III. CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ NGUỒN TÀI LIỆU ĐƯỢC SỬ
1. Các phương pháp dùng để phân tích
1.5. Các phương pháp khác
1.5.1. Phương pháp chỉ số.
Phương pháp chỉ số được áp dụng để tính toán phân tích sự biến động tăng giảm và mối liên hệ tác động phụ thuộc lẫn nhau của các chỉ tiêu kinh tế có một hoặc nhiều yếu tố khác nhau.
Chỉ tiêu chỉ số được xác định bằng mối liên hệ so sánh của một chỉ tiêu kinh tế ở những thời điểm khác nhau, thường là so sánh giữa kỳ báo cáo với kỳ gốc
Các chỉ số áp dụng trong phân tích có hai loại: Chỉ số chung và chỉ số cá thể. Chỉ số chung (còn gọi là chỉ số tổng hợp) là chỉ số phản ánh sự biến động tăng giảm của một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp có nhiều yếu tố hợp thành. Chỉ số cá thể là chỉ số phản ánh sự biến động tăng giảm của một chỉ tiêu kinh tế riêng biệt.
Phân tích kinh tế bằng phương pháp chỉ số cho phép ta thấy được mức biến động tăng giảm (số tương đối) và mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các yếu tố hợp thành của một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp tại thời điểm khác nhau.
Phương pháp chỉ số được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế chủ yếu dựa vào chỉ số giá để từ đó tính doanh thu ở kỳ phân tích theo giá kỳ gốc.
IM = Iq * Ip
IM: chỉ số doanh thu bán hàng trong kỳ (chỉ số chung) Iq: chỉ số lượng hàng bán (chỉ số cá biệt) Ip: chỉ số giá cả hàng bán (chỉ số cá biệt) Ip = p1 = q1*p1 = M1 p0 q1*p0 M1(p0) Iq = q1 = q1*p0 = M1(p0) q0 q0*p0 M0
Phương pháp chỉ số được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế kết hợp với phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của số lượng hàng bán và giá bán tới sự biến động cuả doanh thu.
1.5.2. Phương pháp tỷ lệ.
+ Tỷ lệ phần trăm (%): Là một chỉ tiêu tương đối phản ánh mức độ hoàn thành kế hoạch hoặc tăng giảm của chi phí kinh doanh với kỳ trước.
Tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch (%)
= Số thực hiện*100 Số kế hoạch
+Tỷ trọng: là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ % của từng bộ phận chi phí so với tổng chi phí kinh doanh.
Tỷ trọng (%) = Số cá biệt *100 Số tổng thể
1.5.3. Phương pháp tỷ suất
Tỷ suất là một chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa một chỉ tiêu này với một chỉ tiêu khác có mối liên hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau như: Tỷ suất chi phí, tỷ suất lợi nhuận, tỷ suất tài trợ, tỷ suất đầu tư…
Ví dụ:
Tỷ suất lợi nhuận:
Tỷ suất chi phí:
1.5.4. Phương pháp biểu mẫu.
Trong phân tích hoạt động kinh tế người ta sử dụng biểu mẫu hoặc sơ đồ phân tích để phản ánh một cách trực quan, có hệ thống tiện cho việc theo dõi, đối chiếu và kiểm tra các số liệu phân tích.
Biểu mẫu phân tích được thiết lập theo các dòng cột để ghi chép các chỉ tiêu phân tích và số liệu phân tích tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích phân tích. Các
P’ = P *100% M
F’ = F *100% M
kinh tế có liên hệ với nhau: So sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch, so với số cùng kỳ năm trước hoặc so sánh giữa chỉ tiêu cá biệt với chỉ tiêu tổng thể .Tuỳ theo nội dung phân tích mà biểu phân tích có tên gọi khác nhau, đơn vị tính khác nhau.
Còn sơ đồ, biểu đồ hoặc đồ thị được sử dụng trong phân tích để phản ánh sự biến động tăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế trong những khoảng thời gian khác nhau hoặc những mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau mang tính chất hàm số giữa các chỉ tiêu kinh tế.
