NGOÀI (NGOẠI KIỂM)
KSCL từ bờn ngoài đối với cỏc Cụng ty kiểm toỏn là quỏ trỡnh KSCL cỏc loại dịch vụ mà Cụng ty kiểm toỏn đó cung cấp cho khỏch hàng, được thực hiện
bởi cỏc tổ chức, hiệp hội nghề nghiệp hoặc cỏc hội đồng chức năng của Nhà
nước.
Hoạt động KSCL từ bờn ngoài vụ cựng cần thiết ở tất cả cỏc nước, đặc biệt là đối với những nước mà nghề nghiệp kiểm toỏn được tổ chức và quản lý khụng
phải do Nhà nước. Đối với từng nước thỡ việc tổ chức hoạt động này cú khỏc
nhau, nhưng mục đớch đều hướng đến làm tăng độ tin cậy đối với cỏc hoạt động
kiểm toỏn được thực hiện bởi cỏc Cụng ty kiểm toỏn độc lập. Sự cần thiết của
KSCL từ bờn ngoài Cụng ty kiểm toỏn được IFAC khẳng định trong bỏo cỏo về
chớnh sỏch của hội đồng: “ Điều quan trọng là tất cả cỏc cụng ty hành nghề kiểm
toỏn và cung cấp dịch vụ kiểm toỏn cũng như cỏc dịch vụ cú liờn quan phải đối
mặt với khả năng cụng việc của họ sẽ bị kiểm tra” (IFAC 1992) .
Quỏ trỡnh kiểm soỏt cú thể thực hiện theo 2 mụ hỡnh:
Kiểm soỏt chộo: (điển hỡnh ở Mỹ) đõy là sự kiểm soỏt được thực hiện
bởi cỏc Cụng ty kiểm toỏn này đối với cỏc Cụng ty kiểm toỏn khỏc nhằm xem
xột sự tuõn thủ của cỏc cụng ty được kiểm soỏt đối với hệ thống KSCL của
mỡnh.
Việc chỉ định cỏc cụng ty kiểm soỏt được thực hiện theo 2 cỏch: Do cụng ty bị
kiểm soỏt lựa chọn hoặc do sự lựa chọn của cỏc hội đồng chức năng.
Kiểm soỏt bắt buộc đối với cỏc Cụng ty kiểm toỏn (tiờu biểu ở Phỏp):
Quỏ trỡnh kiểm soỏt nàyđược thực hiện bởi cỏc tổ chức, hiệp hội ngành nghề
hoặc cỏc hội đồng nhà nước.
1. Tiờu chuẩn và nguyờn tắc KSCL kiểm toỏn
KSCL đối với từng hoạt động và từng quốc gia cú sự khỏc nhau nhưng
31
quốc tế (ISA) số 220 thỡ KSCL hoạt động kiểm toỏn phải dựa trờn cỏc tiờu chuẩn:
-Yờu cầu về mặt chuyờn mụn: Cỏc nhõn viờn được giao nhiệm vụ phải được đào tạo ở một trỡnh độ tương xứng, cú khả năng đỏp ứng được nhiệm vụ đó giao.
-Tụn trọng cỏc nguyờn tắc nghề nghiệp: Nhõn viờn cụng ty kiểm toỏn phải luụn đảm bảo sự tụn trọng cỏc nguyờn tắc chớnh trực, khỏch quan, độc lập và giữ
bớ mật như đó qui định trong nguyờn tắc đạo đức nghề nghiệp của IFAC.
-Giao việc: Cụng việc kiểm toỏn chỉ được phõn cụng cho những người cú đủ năng lực chuyờn mụn, thành thạo cụng việc được giao, đảm bảo phự hợp giữa người và việc.
-Chỉ đạo hướng dẫn và giỏm sỏt: Cụng việc kiểm toỏn cần cú sự hướng
dẫn chu đỏo, chỉ đạo và giỏm sỏt chặt chẽ ở mọi cấp độ để đảm bảo được chất lượng cụng việc đang tiến hành.
-Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nhõn viờn: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm
bảo rằng cỏc nhõn viờn của họ luụn được tuyển dụng 1 cỏch chặt chẽ cú chọn
lọc. Đồng thời phải được đào tạo và bồi dưỡng thường xuyờn để đỏp ứng được
yờu cầu trong giai đoạn mới.
