1.3.4.1 Lựa chọn và thiết kế các phương pháp đánh giá
Để xây dựng và thực hiện được một chương trình đánh giá thực hiện công việc phù hợp, nhất quán thì cần phải tìm được phương pháp đánh giá hợp lý, hiện có rất nhiều phương pháp như: phương pháp thang đo đồ hoạ, đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi, quản lý bằng mục tiêu (MBO)...Có thể phối kết hợp giữa hai hoặc ba phương pháp một lúc. Sau đây là các phương pháp được sử dụng:
*Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ: Người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá chủ quan về sự thực hiện công việc của nhân viên theo tiêu chuẩn từ thấp đến cao và cho điểm.
Ưu điểm : Phương pháp này tương đối đơn giản, dễ hiểu, sử dụng dễ dàng.
Nhược điểm : Dễ mang tư tưởng chủ quan của người đánh giá và các đánh giá có thể bỏ qua các đặc trưng, đặc thù của công việc.
Phương pháp này thích hợp đối với những công việc đơn giản
* Phương pháp danh mục kiểm tra: Là phương pháp sử dụng một danh mục các câu mô tả về hành vi và thái độ của người lao động trong khi thực hiện công việc và dựa vào ý kiến chủ quan của mình, người đánh giá sẽ đánh dấu vào những câu phù hợp với đối tượng đánh giá.
Ưu điểm: Phương pháp này tránh sự dễ dãi trong đánh giá và xu hướng bình quân trong đánh giá, dễ thực hiện hơn các phương pháp khác.
Nhược điểm : Phương pháp này cũng dễ mắc phải các nhược điểm là phương pháp này chỉ nhấn vào hành vi mà không nói đến kết quả hành vi.
Phương pháp này đã không phản ánh được đặc thù của từng loại công việc.
* Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải ghi lại các câu mô tả những hành vi có hiệu quả, không có hiệu quả trong thực hiện công việc của người lao động theo từng yếu tố của công việc Ưu điểm: Chính xác, khách quan, dễ hiểu, thuận tiện cho công tác phản hồi.
Nhược điểm : Tốn thời gian, nhiều khi công việc ghi chép bị bỏ qua.
* Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi: Đây là phương pháp kết hợp giữa phương pháp thang đo đồ hoạ và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng. Các thang đo này được mô tả chính xác hơn bởi các hành vi cụ thể.
Ưu điểm: Phương pháp này khá khách quan, các đặc trưng được lựa chọn cẩn thận. Nhược điểm: Việc thiết kế rất công phu, tốn kém thời gian và chi phí, những hành vi trong mẫu phiếu có thể chưa đầy đủ so với những gì người lao động làm
* Các phương pháp so sánh: Nhóm phương pháp này sẽ đánh giá sự thực hiện công việc của người lao động dựa trên so sánh sự thực hiện công việc của từng người lao động với những người bạn cùng làm việc trong bộ phận.
Nhóm phương pháp này bao gồm có phương pháp xếp hạng, cho điểm, phân phối bắt buộc, so sánh cặp.
Phương pháp xếp hạng là phương pháp mà các nhân viên sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ cao nhất tới thấp nhất dựa trên tình hình thực hiện công việc tổng thể của từng người.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
Phương pháp cho điểm là phương pháp mà người đánh giá sẽ phân phối một tổng số điểm cho các nhân viên trong bộ phận.
Phương pháp phân phối bắt buộc đòi hỏi người đánh giá phải phân loại nhân viên trong nhóm thành các loại khác nhau theo những tỷ lệ nhất định.
Phương pháp so sánh cặp là phương pháp yêu cầu người đánh giá phải so sánh từng nhân viên với tất cả những người khác trong bộ phận theo từng cặp.
Ưu điểm của phương pháp so sánh là đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, có tác dụng lớn trong việc ra quyết định về lương, thưởng.
Nhược điểm là dễ thiên vị, thành kiến. Phương pháp này còn gây ra mặt trái của tính cạnh tranh, không tạo điều kiện để phản hồi thông tin đến với người lao động.
