2.4.1. Cấu trúc lực lượng bán hàng
Công ty Cổ phần Môi trường và Thiết bị giáo dục Việt Nam là hội sở chính ở khu vực miền Bắc nên hoạt động chính là phân phối và bán hàng. Hiện nay, tổng số nhân viên thuộc bộ phận bán hàng của Công ty là 13 người.
Bảng 2.2. Cơ cấu lực lượng bán hàngChức vụ Chức vụ
Quản lý bán hàng Nhân viên bán hàng
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Lực lượng bán hàng của Cơng ty bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Vì tại miền Bắc, Cơng ty chỉ có một địa điểm phân phối và bán hàng duy nhất, các nhân viên tập trung một chỗ nên Công ty phân theo hai loại lực lượng bán hàng là lực lượng bên trong và lực lượng bên ngoài.
Lực lượng bán hàng bên trong (tại chỗ): tập trung tại trụ sở chính Cơng ty ở Số
42, Phố Văn La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội. Các nhân viên thuộc lực lượng bán hàng bên trong thường liên lạc với khách hàng thơng qua điện thoại hoặc email và tiếp đón khách hàng đến xem sản phẩm trực tiếp tại Công ty. Những nhân viên này được coi là lực lượng chủ yếu của Công ty và hoạt động bán hàng chủ yếu là nằm dưới sự điều tiết và kiểm soát của lực lượng bán hàng bên trong này.
Lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài: thường được trải ra theo vùng địa lý
từ Đà Nẵng trở vào Bắc. Vì Cơng ty chỉ có một địa điểm trực thuộc miền Bắc và một văn phịng đại diện phía Nam nên lực lượng này cũng rất cần thiết. Các nhân viên thuộc lực lượng bán hàng bên ngoài sẽ là người đại diện bán hàng của Cơng ty có trách nhiệm bán sản phẩm thơng qua những giao dịch trực tiếp với khách hàng và thường là tại địa bàn của khách hàng. Cụ thể là nhân viên bán hàng sẽ đi thị trường ở các trường học ở các vùng từ Đã Nẵng trở vào Bắc, sau đó tiếp thị và giới thiệu sản phẩm, bán sản phẩm cho khách hàng tại các khu vực này
Nhận xét:
Công ty Cổ phần Môi trường và Thiết bị giáo dục Việt Nam hiện nay khơng có sự phân bổ rõ ràng số lượng nhân viên giữa lực lược bán hàng bên trong và bên ngồi. Các nhân viên có sự luân chuyển nhịp nhàng và linh động trong các cơng việc nên có thể làm tốt dù thuộc bộ phận lực lượng nào. Tuy nhiên, đây cũng chính là một hạn chế của Cơng ty vì khơng thể chắc chắn được nhân viên nào sẽ phù hợp với mơi trường nào hơn và vì vậy mà đơi khi hiệu quả công việc không cao. Hơn nữa, với lực lượng
bên ngồi thì tốn rất nhiều chi phí và việc quản lí nhân viên bên ngồi cũng gặp nhiều khó khăn.
2.4.2. Quy trình tuyển dụng
Cơng ty Cổ phần Mơi trường và Thiết bị giáo dục Việt Nam luôn quan tâm đến việc tuyển chọn nhân tài và thu hút nhiều nguồn nhân lực khác nhau vì vậy đã xây dựng một quy trình tuyển dụng gồm các bước như sau:
Sơ đồ 2.4. Quy trình tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng Phân tích u cầu của cơng việc
Thơng báo tuyển dụng Tiến hành phỏng vấn Tiến hành đào tạo và thử việc
Ký hợp đồng làm việc
(Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Lực lượng bán hàng là cầu nối giữa Công ty và khách hàng nên Công ty chú trọng tuyển chọn nhân viên bán hàng có thái độ nghiêm túc trong cơng việc, hoạt bát, siêng năng, vui vẻ, xử lí nhanh nhạy và khéo léo những tình huống khó trong q trình bán hàng.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Là bước xác định nhu cầu bán hàng hiện tại của Công ty cần bao nhiêu nhân viên (tính tổng của cả nhân viên hiện có và nhân viên cần tuyển)
Trước mỗi kì bán hàng Cơng ty thường có cơng đoạn tổ chức lại lực lượng bán hàng. Tùy theo tính chất của kì bán hàng đó mà Cơng ty có thể sẽ tuyển thêm nhân viên bán hàng hoặc không tuyển thêm. Thường số lượng nhân viên bán hàng mà Cơng ty bán hàng tuyển trong mỗi kì bán hàng khơng q 3 người. Số lượng hạn chế này là liên quan đến vấn đề đào tạo lực lượng bán hàng. Công ty cho rằng số lượng nhân viên được tuyển thêm vừa phải thì chất lượng đào tạo sẽ tốt hơn.
