D) HỉNH THỨC SỔ KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
A) CHỨNG TỪ SỬ DỤNG
- Hóa đơn giá trị gia tăng. - Phiếu xuất kho.
- Phiếu nhập kho. - Phiếu thu. - Phiếu chi.
- Thông báo công nợ.
b) Các sổ và báo cáo đưa ra
- Sổ nhật ký bán hàng.
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. - Sổ chi tiết các tài khoản. - Báo cáo bán hàng.
- Báo cáo công nợ khách hàng. - Báo cáo doanh thu bán hàng. - Bản kê hóa đơn bán ra.
- Bảng liệt kê công nợ khách hàng.
2.3 Đánh giá hiện trạng và giải pháp khắc phục 2.3.1 Đánh giá hiện trạng
Từ hiện trạng hệ thống thông tin kế toán bán hàng của công ty đã nêu trên. Đồng thời hiện nay hệ thống kế toán bán hàng của công ty đang dùng phần mềm Exel. Ưu nhược điểm của phần mềm này như sau:
- Ưu điểm:
Phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện ắch, rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các chương trình tắnh toán quản việc bán hàng được xử lý rất nhanh với điều kiện số bản ghi ắt.
Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều lắm đồng thời phần mềm này hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thời doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phắ để mua bản quyền của phần mềm này.
Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế toán và các báo cáo tài chắnh theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng,Ẩ).
Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụng phần mềm Visual Foxpro. Lý do rất đơn giản vì các doanh nghiệp hiện đang thấy rất rõ những khuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel mang lại. Vậy những khuyết điểm của phần mềm Microsoft Office Excel được thể hiện như sau:
- Nhược điểm
Phần mềm excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xoá danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sót thông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn toàn là thủ công
Phần mềm excel không có tắnh năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khôn lường.
Việc tắnh toán hàng tháng dựa trên excel có thể mất thời gian tời vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh là không kịp thời.
Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị.
2.3.2 Giải pháp khắc phục
Với những nhược điểm của phần mềm excel như trên thì việc phát triển hệ thống là một yêu cầu vô cùng cấp bách đối với công ty. Qua đồ án em đưa ra giải pháp như sau:
- Về hình thức kế toán
Việc tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại vẫn được thực hiện thủ công ở bên ngoài nhưng không làm căn cứ để nhập vào máy, việc nhập vào máy phải thực hiện trực tiếp từ chứng từ kế toán, trên phần mềm máy tắnh sẽ tự động in ra bảng tổng hợp kế toán cùng loại như đã lập thủ công, sau đó nhân viên kế toán so sánh đối chiếu với bảng in ra từ máy và bảng lập thủ công để tìm ra sai sót sửa chữa. Trình tự được thực hiện trên sơ đồ sau:
`
Sơ đồ kế toán bằng phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán trên sẽ in trực tiếp được phiếu nhập kho, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi,Ẩ
Đưa ra được các báo cáo về bán hàng của công ty tương đối đầy đủ. - Về quy trình luôn chuyển chứng từ
Bộ phận bán hàng làm nhiệm vụ bán hàng khi đã kắ kết hợp đồng với khách hàng phải chịu trách nhiệm về mức giá đã bán. Sau khi làm hợp đồng trình giám đốc kắ duyệt. Do đó bộ phận kế toán bán hàng chuyên trách vào công việc kế toán của mình.
CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN -Sổ tổng hợp-Sổ chi tiết
MÁY TễNH BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CứNG LOẠI BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CứNG LOẠI
CHƯƠNG 3 : XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HầNG TẠI CÔNG TY ĐỨC LINH
3.1 Phân tắch hệ thống 3.1.1 Mục tiêu hệ thống
Hệ thống đảm bảo yêu cầu sau:
- Quản lý được danh mục hàng hóa, khách hàngẨ. - Quản lý được danh thu bán hàng
- Quản lý được công nợ phải thu cũng như phải trả khách hàng
Đưa ra các chứng từ cần thiết: - Phiếu báo giá
- Phiếu thu chi, Hóa đơnGTGT, phiếu nhập xuất - Giấy thông báo nợ quá hạn
Đưa ra các báo cáo cần thiết:
- Báo cáo công nợ khách hàng - Báo cáo doanh thu bán hàng - Báo cáo hàng bán
- Nhật ký thu tiền
- Bảng kê hóa đơn bán ra
- Bảng liệt kê công nợ khách hàng
Bảo đảm tắnh bảo mật và toàn dữ liệu của hệ thống
3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
3.1.2.1 Phân tắch yêu cầu
Từ yêu cầu, đòi hỏi của công tác quản lý bán hàng, cần phải xây dựng một hệ thống sao cho công việc quản lý bán hàng được thực hiện trên máy thay cho công việc thủ công trước đây, quản lý bán hàng có hiệu quả hơn, để thực hiện được điều đó hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua nhập các chứng từ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng,... Từ đầu vào là các chứng từ trên thì đầu ra là:
- Báo cáo bán hàng.
- Báo cáo công nợ khách hàng. - Báo cáo doanh thu bán hàng. - Nhật ký thu tiền.
- Bảng kê hóa đơn bán ra.
- Bảng liệt kê công nợ khách hàng.
3.1.2.2 Mô tả bài toán
Khách hàng muốn mua hàng sẽ liên hệ trực tiếp với bộ phận bán hàng, bộ phận bán hàng xem xét các yêu cầu của khách hàng như: chủng loại, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toánẨ, đồng thời xem xét khả năng đáp ứng các yêu cầu đặt hàng của khách hàng thông qua danh sách hàng tồn kho từ bộ phận quản lý kho. Nếu số lượng hàng tồn kho của công ty không đáp ứng được yêu cầu đặt hàng của khách hàng thì bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng. Ngược lại, bộ phận bán hàng sẽ gửi báo giá cho khách hàng. Sau đó bộ phận bán hàng sẽ đàm phán với khách hàng và ký kết hợp đồng mua hàng với khách hàng.
Khi xuất hàng bán cho khách, bộ phận bán hàng sẽ xuất hóa đơn GTGT kèm theo phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho gồm 03 liên: 01 liên gửi cho khách hàng, 01 liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, 01 liên kế toán bán hàng giữ làm cơ sở hạch toán. Hóa đơn GTGT gồm 03 liên: 1 liên bộ phận bán hàng giữ, 1 liên giao cho khách làm căn cứ hạch toán còn 1 liên giao cho cơ quan thuế.
Tại thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất hàng hóa giao cho khách hàng theo đúng thời hạn cam kết.
Trường hợp đã xuất hóa đơn GTGT bán hàng, khách hàng yêu cầu trả lại hàng hóa hoặc giảm giá hàng bán. Hai bên sẽ kiểm tra lại, nếu thống nhất, bên bán sẽ lập chứng từ giảm giá hàng bán hoặc chứng từ hàng bán trả lại. Kế toán bán hàng căn cứ vào lượng hàng nhập viết phiếu nhập kho (03 liên 01 liên kế toán bán hàng giữ, 01 liên thủ kho giữ, 01 liên giao cho người mua) và nhận hóa đơn (hóa đơn hàng hóa trả lại) của khách hàng. Căn cứ vào phiếu nhập kho (nhập kho hàng hóa trả lại) và hóa đơn GTGT của hàng trả kế toán bán hàng hạch toán hàng bán bị trả lại. Kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu chi tiền, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiền để chuyển tiền thanh toán cho khách.
Khách hàng có thế thanh toán bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản, khi khách hàng trả trực tiếp kế toán bán hàng viết phiếu thu 03 liên 01 thủ quỹ giữ làm căn cứ ghi sổ quỹ, 01 liên giao cho khách hàng, 01 liên kế toán bán hàng giữ làm cơ sở hạch toán.
Nếu quá hạn thanh toán hoặc khi có yêu cầu, bộ phận kế toán sẽ gửi thông báo về khoản nợ quá hạn cho khách hàng thông qua giấy báo nợ và bản liệt kê công nợ khách hàng.
