3.1.3. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: Ông Lê Văn Lượm
Quyền hạn và nhiệm vụ: Định hướng hoạt động kinh doanh của đơn vị. Tổ chức xây dựng các mối quan hệ kinh tế với các đơn vị khách hàng thông qua các
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP KD VLXD SỐ 2 XÍ NGHIỆP KD VLXD SỐ 1 P. HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC P. TÀI CHÍNH KẾ TOÁN P. KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
hợp đồng kinh tế. Đề ra các biện pháp thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sao cho đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Giám đốc là người chịu trách nhiệm
toàn diện trước nhà nước và tập thể cán bộ cơng nhân viên của mình. Giám đốc có quyền điều hành và quản lý tồn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty theo
chế độ một thủ trưởng. Giám đốc có quyền tuyển dụng và bố trí lao động cũng
như việc đề bạt khen thưởng, kỷ luật trong Cơng ty.
- Phó Giám đốc: Là người dưới quyền của Giám đốc, hổ trợ cho Giám đốc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc trong phạm vi được giao. Mặt khác, 2 phó giám đốc có thể thay mặt giám đốc của Công ty phụ trách điều hành hoạt động mua bán của 2 cửa hàng mua bán vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.
* Phịng hành chính tổ chức:
Giúp việc cho Giám đốc thực hiện chức trách sau:
- Lập hợp đồng lao động đối với cán bộ - công nhân viên chức và được uỷ nhiệm của Giám đốc, ký hợp đồng lao động đối với đối tượng là công nhân viên
của công ty theo mẫu quy định.
- Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc ký thoả ước lao động tập thể với đại diện người lao động.
- Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc thực hiện đúng luật lao động và các chính sách có liên quan đến người lao động.
- Nghiên cứu chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các định mức lao động,
tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các chính sách, chế độ đối với
người lao động, phúc lợi cơng ích trên cơ sở pháp luật nhằm thúc đNy sản xuất
kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả cao nhất. Tổng kết kết quả lao động và
thanh toán tiền lương hàng tháng theo phương án lương của công ty.
- Nghiên cứu thực hiện chế độ bảo hộ lao động phù hợp với loại hình sản
xuất của cơng ty và kiểm tra thực hiện đảm bảo an toàn lao động trong tồn Cơng ty theo đúng quy định của Chính phủ ban hành.
- Nghiên cứu thực hiện công tác hành chánh, lễ tân đáp ứng được nhu cầu
sản xuất và kinh doanh đối ngoại của Công ty.
- Dựa vào chiến lược kinh doanh của Công ty, lập dự án đầu tư, quản lý việc thực hiện đầu tư khai thác có hiệu quả dự án sau đầu tư.
- Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ bí mật cơng nghệ, bảo vệ tài sản, bảo đảm được an ninh trật tự, an toàn cho sản xuất và hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc, theo dõi, quản lý và chăm lo sức
khoẻ và thực hiện công tác cải thiện đời sống vật chất – tinh thần cho cán bộ
công nhân viên chức, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên chức ln gắn bó với cơng ty và kích thích thúc đNy sản xuất kinh doanh luôn phát triển.
- Mua và cung cấp vật tư hành chánh theo kế hoạch tháng, phục vụ cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh và theo dõi, quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa các loại vật tư thiết bị, tiện nghi thuộc khu vực hành chánh và quản lý của Công ty.
- Thực hiện báo cáo định kỳ các công tác nghiệp vụ của phịng theo quy định của Cơng ty.
* Phịng tài chính kế tốn
Phịng tài chính kế tốn thực hiện các chức năng sau:
- Tổ chức thực hiện toàn bộ cơng tác tài chính, hạch tốn kế tốn, thống kê
ở Công ty theo quy định pháp luật và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh
của Cơng ty.
- Phản ánh ghi chép, hạch tốn kịp thời và đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp luật.
- Tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống luân chuyển chứng từ có liên quan
đến hàng hố, tài sản vật tư tiền vốn, đồng thời, tổ chức kiểm tra chứng từ kế
toán thống kê ở tất cả các bộ phận trong nội bộ của Cơng ty.
- Tính tốn và trích nộp đúng đủ kịp thời các khoản thuế, các quỹ của Công ty và thanh toán đúng hạn các khoản vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả theo đúng quy định của pháp luật.