2. Nguồn tài liệu và các căn cứ sử dụng trong phân tích chi phí kinh doanh thương mại. thương mại.
Phân tích tình hình chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại căn cứ vào những số liệu sau:
- Các chỉ tiêu kế hoạch và định mức chi phí.
- Các số liệu kế toán chi phí bao gồm cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí.
- Các chế độ chính sách và các tài liệu văn bản có liên quan đến tình hình chi phí như: chế độ tiền lương, chính sách tín dụng, các hợp đồng vay vốn, hợp đồng lao động, các quy định về giá cước vận tải.
Chương II:
THỰC TRẠNG VỀ PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NINH THANH
I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NINH THANH
1. Khái quát về công ty và đặc điểm kinh doanh.
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Ninh Thanh
Công ty TNHH Ninh Thanh là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập từ tháng 10 năm 2002 đã được sự cho phép của pháp luật Việt Nam và hoạt động kinh doanh chủ yếu là buôn bán các loại giấy in. Công ty hoạt động dưới sự giám sát, điều chỉnh của luật doanh nghiệp. Công ty hoạt động hợp pháp theo pháp luật VN và đăng ký kinh doanh theo số 0102006326 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Địa chỉ trụ sở: 66 Yên Hoà. Quận: Cầu giấy.
Thành phố: Hà nội Điện thoại: 04.8333819 Fax: 04.8333819
Ngành nghề kinh doanh chính: Thương mại
Công ty TNHH Ninh Thanh đã đăng ký kinh doanh và được cấp giấy phép kinh doanh. Ngành nghề kinh doanh mà công ty TNHH Ninh Thanh đăng ký là buôn bán giấy in, giấy bột, thiết bị phục vụ ngành in… nhưng chủ yếu là công ty kinh doanh buôn bán các loại giấy in.
Trải qua gần 3 năm hoạt động công ty kinh doanh dần có hiệu quả và ngày càng tiến triển. Doanh thu và lợi nhuận của công ty ngày một tăng nhanh. Công ty đã ra quyết định chính sách kinh doanh đúng đắn. Một mặt do sự quản lý chỉ đạo đúng đắn của ban giám đốc, mặt khác do sự cố gắng của toàn thể các phòng ban người lao động nên công ty kinh doanh rất tốt, đến năm 2004 doanh thu đã đạt được 6 491 156 360 đ.
Công ty TNHH Ninh Thanh là một công ty do hai thành viên sáng lập với số vốn điều lệ là 600 000 000đ. Công ty buôn bán giấy in nên tài sản chủ yếu của công ty là TSLĐ. Tài sản của công ty tại thời điểm thành lập là 597 994 391 (đồng) trong đó chỉ có tài sản bằng tiền. Qua ba năm hoạt động đến năm 2004 tài sản của công ty còn 576 524 483(đồng) trong đó tài sản bằng tiền chỉ còn 401 111 694(đồng)
Nhận xét đánh giá: Với số vốn ban đầu là 600 000 000 đồng không phải là lớn nhưng đối với công ty TNHH Ninh Thanh thực hiện hoạt động mua bán giấy in là chủ yếu nên lượng vốn ban đầu như vậy cũng đủ để công ty thực hiện hoạt động kinh doanh mà chưa cần vay. Với ngành nghề kinh doanh thương mại thì lượng vốn chủ yếu là tiền mặt. Tài sản bằng tiền là 597 994 391 đồng chiếm trong số vốn ban đầu 600 000 000 đồng phù hợp trong điều kiện kinh doanh các mặt hàng giấy in. Với số vốn ban đầu không được lớn như vậy công ty cần hoạt động kinh doanh hiệu quả để bổ sung lãi vào nguồn vốn kinh doanh. Đồng thời công ty cần quay vòng vốn nhanh để mở rộng kinh doanh và tăng nhanh nguồn vốn kinh doanh.
