Giám đốc Siêu thị
Giám đốc siêu thịcó trách nhiệm khích lệtinh thần làm việc của đội ngũcộng sự, các bộphận thương mại, hành chính của cửa hàng. Đồng thời tổchức và giám sát công việc của các cá nhân và tập thể.
Công việc của giám đốc siêu thịbao gồm: Tổchức các cuộc họp báo cáo thông tin thường kỳvới các cộng sựcũng như các cuộc họp với cơng đồn; Thống kê, tổchức các hoạt động đào tạo nhân viên. Giám đốc có thểtựtổchức đào tạo trong trường hợp cần thiết; Kiểm tra, giám sát hoạt động của các tổchức dịch vụliên quan; Tìm kiếm những tiềm lực mới; Quan tâm đến việc thực hiện các hoạt động theo chính sách của tập đồn; Lập kếhoạch bn bán thương mại; Đẩy mạnh các hoạt động nhằm thúc đẩy kinh doanh thương mại của siêu thị; Đảm bảo sựcân bằng giữa giá cảhàng hoáởsiêu thịvà giá cả hàng hoá; Quản lý tốt các nguồn hàng hố; Đảm bảo an tồn vệsinh và nguồn gốc xuất
xứcủa các nguồn hàng hoá bán ra; Giám sát việc thực hiện triệt đểcác điều luật thương mại; Phân tích các đặc trưng chủyếu của siêu thị để đềxuất những xu hướng thương mại thích hợp; Thực hiện các mục tiêu đãđịnh sẵn hàng năm trong các lĩnh vực: doanh thu, lợi nhuận gộp, chi phí nhân sự, chi phí kinh doanh, quản lý tối ưu hàng cungứng, giảm bớt các thất thốt hàng hố ngồi dựtính, thực hiện nghiêm túc các thủtục hành chính và kếtốn; Có thểtham gia vào cơng việc của từng người.
Thư ký Giám đốc
Cùng với sựtrợgiúp của nhân viên tổng đài, xếp lịch trực tháng cho các trưởng quầy, phó quầy; Tập hợp lịch làm việc tuần tiếp theo của các bộphận, chuyển Ban Giám đốc; Tập hợp các công văn giấy tờ, thông tin… từcác bộphận chuyển Ban Giám đốc; Tham gia tổchức kiểm kê định kỳ: lập lịch, lên danh sách, bốtrí bộphận tăng cường, thơng báo đến các nhân viên có liên quan trong siêu thị; Tham gia tổchức các khoá đào tạo ngoại ngữ: liên lạc với giáo viên, xếp lịch học, lập hợp đồng, làm thủ tục thanh toán; Quản lý việc chuyển giao nước uống của nhân viên tổng đài; Quản lý việc chuyển giao văn phòng phẩm của nhân viên tổng đài cho các bộphận; Quản lý các hợp đồng của Ban Giámđốc, thu thập hoá đơn chuyển sang bộphận kếtoán; Quản lý hệthống cơ sởdữliệu (công văn, giấy tờ, báo cáo của đội bảo vệ, ca-ta-lô mẫu của các đợt khuyến mại…); Lập các báo cáo hàng tháng theo yêu cầu của Ban Giám đốc; Hàng ngày gửi doanh sốcủa siêu thịcho bộphận kiểm soát nội bộ; Đặt vé máy bay, khách sạn cho các cán bộcủa siêu thịvà của tập đồn; Kết hợp với các bộphận có liên quan chuẩn bịcác cuộc họp, hội thảo, liên hoan của siêu thị; Cập nhật hàng tháng niên giám và cơ cấu tổchức của siêu thị; Soạn thảo công văn, giấy tờ… theo yêu cầu của Ban giám đốc siêu thị.
Trưởng bộphận nhân sự
Công việc của một trưởng bộphận nhân sựbao gồm: Quản lý hồsơ nhân viên; Theo dõi hợp đồng lao động trong đó có cảnhững hợp đồng mới ký, hợp đồng ký lại, phụlục hợp đồng, tính tốn những sốdư của hợp đồng; Theo dõi những tiêu chí của hợp đồng (thời gian thửviệc, kết thúc hợp đồng, hợp đồng theo thời hạn); Theo dõi những thăng tiến của nhân viên (vịtrí, thâm niên, lương thưởng); Kiểm tra những số liệu nhân sựtrong phần mềm nhân sựvà phần mềm tính lương; Quản lý những sốliệu
tính tốn liên quan đến lương; Quản lý việc chấm cơng của nhân viên; Xây dựng và theo dõi những quy trình bảo hiểm y tế(40% - 60%) đối với những cán bộngười nước ngồi; Kiểm tra những quy trình vềbảo hiểm y tếCare plus đối với các cán bộvà bảo hiểm 24/24 đối với toàn bộnhân viên; Theo dõi những thay đổi và áp dụng những quy định theo luật lao động, quy định của bảo hiểm, quy định vềthuếvà thu nhập cá nhân.
