Bộ phận cung ứng Bộ phận cung ứng Bộ phận cung ứng Bộ phận yêu cầu mua hàng Thủ kho, kế tốn kho Phịng cung ứng Giám đốc Kế tốn Kế tốn
Diễn Giải quy trình mua hàng: Yêu cầu mua hàng :
- Yêu cầu cung cấp vật tư được xác lập dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh để đáp ứng các đơn hàng của khách hàng hoặc để tồn kho và chuẩn bị cho hoạt động phát triển kinh doanh của cơng ty.
- Khi cĩ nhu cầu đề nghị cấp vật tư, bộ phận cĩ nhu cầu chuyển BOQ hoặc Phiếu yêu cầu mua hàng theo form quy định của từng bộ phận đến BP cung ứng. Số lượng chuyển cho BP cung ứng phải gồm 02 bản gốc.
Kiểm tra hàng tồn kho và xác định hàng hĩa cần mua
Đối với yêu cầu mua hàng là vật tư, Bộ phận cung ứng đối chiếu danh mục hàng tồn kho với số lượng vật tư yêu cầu thực tế trên BOQ đã được phê duyệt để xác định số lượng hàng hĩa cần đặt mua bên ngồi.
Lựa chọn nhà cung cấp
- Bộ phận cung ứng chọn các nhà cung cấp trong danh sách nhà cung cấp được duyệt P7.4.1/02-F03 của Cơng ty để yêu cầu chào giá.
Yêu cầu báo giá, gửi mẫu
- Sau khi đã chọn nhà cung cấp, nhân viên mua hàng yêu cầu nhà cung cấp báo giá, gửi mẫu...thơng qua phiếu yêu cầu báo giá P7.4.1/01-F01 hoặc qua hình thức như gởi mail, fax, gọi điện trực tiếp để yêu cầu.
- Khi gửi yêu cầu đến nhà cung cấp phải cung cấp đầy đủ các thơng tin như số liệu, dữ liệu mua, thơng số kỹ thuật, đặc tính kỹ thuật, chủng loại, mã số hàng hố, tên nhà sản xuất để NCC chào giá được chính xác.
Lập biên bản xét giá & Trình Duyệt
- Dựa trên việc kiểm tra các hạng mục của bước 5.2.4, nhân viên mua hàng tiến hành lập biên bản xét giá theo form P7.4.1/01-F02 để lựa chọn nhà cung cấp. Trưởng bộ phận cung ứng phải kiểm tra & ký phê duyệt trước khi Trình lên CEO phê duyệt.
- Biên bản xét giá này phải được CEO xét duyệt trước khi liên hệ đặt hàng với nhà cung cấp. Nếu biên bản xét giá này khơng được CEO đồng ý thì nhân viên mua hàng phải tiến hành thực hiện bước 5.2.4 hoặc điều chỉnh cho phù hợp.
- Để thực hiện việc ký kết hợp đồng nhân viên mua hàng phải:
+ Kiểm tra số liệu/ dữ liệu trên hợp đồng với BOQ hoặc Phiếu yêu cầu mua hàng để đảm bảo yêu cầu mua phù hợp với dữ liệu mua.
+ Thống nhất với nhà cung cấp về chủng loại hàng hĩa, phạm vị dịch vụ và điều kiện mua bán. .
Giám sát giao hàng
- Trước khi nhận hàng, nhân viên mua hàng cĩ trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp như:
- Lập danh sách đơn hàng đang xử lý để kiểm tra tiến độ giao hàng. Việc kiểm tra này cĩ thể trao đổi qua mail hoặc điện thoại.
Nhận hàng, kiểm hàng, nhập kho
- Khi nhà cung cấp tiến hành giao hàng thì đại diện bộ phận cung ứng & bộ phận yêu cầu mua hàng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng và các tài liệu kỹ thuật liên quan để kiểm tra về số lượng & chất lượng sản phẩm.
- Sau khi nhận hàng xong, nhân viên mua hàng chuyển chứng từ bao gồm:
+ Đối với hàng hĩa mua nội địa: bản sao Biên bản giao hàng, BOQ, Đơn đặt hàng (Hợp đồng) & Hĩa đơn GTGT (Nếu cĩ) cho kế tĩan kho để làm phiếu nhập kho & chuyển hồ sơ cho Thủ kho nhập hàng.
+ Đối với hàng hĩa nhập khẩu: bản sao BOQ, Hợp đồng nhập khẩu, Tờ Khai Hải quan, Invoice &Packing List cho kế tĩan kho để làm phiếu nhập kho & chuyển hồ sơ cho Thủ kho nhập hàng.
Đề nghị thanh tốn, phê duyệt thanh tốn, lập UNC, phiếu chi:
- Khi cĩ hợp đồng mới cần tạm ứng hay hàng đã giao, đã nhập kho phịng cung ứng làm đề nghị thanh tốn gồm cĩ: hĩa đơn, hợp đồng mua, phiếu nhập kho, đề nghị mua hàng.
- Kế tốn chuyển cho Giám đốc duyệt hồ sơ thanh tốn. Sau khi Giám đốc phê duyệt xong kế tốn làm UNC, phiếu chi thanh tốn.
Kế tốn lưu hồ sơ, nhập vào các sổ:
- Sau khi thanh tốn xong kế tốn lưu hồ sơ và nhập vào các sổ chi tiết, nhật ký chung...
Quy trình nhập kho:
Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu
Bộ phận cung ứng
Bộ phận cung ứng &Bộ phận yêu cầu mua hàng
Kế tốn kho Mẫu:01/VT.QĐ15/2006/QĐ-BTC
Thủ kho
Thủ kho, kế tốn kho, nhân viên mua hàng
DIỂN GIẢI QUY TRÌNH:
- Hàng hĩa mua về, kiểm tra: Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, Bộ phận cung ứng sẽ cùng
đại diện của Bộ phận yêu cầu mua hàng tiến hành kiểm tra hàng hĩa mua vào xem cĩ đúng quy cách, chủng loại, đầy đủ số lượng theo đơn đặt hàng hay hợp đồng mua khơng. Kết quả kiểm tra được ghi vào phiếu nhập kho kiêm kiểm tra hàng hĩa đầu vào.
- Lập phiếu nhập kho: Hàng hĩa mua vào đạt yêu cầu, Nhân viên mua hàng sẽ chuyển
tồn bộ hồ sơ, chứng từ mua hàng và phiếu kiểm tra hàng cho kế tốn kho để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập thành 4 liên.
- Nhập vào kho: Sau khi lập phiếu xong kế tốn kho chuyển chứng từ phiếu nhập kho cho
Thủ kho để tiến hành nhập kho & bảo quản hàng hĩa.
- Lưu chứng từ: Sau khi hồn tất việc nhập kho, Thủ kho chuyển 01 phiếu nhập cho Bộ
phận cung ứng lưu, 01 phiếu Thủ kho lưu, 01 phiếu kế tốn kho lưu, 01 phiếu kẹp vào chứng
Khơng đạt Để riêng, chờ xử lý Hàng hĩa đã mua về Kiểm tra Nhập vào kho Lưu hồ sơ Đạt Lập phiếu nhập kho