KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH.
3.3.1. Ưu điểm.
- Bộ máy kế tốn.
+ Có sự phân cơng rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên.
+ Đội ngũ nhân viên có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp với trình độ từ trung cấp đến thạc sĩ, có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong nghề kế tốn, ln thực hiện và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
- Tổ chức hệ thống chứng từ, và báo cáo kế toán đúng theo quy định của Cơ quan chủ quản cấp trên và của Nhà nước. Các báo cáo luôn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho cấp quản lý và Cơ quan chủ quản.
- Hệ thống tài khoản linh hoạt, đơn giản có thể mở rộng khi có nhu cầu thêm tài khoản chi tiết.
- Tổ chức kiểm tra, kiểm soát. + Kiểm soát chung.
Kiểm sốt thiết bị: thiết bị được đặt trong mơi trường tốt, có dịng điện ổn định cho cả hệ thống, tất cả máy vi tính đều được trang bị phần mềm diệt virus.
Kiểm soát phần mềm: phần mềm được Viện tin học doanh nghiệp cung cấp và cài đặt nên đã được kiểm soát chặt chẽ trước khi cài đặt.
Kiểm soát nhập liệu: phần mềm cung cấp các chức năng tự động đánh số chứng từ, chọn trong danh sách có sẵn, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, và có thực của các ơ dữ liệu làm giảm những sai sót trong q trình cho q trình nhập liệu như nhập trùng, nhập sai...
- Ưu điểm của phần mềm kế toán.
+ Phần mềm Acsoft dễ sử dụng, thao tác đơn giản, trong phần trợ giúp có phần hướng dẫn sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng.
+ Sử dụng cả bàn phím lẫn trỏ chuột, các lệnh bàn phím giúp người sử dụng thao tác nhanh hơn trong q trình nhập liệu. Sử dụng phím ATL cùng với các mẫu tự được gạch chân của các chức năng trên màn hình, rồi di chuyển bằng
các phím di chuyển lên, xuống, trái phải hoặc nhấn các mẫu tự được gạch dưới tương ứng để kích hoạt chức năng đó.
+ Cung cấp chức năng khai báo nhóm tài khoản đồng cấp, tức là nhóm tài khoản có các tài khoản chi tiết giống nhau. Ví dụ: các tài khoản 156, 511, 632, 911 có theo dõi chi tiết cùng một mặt hàng A giống nhau, thì ta chỉ cần khai báo chi tiết (mặt hàng A) cho một tài khoản bất kì trong nhóm này thì những tài khoản thuộc nhóm đó cũng sẽ được khai báo. Chức năng này giúp tiết kiệm thời gian và các thao tác khai báo chi tiết tài khoản, phục vụ tốt cho phần hành kế toán tổng hợp.
+ Hỗ trợ các định khoản mặc định như: khi nhập liệu lập phiếu thu thì trong ơ dữ liệu Nợ phần mềm đã định khoản sẵn nợ tài khoản 1111, nếu là phiếu chi thì Có tài khoản 1111, khi nhập liệu lập hóa đơn dịch vụ thì phần mềm mặc định sẵn Có tài khoản 5113 giúp người kế tốn tránh được những sai sót trong q trình định khoản. Phần mềm kế tốn khác như Vietsun do Công ty trách nhiệm hữu hạn Tư vấn Giải pháp và Dịch vụ HTM (một đối tác của Viện Tin học Doanh nghiệp) viết cịn có chức năng khai báo định khoản kế toán ngay từ những thiết lập ban đầu. Người kế toán chỉ cần chọn phần “Nội dung định khoản” thì phần mềm tự động đề xuất nội dung định khoản giúp người kế toán tránh những sai sót có thể xảy ra trong q trình định khoản đồng thời chức năng này cịn có thể hỗ trợ cho những người khơng biết về kế tốn cũng có thể nhập dữ liệu kế tốn được.
+ Phần mềm cho phép sửa số liệu trực tiếp trong phần điều chỉnh số liệu, cho phép xóa phiếu sai, xóa định khoản sai tránh được các bút tốn điều chỉnh rườm rà.
+ Phần mềm có sự ràng buộc về: việc sửa lại số dư đầu kì, khi đã nhập số phát sinh trong tài khoản rồi thì khơng được sửa số dư đầu kì; nếu muốn xóa thì phải xóa tất cả số liệu đã phát sinh rồi mới sửa số dư được nhằm hạn chế được các sai sót và gian lận xảy ra.
+ Hỗ trợ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào tạo điều kiện thuận lợi trong việc khai báo thuế cho cơ quan thuế vào cuối tháng, làm giảm thời gian và lượng cơng việc của kế tốn vào cuối tháng.
+ Hỗ trợ các bút toán tổng hợp vào cuối kì như : phân bổ chi phí, trích khấu hao tài sản cố định, xác định kết quả kinh doanh, lãi lỗ cuối kì.
+ Cung cấp các mẫu báo cáo tài chính, hệ thống sổ sách đúng mẫu biểu do Nhà nước quy định.
+ Có khả năng trích xuất số liệu ra chương trình Excel và Word giúp người sử dụng có thể tự tạo các báo cáo theo ý muốn.
+ Cung cấp chức năng quản lý người sử dụng đảm bảo an toàn và bảo mật thơng tin kế tốn.
+ Phần mềm cho phép nhập nhiều bút toán trên cùng một phiếu thu, chi, cho phép kê khai nhiều hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào trong cùng một bút toán, giúp người nhập liệu tiết kiệm được thời gian.
+ Phần mềm có chức năng trợ giúp hướng dẫn người dùng sử dụng phần mềm theo các phần hành của chương trình, giúp người sử dụng dễ dàng trong việc sử dụng và triển khai.
