D) HỉNH THỨC SỔ KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
9: BỘ PHẬN KẾ TOÁN LIÊN QUAN SỬ DỤNG PHIẾU XUẤT KHO ĐỂ GHI SỔ KẾ TOÁN LIÊN
7’: Kế toán hàng tồn kho nhập dữ liệu trên phiếu xuất kho vào máy tắnh (nếu đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy).
8: Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kế toán liên quan.
9: Bộ phận kế toán liên quan sử dụng phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán liên quan. quan.
10: Phiếu xuất kho được chuyển về bộ phận kế toán hàng tồn kho để lưu giữ (tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp).
Chú ý:
- Trường hợp xuất kho sản phẩm hàng hóa đến nơi nhận là cửa hàng, chi nhánh hạch toán báo sổ hoặc xuất để chuyển sang kho khác trong nội bộ doanh nghiệp thì sử dụng "phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ".
- Trường hợp xuất sản phẩm hàng hóa giao cho các đại lý thì sử dụng "phiếu xuất kho hàng gửi đại lý".
SƠ ĐỒ XỬ LÝ Vầ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Ở BỘ PHẬN BÁN LẺ
Quầy bán lẻ ThĐ quü Kỏ toĨn tiởu thô
thanh toĨn Kỏ toĨn trẽng
Bé phẹn kỏ toĨn liởn quan Bắt đầu A (1) Kắ nhận phiếu thu Lập Bảng kê bán lẻ Bảng kê bán lẻ Thu tiền Lập phiếu thu (3) (5) (2) Bảng kê bán lẻ giấy nộp tiền Ghi sổ qũy (4) Bảng kê bán lẻ giấy nộp tiền Lập bảng kê doanh số bán hàng . Hoá đơn bán lẻ (6) Ký duyệt bảng kê danh số bán hàng. Hoá đơn bán lẻ bảng kê doanh số bán hàng Ký Hoá đơn bán lẻ (7) (7) (8) (9) Hoá đơn bán lẻ Ghi sổ kế toán liên quan (9) Lưu chứng từ B (10)
Chú thắch:
(A) Bắt đầu: Quầy, cửa hàng bán lẻ chuẩn bị tiền và các chứng từ liên quan đến bán hàng, lập bảng kê bán lẻ.
1: Quầy, cửa hàng bán lẻ nộp tiền, cho thủ quỹ (kèm bảng kê bán lẻ). 2: Thủ quỹ lập phiếu thu tiền.
3: Người nộp tiền ký phiếu thu và chuyển lại cho thủ quỹ 4: Thủ quỹ ghi sổ quỹ
5: Chuyển phiếu thu, bảng kê bán lẻ cho kế toán tiêu thụ.
6: Kế toán tiêu thụ lập bảng kê doanh số bán hàng, hóa đơn bán lẻ. 7: Chủ doanh nghiệp ký duyệt hóa đơn bán lẻ chuyển kế toán tiêu thụ 8: Chuyển hóa đơn bán lẻ cho bộ phận quầy, cửa hàng ký.
9: Bộ phận liên quan ghi sổ kế toán liên quan.10: Lưu hóa đơn 10: Lưu hóa đơn
(B) Kết thúc.
SƠ ĐỒ XỬ LÝ Vầ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ HốA ĐƠN THUẾ GTGT
(A) Bắt đầu: Bộ phận liên quan (người mua) chuẩn bị tiền và các chứng từ liên quan đến việc trả tiền (Giấy báo của ngân hàng, phiếu thuẨ)
1: Bộ phận kế toán tiêu thụ thanh toán nhận các chứng từ thanh toán, viết hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) - 3 liên.
2: Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký duyệt hóa đơn.
3: Kế toán tiêu thụ nhận hóa đơn đã ký duyệt, đưa người mua ký (người mua giữ liên 2, liên 1 lưu ở bộ phận bán hàng, liên 3 để thanh toán).
4: Kế toán tiêu thụ, thanh toán ghi sổ kế toán tiêu thụ.5: Chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thuế (GTGT) 5: Chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán thuế (GTGT) 6: Bộ phận kế toán thuế ghi sổ chi tiết thuế GTGT. 7: Chuyển hóa đơn đến các bộ phận kế toán liên quan. 8: Ghi sổ kế toán liên quan.
9: Lưu hóa đơn ở bộ phận kế toán bán hàng. (B) Kết thúc
Chú thắch một số nghiệp vụ: 1: Doanh thu tiền ngay
2: Doanh thu bán hàng trả chậm không có lãi 3a: Doanh thu đổi hàng theo giá bán
3b: Vật tư, hàng hóa nhập kho 4: Bán hàng qua đại lý
5a: Doanh thu bán hàng trả góp 5b: Định kỳ thu tiền trả góp
5c: Kết chuyển doanh thu tiền lãi phù hợp
6a: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại và các khoản làm giảm trừ doanh thu khác
6b: Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 6c: Giá vốn hàng bán bị trả lại nhập kho 7: Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả 8: Thuế giảm trừ vào doanh thu.