Trưởng Bộphận Trang Trí
Cơng việc: Trình lên giámđốc các kiểu trang trí phù hợp với các sựkiện của cửa hàng; Đảm bảo việc sửdụng và mua các trang thiết bịtrang trí ; Lên kếhoạch và điều hành cơng việc trang trí.
Trưởng Bộphận An Ninh
Phổbiến, áp dụng các quy định vềan ninh đối với các cửa hàng; Đảm bảo cơ cấu tổchức cho các nhân viên an ninh; Thơng báo cho chính quyền địa phương vềtất cả các chính sách an ninh của cửa hàng; Thơng báo đến các cấp chính quyền địa phương tất cảcác tai nạn xảy ra trong khu vực trực thuộc cửa hàng và thơng báo cho phịng Nhân sựvềnhững tai nạn lao động của nhân viên; Tham gia các cuộc họp, tập huấn về an ninh và phòng cháy chữa cháy (do chính quyền địa phương tổchức); Nhanh chóng báo cáo các vụviệc có liên quan lên cấp trên; Kiểm tra giám sát các thiết bịcứu hoả cùng bộphận kỹthuật, viết biên bản các lần kiểm tra, và tập huấn chữa cháy định kỳ; Thường xuyên kiểm tra các lối thoát hiểm; Đảm bảo an ninh trật tựcho hành lang thương mại, bãiđỗxe, hoặc các khu vực thuộc khuôn viên siêu thị. Yêu cầu mọi người chấp hành các thủtục, quy định nội bộcủa cửa hàng đểcông việc kinh doanh được thuận lợi; Giải quyết êm thấm và hiệu quảcác khiếu nại của khách hàng đểbảo vệuy tín của siêu thị; Ghi nhận và thơng báo cho bộphận kỹthuật các sựcốkỹthuật có liên quan đến hệthống báo nhiệt, báo động; Kiểm tra việc xuất nhập hàng hoá; Kiểm soát và phịng chống những thất thốt tại các quầy thu ngân và phía trong cửa hàng; Báo cáo lên ban giám đốc tất cảnhững thiệt hại đến tài sản của công ty (trộm cắp trong – ngồi cửa hàng, nhập hàng khơng đúng quy định, giá cả…).
Trưởng Bộphận Kỹthuật
Công việc của trưởng bộphân Kỹthuật bao gồm: Phụtrách kỹthuật có nhiệm vụ bảo trì, sữa chữa các mạng lưới kỹthuật; Giám sát chung các công việc : vệsinh, hiệu
quảvà kết quảcủa việc bảo trì, mạng lưới an ninh; Phụtrách kỹthuật phải đảm bảo chương trìnhđào tạo thích hợp cho đội ngũ nhân viên của mình.
Trưởng Bộphận KhuẨm thực và Hành lang Thương mại
Kiểm tra sựhoạt động của Khu vựcẨm thực; Tìm kiếm và thúc đẩy lượng khách hàng; Quản lý và tìm kiếm các đối tác kinh doanh.
Trưởng Quầy Thương mại
Khích lệtinh thần làm việc của đội ngũ cộng sự, nhân viên thương mại, nhân viên bán hàng hoặc thợchuyên nghiệp trong các quầy hàng truyền thống; Tổchức và giám sát công việc của từng nhân viên và của cảquầy; Tham gia các công việc khác nhau của từng nhân viên trong quầy; Khuyến khích tổchức các cuộc họp thông tin thường kỳvà các buổi thảo luận trao đổi ý kiến với các đồng nghiệp; Thống kê, tổ chức các hoạtđộngđào tạo nhân viên. Người này có thểtựtổchức đào tạo trường hợp cần thiết ; Dị tìm những tiềm lực mới; Giám sát việc thực thi các chủtrương và tôn trọng tinh thần hoạtđộng của tổng công ty; Thực thi kếhoạch buôn bán thương mại theo sựchỉ đạo của trưởng bộphận bán hàng; Thực thi kếhoạch sắp xếp, trưng bày hàng hoá theo chủtrương của trung tâm thu mua đểtối ưu hoá hiệu suất của các dãy quầy hàng; Cung cấp thêm hàng hoá cho quầy ngay khi ước lượng được mặt hàng thiếu hụt; Giám sát việc áp dụng các chủtrương của bộphận nghiên cứu thịtrường và bộphận trưng bày sản phẩm; Nâng giá trịcác sản phẩm bằng cách trưng bày hàng hoá hợp lý tại các quầy; Áp dụng triệt đểchính sách giá cả; Kiểm tra việc tổchức và báo cáo chính xác thơng tin khách hàng; Phát triển các hoạt động nhằm khích lệhoạt động kinh doanh của quầy; Quản lý tối ưu các nguồn hàng; Đảm bảo nguồn gốc rõ ràng của sản phẩm bày bán; Giám sát việc thực thi nghiêm chỉnh các quy định thương mại của pháp luật; Niêm yết giá bán sản phẩm; Niêm yết bảng ghi chú bắt buộc đối với sản phẩm; Đối chiếu các ghi chú trên sản phẩm và các tính chất của sản phẩm bày bán; Lập và kiểm tra nhịp độsản xuất.