Từ trước đến nay, số lượng nhân viên của bộ phận bán hàng chưa bao giờ vượt quá 15 người. Vì vậy, trong mỗi kì bán hàng, Cơng ty sẽ dựa vào số lượng nhân viên hiện có và tuyển thêm số lượng cần thiết. Theo bảng kết cấu lao động ở mục trên thì số lượng hiện tại của bộ phận bán hàng là 13 người.
Bước 2: Phân tích yêu cầu của cơng việc
Những tiêu chí, u cầu Cơng ty đưa ra trước mỗi đợt tuyển dụng như sau:
Mô tả công việc: bán các sản phẩm thiết bị cho trường học do Công ty đang cung cấp
Dưới 30 tuổi, tốt nghiệp đại học các ngành bán hàng, marketing, quảng trị kinh doanh.
Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp khéo léo Có ít nhất một năm kinh nghiệm bán hàng
Một số tố chất bán hàng: chịu được áp lực cao trong cơng việc, chăm chỉ, tính học hỏi cao…
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng được đăng trên các báo quảng cáo, internet và trang web chính thức của Cơng ty (https://tbgd.edu.vn/)
Bước 4: Tiến hành phỏng vấn
Sau khi nhận được hồ sơ dự tuyển, Công ty tiến hành phỏng vấn các ứng viên tại địa điểm Công ty ở số 42, Phố Văn La, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội. Bộ phận bán hàng sẽ xét duyệt những hồ sơ đạt yêu cầu rồi tiến hành tổ chức phỏng vấn. Giám đốc cùng quản lí bán hàng sẽ trực tiếp phỏng vấn các ứng viên, đưa ra những câu hỏi và tình huống bán hàng để lựa chọn được ứng viên phù hợp với công việc nhất
Bước 5: Tiến hành đào tạo và thử việc
Sau khi tuyển chọn đủ số lượng cần thiết, Công ty sẽ tiến hành đào tạo và thử việc. Các nhân viên bán hàng mới sẽ được đào tạo và thử việc trong vòng 1 tháng. Quy trình đào tạo sẽ do quản lí bán hàng và các nhân viên bán hàng chính thức trực tiếp hướng dẫn đồng thời nhân viên mới phải có tính học hỏi cao, tự học hỏi kĩ năng kinh nghiệm từ các nhân viên cũ. Số lượng thiết bị và sản phẩm được trong vòng 1 tháng thử việc sẽ là điều kiện then chốt để nhân viên mới được trở thành nhân viên chính thức
Bước 6: Ký hợp đồng làm việc
Sau thời gian thử việc, những nhân viên đạt u cầu sẽ được Cơng ty kí hợp đồng lao động và trở thành nhân viên bán hàng chính thức. Những khoản về lương thưởng, chế độ đãi ngộ, giờ giấc làm việc cùng các quy định chung sẽ được phổ biến trong quá trình nhận việc chính thức
Nhận xét: Quy trình tuyển dụng mà Cơng ty hiện nay đang áp dụng là phù hợp
có thể hịa nhập và gắn bó lâu dài với cơng việc. Tuy nhiên, q trình tuyển dụng và thử việc của Cơng ty là không đủ để nhiều nhân viên mới thể hiện tài năng và kinh nghiệm của mình. Hơn nữa, để có một đơn hàng có giá trị cao như thiết bị, sản phẩm phân phối đến các trường học thì nhân viên bán hàng mới cần nhiều hơn một tháng để bán hàng và chứng minh bản thân. Bên cạnh đó, q trình đào tạo các nhân viên thử việc là không bài bản. Chủ yếu các nhân viên mới tự học hỏi và tích lũy kinh nghiệm từ các nhân viên cũ nên trình độ và nghiệp vụ rất khó đồng đều.
2.4.3. Q trình đào tạo nhân viên bán hàng
Việc đào tạo nhân viên bán hàng là lĩnh vực mà Công ty Cổ phần Môi trường và Thiết bị giáo dục Việt Nam ưu tiên hàng đầu nhằm cập nhật cho nhân viên những thơng tin mới nhất và thích ứng với thị trường đầy tính cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Những chương trình đào tạo của Công ty chủ yếu là:
Trang bị các kiến thức giúp cho nhân viên bán hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm Mở các lớp tập huấn để đào tạo cho nhân viên khả năng thuyết trình, thuyết phục, đàm phán với khách hàng, các quy trình bán hàng của ty… giúp cho nhân viên bán hàng một cách tốt nhất
Tạo điều kiện cho nhân viên bán hàng nắm rõ những quy định và trách nhiệm của mình trong suốt quá trình bán hàng. Các nhân viên cũ của Cơng ty sẽ hướng dẫn, chỉ bảo, truyền lại kinh nghiệm làm việc cho các nhân viên mới vào làm
Nhận xét: Hiện nay, Công ty đã đề ra được những chương trình, khóa đào tạo
phù hợp cho nhân viên. Tuy nhiên, các chương trình đào tạo vẫn mang tính chất rập khn, khơng có tính sáng tạo và đơi khi là nhàm chán khiến nhân viên bán hàng vẫn lơ là trong quá trình được đào tạo.
