Mỗi năm một lần công ty tổng kết lại các kết quả đạt được của năm trước, các mặt còn tồn tại và đặt ra kế hoạch hoạt động cho năm kế tiếp. Năm 2007 là một năm hoạt động tích cực của công ty. Cuối năm 2007, công ty đã đề ra kế hoạch cho năm 2008 trong Dự trù báo cáo kết quả hoạt động năm 2007 và phương hướng hoạt kế hoạch năm 2008:
* Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh:
1. Với công tác quản lý đô thị và chăm sóc khách hàng: - Kiên quyết dứt điểm việc thu giá dịch vụ mới tại khu đô thị
- Xây dựng hệ thống cán bộ quản lý điều hành mang tính chuyên nghiệp.
- Xây dựng các quy định quản lý, các quy trình để tiến tới xây dựng hệ thống phần mềm nhằm xử lý kịp thời, linh hoạt chất lượng dịch vụ và phục vụ
- Bán tầng 1, 2 toà nhà 34 T, đi vào quản lý tốt 32 tầng còn lại 2. Với các dịch vụ kinh doanh:
- Nâng cao chất lượng hiệu quả kinh doanh các dịch vụ hiện thời trong công ty - Mở rộng nhiều hoạt động kinh doanh khác, hợp tác với các đối tác khác
- Đầu tư, lắp đặt các bảng thông tin quảng cáo, phòng mẫu tại sảnh tầng 1 các nhà chung cư nhằm nâng cao doanh thu, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
3. Với hoạt động xây dựng- sửa chữa, bảo trì - Thực hiện tốt công tác bảo trì tại khu đô thị
- Mở rộng thị trường sang xây lắp các công trình vừa và nhỏ 4. Với hoạt động khai thác và cung cấp nước sạch
5. Với dịch vụ vệ sinh- làm sạch chuyên nghiệp và bảo vệ
- Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ nhân viên - Nâng cao chất lượng vệ sinh làm sạch và duy trì
* Đối với công tác tổ chức, nâng cao chất lượng cán bộ:
1. Tổ chức nhân sự: Số lượng lao động dự định sử dụng năm 2008 là 320 người do công ty không thuê dịch vụ của công ty Pan Pacific mà sẽ tự triển khai thực hiện. 2. Áp dụng mô hình quản lý tiên tiến, quản lý nhân sự phù hợp
3. Nâng cao điều kiện làm việc, tăng thu nhập cho người lao động, xây dựng đội ngũ cán bộ kế cận có năng lực, tâm huyết với công việc
4. Thực hiện tốt công tác cán bộ, quy hoạch cán bộ, hang năm cử người đi học, đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, tập huấn nghiệp vụ
Như vậy công ty cũng đã có kế hoạch thực hiện công việc trong các mảng hoạt động, kinh doanh của công ty trong năm 2008. Tuy nhiên công ty vẫn còn nhiều mặt còn đang tồn tại ảnh hưởng đến hoạt động của công ty
3.1.2 Các mặt còn tồn tại trong công ty
Trong bản dự trù báo cáo đó cũng đã đề cập đến các mặt tồn tại của công ty trong phần đề xuất kiến nghị đối với Hội đồng quản trị và Tổng công ty.
Hiện tại công ty vẫn chưa xây dựng được một hệ thống quản lý chuyên nghiệp về con người và công nghệ quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu cạnh tranh của thị trường mà cơ sở của quản lý con người là xây dựng được một hệ thống phân tích cho tất cả các vị trí cần thiết trong công ty để làm nền tảng cho việc thực hiện các hoạt động nhân sự quan trọng khác như tuyển dụng, đào tạo, xây dựng hệ thống thù lao…và đánh giá thực hiện công việc nhằm phát triển năng lực nhân viên hiện tại và lâu dài.
giải pháp mà theo tôi sẽ dần khắc phục được các mặt tồn tại trên, đó là cần chú trọng hơn nữa đến các hoạt động quản lý nhân sự và song hành cùng các hoạt động nhân sự đang làm tại công ty thì nên chú trọng thêm các hoạt động sau:
- Xây dựng được một hệ thống phân tích công việc cho những vị trí công việc cần thiết vì đây là công cụ cơ bản của quản trị nhân sự.
- Hoàn thiện hơn nữa hệ thống đánh giá thực hiện công việc của người lao động nhằm phát triển năng lực người lao động.
