III. CễNG TÁC TỔ CHỨC XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
2.Kiểm soỏt chất lượng hoạt động kiểm toỏn núi chung của Cụng ty
toỏn
Việc xõy dựng hệ thống này nhằm phũng ngừa cỏc nguyờn nhõn gõy ra kộm chất lượng. Hay núi cỏch khỏc, đõy chớnh là những biện phỏp tăng cường, phỏt
hiện cỏc yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hoạt động kiểm toỏn. Cỏc
hoạt động kiểm soỏt bao gồm: đỏnh giỏ lựa chọn khỏch hàng, kiểm soỏt cỏc hồ sơ kiểm toỏn, đỏnh giỏ mức độ hài lũng của khỏch hàng, trang thiết bị phục vụ
cụng tỏc kiểm toỏn.
2.1Đỏnh giỏ lựa chọn khỏch hàng
Đõy là 1 cụng việc hết sức cần thiết trước khi thực hiện bất kỡ 1 cuộc kiểm toỏn nào để đảm bảo uy tớn cụng ty và chất lượng dịch vụ. Cỏc Cụng ty kiểm
toỏn phải dự kiến, lựa chọn cỏc khỏch hàng trước khi chấp nhận kiểm toỏn và phải rà soỏt lại mối quan hệ với khỏch hàng hiện cú. Để chấp nhận hoặc tiếp tục
duy trỡ khỏch hàng, Cụng ty phải xem xột lại năng lực, tớnh độc lập của mỡnh để
phục vụ khỏch hàng một cỏch tốt nhất cũng như phải lưu tõm tới tớnh chớnh trực
của cỏc nhà quản lý.
2.2Kiểm soỏt chất lượng cỏc hồ sơ kiểm toỏn
KSCL cỏc hồ sơ kiểm toỏn là kiểm tra việc ỏp dụng đỳng cỏc thủ tục kiểm toỏn (được thực hiện sau khi nộp Bỏo cỏo kiểm toỏn).
♪ Mục tiờu của KSCL hồ sơ kiểm toỏn bao gồm:
+ Kiểm tra xem cụng tỏc kiểm toỏn đó được thực hiện phự hợp với cỏc
Chuẩn mực kiểm toỏn của Việt Nam, quốc tế và bản thõn cỏc quy định của Cụng
ty kiểm toỏn hay chưa.
+ Tỡm kiếm những điểm yếu kộm về chuyờn mụn của cỏc nhõn viờn kiểm
27
+ Phỏt hiện những mặt yếu kộm trong cụng tỏc lónh đạo của những người trong Cụng ty (Cỏc Trưởng phũng, thành viờn trong Ban giỏm đốc…).
+ Đào tạo thờm về chuyờn mụn cho những người chịu trỏch nhiệm trong cụng tỏc KSCL.
♪ Chủ thể kiểm soỏt hồ sơ kiểm toỏn:
Cụng ty cú thể lập ra Ban KSCL hoặc phũng KSCL. Phũng hoặc ban KSCL
phải tuõn thủ cỏc yờu cầu sau khi thực hiện kiểm soỏt hồ sơ kiểm toỏn:
+ Độc lập: đõy là yờu cầu đầu tiờn và hết sức quan trọng. Những thành viờn trong phũng, ban kiểm soỏt phải cú tớnh độc lập tương đối và phải cú tinh thần
chớnh trực, khỏch quan trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm tra.
+ Những thành viờn thực hiện cụng việc này phải là người do Ban giỏm đốc
trực tiếp bổ nhiệm.
+ Trong ban, phũng kiểm soỏt phải cú một người phụ trỏch và người này là
thành viờn trong Ban giỏm đốc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Cỏc thành viờn cũn lại của phũng, ban KSCL cựng làm việc với người
phụ trỏch nờn ớt nhất phải là cỏc KTV chớnh.
♪ Cỏc thủ tục ỏp dụng khi kiểm soỏt hồ sơ kiểm toỏn:
+ Chọn cỏc hồ sơ cần kiểm tra: tiến hành chọn mẫu thớch hợp cỏc hồ sơ dựa
trờn cỏc tiờu chuẩn:
•Độ lớn của hồ sơ trờn phương diện doanh thu và số giờ thực hiện kiểm
toỏn.
•Hợp đồng kinh doanh của cỏc đơn vị khỏch hàng.