* Phương pháp bản tường trình: Đây là phương pháp người đánh giá sẽ viết một văn bản về tình hình thực hiện công việc của nhân viên, về điểm mạnh, điểm yếu, các tiềm năng của họ cũng như gợi ý về biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc của nhân viên.
Ưu điểm: Tạo điều kiện cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động.
Nhược điểm: Phương pháp này không nên được sử dụng để ra các quyết định nhân sự do sự chính xác của thông tin tường thuật phụ thuộc nhiều vào khả năng viết của người đánh giá.
* Phương pháp quản lý bằng mục tiêu: Người lãnh đạo xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc và sử dụng các mục tiêu đó để đánh giá sự nỗ lực của nhân viên và cung cấp thông tin phản hồi.
Theo phương pháp này chú trọng đến kết quả mà nhân viên đạt được vì vậy có tác dụng nâng cao sự chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc.
Ưu điểm: Các mục tiêu và phương pháp đánh giá đựơc đề ra theo mục tiêu phát triển của doanh nghiệp; luôn có sự phản hồi thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên. Nhược điểm: Quá chú trọng đến kết quả công việc mà không chú ý đến các yếu tổ khác như trách nhiệm, sự tiết kiệm,…Nhân viên đặt mục tiêu thấp để dễ thực hiện.
1.3.4.2 Lựa chọn chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian mà đánh giá được lặp lại. Chu kỳ này phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và đặc điểm công việc nhưng không nên thực hiện đánh giá theo từng tháng vì nhiều người chỉ hiểu rằng đánh giá thực hiện công việc là để trả lương, cả doanh nghiệp và người lao động đều có tư tưởng đó nên khi doanh nghiệp thực hiện đánh giá thực hiện công việc từng tháng thì người lao động chỉ quan tâm đến mục tiêu đạt được kết quả làm việc của cá nhân mà không chú ý đến các yếu tố khác thuộc mục tiêu lâu dài của công ty như lòng tin khách hàng, uy tín… Ngoài ra khi chu kỳ quá ngắn sẽ dẫn đến tình trạng không đánh giá được sự thực hiện công việc hoặc đánh giá không chính xác vì sự thực hiện công việc của người lao động không bộc lộ rõ có tốt hay không, đặc biệt với người mới vào hoặc các công việc đòi hỏi một thời gian dài để biết kết quả thực hiện công việc có tốt không như tiếp thị, bán hàng… Vì thế nên thực hiện đánh giá thực hiện công việc ít nhất là 6 tháng, hoặc theo 1 năm.
1.3.4.3 Lựa chọn và đào tạo người đánh giá
Người đánh giá trước tiên phải là người cán bộ quản lý trực tiếp. Sau đó người tham gia vào quá trình đánh giá sự thực hiện công việc của một người có thể là cấp dưới, đồng nghiệp, người tiếp xúc thường xuyên. Ý kiến của người quản lý trực tiếp thường là chủ đạo và có tính quyết định, các ý kiến khác dùng để tham khảo…Việc đào tạo người đánh giá là công việc rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả cho đánh giá, làm cho người đánh giá hiểu họ cần phải làm công việc gì, làm như thế nào. Có hai cách đào tạo họ là sử dụng các văn bản hướng dẫn và học các lớp tập huấn. Việc quyết định cách thức đào tạo nào tuỳ thuộc vào đặc điểm từng phương pháp đánh giá mà người đánh giá quyết định sử dụng.
1.3.4.4 Phỏng vấn đánh giá
Đây là một cuộc nói chuyện giữa người lãnh đạo với nhân viên nhằm xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên; cung cấp thông tin về tình hình thực hiện công việc đã qua cùng với việc đưa ra các quyết định nhân sự, các
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
tiềm năng trong tương lai; đưa ra phương hướng khắc phục. Các bước thực hiện phỏng vấn đánh giá là:
- Chuẩn bị phỏng vấn: Người cán bộ lãnh đạo sẽ xem xét lại kết quả những lần đánh giá trước, xác định các hành vi cần nhấn mạnh trong quá trình đánh giá, cách thức tiến hành phỏng vấn.