- Hoàn thiện và nâng cao các hoạt động nhân sự bằng việc ứng dụng hai chương trình phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc.
3.2 Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc
Khi công ty có ý định xây dựng một chương trình phân tích công việc hiệu quả thì tôi kiến nghị cách thức xây dựng chương trình phân tích công việc như sau:
3.2.1 Về phía ban lãnh đạo
Trước hết công ty cần quan tâm đến hoạt động phân tích côngviệc, giao nhiệm vụ cho người cán bộ nhân sự (là người sẽ thực hiện chương trình phân tích công việc). Các nhiệm vụ này bao gồm có lên kế hoạch cho các giai đoạn của phân tích công việc; thiết kế phiếu thu thập thông tin, bảng câu hỏi, mẫu câu hỏi để tiến hành thu thập thông tin; tổng hợp thông tin thu thập được và viết các văn bản của phân tích công việc như thế nào
3.2.2 Về phía người cán bộ phân tích công việc
- Trước hết, cán bộ này phân tích một quá trình phân tích công việc để xây dựng các văn bản cho công việc cho tất cả các công việc hiện tại
- Sau đó đưa các văn bản này vào sử dụng như là một công cụ cho quản lý nhân sự
Xác định các công việc cần phân tích : Công ty tiến hành phân tích công việc hoàn thiện lần đầu nên các công việc đều được phân tích. Cán bộ hướng dẫn sẽ cùng phó trưởng phòng tổ chức đi khảo sát thông tin để thảo luận, đưa ra các vị trí công việc cần phân tích. Sau đây em xin đưa ra danh mục thống kê các công việc cần phân tích là:
Công ty tiến hành phân tích công việc hoàn thiện lần đầu nên các công việc đều được phân tích. Cán bộ hướng dẫn sẽ cùng phó trưởng phòng tổ chức đi khảo sát thông tin để thảo luận, đưa ra các vị trí công việc cần phân tích. Sau đây em xin đưa ra danh mục thống kê các công việc cần phân tích là:
Bảng 3.1: Thống kê các vị trí phân tích công việc
Phòng/ ban Chức danh công việc Mã số công việc
Ban giám đốc Giám đốc
Phó giám đốc
GĐ - 01 PGĐ- 02 P. Tổ chức- Hành chính Trưởng phòng TC- HC
Nhân viên hành chính Nhân viên nhân sự Nhân viên lễ tân
Nhân viên an toàn lao động
TPTCHC - 01 NVHC - 02 NVNS - 03 NVLT - 04 NVATLĐ - 05 P. Tài chính - kế hoạch Trưởng phòng TC-KH
Nhân viên tài chính
TPTCKH - 01 NVTC – 02 P. Kinh doanh Trưởng phòng KD&PTTT
Nhân viên kinh doanh
TPKD - 01 NVKD - 02 P. Quản lý đô thị Phụ trách phòng QLĐT
Thủ kho
Nhân viên quản lý đô thị
PĐQLĐT - 01 KT - 02
NVQLĐT - 03 P. Kỹ thuật thi công Trưởng phòng KTTC
Tổ trưởng
TPKTTC - 01 TT - 02
Trạm cấp nước Nhân viên trạm nước NVTN - 01 Đội làm sạch chuyên
nghiệp
Nhân viên làm sạch Nhân viên duy trì Nhân viên giám sát
NVLS- 01 NVDT- 02 NVGS - 03 Tổ chăm sóc cây Nhân viên chăm sóc cây NVCSC - 01 Cụm quản trị đô thị Cụm trưởng
Cụm phó Quản trị nhà
CT - 01 CP - 02 QTN - 03
Với quy tắc: Mã số công việc chính là tên viết tắt của công việc và có thêm số thứ tự đằng sau theo từng phòng ban, bộ phận
Ví dụ: Giám đốc có mã số công việc là GĐ -01
Do thời gian có hạn nên em chỉ thu thập thông tin và viết các văn bản cho 2 công việc là quản trị nhà, Trưởng phòng tổ chức hành chính và có mã số công việc lần lượt là: TP- 01, QTN- 03
Thiết kế mẫu các văn bản phân tích công việc
Công ty nên đưa ra mẫu văn bản mô tả công việc chung cho tất cả các vị trí. Sau một quá trình tổng hợp các kết quả của quá trình phân tích công việc, em xin tự đưa ra mẫu bản mô tả công việc và được trình bày chi tiết tại Phụ lục 5.