9 : Kết chuyển doanh thu thuần.10: Người mua thanh toán tiền. 10: Người mua thanh toán tiền.
11: Chiết khấu thanh toán cho người mua được hưởng
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI Vầ DỊCH VỤ XÂY DỰNG ĐỨC
LINH 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY ĐỨC LINH 2.1.1 Giới thiệu về công ty
Tên tiếng Anh: Duc Linh Trading And Construction Service Company Limited
Giám đốc: Ông Nguyễn Văn Vân
Điện thoại: 84-04-3634.1760
Fax: 84-04-3634.1761
Trụ sở chắnh: Cụm công nghiệp thị trấn Quốc Oai-Hà Nội
Ngành nghề kinh doanh (theo đăng kắ kinh doanh) :
- Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi vừa và nhỏ.
- Sản xuất, gia công vật tư cho lĩnh vực khảo địa chất, kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa liên quan đến lĩnh vực sản xuất của công ty.
- Buôn bán, cho thuê các loại máy móc, thiết bị xây dựng, phương tiện vận tải các loại.
- Tư vấn lắp đặt thiết bị cho các công trình xây dựng
- Nhận thi công, lắp đặt các công trình dân dụng, công nghiêp, thuỷ lợi, bưu điện, thông tin liên lạcẨ
- Sản xuất gạch không nung.
Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ dây dựng Đức Linh được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ky kinh doanh lần đầu tiên 04/11/2000. Với vốn điều lệ là 9.000.000.000 VNĐ(Chắn tỷ đồng). Công ty kinh doanh chủ yếu lĩnh vực sản xuất, gia công vật tư cho lĩnh vực khả sát địa chất, xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi vừa và nhỏ. Ngoài ra công ty còn kinh doanh một số lĩnh vực khác như: Kinh doanh dịch vụ sinh thái, lắp đặt, chuyển giao công nghệ máy móc, thiết bị liên quan đến ngành nghề Công ty kinh doanh
2.1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý công ty
HÌ Duy ThÌnh Lắp CQ45/41.01
GIÁM ĐỐC
PHố GIÁM ĐỐC
KINH DOANH SẢN XUẤT HC-NS-CNTT TC-KT
PHồNG KINH DOANH PHồNG CS-KH PHồNG QLCL PHồNG KT-CN PHồNG HầNH CHễNH PHồNG NHÂN SỰ PHồNG TầI CHễNH PHồNG KẾ TOÁN
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Giám đốc công ty: Là người điều hành hoạt động chung của công ty, trực tiếp liên quan đến mảng hoạt động: nhận thầu các công trình xây dựng cơ bản, buôn bán vật liệu xây dựng,Ẩchịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc và trực tiếp giúp giám đốc quản lý về lĩnh vực xi măng, sắt, thép, vật tư nước.
Các phòng ban tham mưu cho giám đốc và giám đốc: Tổ chức hành chắnh và tài chắnh kế toán, kỹ thuật, kinh doanh, vật tư tổng hợp. Mối quan hệ giữa các bộ phận này là mối quan hệ ngang cấp.
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
HÌ Duy ThÌnh Lắp CQ45/41.0177 Kế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán bán Kế toán bán Thủ quỹ Thủ quỹ Kế toán tiền mặt, tiền gửi Kế toán tiền mặt, tiền gửi Kế toán thanh toán Kế toán thanh
toán toán tài Kế Kế toán tài Kế toán tiền Kế toán tiền Kế toán tổng Kế toán tổng
Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
2.2 HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HầNG TẠI CÔNG TY ĐỨC LINH
2.2.1 Tổ chức bộ máy
- Năng lực đội ngũ cán bộ công nhân viên
TT Họ tên Chức vụ
01 Nguyễn Văn Vần Giám đốc công ty-Kỹ sư chế tạo máy 02 Trần Quốc Ái Phó giám đốc công ty-Phụ trách thi công 03 Phạm Minh Tuấn Phó giám đốc công ty-Phụ trách hành chắnh
04 Bùi Lâm Giang Kế toán trưởng
05 Vũ Mạnh Tuấn Kỹ sư địa chất thủy văn
06 Nguyễn Văn Bảo Kỹ sư địa chất công trình-Kỹ sư thi công 07 Trần Quang Dự Kỹ sư địa chất công trình-Kỹ sư thi công
08 Đỗ Hồng Hiệp Kỹ sư chế tạo máy
- Cơ sở vật chất
Hiện tại các phòng ba đều được trang bị một hệ thống máy tắnh làm việc cho các nhân viên. Do đó công việc quản lý của công ty cũng như công việc kế toán của bộ phận kế toán đã được thực hiện trên máy.Hệ thống kế toán của công ty đang sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel.
Ngoài ra công ty cũng đã xây dựng hệ thống nhà kho chứa hàng hóa, các máy in, fax,Ẩ phục vụ nhu cầu quản lý, phát triển của công ty.
