, mà phải hủy đăng ký cũ rồi chọn đăng ký lại. Mỗi đề tài chỉ cho phép tối đa 2 nhóm thực hiện, do đó sinh viên đăng ký sớm sẽ có nhiều cơ hội chọn lựa hơn. Khi 1 sinh viên đăng ký, có thể mời 1 sinh viên khác cùng làm đề tài. Nếu đăng ký thành công, hệ thống sẽ tự động thông báo cho sinh viên được mời xác nhận đồng ý tham gia hay không? Nếu không đồng ý tham gia, sinh viên cũng phải xác nhận khơng đồng ý thì hệ thống mới cho phép sinh viên đó hoặc tự đăng ký mới hoặc chờ mời tham gia đề tài khác.
Về phía giảng viên
Đầu mỗi học kỳ, giảng viên có nhiệm vụ cập nhật lại danh mục đề tài cá nhân. Mỗi đề tài cần mô tả chi tiết đề tài, nội dung cần thực hiện, yêu cầu kiến thức và kỹ năng của sinh viên. Đề tài chỉ được công bố sau khi tổ trưởng duyệt. Mỗi đề tài có thể được giảng viên chọn dùng trong nhiều học kỳ.
IV.2.5. Giai đoạn thực hiện đồ án:
Giai đoạn thực hiện đồ án bắt đầu từ lúc nhóm sinh viên được giảng viên chấp nhận hướng dẫn cho đến khi nhóm hồn thành hay hủy bỏ đồ án.
Việc giám sát quá trình làm đồ án của sinh viên tương tự như công việc quản lý dự án mà giảng viên là người quản lý với các công việc như sau:
Giao nhiệm vụ cho nhóm
Giám sát tiến độ làm việc của nhóm
Lên lịch hẹn gặp
Duyệt báo cáo của nhóm