- Đề bạt: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm bảo rằng cỏc cỏ nhõn được đề bạt
phải theo yờu cầu khỏch quan và cú đủ năng lực, phẩm chất để hoàn thành tốt
nhiệm vụ mới.
-Kế hoạch hoỏ cụng việc: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm bảo mọi cụng việc trong Cụng ty đều phải được kế hoạch hoỏ chặt chẽ về mọi mặt.
-Tài liệu hoỏ cụng việc: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm bảo mọi cụng việc
phải được tài liệu hoỏ để thuận tiện khi làm việc, kiểm soỏt, giỏm sỏt, tổng
hợp…..
-Chấp nhận và duy trỡ khỏch hàng: Cụng ty kiểm toỏn phải đỏnh giỏ khỏch hàng trong tương lai, đặc biệt là những khỏch hàng trước khi chấp nhận kiểm
32
toỏn cũng như rà soỏt lại mối quan hệ với khỏch hàng hiờn tại nhằm ngăn chặn
những hiện tượng tiờu cực, thụng đồng.
-Kiểm soỏt: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm bảo luụn tự kiểm soỏt, đỏnh giỏ tớnh đầy đủ, tớnh hiệu lực của cỏc qui chế và thủ tục KSCL của mỡnh.
Khi tổ chức KSCL hoạt động kiểm toỏn độc lập cần quỏn triệt và tuõn thủ
theo cỏc nguyờn tắc: đồng nghiệp, phự hợp, điều hoà, bớ mật, độc lập, chớnh trực, khỏch quan, năng lực, thận trọng trong nghề nghiệp.
2. Nội dung kiểm soỏt chất lượng kiểm toỏn.
Trờn cơ sở cỏc tiờu chuẩn và nguyờn tắc đú, trong thực tế khi tiến hành kiểm soỏt hoạt động KSCL kiểm toỏn tại cỏc Cụng ty kiểm toỏn, cỏc kiểm tra viờn thường xõy dựng những cõu hỏi nhằm vào cỏc vấn đề lớn: Thụng tin chung
về cụng ty, tổ chức của cụng ty, nhõn lực, đào tạo, khỏch hàng và cỏc chương
trỡnh cụ thể, cỏc phương phỏp làm việc.
Nội dung của một cuộc KSCL bao gồm:
- Kiểm tra cơ cấu: gồm việc xem xột tổ chức của Cụng ty hoặc chi nhỏnh để đỏnh giỏ khả năng đảm bảo cỏc chương trỡnh và dịch vụ theo đỳng cỏc Chuẩn
mực và quy tắc nghề nghiệp, đồng thời rỳt ra điểm mạnh, điểm yếu trong cỏc phương phỏp và quy trỡnh của Cụng ty.
- Kiểm tra kỹ thuật: là việc xem xột 1 số hồ sơ kiểm toỏn cho phộp đỏnh giỏ
chất lượng cỏc phương phỏp, thủ tục và quy trỡnh mà Cụng ty ỏp dụng một cỏch
hiệu quả.
3. Quy trỡnh và phương phỏp kiểm soỏt chất lượng kiểm toỏn
Quy trỡnh một cuộc KSCL hoạt động kiểm toỏn bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị kiểm soỏt, giai đoạn thực hiện kiểm soỏt và giai đoạn theo dừi kiểm soỏt.
- Giai đoạn chuẩn bị kiểm soỏt: bao gồm nhiều bước nhỏ khỏc nhau nhằm
chuẩn bị cỏc tài liệu và điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm soỏt. Cỏc kiểm soỏt
viờn sẽ tiến hành chuẩn bị “Danh mục cõu hỏi” để thu thập thụng tin về cỏc văn
33
- Giai đoạn thực hiện kiểm soỏt: chia thành hai bước nhỏ liờn tiếp là: kiểm tra cơ cấu và kiểm tra kỹ thuậ. Sau khi kết thỳc 2 bước nhỏ này phải lập bỏo cỏo
cuối cựng.
- Giai đoạn theo dừi kiểm soỏt: gồm toàn bộ cỏc quy định mà cỏc tổ chức
nghề nghiệp phải tuõn thủ sau khi cú kết luận của cuộc KSCL.