Có 3 cách được sử dụng để tiến hành phỏng vấn là kể và thuyết phục; kể và lắng nghe; giải quyết vấn đề. Có thể người lãnh đạo nên có sự kết hợp giữa các cách thức này để đạt hiệu quả mong muốn.
Phòng nhân sự thông báo rõ ngày giờ, địa điểm cho người lao động, chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn diễn ra tốt đẹp.
- Thực hiện phỏng vấn: khi phỏng vấn người lãnh đạo phải:
. Nhấn mạnh vào ý nghĩa, tác dụng đánh giá thực hiện công việc
. Các ý kiến phải được nêu ra cụ thể, rõ ràng và hướng vào công việc chứ không phải vào cá nhân người lao động
. Ghi chép lại đầy đủ các thông tin, khuyến khích người lao động nói bằng những câu hỏi tinh tế, không gây áp lực, hãy đặt câu hỏi và có thái độ thành tâm lắng nghe, nhất thiết tránh các cuộc tranh cãi, xung đột.
. Cùng đưa ra phương hướng khắc phục nhằm làm sự thực hiện công việc của người nhân viên tốt hơn và nêu ra quan điểm công ty sẵn sàng giúp đỡ người đó khi cần thiết.
- Kết thúc phỏng vấn: Sau cùng người lãnh đạo cần nhấn mạnh mặt tích cực của sự thực hiện công việc của người lao động nhưng phải khéo léo tránh sự tự kiêu của người lao động, luôn thẳng thắn và cụ thể, có nhận xét xác đáng.
Như vậy cả phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc đều có ý nghĩa rất quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân sự khác. Phân tích công việc chính là cơ sở cho các hoạt động nhân sự khác vì vậy muốn thực hiện tốt các hoạt động này thì công ty cần thiết nên tiến hành phân tích công việc cho các vị trí công việc tại công ty. Qua phân tích công việc sẽ đưa ra được những quyết định nhân sự đúng đắn không dựa vào suy nghĩ chủ quan của mình mà có căn cứ dựa trên yếu tố
công việc. Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động song song và đi sau nhiều hoạt động nhân sự khác nhưng tầm quan trọng của nó thể hiện ở việc sẽ giúp các nhà quản lý điều chỉnh, thay đổi các hoạt động nhân sự khác khi cần thiết. Vì vậy để thực hiện tốt tất cả các hoạt động nhân sự thì tất cả các doanh nghiệp đều phải thực hiện tốt hai hoạt động này, nâng cao chất lượng quản lý nói chung.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
Chương 2- Thực trạng phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần đầu tư và dịch vụ
đô thị Việt Nam – VINASINCO
2.1 Tổng quan về công ty VINASINCO
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Sau một giai đoạn triển khai thi công, xây dựng, Tổng công ty Xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam- VINACONEX đã dần hoàn thành và cho hoạt động khu đô thị Trung hoà- Nhân chính. Nhiều hộ dân, doanh nghiệp đã chuyển đến sinh sống, làm việc tại đây. Do vậy hình thành nên nhu cầu cấp thiết của việc cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ cho đời sống của họ. Trước nhu cầu đó công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam đã được thành lập ngày 15 tháng 7 năm 2003, ngay từ khi thành lập công ty đã hạch toán độc lập về tài chính với tổng công ty VINACONEX, nhưng vẫn chịu trách nhiệm trước tổng công ty với tư cách là một công ty thành viên của tổng công ty VINACONEX.
Ngay từ khi mới thành lập mục tiêu của công ty là quản lý, khai thác và vận hành khu đô thị nhằm cung cấp các dịch vụ tiện ích tốt nhất phục vụ cho đời sống sinh hoạt cho khách hàng sinh sống và giao dịch tại khu đô thị. Đến nay, sau hơn bốn năm hoạt động công ty vẫn giữ vững phương châm đó và cố gắng ngày càng phục vụ tốt hơn, tận tình, đối với mọi đối tượng khách hàng.
