LI CỜ ẢM ƠN
2.5. Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng trong thời gian qua
Bảng 2.4. Bảng kế hoạch mua một số thiết bị năm 2014
TT TÊN CƠNG TRÌNH ĐỊA
ĐIỂM
NGUYÊN GIÁ TSCĐ
NỘI DUNG CHỦ YẾU CÔNG VIỆC
SCL
GIÁ TRỊ KẾ HOẠCH NĂM
2014
1 Điều độ miền TrungHệ thống SCADA
TBA 110kV Cầu Đỏ
145,555,767,762
Thay mới hệ thống ắcquy tủ nguồn TBA
110kV Cầu Đỏ (4 bình 12V - 40Ah) 57,000,000 TBA 110kV Xuân Hà Thay mới hệ thống ắcquy tủ nguồn TBA
110kV Xuân Hà (4 bình 12V - 40Ah) TBA 110kV Quận Ba Thay mới hệ thống ắcquy tủ nguồn TBA
110kV Quận Ba (4 bình 12V - 40Ah) 2 Tạm tăng HTTT vi ba và SCADA TBA 110 KV Liên Chiểu TBA 110kV Liên Chiểu 1,537,485,045 Thay mới hệ thống ắcquy tủ nguồn TBA 110kV Liên Chiểu (8 bình 6V - 192Ah)
43,000,000
3
Hệ thống thông tin tải ba và SCADA TBA 110KV Cư Jút TBA 110kV Cư Jut 2,020,843,245 Thay mới hệ thống ắcquy tủ nguồn TBA 110kV Cư Jut (8 bình 6V - 210Ah) 43,000,000 4 HTTT tải ba và SCADA TBA 110KV Hồ Hiệp TBA 110kV Hịa Hiệp 3,065,351,802 Thay mới hệ thống ắcquy tủ nguồn TBA
110kV Hịa Hiệp (8 bình 6V - 210Ah)
43,000,000
5 Xe ô tô Pick-up cabin
kép chở hàng 423,118,845 Sửa phần máy, phần gầm, phần đồng và sơn toàn bộ xe 170,000,000.00 6 Xe nâng chuyên dụng A3 488,086,923 Sửa phần máy, phần gầm, phần đồng và sơn toàn bộ xe 180,000,000.00 Tổng Cộng 536,000,000
54
2.5.1 Tình hình và kết quả mua hàng theo các mặt hàng chủ yếu
Với các mặt hàng có giá trị lớn nhu những thiết bị trong hệ thống điều khiển, giúp cho sự hoạt động ổn định của hệ thống điện lưới quốc gia, đảm bảo sự hoạt động an tồn thì trung tâm khơng được tham gia vào q trình mua sắm những thiết bị đó. Đó là các mặt hàng kỹ thuật được mua trực tiếp từ nước ngồi, đó là nguồn đầu tư trực tiếp của nhà nước, được tập đoàn EVN phân phối xuống Trung tâm.
Mặt hàng chủ yếu là trung tâm mua nó liên quan đến sự hoạt động hàng ngày của Trung tâm như văn phịng phẩm, bàn ghế, máy tính… Tức là những mặt hàng cần dùng chú yếu hàng ngày để Trung tâm có thể vận hành một cách trơn tru nhất.
Với những mặt hàng liên quan đến bàn ghế, mặt hàng được lựa chọn đều của các hãng lớn có uy tín và có tiếng trên thị trường như Hịa Phát…
Các hãng máy tính có tiếng như Dell, HP …
Đây đều là những cơng ty có uy tín, sản phẩm chất lượng, được người tiêu dùng đánh giá cao và được trung tâm chọn lựa để giúp cho quá trình vận hành điều khiển được trơn tru, khơng vì những vướng mắc nhỏ để hoạt động bị ngưng trệ.
2.5.2 Tình hình và kết quả mua hàng của Trung tâm theo nguồn hàng.
Các nhà cung cấp được lựa chọn hầu hết là những nhà cung cấp đã có giao dịch với trung tâm trên thị trường.
Trung tâm sẽ có một danh sách các nhà cung cấp đã từng cung cấp các sản phẩm, các mặt hàng mà trung tâm cần đã được giao dịch từ trước. Bên cạnh đó, một số các nhà cung cấp mới cũng sẽ được cập nhật tình hình và đưa vào sự lựa chọn của Trung tâm.
Trung tâm sẽ trực tiếp liên hệ với các nhà cung cấp, tham khảo giá cả, các phương thức giao hàng, dịch vụ hậu mãi sau khi mua, nhà cung cấp nào đáp ứng được tất cả những tiêu chí mà trung tâm đề ra, thì nhà cung cấp sẽ được chọn. Với tiêu chí: mua giá cả phải chăng, chất lượng tốt, dịch vụ tốt nên các nhà cung cấp hết sức lưu ý khi tham gia vào quá trình giao dịch với trung tâm.