Phương phỏp mà kiểm soỏt viờn thường dựng để thu thập những bằng
chứng trong cuộc KSCL bao gồm: kỹ thuật điều tra; kiểm soỏt tài liệu bao gồm:
kiểm soỏt tài liệu nội bộ, kiểm soỏt hồ sơ khỏch hàng, kiểm soỏt cỏc tài liệu
khỏc; phỏng vấn; quan sỏt cơ sở vật chất, thăm cỏc phũng, nơi để hồ sơ…
Tuỳ vào nội dung, mục đớch và giai đoạn kiểm toỏn khỏc nhau mà cỏc kĩ
thuật trờn được lựa chọn và sử dụng phự hợp sao cho phự hợp và hiệu quả nhất.
4. Tổ chức KSCL Kiểm toỏn độc lập ở cỏc nước trờn thế giới
KSCL hoạt động kiểm toỏn độc lập từ bờn ngoài tổ chức cung cấp dịch vụ
kiểm toỏn ở Việt Nam chưa cú một cơ chế hoàn chỉnh. Hàng năm, Bộ tài chớnh (Vụ chế độ kế toỏn) thụng bỏo cho cỏc Cụng ty kiểm toỏn và tổ chức cỏc đoàn xuống Cụng ty này để ở mức độ sơ bộ.
Trong khi đú trờn thế giới hoạt động này đó rất phổ biến và cú tớnh chuyờn nghiệp cao. Tổ chức KSCL kiểm tra độc lập từ bờn ngoài ở cỏc nước cú thể khỏi quỏt như sau:
4.1Lựa chọn cỏc tổ chức để kiểm tra
Việc KSCL kiểm tra độc lập được phối hợp cả Hội đồng cấp cao (Trung ương) và Hội đồng địa phương. Cuộc kiểm tra được tiến hành vào 1 thời gian
nhất định (thường là vào giữa năm) và được hoạch định chương trỡnh kiểm tra, trong đú xỏc định rừ: - Số lượng cụng ty phải kiểm tra.
- Số giờ dự kiến cho kiểm tra.
- Số lượng kiểm tra viờn phải kiểm tra.
Chương trỡnh kiểm tra chất lượng cú tớnh đến cỏc Cụng ty tự nguyện xin
kiểm tra và cỏc Cụng ty này phải nộp đơn lờn Hội đồng cấp cao hoặc Hội đồng địa phương trước khi cỏc Hội đồng này lập chương trỡnh kiểm tra.
34
Tất cả cỏc kiểm tra viờn của Hiệp hội nghề nghiệp đều cú thể tham gia
kiểm tra chất lượng nhưng để chủ động, cỏc kiểm tra viờn thường được rỳt thăm
từ danh sỏch cỏc kiểm tra viờn của cỏc Hội đồng cú trỏch nhiệm.
4.2Chủ thể kiểm tra chất lượng (Kiểm tra viờn)
Kiểm tra viờn là những người thực hiện quỏ trỡnh kiểm tra chất lượng đối
với Cụng ty kiểm toỏn cú thể là cỏc chuyờn gia lành nghề, những người làm việc
cho cỏc tổ chức Hội nghề nghiệp, những người làm việc cho cỏc cơ quan chức năng của Nhà nước hoặc cỏc KTV hành nghề cú sự đảm bảo của cỏc cơ quan cú
thảm quyền. Ở hầu hết cỏc nước, cỏc cơ quan quản lý chức năng sẽ chỉ định
kiểm tra viờn để đảm bảo tớnh khỏch quan và duy trỡ sự thống nhất cho quỏ trỡnh kiểm tra.
Người thực hiện quỏ trỡnh kiểm tra chất lượng phải đỏp ứng được cỏc điều
kiện cơ bản sau:
- Cú trỡnh độ chuyờn mụn và khả năng nhất định trong lĩnh vực kế toỏn và kiểm toỏn.
- Là người khụng bị một kỷ luật nào, cú đạo đức tốt, tinh thần trỏch nhiệm
cao.
- Phải trải qua quỏ trỡnh đào tạo nghiệp vụ.
- Phải là thành viờn của Hiệp hội nghề nghiệp hoặc cỏc cơ quan chức năng
trong một thời gian nhất định.