2.1.2 Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ của công ty
Sản phẩm mà công ty tạo ra là loại sản phẩm đặc biệt và khá mới mẻ ở Việt Nam, đó là dich vụ "quản lý chung cư" hay là dịch vụ quản lý, vận hành và khai thác khu đô thị phục vụ khách hàng sinh sống và giao dịch tại đây bao gồm 3 loại:
Dịch vụ quản lý khu đô thị
lý, vận hành và khai thác khu đô thị khi tiếp quản từ tổng công ty gồm: 14 toà nhà từ 17T-34T, 29 văn phòng, siêu thị, 7 gian hàng hoạt động theo thoả thuận, 4 trường học, 138 biệt thự thấp tầng, 1 trạm cấp nước
- Quản lý tài sản, trang thiết bị toà nhà cùng các cơ sở hạ tầng kèm theo.
- Duy trì vận hành toàn bộ hệ thống kỹ thuật bao gồm: hệ thống vận hành thang máy, hệ thống kỹ thuật điện, hệ thống thông tin liên lạc, camera- bảo vệ
Công ty cũng quản lý tài sản riêng theo hợp đồng với khách hàng gồm các gia đình sinh sống và các đơn vị kinh doanh đặt nơi làm việc tại đây: Đảm bảo an toàn và vệ sinh sạch sẽ, quản lý các tài sản riêng theo yêu cầu của từng khách hàng, quản lý mặt bằng cho thuê...Ngoài công việc quản lý các tài sản, công ty còn quản lý dân cư trong khu: số lượng- chất lượng- tình trạng dân cư của khu theo từng thời kỳ, số người ra vào từng toà nhà trong ngày theo sự quản lý và theo dõi của quản trị nhà.
Dịch vụ vận hành khu đô thị
Công ty thực hiện các dịch vụ nhằm duy trì các hoạt động thường nhật của khu đô thị như: Các dịch vụ vệ sinh đô thị hàng ngày và các dịch vụ theo tháng do đội vệ sinh chuyên nghiệp thực hiện; Các dịch vụ an ninh, bảo vệ cả ngày lẫn đêm; Sửa chữa, khắc phục các sự cố, hỏng hóc của hệ thống trang bị kỹ thuật; cung cấp các dịch vụ về điện, nước...
Dịch vụ khai thác khu đô thị
Công ty cung cấp rất nhiều các dịch vụ đa dạng để đáp ứng nhu cầu:
Cung cấp các sách báo, văn phòng phẩm, đồ chơi trẻ em... theo pháp luật Buôn bán hàng hoá như rượu bia, thuốc lá, nước giải khát, đồ ăn nhanh.
Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, công trình giao thông…Cung cấp các dịch vụ bưu chính viễn thông, cho thuê nhà, giao nhận và vận tải hàng hoá, làm sạch và vệ sinh môi trường.
Các dịch vụ chăm sóc căn hộ( homecare ): giặt là, diệt côn trùng, sửa chữa căn hộ, các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng tới tận nơi, đúng yêu cầu.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
Cho thuê mặt bằng của công ty: cho thuê các Kiốt, đặt máy ATM, địa điểm đặt màn hình quảng cáo, biển văn phòng…Thực hiện dịch vụ tại các mặt bằng đã
chuyển nhượng của Tổng công ty tại các nhà hàng, bệnh viện...
2.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty * Sơ đồ tổ chức * Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của công ty VINASINCO
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC P. TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH P. TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH
P.KINH DOANH & PTTT ĐỘI BẢO VỆ
TRẠM XỬ LÝ NƯỚC
P. QUẢN LÝ & KHAI THÁC ĐÔ THỊ P.KỸ THUẬT THI CÔNG
HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TỔ CÂY XANH ĐỘI VSCN BẾP ĂN CÁC CỤM ĐÔ THỊ TỪ CỤM 1- CỤM 5 CÁC TỔ BẢO VỆ TỪ TỔ 1- TỔ 6
BAN KIỂM SOÁT PHÓ GIÁM ĐỐC
quy định chức năng, nhiệm vụ các bộ phận trong công ty tại phần Phụ lục 6. Sau đây là một phần quan trọng của chức năng các bộ phận nằm trong văn bản đó.
Ban giám đốc
Ban giám đốc hiện nay có một Giám đốc và một Phó giám đốc.
Với tư cách là người đại diện pháp nhân của công ty, Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật trong việc điều hành mọi hoạt động của công ty theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo điều lệ của công ty.