•Cỏc hợp đồng kiểm toỏn cựng thực hiện với một Cụng ty kiểm toỏn khỏc.
•Khỏch hàng kiểm toỏn năm đầu tiờn. •Doanh nghiệp Nhà nước.
28
+ Chọn nhõn viờn tiến nhõn viờn tiến hành kiểm tra: Việc lựa chọn này tuỳ theo cỏc điều kiện: số hồ sơ đó chọn, loại hồ sơ đó chọn, kế hoạch của Ban kiểm tra, tớnh độc lập của những người trong Ban kiểm tra.
♪ Tiến hành kiểm tra:
Thực hiện kiểm soỏt hồ sơ kiểm toỏn thụng qua hỡnh thức và nội dung của
hồ sơ, kết hợp cụng việc giữa cỏc cộng sự trong nhúm kiểm tra và phụ thuộc vào yờu cầu của Ban giỏm đốc đối với việc kiểm tra nhằm phục vụ cho mục tiờu chất lượng dịch vụ của toàn Cụng ty.
♪ Lập bỏo cỏo kiểm tra chất lượng cho từng hồ sơ:
Kết thỳc một cuộc kiểm tra phải lập bỏo cỏo kiểm tra chất lượng cho mỗi hồ sơ. Nội dung của bỏo cỏo này cần tập trung trỡnh bày cỏc yếu tố sau:
+ Danh sỏch cỏc hồ sơ đó kiểm tra.
+ Những phần hành mà trong đú thủ tục kiểm toỏn khụng được ỏp dụng đỳng và đủ.
+ Kiểm tra những hồ sơ mất mỏt để phỏt hiện những điểm yếu trong cụng tỏc bảo quản dẫn đến mất mỏt này cả ở lĩnh vực dịch vụ kiểm toỏn và cỏc lĩnh
vực khỏc.
+ Đỏnh giỏ việc ỏp dụng đỳng cỏc thủ tục của Cụng ty cả phần lờn kế hoạch
nhõn sự (khả năng chuyờn mụn, đào tạo, số giờ…) và phần đỏnh giỏ khỏch hàng.
♪ Lập bỏo cỏo tổng hợp đệ trỡnh Ban giỏm đốc:
Bỏo cỏo này do người phụ trỏch KSCL lập, nội dung cần chỳ ý đến:
+ Cỏc kết luận của mỡnh về chất lượng cỏc hồ sơ đó kiểm tra.
+ Tờn những người cần đỏnh giỏ lại.
+ Những khuyến nghị (nếu cú) để cải thiện chất lượng kiểm toỏn. + Những nhu cầu hiện tại (nếu cú) về đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật…
♪ Lưu trữ cỏc kiểm tra đó thực hiện: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi cuộc kiểm tra kết thỳc, Cụng ty kiểm toỏn cần tổ chức lưu trữ: danh
29
tổng hợp của cuộc kiểm tra chất lượng. Thời gian lưu trữ thường là 3 năm. Sau
thời gian này, Cụng ty cần kiểm tra lại hồ sơ của 1 khỏch hàng nào đú bằng cỏch
kiểm tra quay vũng.
♪ Theo dừi cỏc cụng việc cần tiến hành ( cải thịờn hiệu năng):
Khi tiến hành kiểm tra xong, bộ phận KSCL phải theo dừi cỏc hoạt động
cần tiến hành như đó nờu trong kết luận ghi trong Bỏo cỏo tổng hợp.
2.3Đỏnh giỏ mức độ hài lũng của khỏch hàng
Tỡm hiểu độ thoả món của khỏch hàng là việc làm hết sức quan trọng, xem
xột xem khỏch hàng cú thực sự hài lũng về dịch vụ mà Cụng ty đó cung cấp
khụng. Một cuộc điều tra về mức độ hài lũng của khỏch hàng cho phộp Cụng ty kiểm toỏn giảp đỏp cỏc cõu hỏi:
-Nhúm kiểm toỏn cú xử sự đỳng mực với cỏc nhõn viờn của Cụng ty khỏch
hàng hay khụng?
-Cỏc thời hạn (gửi thư, làm việc, nộp bỏo cỏo,…) cú đỳng quy định khụng?
-Cỏc tài liệu gửi cho khỏch hàng cú đầy đủ hay khụng?…
Qua việc làm này sẽ giỳp Cụng ty tỡm ra những tồn tại cần khắc phục và
đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng ngày càng tốt hơn, từ đú củng cố và nõng cao vị thế của Cụng ty trờn thị trường kiểm toỏn.