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phân kế toán lập báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng, nhật ký thu tiền, bảng kê hóa đơn bán ra, bảng liệt kê công nợ khách hàng, báo cáo bán hàng để ban giám đốc có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý và đạt hiệu quả cao.
3.1.3 Dữ liệu vào và thông tin ra
3.1.3.1 Dữ liệu vào của hệ thống
- Phiếu xuất kho
- Phiếu nhập kho - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu - Phiếu chi - Phiếu hàng bán bị trả lại - Đơn đặt hàng - Giấy báo nợ - Giấy báo có
- Phiếu giảm giá - Phiếu báo giá
3.1.3.2 Thông tin ra của hệ thống
- Báo cáo doanh thu bán hàng - Báo cáo công nợ khách hàng - Nhật ký thu tiền
- Bàng kê khai hóa đơn bán hàng - Báo cáo công nợ khách hàng
- Báo cáo liệt kê công nợ khách hàng - Báo cáo bán hàng
3.1.4.1 Biểu đồ ngữ cảnh
Phiếu xuất kho
Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho hàng trả lại 0 HTTT KẾ TOÁN BÁN HầNG KHÁCH HầNG BỘ PHẬN QUẢN LÝ KHO THầNH PHẨM BAN GIÁM ĐỐC Yêu cầu báo cáoBáo cáo Hình 3.1 Biểu đồ sơ đồ ngữ cảnh Phiếu chi
Phiếu nhập kho hàng trả lại Yêu cầu mua hàng Thông tin phản hồi
Báo giá
Hóa đơn GTGT bán hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu thu
3.1.4.2 Biểu đồ phân rã chức năng
KẾ TOÁN BÁN HầNG
1.Tiếp xúc khách hàng 2.Xử lý chứng từ 3.Ghi sổ 4.Báo cáo
1.1.Tiếp nhận y/c mua hàng
1.2.Tiếp nhận p/a của khách hàng 1.3.Kiếm tra k/n cung
ứng và báo giá 1.4.Phản hồi thông tin
2.1.Lập hóa đơn GTGT 2.2.Kiểm tra phiếu
xuất, phiếu nhập 2.3.Lập phiếu thu, chi 3.1.Ghi sổ chi tiết thành phẩm 3.2.Ghi sổ chi tiết doanh thu
3.3.Ghi sổ giá vốn hàng bán 3.4.Ghi sổ chi tiết công nợ khách hàng 4.1.Lập báo cáo bán hàng 4.2.Lập báo cáo nhập- xuất-tồn 4.3.Lập bảng kê công nợ KH 4.4.Lập bảng kê khác Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng
3.1.4.3 Mô tả chức năng lá
(1.1) Tiếp nhận y/c mua hàng: Khách hàng gọi điện đến mua hàng hoặc mua hàng tại cửa hàng, mình sẽ xem xét những yêu cầu mà họ đưa ra nếu mình đáp ứng được những yêu cầu đó thì mĩnh sẽ đồng ý bán hàng
(1.2) Tiếp nhận p/a của khách hàng: Bộ phận bán hàng tiếp nhận thông tin khi khách hàng phản ảnh về hàng hóa
(1.3) Kiểm tra k/n cung ứng và báo giá: Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng sẽ tiến hành đọc báo cáo nhập xuất tồn hàng để kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng
(2.1) Lập hóa đơn GTGT: Sau khi khách hàng quyết định mua hàng, bộ phận bán hàng sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT bán hàng theo yêu cầu mua hàng của khách hàng
(2.2) Kiểm tra phiếu xuất, phiếu nhập: Phiếu xuất kho được lập kèm theo hóa đơn GTGT bán hàng, khách hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho khi nhận hàng, Phiếu nhập kho hàng, hàng bán bị trả lại dựa vào số lượng, quy cách, phẩm chất đã kiểm tra.
(2.3) Lập phiếu thu, chi: : Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng hay đặt cọc tiền mua hàng trước, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền, khi công ty chi tiền mặt cho việc quảng cáo,vẩn chuyển .. kế toán tiền mặt sẽ tiến hành lập phiếu chi.