Trưởng Bộphận Đặt hàng
Phụtrách các nghiệp vụvà cơng việc hành chính liên quan đến nhận, trảhàng; Quản lý công tác nhận hàng; Chịu trách nhiệm kiểm soát hàng tồn kho của Siêu thị; Lên kếhoạch kiểm kê định kỳvà báo cáo kết quảkiểm kê cho Ban Giám Đốc.
Trưởng Bộphận Nhận hàng
Phụtrách các nghiệp vụvà cơng việc hành chính liên quan đến nhận, trảhàng; Chịu trách nhiệm bảo quản chất lượng hàng dựtrữtrong kho; Có nhiệm vụbảo trì, vệ sinh khn viên kho bãi.
Trưởng Bộphận Bán hàng:
Khích lệtinh thần của các trưởng quầy, nhân viên thương mại hoặc nhân viên bán hàng; Tổchức, giám sát công việc của từng cá nhân và của cả đội; Tham gia vào các cơng việc khác nhau của từng quầy; Khuyến khích tổchức những cuộc họp thường kỳ và các cuộc trao đổi thông tin, ý kiến với các đồng nghiệp khác; Thống kê, tổchức các hoạt động đào tạo nhân viên (có thểtựtổchức đào tạo trong trường hợp cần thiết); Dị tìm những tiềm lực mới; Giám sát việc thực hiện và tuân thủcác quy tắc làm việc của công ty; Lập kếoạch buôn bán thương mại theo chỉ đạo của Giám đốc siêu thị; Lập kế hoạch sắp xếp, trưng bày hàng hoá theo sựchỉ đạo của trung tâm thu mua đểsửdụng tối đa diện tích quầy; Theo dõiđộchính xác của việc tổchức tìm hiểu thơng tin khách hàng; Khuyến khích các hoạt động nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bộphận; Tuân thủcác chính sách vềgiá cảcác chủng loại hàng hoá; Quản lý tối ưu các nguồn hàng hố; Đảm bảo an tồn vệsinh và nguồn gốc xuất xứcủa các nguồn hàng bán ra; Giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh các điều luật thương mại; Phân tích các đặc trưng cơ bản của cửa hàng để đềxuất với Giám đốc các xu hướng thương mại thích hợp; Quản lý chặt chẽhàng cungứng của bộphận; Đưa ra những biện pháp nhằm chống thất thốt hàng hố ngồi dựtính; Chấp hành các thủtục hành chính và kếtốn.
Trưởng Bộphận Thu ngân
Khích lệ đội ngũ nhân viên: trợlý trưởng bộphận thu ngân, thu ngân, nhân viên thu ngân trưởng và bộphân tiếp đón khách; Tham gia tuyển dụng và đào tạo các nhân viên thu ngân mới; Kiểm soát hiệu quảlàm việc của các nhân viên thu ngân và điều chỉnh các công việc khi cần thiết; Thực hiện kếhoạch thu ngân nhưng cũng phải đảm bảo lượng lưu thông cần thiết và hiệu suất tối ưuởquầy tính tiền; Tổchức và kiểm sốt việc nộp tiền của quầy vềquỹ; Tổchức cung cấp tiền lẻcho các quầy thu ngân; Thống kê, theo dõi các chỉsốhiệu suất làm việc, quyết định các giải pháp chỉnh sửa khi cần thiết; Nắm tình hình các sổsách và chứng từchung của bộphận thu ngân;
Thực hiện các bước tính tốn khác nhau đểtìm kiếm các lỗi có thểvềthu ngân và về quỹ; Quản lý quỹtiền lẻvà đảm bảo mối quan hệvới ngân hàng; Tổchức, chuẩn bị, theo dõi cácđợt chuyển nộp tiền vào ngân hàng; Quản lý vật tư của bộphận thu ngân; Quản lý những bất thường vềkỹthuật (vào sổcác doanh thu, phân bốtiền thu….); Đảm bảo việc lưu giữcác sốliệu trên máy vi tính
Kếtốn trưởng
Điều hành hoạt động của bộphận kếtoán; Đảm bảo việc tuân thủcác quy trình và gửi đầy đủcác báo cáo theo quy định cho các cơ quan quản lý; Làm việc với các ngân hàng, cơ quan thuế; Kiểm sốt và phân tích các sốliệu bán hàng và báo cáo cho Giám đốc Tài chính.
2.1.4. Tình hình laođộng tại siêu thị Big C