55
Các nguồn hàng, nhà cung cấp đã được Trung tâm giao dịch như:
2.5.3 Tình hình và kết quả mua hàng theo phương thức mua
Có 2 cung cách mua phổ biến trên thị trường hiện nay và được trung tâm áp dụng: hình thức mua trực tiếp (liên hệ với các nhà cung cấp) và hình thức đấu thầu
Với hình thức mua trực tiếp, các mặt hàng được trung tâm áp dụng với những mặt hàng có giá trị nhỏ lẻ, có giá trị khơng lớn. Có thể đó là những mặt hàng văn phòng phẩm dùng hàng ngày, hay sự thay đổi về một vài vật dụng bị hỏng hóc trong q trình sử dụng, hay cũng có thể là các mặt hàng dầu mỡ bơi trơn giúp máy móc vận hành tốt, nhưng mua với số lượng nhỏ lẻ và có giá trị khơng cao. Nhưng khơng vì thế mà trung tâm tỏ ra không quan tâm tới việc mua bán bằng hình thức trực tiếp. Vẫn quản lý sát sao hình thức mua như thế này, ln nâng cao tinh thần trách nhiệm, tiết kiệm chi phí cho Quốc gia, cho nên trong việc lựa chọn nhà cung cấp hay các dịch vụ hậu mãi sau mua luôn được trung tâm chú ý đến.
Và khi tìm hiểu về các nhà cung cấp, trung tâm luôn lựa chọn được nhà cung cấp bán hàng với chất lượng tốt, đạt yêu cầu của trung tâm và giá cả hợp lý nhất với dịch vụ chăm sóc tốt, cam kết về chất lượng cũng như đảm bảo thời gian, cung cách giao hàng.
Ưu điểm của hình thức mua trực tiếp: - Thời gian mua hàng, giao hàng nhanh
- Nhà cung cấp có sẵn danh sách từ trước, chỉ phải tìm hiểu thêm một số nhà cung cấp khác để so sánh về giá cả, chất lượng, cũng như tìm hiểu về mặt hàng mà trung tâm yêu cầu xem có đúng với u cầu hay khơng
- Có thể tìm được nhiều mặt hàng với giá rẻ hơn ngoài thị trường hiện bán - Giao dịch nhanh chóng, khơng rườm rà
- Được các nhà cung cấp chăm sóc tốt, dịch vụ hậu mãi được chú trọng Nhược điểm:
- Nhà cung cấp đôi khi cịn pha tạp, vì tìm hiểu trên thị trường đôi khi khơng tránh được những điều đó
56
- Một số nhà cung cấp bn bán đứt đoạn, nên dịch vụ có thể bị sao nhãng - Hàng hay bị trì hỗn, vì những nhà cung cấp nhỏ lẻ thường khơng có sẵn hàng, phải đặt lại của các nhà cung cấp hoặc của hãng.
Với hình thức đầu thầu, các mặt hàng được áp dụng thường có giá trị lớn, cần phải xem xét về mặt số lượng, chất lượng, thời gian cũng như nhiều vấn đề liên quan khác. Với hình thức này, trước tiên Trung tâm sẽ cơng bố về thơng tin gói thầu cho các nhà thầu. Sau đó là khoảng thời gian chuẩn bị cho các nhà thầu. Các nhà thầu tìm hiểu tất cả các thơng tin liên quan đến gói thầu, điều kiện nhà thầu, cung cách đấu thầu… để xem xét và nộp hồ sơ cho trung tâm, để tham gia vào quá trình thầu. Các nhà thầu không đủ khả năng cũng sẽ dựa trên các thơng tin có sẵn tự thấy lợi thế, bất lợi của mình để khơng tham gia vào q trình thầu
Tiêu chí chọn nhà thầu:
- Giá cả: giá cả ln là hợp lý nhất
- Phương thức giao hàng: giao hàng tận nơi hay xuất tại kho, hoặc một địa điểm nào đó.
- Thời gian giao hàng: cam kết thời gian sau khi hoàn thành đầu thầu, hay từ khi hợp đồng ký kết có hiệu lực
- Chất lượng sản phẩm: cam kết về sản phẩm có chất lượng như thế nào? Ít nhất phải đảm bảo được chất lượng như trung tâm đã đưa ra.