(3.1) Ghi sổ chi tiết thành phầm: Cuối mỗi tháng thủ kho sẽ phân ra từng loại, nhóm thành phẩm, sau đó kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết thành phẩm tình hình biến động và hiện có của các loại thành phẩm.
(3.2) Ghi sổ chi tiết doanh thu: Cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong tháng, kế toán hàng hóa sẽ tiến hàng ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
(3.3) Ghi sổ giá vốn hàng bán: Sau mỗi lần xuất hóa đơn thì kế toán phải tắnh giá vốn của từng hóa đơn đó và ghi vào sổ chi tiết tk 632 hay cuối tháng căn cứ bảng nhập xuất tồn của sản phẩm trong tháng để ghi vào sổ chi tiết TK 632
(3.4) Ghi sổ chi tiết công nợ khách hàng: Cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ phát sinh trong tháng, phiếu thu chi tiền, hóa đơn GTGT bán hàng, kế toán công nợ sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết công nợ khách hàng
(4.1) Lập báo cáo bán hàng: Căn cứ vào hóa đơn GTGT bán hàng, hợp đồng bán hàng lập báo cáo bán hàng gửi giám đốc.
(4.2) Lập báo cáo nhập-xuất-tồn: Đây là công việc của kế toán cuối kỳ để xác định lượng hàng đã mua vào, bán ra và số tồn kho cuối kỳ.
(4.3) Lập bảng kê công nợ KH:Căn cứ vào thời hạn thanh toán của khách hàng đã thỏa thuận trên hợp đồng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo công nợ khách hàng.
3.1.4.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng
a) Phiếu nhập kho, phiếu nhập kho HBBTL b) Phiếu xuất kho
c) Hóa đơn giá trị gia tăng d) Phiếu thu
e) Phiếu chi
f) Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản g) Báo cáo nhập Ố xuất Ố tồn h) Báo cáo bán hàng
i) Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra j) Bảng kê 11 (công nợ khách hàng) k) Các bảng kê khác
3.1.4.5 Ma trận thực thể chức năng
CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU a. Phiếu nhập kho,
phiếu nhập kho HBBTL
b. Phiếu xuất kho c. Hóa đơn giá trị gia tăng
d. Phiếu thu e. Phiếu chi
f. Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản
g. Báo cáo nhập Ố xuất Ố tồn
h. Báo cáo bán hàng i. Bảng kê hóa đơn, chứng từ bán ra j. Bảng kê 11 (công nợ khách hàng) k. Các bảng kê khác CÁC CHỨC NĂNG 1. Tiếp xúc khách hàng R R 2. Xử lý chứng từ U U C C C 3. Ghi sổ R R R R R C,U
4. Báo cáo R C,U C,U C,U C,U C,U
3.1.5 Mô hình khái niệm logic
3.1.5.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
HÌ Duy ThÌnh Lắp CQ45/41.01
Hình 3.3: Ma trận thực thể dữ liệu Ố chức năng
Bảng kê HĐ, CT bán ra Báo cáo báng hàng
Bảng kê công nợ KH
Các bảng kê khác Báo cáo NXT
Báo cáo 4.0 Tiếp xúc khách 1.0 Xử lý 2.0 Ghi sổ 3.0 Khách hàng Ban giám đốc Hóa đơn GTGT Phiếu nhập, NK HBBTL
Phiếu thu, chi Phiếu xuất
Sổ cái, sổ chi tiết Báo cáo Y/c báo cáo Y/c mua hàng Báo giá T /ti n H B B T L T /ti n y /c h àn g g iả m g iá Ph iế u t hu Ph iế u c hi T ha nh to án H óa đ ơn G T G T Bộ phận quản lý kho TP Ph iế u n hậ p k ho Ph iế u x uấ t k ho Ph iế u n hậ p k ho H B B T L Hóa đơn GTGT Phiếu nhập, NK HBBTL T hô ng tin h àn g t rả lạ i
`
3.1.5.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Tiến trình ỀTiếp xúc khách hàngỂ
Tiến trình Ề2.0 Xử lý chứng từỂ
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1