2.2.2 Hình thức kế toán sử dụng
- Về chế độ kế toán
Công ty thực hiện đúng chế độ kế toán của Bộ tài chắnh quy định, thực hiện đúng pháp luật kế toán và nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Về hình thức kế toán
Về hình thức kế toán, hiện nay công ty đang áp dụng: Hình thức kế toán Nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chắnh.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
THEO HỉNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Công ty nộp thuế GTGT theo hình thức khấu trừ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
2.2.3 Tài khoản kế toán sử dụng
Công ty đã sử dụng các tài khoản kế toán tổng hợp theo đúng QĐ48/2006 của Bộ tài chắnh.
Công ty đã nghiên cứu sử dụng các tài khoản chi tiết cho các tài khoản tổng hợp theo từng loại mặt hàng hóa như:
TK 131 Ố Đã chi tiết cho công nợ của từng mặt hàng. TK 1311 Ố Phải thu khách hàng nhóm Máy khoan.
TK 13111 Ố Phải thu khách hàng nhóm Máy khoan Nippon Shrayo. TK 13112 - Phải thu khách hàng nhóm Máy khoan Hitachi.
TK 1312 Ố Phải thu khách hàng nhóm Máy Bơm Bùn. TK 1313 Ố Phải thu khách hàng nhóm Gầu khoan.
TK 13131 Ố Phải thu khách hàng nhóm Gầu khoan D1500. TK 13132 Ố Phải thu khách hàng nhóm Gầu khoan D1200. TK 13133 Ố Phải thu khách hàng nhóm Gầu khoan D1000. TK 1314 Ố Phải thu khách hàng nhóm Gầu vét.
TK 13141 Ố Phải thu khách hàng nhóm Gầu vét D1500. TK 13142 Ố Phải thu khách hàng nhóm Gầu vét D1200. TK 13143 Ố Phải thu khách hàng nhóm Gầu vét D1000. TK 1315- Phải thu khách hàng nhóm Gạch các loại Ẩ
TK 511 Ố Đã chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng.
TK 511-111 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Máy khoan Nippon Shrayo. TK 511-112 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Máy khoan Hitachi.
TK 511-12 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Máy bơm bùn. TK 511-131 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Gầu khoan D1500. TK 511-132 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Gầu khoan D1200. TK 511-133 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Gầu khoan D1000. TK 511-141 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Gầu vét D1500. TK 511-142 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Gầu vét D1200. TK 511-143 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Gầu vét D1000.
TK 511-15 Ố Doanh thu bán hàng nhóm Gạch các loại. Ẩ
TK 156 không chi tiết cho từng loại hàng hóa mà quản lắ hàng hóa dựa vào tên từng hàng hóa.
2.2.4 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng tại công ty
Hiện tại công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng QĐ48/2006 của Bộ tài chắnh.
a) Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng. - Phiếu xuất kho.
- Phiếu nhập kho. - Phiếu thu. - Phiếu chi.
- Thông báo công nợ.
b) Các sổ và báo cáo đưa ra
- Sổ nhật ký bán hàng.
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng. - Sổ chi tiết các tài khoản. - Báo cáo bán hàng.
- Báo cáo công nợ khách hàng. - Báo cáo doanh thu bán hàng. - Bản kê hóa đơn bán ra.
- Bảng liệt kê công nợ khách hàng.
2.3 Đánh giá hiện trạng và giải pháp khắc phục 2.3.1 Đánh giá hiện trạng
Từ hiện trạng hệ thống thông tin kế toán bán hàng của công ty đã nêu trên. Đồng thời hiện nay hệ thống kế toán bán hàng của công ty đang dùng phần mềm Exel. Ưu nhược điểm của phần mềm này như sau:
- Ưu điểm:
Phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện ắch, rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các chương trình tắnh toán quản việc bán hàng được xử lý rất nhanh với điều kiện số bản ghi ắt.
Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều lắm đồng thời phần mềm này hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thời doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phắ để mua bản quyền của phần mềm này.
Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế toán và các báo cáo tài chắnh theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng,Ẩ).
Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụng phần mềm Visual Foxpro. Lý do rất đơn giản vì các doanh nghiệp hiện đang thấy rất rõ những khuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel mang lại. Vậy những khuyết điểm của phần mềm Microsoft Office Excel được thể hiện như sau:
- Nhược điểm
Phần mềm excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xoá danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sót thông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn toàn là thủ công
Phần mềm excel không có tắnh năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khôn lường.
Việc tắnh toán hàng tháng dựa trên excel có thể mất thời gian tời vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh là không kịp thời.
Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị.
2.3.2 Giải pháp khắc phục
Với những nhược điểm của phần mềm excel như trên thì việc phát triển hệ thống là một yêu cầu vô cùng cấp bách đối với công ty. Qua đồ án em đưa ra giải