- Xác định và phản ánh chính xác kịp thời đúng chế độ kiểm kê tài sản,
chuNn bị đầy đủ và kịp thời các thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc quản lý các
khoản mất mát, hao hụt, hư hại tài sản, đồng thời đề xuất các giải pháp giải quyết và xử lý.
- Lập đầy đủ và gởi đúng hạn các báo cáo kế tốn tài chính và quyết tốn
của Cơng ty theo đúng quy định của luật pháp.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ thể lệ tài chính, kế
tốn thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận, cá nhân có liên quan trong cơng ty để cùng phối hợp để thực hiện.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán bảo mật các tài liệu thuộc phạm vi mật theo quy định của Công ty.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo và tự đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên tài chính trong Cơng ty, đồng thời, tổ chức nghiên
cứu từng bước áp dụng những thành tựu của công nghệ tin học trong cơng tác tài chính, hạch toán kế toán thống kê của Công ty nhằm tăng hiệu năng công tác quản lý và tham mưu về mặt tài chính đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công
tác quản trị sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát:
- Việc chấp hành chế độ bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty.
- Việc thực hiện kế hoạch sản xuất - kỹ thuật – tài chính, phí lưu thơng, các dự tốn chi tiêu hành chính, các định mức kinh tế kỹ thuật.
- Việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính, các chế độ tiêu chuNn, định mức chi tiêu và kỷ luật tài chính vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế.
- Việc tiến hành các loại kiểm kê tài sản và đánh giá lại tài sản theo đúng pháp luật.
- Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, hư hỏng, các khoản nợ khơng
địi được và các khoản thiệt hại khác.
Nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc cơng ty:
- Phân tích hoạt động kinh tế thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình
hình, kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty, phát hiện những lãng phí và những thiệt hại đã xảy ra, những việc làm khơng có hiệu quả, những sự trì trệ trong sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục, đảm bảo kết quả hoạt
động và doanh lợi của Công ty ngày càng tăng.
- Thơng qua cơng tác tài chính kế tốn, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phương án sản xuất, cải tiến quản lý kinh doanh của công ty nhằm khai thác khả năng tiềm tàng, tiết kiệm và không ngừng nâng cao hiệu quả
của đồng vốn. Khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn vào sản xuất
kinh doanh, đảm bảo và phát huy chế độ tự chủ tài chính của Cơng ty. - Thực hiện báo cáo định kỳ với Giám đốc.
* Phòng kế hoạch đầu tư
Phòng Kế hoạch - Kinh doanh có chức năng tham mưu, giúp cho Giám
đốc Công ty trong việc quản lý, điều hành công việc thuộc các lĩnh vực kế hoạch,
kinh doanh của Cơng ty.
Phịng kế hoạch đầu tư có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chiến lượt kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch hoạt động và kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc Công ty giao chỉ tiêu kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc Công ty. Theo dõi, thúc đNy tiến độ thực
hiện kế hoạch kinh doanh và chương trình cơng tác của Công ty và của các đơn vị trực thuộc Công ty. Tổng hợp, phân tích và lập báo cáo tình hình hoạt động và tình hình kinh doanh tháng, q hay cả năm và theo yêu cầu của Giám đốc Cơng ty. Thu thập, phân tích, tổng hợp thơng tin thị trường; xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch của Cơng ty.
3.2. Giới thiệu về xí nhiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 2:
- Tên Cơng ty: Xí nghiệp kinh doanh Vật Liệu xây dựng hay còn gọi là cửa hàng số 2. - Địa chỉ: 107/3 Phạm Hùng, Phường 9, Thị xã Vĩnh Long
- Số điện thoại: 0703.825548 - Fax: 7003.825549
- Các ngành nghề kinh doanh: Mua bán các loại vật liệu xây dựng (Xi măng, sắt, đá, cát, tol, ngói…)
- Địa bàn hoạt động: trong và ngồi tỉnh.
- Xu hướng phát triển của xí nhgiệp: duy trì và phát tiển kinh doanh vật liệu xây dựng, mở rộng mạng lưới cung cấp vật liệu xây dựng cho đại lý, cá nhân
trong và ngồi tỉnh. ĐNy mạnh cơng tác tiếp thị, phát triển nguồn hàng vật liệu
* Sở đồ cơ cấu tổ chức của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 2