- Hiệp hội nghề nghiệp hoặc cỏc cơ quan chức năng trong một thời gian
nhất định.
- Phải cam kết và đảm bảo độc lập với tổ chức bị kiểm tra trước khi tiến
hành cụng việc.
Đối với một cuộc kiểm tra cụ thể, cỏc kiểm tra viờn cú nghĩa vụ và quyền
hạn như sau:
35
- Phải tuõn thủ đầy đủ cỏc quy định và văn bản cú liờn quan đến cơ quan
quản lý.
- Phải giữ bớ mật mọi thụng tin và chỉ được đưa ra nhận xột, kiến nghị kết
luận trong Bỏo cỏo kiểm tra của mỡnh theo quy định.
- Mọi tranh chấp giữa kiểm tra viờn và Cụng ty bị kiểm tra trong thời gian
kiểm tra đều phải thụng qua sự quyết định của Hội đồng trọng tài là cỏc Hiệp hội
nghề nghiệp và cỏc cơ quan quản lý chức năng.
- Trong cỏc chương trỡnh tiến hành chung với Cụng ty kiểm toỏn, kiểm tra
viờn cũng phải tuõn thủ cỏc văn bản quy định kiểm tra chất lượng do Cụng ty
kiểm toỏn tổ chức.
- Bằng văn bản, kiểm tra viờn phải cam kết thực hiện chương trỡnh kiểm tra
chất lượng theo đỳng quy định và bản thõn cỏc kiểm tra viờn cũng phải chịu sự
kiểm tra chất lượng trước khi chỉ định.
Bờn cạnh cỏc nghĩa vụ trờn, cỏc kiểm tra viờn cú cỏc quyền hạn sau:
Quyền hạn của kiểm tra viờn:
- Được sử dụng toàn bộ số tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm tra do Cụng ty bị
kiểm tra cung cấp theo đỳng yờu cầu quy định.
- Trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm tra, soỏt xột cỏc kiểm tra viờn sẽ được trả
thự lao, số tiền này sẽ được cỏc Hiệp hội nghề nghiệp hoặc cỏc cơ quan quản lý
chức năng của Nhà nước chi trả, trờn cơ sở nguồn kinh phớ từ quỹ chung hay do
cỏc Cụng ty kiểm toỏn đúng gúp tuỳ theo quy định cụ thể của từng quốc gia.
- Kiểm tra viờn cú quyền đối chiếu, xỏc minh cỏc thụng tin cú liờn quan ở trong và ngoài đơn vị được kiểm tra.
4.3Quyền hạn và nghĩa vụ của đơn vị bị kiểm tra
Cỏc Cụng ty kiểm toỏn bị kiểm tra:
- Cú nghĩa vụ cung cấp tài liệu và thụng tin: Nghĩa là phải cú trỏch nhiệm
cung cấp đầy đủ mọi giấy tờ, tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm tra tại trụ sở chớnh,
chi nhỏnh hoặc cỏc văn phũng và bộ phận liờn quan. Đồng thời họ phải cung cấp
36
- Cú quyền từ chối cỏc kiểm tra viờn: Cỏc đơn vị bị kiểm tra cú quyền từ
chối kiểm tra viờn được chỉ định. Việc từ chối này cú thể được thực hiện trong
một thời gian nhất định (cú thể là 30 ngày) kể từ lỳc Cụng ty nhận được thụng
bỏo về cuộc kiểm tra và tờn của kiểm tra viờn chỉ định cho cuộc kiểm tra này,
đồng thời việc từ chối này chỉ được thực hiện một lần duy nhất. Việc xin từ chối do người đứng đầu cỏc Hội đồng cú liờn quan xem xột đỏnh giỏ và thụng bỏo
cho Cụng ty bị kiểm tra.