Bước 2: Thu thập thông tin
Xác định các thông tin cần thu thập
Để có thể thu thập được các thông tin thì cần phải biết chính xác các thông tin cần thu thập là gì, các thông tin được thu thập xoay quanh các vấn đề về công việc, các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các yêu cầu của công việc với người thực hiện công việc.
Xác định phương pháp thu thập thông tin
Sau khi xác định loại thông tin cần thu thập cán bộ phân tích công việc sẽ xác định phương pháp thu thập thông tin và thiết kế biểu mẫu. Công ty có một số lượng lớn lao động trực tiếp và số lao động gián tiếp không phải làm các công việc quá
a, Phương pháp bản câu hỏi: Đối tượng áp dụng chủ yếu là nhân viên hành chính, văn phòng và và một số lao động trực tiếp chuyên quản lý như cụm trưởng nhà, quản lý đội vệ sinh, bảo vệ.
Mẫu bảng câu hỏi như sau:
Bảng 3.2: Mẫu bản hỏi
BẢN CÂU HỎI
Các câu hỏi này nhằm tìm hiểu thông tin về công việc của Ông/ bà đang thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý lao động đồng thời phục vụ tốt hơn cho công việc của quý vị. Vì vậy rất mong nhận được sự giúp đỡ và hợp tác của quý vị.
Xin chân thành cảm ơn !
A. Thông tin về công việc
1. Tên công việc:……… 2. Bộ phận làm việc: ………. 3. Địa điểm thực hiện công việc:………... 4. Người lãnh đạo trực tiếp:………... 5. Cấp dưới:……… 6. Thời gian làm việc:………
B. Các nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ trong quá trình làm việc, điều kiện làm việc
1. Xin Ông/ bà hãy liệt kê theo thứ tự tầm quan trọng của các công việc và ước tính thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ:
Nhiệm vụ Thời gian 1………. ……… 2………. ……… 3……… ……… 4……… ……… 5……… ………
trong công ty ……….. ………. ………. ……….. ……….. ……….. ……… ……… ……… Ngoài công ty ………... ………. ………... ……….. ……….. ……….. ……… ……… ……… Ví dụ: Người liên hệ: người dân, đồng nghiệp, quản lý…
Cách thức liên hệ: gặp trực tiếp, điện thoại… Mức độ thường xuyên: hàng ngày, hàng giờ… 3. Tư thế làm việc thường xuyên của Ông/ bà?
ngồi di chuyển, đi lại đứng kéo đẩy, khuân vác
4.Ông/ bà thường báo cáo công việc thực hiện được cho ai, có thường xuyên không?
không ai cả hàng ngày,hàng tuần quản lý trực tiếp hàng tháng, hàng quý cấp lãnh đạo công ty hàng năm
5. Hãy liệt kê các loại máy móc, thiết bị mà Ông/ bà dùng 1………. thường xuyên / không thường xuyên
2……….. ……… thường xuyên /không thường xuyên
3………... thường xuyên / không thường xuyên
6. Ông/ bà có thường xuyên phải làm thêm không? Nếu có thì vào dịp nào? có ngày thường
không ngày cuối tuần ngày nghỉ lễ, tết 7. Ông/ bà thường làm việc ở đâu?
trong văn phòng ngoài đường
ngoài trời trên không, dưới hầm 8. Theo Ông/ bà có yếu tố nào ảnh hưởng đến sức khoẻ của mình không ? có
……….
C. Thông tin về yêu cầu công việc với người thực hiện
1. Theo Ông/ bà các kỹ năng, khả năng cần thiết để làm công việc này là gì? kỹ năng chuyên môn xử lý tình huống
trình độ ngoại ngữ các kỹ năng khác kỹ năng giao tiếp
2. Theo Ông/ bà trình độ công việc như thế nào có thể làm được công việc? trên đại học trung cấp, chứng chỉ
cao đẳng, đại học sơ cấp
3. Theo Ông/ bà để làm được công việc trên cần có kinh nghiệm tối thiểu là? không cần kinh nghiệm
1năm
1 năm trở lên
D. Thông tin về tiêu chuẩn thực hiện công việc
1. Theo Ông/ bà công việc này cần phải đạt được những tiêu chẩn nào thì sẽ được coi là hoàn thành ?
Tiêu chí Mức độ hoàn thành
Theo khối lượng công việc - - - - Theo chất lượng công việc - - - - Theo thời gian hoàn thành - - - - Theo tiêu chuẩn hành vị, thái độ - - -
- -
b, Phương pháp quan sát: Phương pháp này sẽ sử dụng để tìm hiểu công việc của lao động sản xuất, ở công ty phương pháp này sử dụng cho vị trí bảo vệ, chăm sóc cây, đội vệ sinh.