- Dịch vụ sau bán: bảo hành, chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc… Kết quả đấu thầu: Trung tâm chọn được nhà thầu có giá cả hợp lý nhất với chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ, cũng như sự nhạy bén, chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp đó
Ưu điểm của đấu thầu:
- Loại bỏ được những nhà cung cấp không cần thiết, không đủ năng lực ngay từ đầu. Tức là các nhà cung cấp đã tìm hiểu được thơng tin về gói thầu và yêu cầu với các nhà cung cấp, cho nên đã loại được một số nhà cung cấp ngay từ vịng này.
57
- Khơng có sự hỗn tạp trong quá trình mua bán, bởi các nhà thầu được chọn lựa đều là những doanh nghiệp có uy tín trên thị trường, có tính chun nghiệp cao.
- Thông tin về các nhà cung cấp ln được đảm bảo, vì đều là doanh nghiệp có chữ tín.
- Đảm bảo được thời gian giao hàng ln chính xác - Dịch vụ sau mua ln được đảm bảo tốt nhất. Nhược điểm:
- Mất nhiều thời gian hơn trong quá trình đấu thầu, vì các nhà cung cấp phải quan một loạt các giai đoạn như nộp hồ sơ, chờ đợi, xét duyệt… Cho nên thời gian sẽ kéo dài hơn.
- Nhiều tiêu chí chọn nhà thầu, xuất hiện các nhà thầu có điều kiện tương tự nhau.
- Có thể sẽ xảy ra một vài q trình khơng minh bạch trong quá trình đấu thầu. - Khơng kiểm sốt được hết các hoạt động.
- Đưa ra các tiêu chí chọn nhà thầu khó khăn hơn.
2.5.4 Tình hình và kết quả mua hàng theo thời gian
Mua hàng theo mùa, tức là vào một thời gian nhất định nào đó trong năm, tổ chức sẽ tiến hành giao dịch, mua hàng với các nhà cung cấp.
Đối với Trung tâm, điều này là hầu như không xảy ra. Nhu cầu của trung tâm không diễn ra một thời gian nhất định ở trong năm, bởi chi phí phát sinh, hàng hóa mua sắm là khó để dự kiến được.
Mua hàng, phụ thuộc vào quyết định của ban Giám đốc trung tâm, phụ thuộc vào nhu cầu của cán bộ cơng nhân viên, sau đó là mới xác định được là cần mua những gì, dự tính chi phí bao nhiêu, có phù hợp với nguồn ngân sách khơng.
2.5.5 Phân tích tình hình mua hàng và tồn kho hàng hố
Hàng hóa của trung tâm thường là hàng mua để sử dụng ln, ít có khái niệm lưu trữ. Bởi trung tâm khơng xảy ra q trình mua đi, bán lại như các doanh nghiệp thương mại, cho nên vấn đề lưu kho gần như là khơng có với trung tâm.
58
Tuy nhiên, cũng có thể sẽ có tình trạng trung tâm mua hàng để dùng dần, tức là trung tâm sẽ mua với một lượng lơn hơn thường niên dùng, để lại và sau đó sử dụng dần, khơng phải tiến hành mua bán nữa.
Vậy có thể khẳng định, với đặc điểm lưu kho là hầu như không xảy ra với Trung tâm điều độ hệ thống điện quốc gia, bởi hàng hóa mua của trung tâm là để sử dụng luôn vào hệ thống vận hành của Trung tâm. Đó là những máy móc, những vật dùng phục vụ và sử dụng hàng ngày chứ khơng có chức năng mua đi bán lại như các doanh nghiệp thương mại khác.
2.6. Công tác quản trị mua hàng tại doanh Trung tâm (theo quy trình mua hàng) mua hàng)
2.6.1 Quản trị mua hàng theo quy trình mua
Có 2 hình thức được trung tâm áp dụng khi mua hàng: hình thức mua trực tiếp ở các nhà cung cấp và hình thức đầu thầu trực tiếp với những dự án có giá trị lớn.
Về hình thức mua trực tiếp, thì các trang thiết bị, hàng hóa mà trung tâm cần mua thường có giá trị nhỏ, hoặc vừa phải. Trung tâm sẽ trực tiếp liên hệ với một số các nhà cung cấp để tham khảo giá, cách thức phân phối, vận chuyển giao hàng hay chất lượng các sản phẩm, các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau mua mà các nhà cung cấp đưa ra. Khi đó sẽ lựa chọn ra một hoặc một số nhà cung cấp cho giá cả hợp lý nhất, cùng với sự ưu đãi về vận chuyển cũng như các dịch vụ chăm sóc sau khi mua.