3.3.2. Nhược điểm.
Bên cạnh những ưu điểm mà hệ thống thông tin kế tốn có được thì cũng có một vài nhược điểm sau:
- Tổ chức hệ thống báo cáo: do Chi nhánh là đơn vị trực thuộc, nên không lập báo cáo tài chính như các doanh nghiệp khác. Các báo cáo về doanh thu và chi phí chỉ đáp ứng được yêu cầu quản lý cơ bản, chứ chưa lập những báo cáo nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của theo từng chức năng hoạt động, từng khoản mục chi phí tại Chi nhánh theo định kì.
- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu chưa lập thủ tục ghi dự phịng dữ liệu để khi có rủi ro xảy ra nhằm đảm bảo hệ thống phục hồi nhanh.
- Kiểm sốt truy cập: chưa có sự phân chia quyền sở hữu dữ liệu theo từng cấp hoạt động, chưa sử dụng tập tin phân quyền quản lý truy cập.
- Phần mềm kế toán Acsoft.
+ Hệ thống tài khoản của Chi nhánh chỉ mở các tài khoản cần thiết nhưng phần mềm vẫn quản lý hết các tài khoản trong danh mục hệ thống tài khoản kế
toán doanh nghiệp ảnh hưởng đến tốc độ làm việc của người kế toán và hệ thống. Phần mềm Vietsun cho phép mở thêm các tài khoản đáp ứng yêu cầu quản lý của từng đơn vị và bỏ bớt các tài khoản không cần thiết.
+ Các định khoản sai phần mềm không phát hiện được.
+ Sửa số liệu trực tiếp lên dữ liệu vừa là ưu điểm, vừa là nhược điểm vì nó nó khơng tạo được dấu vết kiểm tốn gây khó khăn cho người sử dụng trong việc kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai sót, gian lận xảy ra.
+ Kiểm sốt kết xuất của phần mềm chưa kiểm soát được giới hạn số liệu: như giá trị số dư tiền mặt. Giá trị này không được phép âm nhưng phần mềm khơng kiểm sốt được. Trong phần mềm Vietsun có phần quản lý hệ thống cho khai báo số âm, nếu ta chọn khai báo từ đầu là số âm thì phần mềm cho phép âm như các tài khoản tiền tại quỹ và hàng hóa trong kho, cịn nếu khơng khai báo âm thì khi số dư tài khoản âm thì phần mềm sẽ báo lỗi.
+ Chưa có hỗ trợ máy tính khi người sử dụng phải nhập nhiều hóa đơn thuế giá trị gia tăng thì phải tính bên ngồi phần tổng trước rồi mới kê khai thuế trên từng hóa đơn.
+ Phần mềm chưa có các thủ tục tạo ra dấu vết kiểm toán nhằm hạn chế việc điều chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp. Chức năng này sẽ tự động ghi nhận các hành vi truy cấp hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng, tập tin này được bảo mật chỉ có người có quyền hạn cao nhất mới có khả năng truy cập và chỉ được quyền xem, in báo cáo dấu vết kiểm tốn. Ví dụ: cuối tháng người kế toán trưởng muốn kiểm tra hiệu quả làm việc của nhân viên mình, họ vào phần ứng dụng kiểm soát dấu vết kiểm toán sẽ biết nhân viên đó đã làm những gì, thêm tài khoản nào, bỏ tài khoản nào, sửa nội dung gì vào ngày, tháng, năm nào.
3.3.3. Hiệu quả đạt được.
- Những quy trình kế tốn xây dựng rõ ràng và việc đối chiếu các số liệu kế toán thường xuyên làm giảm bớt các bút tốn khơng chính xác, tiết kiệm được thời gian, đồng thời cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy hơn.
- Sử dụng phần mềm kế tốn làm giảm chi phí về nhân sự và thời gian một cách đáng kể so với cách làm thủ công trước đây. Người kế tốn khơng phải ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp, tính tốn như trước nữa, chỉ cần nhập liệu lập các chứng từ gốc thì phần mềm tự động xử lý và ghi vào tất cả các sổ sách, báo cáo cần thiết.
- Các báo cáo được cung cấp kịp thời, chính xác cho Giám đốc Chi nhánh và Cơ quan chủ quản nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn, và có kế hoạch phát triển trong thời gian tới.
- Phần mềm kế toán giúp cho đơn vị dễ dàng trong việc gửi dữ liệu tới Cơ quan trung ương thông qua phương tiện email, tạo thuận lợi cho công việc quản lý của Cơ quan trung ương đối với các chi nhánh cấp dưới.
- Cung cấp các thơng tin chính xác, kịp thời cho cơ quan thuế; làm giảm đáng kể rủi ro liên quan đến việc tránh thuế, làm giảm đáng kể cơng việc cho người kế tốn vào cuối tháng.
Tóm lại, hệ thống thơng tin kế tốn tại Chi nhánh trong môi trường sử dụng phần mềm kế tốn hoạt động có hiệu quả và đáng tin cậy.
3.3.4. Kết quả của q trình phân tích hệ thống thơng tin kế tốn.
Kết quả của phân tích hệ thống là hệ thống đã đạt được hiệu quả, không cần thay đổi hệ thống chỉ cần đề ra những biện pháp để khắc phục nhược điểm và tiếp tục duy trì những ưu điểm của hệ thống mà thôi.
C
CHHƯƯƠƠNNGG 44 G
GIIẢẢII PPHHÁÁPP NNHHẰẰMM HHOỒÀNN TTHHIỆIỆNN HHỆ Ệ TTHHỐỐNGNG TTHHƠNƠNGG TTIINN K
KẾẾ TOTOÁÁNN TẠTẠII VVCCCCII CCẦẦN N TTHHƠƠ. .