2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của công ty. 2.1. Chức năng của công ty. 2.1. Chức năng của công ty.
Nước ta đang phát triển nền kinh tế nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước. Công ty TNHH Ninh Thanh hoạt động kinh doanh với chức năng thương mại cũng giống như những doanh nghiệp thương mại khác đó là hoạt động kinh doanh với chức năng mua bán trao đổi hàng hoá phục vụ cho sản xuất và đời sống. Cụ thể ở đây là công ty TNHH Ninh Thanh chuyên bán buôn, bán lẻ vật tư hàng hoá cho nhu cầu tiêu dùng như: giấy in, giấy bột, thiết bị phục vụ ngành in… nhưng chủ yếu là buôn bán giấy in. Công ty TNHH Ninh Thanh có chức năng buôn bán các loại giấy in nên nó có nhiệm vụ cung cấp giấy in cho ngành in, cho cá nhân có nhu cầu sử dụng giấy in như học sinh sinh viên, cho hàng pho to cho các văn phòng, cho cơ sở xây dựng
Tổ chức các quy trình nghiệp vụ kỹ thuật kinh doanh thương mại như: nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức nhập hàng, dự trữ bảo quản vật tư hàng hoá, quảng cáo giới thiệu và bán hàng.
Quản lý chặt chẽ kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, quản lý việc sủ dụng vốn, sử dụng lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật, quản lý công tác kế toán.
2.2. Nhiệm vụ của công ty.
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là kinh doanh giấy in, công ty có mối quan hệ mua bán trong cả nước về các loại giấy in, thiết bị phục vụ ngành in, phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Công ty TNHH Ninh Thanh do hai thành viên góp vốn thành lập sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước bằng toàn bộ vốn kinh doanh của mình. Nếu công ty kinh doanh có hiệu quả thì được hưởng lãi, nếu kinh doanh thua lỗ thì phải tự chịu. Ngàng kinh doanh chủ yếu của công ty là kinh doanh các loại giấy in và doanh thu từ các loại giấy in chiếm đến 90% tổng doanh thu.
Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ chính là kinh doanh công ty còn thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn về sản xuất kinh doanh, kinh doanh thương mại theo đúng pháp luật hiện hành của Nhà nước và hướng dẫn của bộ thương mại
- Xây dựng phương án sản xuất kinh doanh và thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết.
- Thực hiện đầy đủ các chính sách về quản lý và sử dụng vốn, tài sản, nguồn lực.
- Thực hiện kinh doanh có lãi và phát triển nguồn vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
Với đặc điểm nhiệm vụ của công ty, công tác quản lý của công ty là do ban giám đốc, các phòng ban làm việc theo chức năng nhiệm vụ của mình. Nhưng không phải vì thế mà lãnh đạo công ty không quan tâm đến thị trường mà
thị trường cạnh tranh lành mạnh mà thị trường ngày một biến động đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, vì vậy mà thông tin thị trường rất quan trọng đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh thương mại. Ban lãnh đạo công ty phải luôn khảo sát nắm bắt thông tin thị trường để phân tích thông tin nguồn hàng, thông tin về nhu cầu mặt hàng, thông tin về giá cả … để có thể ra quyết định kinh doanh đúng đắn đạt hiệu quả cao nhất. Trong mấy năm kinh doanh công ty hoạt động đã có hiệu quả do sự nhạy bén các thông tin thị trường của ban lãnh đạo, sự quản lý tốt hoạt động kinh doanh của ban lãnh đạo.
Nhận xét đánh giá: Với đặc điểm là công ty TNHH Ninh Thanh chuyên kinh doanh các mặt hàng giấy in là chủ yếu nên việc quản lý mặt hàng kinh doanh đơn giản. Tuy nhiên nếu công ty kinh doanh nhiều mặt hàng hơn sẽ có nhiều lãi hơn, ít bị rủi ro hơn.
3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty TNHH Ninh Thanh.