2.4Trang thiết bị phục vụ cụng tỏc kiểm toỏn
Hoạt động kiểm toỏn là hoạt động mang tớnh chuyờn nghiệp. Đõy là tiờu chớ
được khỏch hàng đỏnh giỏ rất cao. Điều kiện làm việc, trang thiết bị tốt, đầy đủ
và hiện đại giỳp KTV thực hiện cụng việc kiểm toỏn thuận lợi, nhanh chúng và kịp thời gúp phần nõng cao tớnh chuyờn nghiệp của KTV.
Trờn đõy là cỏc hoạt động kiểm soỏt bờn trong Cụng ty. Trong cụng tỏc KSCL kiểm toỏn cũn cú một mảng hết sức quan trọng là cụng tỏc KSCL kiểm
30
IV. CễNG TÁC KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TỪ BấN NGOÀI (NGOẠI KIỂM) NGOÀI (NGOẠI KIỂM)
KSCL từ bờn ngoài đối với cỏc Cụng ty kiểm toỏn là quỏ trỡnh KSCL cỏc loại dịch vụ mà Cụng ty kiểm toỏn đó cung cấp cho khỏch hàng, được thực hiện
bởi cỏc tổ chức, hiệp hội nghề nghiệp hoặc cỏc hội đồng chức năng của Nhà
nước. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hoạt động KSCL từ bờn ngoài vụ cựng cần thiết ở tất cả cỏc nước, đặc biệt là đối với những nước mà nghề nghiệp kiểm toỏn được tổ chức và quản lý khụng
phải do Nhà nước. Đối với từng nước thỡ việc tổ chức hoạt động này cú khỏc
nhau, nhưng mục đớch đều hướng đến làm tăng độ tin cậy đối với cỏc hoạt động
kiểm toỏn được thực hiện bởi cỏc Cụng ty kiểm toỏn độc lập. Sự cần thiết của
KSCL từ bờn ngoài Cụng ty kiểm toỏn được IFAC khẳng định trong bỏo cỏo về
chớnh sỏch của hội đồng: “ Điều quan trọng là tất cả cỏc cụng ty hành nghề kiểm
toỏn và cung cấp dịch vụ kiểm toỏn cũng như cỏc dịch vụ cú liờn quan phải đối
mặt với khả năng cụng việc của họ sẽ bị kiểm tra” (IFAC 1992) .
Quỏ trỡnh kiểm soỏt cú thể thực hiện theo 2 mụ hỡnh:
Kiểm soỏt chộo: (điển hỡnh ở Mỹ) đõy là sự kiểm soỏt được thực hiện
bởi cỏc Cụng ty kiểm toỏn này đối với cỏc Cụng ty kiểm toỏn khỏc nhằm xem
xột sự tuõn thủ của cỏc cụng ty được kiểm soỏt đối với hệ thống KSCL của
mỡnh.
Việc chỉ định cỏc cụng ty kiểm soỏt được thực hiện theo 2 cỏch: Do cụng ty bị
kiểm soỏt lựa chọn hoặc do sự lựa chọn của cỏc hội đồng chức năng.
Kiểm soỏt bắt buộc đối với cỏc Cụng ty kiểm toỏn (tiờu biểu ở Phỏp):
Quỏ trỡnh kiểm soỏt nàyđược thực hiện bởi cỏc tổ chức, hiệp hội ngành nghề
hoặc cỏc hội đồng nhà nước.
1. Tiờu chuẩn và nguyờn tắc KSCL kiểm toỏn
KSCL đối với từng hoạt động và từng quốc gia cú sự khỏc nhau nhưng
31
quốc tế (ISA) số 220 thỡ KSCL hoạt động kiểm toỏn phải dựa trờn cỏc tiờu chuẩn:
-Yờu cầu về mặt chuyờn mụn: Cỏc nhõn viờn được giao nhiệm vụ phải được đào tạo ở một trỡnh độ tương xứng, cú khả năng đỏp ứng được nhiệm vụ đó giao.
-Tụn trọng cỏc nguyờn tắc nghề nghiệp: Nhõn viờn cụng ty kiểm toỏn phải luụn đảm bảo sự tụn trọng cỏc nguyờn tắc chớnh trực, khỏch quan, độc lập và giữ
bớ mật như đó qui định trong nguyờn tắc đạo đức nghề nghiệp của IFAC.