4.4Đặc điểm kiểm soỏt chất lượng kiểm toỏn độc lập từ bờn ngoài tại cỏc Cụng ty đa chi nhỏnh
KSCL tại cỏc Cụng ty, văn phũng đa chi nhỏnh (cú cỏc chi nhỏnh được đặt ở từ 3 địa phương trở lờn) cú những đặc điểm như sau:
Nội dung kiểm tra:
+ Tại cỏc Cụng ty đa chi nhỏnh: kiểm tra cơ cấu và kiểm tra kỹ thuật được
tiến hành riờng rẽ. Kiểm tra cơ cấu diễn ra tại Cụng ty cú sự phối hợp của Hội đồng cấp cao hoặc Hội đồng địa phương nơi Cụng ty đặt trụ sở chớnh. Kiểm tra
kỹ thuật diễn ra ở cỏc chi nhỏnh hoặc văn phũng phụ của Cụng ty. Tuy nhiờn tuỳ
theo mức cần thiết cỏc kiểm tra viờn cú thể thu thập thờm thụng tin kiểm tra cơ
cấu tại cỏc chi nhỏnh hoặc văn phũng phụ.
+ Cỏc Hội đồng địa phương nơi Cụng ty đặt chi nhỏnh cú thể phối hợp
kiểm tra cơ cấu Cụng ty đa chi nhỏnh. Nhưng họ phải phối hợp hoạt động của
mỡnh với hoạt đồng của cỏc Hội đồng nơi Cụng ty đặt trụ sở chớnh. Cỏc kết luận
về kiểm tra Cụng ty đa chi nhỏnh chỉ cú thể đưa ra sau khi đó kiểm tra kỹ thuật.
Danh sỏch cỏc Cụng ty bị kiểm tra và cỏc kiểm tra viờn:
+ Cỏc Cụng ty bị kiểm tra do Hội đồng cấp cao phối hợp với cỏc Hội đồng địa phương cú liờn quan thiết lập.
+ Cỏc kiểm tra viờn được lựa chọn trờn cơ sở danh sỏch do cỏc Hội đồng cú
thẩm quyền thiết lập.
Thời gian và chương trỡnh cho cuộc kiểm tra cơ cấu: do Hội đồng cấp
37
ấn định và chịu chi phớ cho cuộc kiểm tra này.
Kết thỳc cuộc kiểm tra: cỏc kiểm tra viờn cựng nhau thiết lập nội dung dự
kiến cho Biờn bản tổng hợp gửi cho Cụng ty đảm bảo được sự thống nhất giữa
kiểm tra viờn và Cụng ty. Mỗi Cụng ty bị kiểm tra chỉ cú một thời gian nhất định để đưa ra ý kiến của mỡnh về Biờn bản dự kiến tổng hợp (thường khụng quỏ 30 ngày). Sau đú, kiểm tra viờn được chỉ định gửi cho cỏc Hội đồng cú trỏch nhiệm
Biờn bản tổng hợp trong đú cú kốm theo những ý kiến nhận xột về Cụng ty bị
kiểm tra. Biờn bản này được ký tờn bởi 2 kiểm tra viờn và đại diện Cụng ty bị
kiểm tra.
Nếu cú sự bất đồng giữa cỏc kiểm tra viờn và Cụng ty bị kiểm tra: sẽ cú 1
Uỷ ban (cũn gọi là trọng tài) can thiệp. Uỷ ban này bao gồm:
+ Chủ tịch Uỷ ban kiểm tra chất lượng của Hội đồng cấp cao.
+ Đại diện của cỏc kiểm tra viờn tham gia kiểm tra chất lượng Cụng ty đa
chi nhỏnh.
Sau khi thẩm định nghe ý kiến của cỏc kiểm tra viờn hoặc người đại diện
cho họ và cho Cụng ty bị kiểm tra, Uỷ ban này sẽ đưa ra ý kiến trong một thời
gian nhất định (tối đa 30 ngày). í kiến của Uỷ ban này là ý kiến cuối cựng về
kiểm tra chất lượng tại cỏc Cụng ty đa chi nhỏnh.
Núi túm lại, tổ chức xõy dựng hệ thống KSCL kiểm toỏn là nhu cầu cần
thiết đối với mỗi Cụng ty kiểm toỏn. Nú khụng chỉ giỳp Cụng ty đạt tớnh trỏch
nhiệm về mặt nghề nghiệp đối với khỏch hàng mà cũn giỳp Cụng ty bảo đảm và nõng cao uy tớn của mỡnh trờn thị trường, đồng thời gúp phần nõng cao chất lượng kiểm toỏn của Cụng ty núi riờng và mặt bằng chất lượng kiểm toỏn núi