Đối tượng: lao động sản xuất tại nơi họ làm việc Mục đích: thu thập thông tin để phân tích công việc Mẫu phiếu được xây dựng như sau:
bảng 3.3: Mẫu phiếu quan sát
PHIẾU QUAN SÁT
Tên công nhân:……….... Chức danh:………
Địa điểm thực hiện:……….. Tên người quan sát:………. Thời gian: Từ ngày………..đến ngày……….
Các hoạt động
Kết quả thực hiện công việc Quan hệ với người khác Máy móc, trang thiết bị Số lượng công việc Thời gian Bắt đầu Kết thúc
Xác nhận của nhân viên Xác nhận của người đánh giá
Tiến hành thu thập thông tin
Đối với phương pháp bản câu hỏi: Khi tiến hành phân tích công việc của quản trị nhà và trưởng phòng Tổ chức em đã có sử dụng bản câu hỏi và thực hiện như sau:
Phát 10 bản hỏi cho các quản trị nhà ( 4 bản tại nhà 34T- cụm trưởng 1 bản, 3 bản tại nhà 24T1, 3 bản tại nhà 18T3), thời gian phát là 14/03/2008 và thời gian thu lại là hết ngày 17/03/2008.
Các bản hỏi này đều được thu lại tuy nhiên do công việc của người được hỏi nên có 2 bản hỏi được thu vào ngày 18/03/2008. Mẫu phiếu bản câu hỏi đã được trình bày trong Phụ lục 8
Việc tiến hành phân tích công việc của Trưởng phòng Tổ chức hành chính em đã dựa vào công việc của Phó phòng Tổ chức hành chính bây giờ vì tuy hiện tại người này có chức danh là Phó phòng nhưng thực hiện công việc của người trưởng phòng và dự định công ty sẽ thăng cấp cho người này vào ngày 1/5/2008. Để thu thập thông tin vào thời gian trên em cũng phát và thu bản hỏi cho người ở vị trí Phó phòng và đồng thời phát bản hỏi như vậy cho vị trí nhân viên hành chính và
chỗ người lao động làm việc, quan sát công việc của người lao động liên tục trong 2-3 ngày, có thể sử dụng phương pháp chụp ảnh và ghi lại chi tiết các thông tin. Các vị trí công việc quản trị nhà được quan sát liên tục trong ngày 14, 15, 17 đối với 2 người lao động đã làm việc liên tục từ 6 tháng trở lên. Vị trí phó phòng được quan sát liên tục vào ngày 18 và 19 tháng 3 và được ghi lại các thông tin theo mẫu phiếu như trên. Mẫu phiếu thu về được trình bày trong Phụ lục 9.
Bước 3: Tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc
Xử lý thông tin: Các thông tin thu thập được, xử lý, loại bỏ các thông tin không phù hợp, sau đó tổng hợp lại, phân loại để phục vụ cho việc phân tích từng vị trí công việc
Thẩm định thông tin thu thập được: Đây chính là bước tìm hiểu lại các thông tin về công việc thông qua người quản lý trực tiếp, những người lao động cùng làm công việc đó, các khách hàng thường xuyên tiếp xúc. Với quản trị nhà cần thẩm định lại thông tin thông qua cụm trưởng. Tìm hiểu lại thông tin về vị trí trưởng phòng Tổ chức hành chính trước tiên là bằng cách hỏi trực tiếp người đó, sau đó là dựa vào thông tin của ban lãnh đạo hoặc các đồng nghiệp thường xuyên tiếp xúc, làm việc cùng.
Tiến hành viết 3 bản của phân tích công việc : Dựa trên mẫu các bản trên tiến hành viết phân tích công việc cho các vị trí công việc. Trình tự tiến hành đã có chi tiết trong chương 1. Sau đây là kết quả thử nghiệm thu được sau quá trình phân tích 2 vị trí công việc tại công ty.