-Giao việc: Cụng việc kiểm toỏn chỉ được phõn cụng cho những người cú đủ năng lực chuyờn mụn, thành thạo cụng việc được giao, đảm bảo phự hợp giữa người và việc.
-Chỉ đạo hướng dẫn và giỏm sỏt: Cụng việc kiểm toỏn cần cú sự hướng
dẫn chu đỏo, chỉ đạo và giỏm sỏt chặt chẽ ở mọi cấp độ để đảm bảo được chất lượng cụng việc đang tiến hành.
-Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nhõn viờn: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
bảo rằng cỏc nhõn viờn của họ luụn được tuyển dụng 1 cỏch chặt chẽ cú chọn
lọc. Đồng thời phải được đào tạo và bồi dưỡng thường xuyờn để đỏp ứng được
yờu cầu trong giai đoạn mới.
- Đề bạt: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm bảo rằng cỏc cỏ nhõn được đề bạt
phải theo yờu cầu khỏch quan và cú đủ năng lực, phẩm chất để hoàn thành tốt
nhiệm vụ mới.
-Kế hoạch hoỏ cụng việc: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm bảo mọi cụng việc trong Cụng ty đều phải được kế hoạch hoỏ chặt chẽ về mọi mặt.
-Tài liệu hoỏ cụng việc: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm bảo mọi cụng việc
phải được tài liệu hoỏ để thuận tiện khi làm việc, kiểm soỏt, giỏm sỏt, tổng
hợp…..
-Chấp nhận và duy trỡ khỏch hàng: Cụng ty kiểm toỏn phải đỏnh giỏ khỏch hàng trong tương lai, đặc biệt là những khỏch hàng trước khi chấp nhận kiểm
32
toỏn cũng như rà soỏt lại mối quan hệ với khỏch hàng hiờn tại nhằm ngăn chặn
những hiện tượng tiờu cực, thụng đồng.
-Kiểm soỏt: Cụng ty kiểm toỏn phải đảm bảo luụn tự kiểm soỏt, đỏnh giỏ tớnh đầy đủ, tớnh hiệu lực của cỏc qui chế và thủ tục KSCL của mỡnh.
Khi tổ chức KSCL hoạt động kiểm toỏn độc lập cần quỏn triệt và tuõn thủ
theo cỏc nguyờn tắc: đồng nghiệp, phự hợp, điều hoà, bớ mật, độc lập, chớnh trực, khỏch quan, năng lực, thận trọng trong nghề nghiệp.
2. Nội dung kiểm soỏt chất lượng kiểm toỏn.
Trờn cơ sở cỏc tiờu chuẩn và nguyờn tắc đú, trong thực tế khi tiến hành kiểm soỏt hoạt động KSCL kiểm toỏn tại cỏc Cụng ty kiểm toỏn, cỏc kiểm tra viờn thường xõy dựng những cõu hỏi nhằm vào cỏc vấn đề lớn: Thụng tin chung
về cụng ty, tổ chức của cụng ty, nhõn lực, đào tạo, khỏch hàng và cỏc chương
trỡnh cụ thể, cỏc phương phỏp làm việc.
Nội dung của một cuộc KSCL bao gồm:
- Kiểm tra cơ cấu: gồm việc xem xột tổ chức của Cụng ty hoặc chi nhỏnh để đỏnh giỏ khả năng đảm bảo cỏc chương trỡnh và dịch vụ theo đỳng cỏc Chuẩn
mực và quy tắc nghề nghiệp, đồng thời rỳt ra điểm mạnh, điểm yếu trong cỏc phương phỏp và quy trỡnh của Cụng ty.
- Kiểm tra kỹ thuật: là việc xem xột 1 số hồ sơ kiểm toỏn cho phộp đỏnh giỏ
chất lượng cỏc phương phỏp, thủ tục và quy trỡnh mà Cụng ty ỏp dụng một cỏch
hiệu quả.