3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty.
Công ty TNHH Ninh Thanh là một doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh các mặt hàng như: giấy in, bột giấy, thiết bị phục vụ ngành in… Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty chủ yếu bán hàng trực tiếp cho các đơn vị trong nước, công ty mua hàng trong nước và hàng nhập khẩu nhưng công ty không trực tiếp nhập khẩu mà mua lại từ đơn vị nhập khẩu để đảm bảo nguồn hàng phục vụ kinh doanh. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là giấy in, trong đó có một lượng không nhỏ là giấy ngoại. Do đó công ty cần quản lý tốt các mặt hàng để kinh doanh có lãi.
Phương thức kinh doanh chủ yếu của công ty là bán buôn cho các cơ sở kinh doanh, cơ sở sản xuất.
Bộ máy tổ chức quản lý kinh doanh của công ty được phân theo cơ cấu trực tiếp chức năng, được mô tả theo sơ đồ sau.
Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
- Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty.
- Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm về xây dựng kế hoạch tài chính, khai thác và tạo nguồn hàng cho bộ phận kinh doanh các loại giấy in, phòng kinh doanh có nhiệm vụ giao dịch với người cung ứng nguồn hàng và giao dịch với khách hàng tìm kiếm khách hàng cho công ty. Ngoài ra phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ cung cấp kịp thời những thông tin thị trường như giá cả hàng hoá và sự biến động của giá cả, thông tin về nguồn hàng cung ứng, thông tin về khách hàng…
- Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về xây dựng, kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hạch toán kế toán và tình hình tài chính của công ty. Phòng kế toán có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi theo dõi công nợ và lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán theo định kỳ tháng, quý, năm. Cuối năm phòng kế toán sẽ tập hợp các bảng báo cáo để lập bảng phân tích từ đó thấy được sự biến động của các chỉ tiêu và đưa ra phương hướng khắc phục.
- Phòng kho vận: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản hàng hoá, theo dõi lượng hàng hoá nhập - xuất – tồn và gửi hoá đơn như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán của công ty.
Nhận xét đánh giá: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty rất đơn giản, ít các Ban giám đốc
phòng ban và nhân viên các phòng ban dễ hơn. Với bộ máy quản lý đơn giản như vậy sẽ giúp giám đốc công ty điều hành công ty tốt hơn. Đồng thời cơ cấu bộ máy quản lý không cồng kềnh cũng làm giảm chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên công ty có ít các phòng ban nên lượng công việc mà mỗi phòng ban phải làm sẽ nhiều hơn, với khối lượng công việc lớn sẽ gây căng thẳng cho nhân viên và dễ nhầm lẫn trong tính toán các nghiệp vụ kinh tế do không chuyên sâu từng nghiệp vụ chuyên môn.
3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong công ty TNHH Ninh Thanh, nó cung cấp những thông tin về tài sản và nguồn vốn cho nhà quản trị doanh nghiệp giúp nhà quản trị nắm bắt và hiểu rõ khả năng kinh doanh của mình. Phòng kế toán cùng nhà lãnh đạo công ty đưa ra những chiến lược kinh doanh.
Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán:
- Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc thực hiện kế hoạch toàn công ty mà bộ máy lãnh đạo đề ra.
- Trực tiếp lựa chọn các phương án kinh doanh do các phòng đề xuất. - Quản lý tài sản, tiền vốn và các quỹ của công ty.
- Tham gia giao nhận bảo toàn và phát triển vốn.
- Chịu trách nhiệm duyệt và quyết toán tài chính cho các phòng.
- Tổng hợp quyết toán tài chính và báo cáo lên cấp trên theo quy định. - Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán
- Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán.
- Đảm bảo cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, đầy đủ.
- Trực tiếp hạch toán kinh doanh với bên ngoài, hạch toán tổng hợp các nguồn vốn, phân phối thu nhập, thu nộp Ngân sách.
Hình 2: Sơ đồ bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình hạch toán kế