59
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ quy trình mua hàng theo hình thức trực tiếp
Về hình thức đấu thầu, các gói hàng hầu hết có giá trị lớn, cần có một hội đồng phân tích cũng như kiểm định, đánh giá chất lượng, cũng như sự hợp lý về giá cả. Trung tâm sẽ đăng tin về gói thầu, mời các bên đấu thầu nộp hồ sơ, tham gia vào q trình đầu thầu. Sau đó xét duyệt và tuyển chọn các nhà thầu có khả năng thực hiện nhất. Cuối cùng sau đó là chọn ra một (một số) nhà thầu ả thi nhất để thực kh hiện gói thầu
Sơ đồ 2.6. Sơ đồ quy trình mua theo hình thức đấu thầu
Thương lượng và đặt hàng Tìm và lựa chọn nhà cung cấp Theo dõi và giao nhận hàng hóa
Đánh giá kết quả thực hiện
Xác định nhu cầu mua
hàng
Thỏa mãn không thỏa mãn
Xác định nhu cầu
Mời thầu và thu nhận hồ sơ các nhà thầu Tổ chức đấu thầu Đánh giá hồ sơ dự thầu và trình duyệt kết quả Xét duyệt hồ sơ đạt tiêu chuẩn Thẩm định và phê duyệt kết quả Không thỏa mãn Thỏa mãn
60
2.6.2. Xác định nhu cầu mua hàng
Trước tiên, trung tâm phải xác định được trung tâm cần mua những gì, số lượng bao nhiêu, chất lượng yêu cầu như thế nào. Vì trung tâm là trực thuộc tập đoàn điện lực EVN, chủ yếu hoạt động của trung tâm là điều hành hệ thống điện, mua các vật tư cần thiết để có thể phục vụ cho nhu cầu cung cấp điện.
Mặt hàng chủ yếu các thiết bị, hàng hóa phục vụ cho nhu cầu điều độ hệ thống điện của trung tâm. Ngồi ra cịn là những thiết bị phục vụ cho cơ sở vật chất của trung tâm, phục vụ cho quá trình làm việc của người lao động trong trung tâm như máy tính, bàn ghế …
Khi nào cần xác định nhu cầu mua hàng? Khi các thiết bị máy móc có tình trạng hỏng hóc khơng sửa chữa được hay các thiết bị máy móc cần thay thế theo định kỳ. Vậy làm sao để xác định được nhu cầu mua hàng, khi mà ban quản lý cấp cao không thể sát sao tới từng việc nhỏ như thế. Nhu cầu mua hàng được xác định khi các cán bộ, cơng nhân viên có nhu cầu. Họ là những người trực tiếp sử dụng các thiết bị hàng ngày, nên khi các thiết bị có vấn đề gì thì cán bộ cơng nhân viên là những người rõ nhất. Họ sẽ có kiến nghị lên ban quản lý cấp cao đề xuất ý kiến để được xét duyệt. Ban quản lý sẽ tùy vào tình hình tài chính, cũng như tình trạng máy móc để phê duyệt xem nên thay thế đổi mới hay sửa chữa.
Không chỉ cán bộ công nhân viên là những người trực tiếp đề xuất ý kiến để trang bị trang thiết bị cho trung tâm. Bản thân các nhà quản lý cũng chú ý tới tình trạng cụ thể của trung tâm như thế nào, tình trạng máy móc thiết bị ra sao (trực tiếp hoặc qua các báo cáo, phản ánh của nhân viên). Từ đó, ban quản lý sẽ xác định xem trung tâm cần thêm gì, cần thay đổi điều gì để có thể đề xuất với hội đồng của trung tâm, với tập đoàn điện lực để bổ sung trang thiết bị phục vụ cho quá trình điều độ hệ thống điện của cả nước.
2.6.3 Đối với cơng tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp(mời thầu và thu nhận các hồ sơ thầu)
Khi đã xác định được nhu cầu mua hàng của trung tâm thì sẽ có 2 hình thức để xác định xem hình thức mua của trung tâm là như thế nào?
61
Với các trang thiết bị nhỏ lẻ, có giá trị nhỏ, trung tâm sẽ áp dụng hình thức mua trực tiếp. Với hình thức mua trực tiếp, trung tâm đã có một danh sách của một
số nhà cung cấp đã từng phân phối cho trung tâm. Dựa trên những danh sách đó, Trung tâm sẽ xem xét để tìm hiểu xem mặt hàng mà trung tâm cần có được cung cấp bởi những nhà cung cấp đã có sẵn hay khơng, giá cả, chất lượng, hình thức vận chuyển như thế nào. Bên cạnh đó, trung tâm cũng sẽ tìm hiểu thêm về những trang thiết bị mà mình cần, sau đó tìm hiểu thêm các nhà cung cấp mới, tham khảo về sản phẩm, chất lượng, phân phối, hậu mãi… như thế nào.
Các hình thức tìm nhà cung cấp của trung tâm: - Thơng qua danh sách có sẵn đã giao dịch từ trước