3. Quy trỡnh và phương phỏp kiểm soỏt chất lượng kiểm toỏn
Quy trỡnh một cuộc KSCL hoạt động kiểm toỏn bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị kiểm soỏt, giai đoạn thực hiện kiểm soỏt và giai đoạn theo dừi kiểm soỏt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giai đoạn chuẩn bị kiểm soỏt: bao gồm nhiều bước nhỏ khỏc nhau nhằm
chuẩn bị cỏc tài liệu và điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm soỏt. Cỏc kiểm soỏt
viờn sẽ tiến hành chuẩn bị “Danh mục cõu hỏi” để thu thập thụng tin về cỏc văn
33
- Giai đoạn thực hiện kiểm soỏt: chia thành hai bước nhỏ liờn tiếp là: kiểm tra cơ cấu và kiểm tra kỹ thuậ. Sau khi kết thỳc 2 bước nhỏ này phải lập bỏo cỏo
cuối cựng.
- Giai đoạn theo dừi kiểm soỏt: gồm toàn bộ cỏc quy định mà cỏc tổ chức
nghề nghiệp phải tuõn thủ sau khi cú kết luận của cuộc KSCL.
Phương phỏp mà kiểm soỏt viờn thường dựng để thu thập những bằng
chứng trong cuộc KSCL bao gồm: kỹ thuật điều tra; kiểm soỏt tài liệu bao gồm:
kiểm soỏt tài liệu nội bộ, kiểm soỏt hồ sơ khỏch hàng, kiểm soỏt cỏc tài liệu
khỏc; phỏng vấn; quan sỏt cơ sở vật chất, thăm cỏc phũng, nơi để hồ sơ…
Tuỳ vào nội dung, mục đớch và giai đoạn kiểm toỏn khỏc nhau mà cỏc kĩ
thuật trờn được lựa chọn và sử dụng phự hợp sao cho phự hợp và hiệu quả nhất.
4. Tổ chức KSCL Kiểm toỏn độc lập ở cỏc nước trờn thế giới
KSCL hoạt động kiểm toỏn độc lập từ bờn ngoài tổ chức cung cấp dịch vụ
kiểm toỏn ở Việt Nam chưa cú một cơ chế hoàn chỉnh. Hàng năm, Bộ tài chớnh (Vụ chế độ kế toỏn) thụng bỏo cho cỏc Cụng ty kiểm toỏn và tổ chức cỏc đoàn xuống Cụng ty này để ở mức độ sơ bộ.
Trong khi đú trờn thế giới hoạt động này đó rất phổ biến và cú tớnh chuyờn nghiệp cao. Tổ chức KSCL kiểm tra độc lập từ bờn ngoài ở cỏc nước cú thể khỏi quỏt như sau:
4.1Lựa chọn cỏc tổ chức để kiểm tra
Việc KSCL kiểm tra độc lập được phối hợp cả Hội đồng cấp cao (Trung ương) và Hội đồng địa phương. Cuộc kiểm tra được tiến hành vào 1 thời gian
nhất định (thường là vào giữa năm) và được hoạch định chương trỡnh kiểm tra, trong đú xỏc định rừ: - Số lượng cụng ty phải kiểm tra.
- Số giờ dự kiến cho kiểm tra.
- Số lượng kiểm tra viờn phải kiểm tra.
Chương trỡnh kiểm tra chất lượng cú tớnh đến cỏc Cụng ty tự nguyện xin
kiểm tra và cỏc Cụng ty này phải nộp đơn lờn Hội đồng cấp cao hoặc Hội đồng địa phương trước khi cỏc Hội đồng này lập chương trỡnh kiểm tra.
34
Tất cả cỏc kiểm tra viờn của Hiệp hội nghề nghiệp đều cú thể tham gia
kiểm tra chất lượng nhưng để chủ động, cỏc kiểm tra viờn thường được rỳt thăm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
từ danh sỏch cỏc kiểm tra viờn của cỏc Hội đồng cú trỏch nhiệm.
4.2Chủ thể kiểm tra chất lượng (Kiểm tra viờn)
Kiểm tra viờn là những người thực hiện quỏ trỡnh kiểm tra chất lượng đối
với Cụng ty kiểm toỏn cú thể là cỏc chuyờn gia lành nghề, những người làm việc
cho cỏc tổ chức Hội nghề nghiệp, những người làm việc cho cỏc cơ quan chức năng của Nhà nước hoặc cỏc KTV hành nghề cú sự đảm bảo của cỏc cơ quan cú
thảm quyền. Ở hầu hết cỏc nước, cỏc cơ quan quản lý chức năng sẽ chỉ định
kiểm tra viờn để đảm bảo tớnh khỏch quan và duy trỡ sự thống nhất cho quỏ trỡnh