2.4.4. Chế độ đãi ngộ
Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn nhân lực đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, Công ty đã tạo mọi điều kiện cho người lao động yên tâm, gắn bó lâu dài, chính vì vậy chính sách đãi ngộ lao động luôn được Công ty xem trọng và liên tục hồn thiện. Tại Cơng ty Cổ phần Mơi trường và Thiết bị giáo dục Việt Nam, nhân viên được hưởng các chế độ tiền lương, tiền thưởng theo quy chế rõ ràng. Công ty luôn chú trọng đến việc xây dựng hệ thống lương, thưởng, phúc lợi, đãi ngộ cho nhân viên phù hợp với từng thời kỳ và từng giai đoạn phát triển, đảm bảo tính linh hoạt, cơng bằng, tương xứng với mức độ cống hiến và cạnh tranh trong thị trường lao động. Công ty Cổ phần Môi trường và Thiết bị giáo dục Việt Nam áp dụng hai hình thức đãi ngộ cho nhân viên là đãi ngộ tài chính và đãi ngộ phi tài chính.
Đãi ngộ tài chính
Chính sách đãi ngộ tài chính dành cho nhân viên bán hàng của Cơng ty Cổ phần Môi trường và Thiết bị giáo dục Việt Nam gồm có:
Lương cơ bản
Phụ cấp: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe/đi lại, phụ cấp điện thoại
Bảng 2.3. Chính sách đãi ngộ tài chínhChức vụ Chức vụ
Quản lý bán hàng Nhân viên bán hàng
Ngồi ra, Cơng ty cịn có một số đãi ngộ tài chính khác như:
Chế độ phúc lợi: Công ty tặng quà hoặc tiền mặt cho nhân viên nhân ngày lễ, tết: Ngày Quốc tế lao động, ngày Quốc Khánh, Tết Nguyên đán, Tết Dương lịch, Ngày Quốc tế Phụ nữ, Ngày phụ nữ Việt Nam, Ngày thành lập Công ty, ngày sinh nhật nhân viên; Tết trung thu/Ngày Quốc tế Thiếu nhi (dành cho con của nhân viên)
Thưởng theo doanh số bán: là phần thưởng trên phần hiệu quả cho cá nhân hoặc nhóm nhân viên trực tiếp bán hàng theo chỉ tiêu được giao hàng tháng hoặc quý. Mỗi đơn hàng mà nhân viên bán được, tùy theo mức giảm chiết khấu và tùy theo từng thời điểm mà mức thưởng khoảng từ 500.000 đồng đến 2.000.000 đồng. Như vậy, tính trung bình một tháng, mỗi nhân viên của Cơng ty phải bán được ít nhất 2 đơn hàng có giá trị cao thì mức thu nhập mới được xem là khả quan. Thưởng hiệu quả hàng năm: Công ty trả thưởng hàng năm cho nhân viên bán hàng theo kết quả kinh doanh của Công ty và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong cả năm.
Nhận xét: Chế độ đãi ngộ tài chính của Cơng ty là rất phù hợp. Tuy nhiên, trong
những tháng doanh số bán hàng khơng đạt u cầu thì mức lương cơ bản dường như còn thấp để đáp ứng những nhu cầu sinh hoạt của nhân viên. Bên cạnh đó, sự giám sát chặt chẽ cũng như áp lực trong công việc cũng gây cho nhân viên căng thẳng, mệt mỏi và mất dần sự thoải mái. Đây là một trong những hạn chế mà ban Giám đốc Công ty cần lưu ý để có cách giải quyết kịp thời.
Đãi ngộ phi tài chính
Chính sách đãi ngộ phi tài chính dành cho nhân viên bán hàng của Công ty Cổ phần Môi trường và Thiết bị giáo dục Việt Nam gồm có:
Chương trình du lịch hè hàng năm
Chế độ nghỉ phép: 12 ngày, 14 ngày, 16 ngày tùy từng cấp bậc.
Các chương trình sinh hoạt đồn thể, hoạt động ngoại khóa, hoạt động tình nguyện giúp đỡ xã hội ngoài giờ làm việc giúp cho nhân viên có khơng khí vui tươi, thoải mái
Nhận xét: Qua những chính sách đãi ngộ của Cơng ty, ta có thể thấy rằng Cơng
ty đã cố gắng xây dựng một chế độ lương thưởng cả về tài chính lẫn phi tài chính tiên tiến nhằm khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả cao. Tuy nhiên trong nền kinh tế thị trường năng động, thực dụng thì chính sách thù lao của Cơng ty cịn đang ở mức trung bình, chưa thực sự thu hút và khuyến khích năng lực cá nhân để cống hiến cho sự phát triển chung cũng như công tác bán hàng trực tiếp của Công ty.