1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và cơng tác kế tốn ở xí nghiệp xây lắp I Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
1.1.3- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp xây lắp
Xí nghiệp xây lắp I là 1 trong 7 xí nghiệp trực thuộc công ty xây lắp và sản xuât cơng nghiệp, xí nghiệp có 15 đội trực tiếp sản xuất. Tồn xí nghiệp có 275 cơng nhân viên trong đó nhân viên quản lý là 41 người cịn lại là cơng nhân bao gồm cơng nhân cơ khí, cơng nhân xây lắp, cơng nhân hợp đồng theo thời vụ, theo công việc 200 – 300 người. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp và tính chất tổ chức sản xuất mang tính chuyên mơn hố nên mơ hình tổ chức sản xuất của xí nghiệp là mơ hình trực tuyến theo chiều dọc.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
.
Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp là người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất , quyết định chỉ đạo xuống các phòng ban . Giám đốc là người đại diện pháp nhân của xí nghiệp về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý, giúp cho giám đốc là các phó giám đốc
Phó giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc ,tham mưu cho giám đốc và trực tiếp quản lý các dội cơng trình ,các phịng ban thuộc trách nhiệm của mình . Cụ thể là :
- Phó giám đốc phụ trách khối kỹ thuật sản phẩm cơ khí là đội trưởng trực tiếp chỉ huy một xưởng cơ khí xây dựng , là người có quyền tuyển dụng lao động và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả xây dựng với giám đốc .
- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối xây lắp đồng thời là đội trưởng trực tiép chỉ đạo một đội xây lắp phụ trách an toàn kỹ thuật xây lắp của tồn xí nghiệp .
Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối sản phẩm cơ khí. Phó giám đốc phụ trách khối sản phẩm xây lắp. Phó giám đốc kiêm bí thư đảng uỷ. Phịng Tổ chức- H nh chínhà Phịng kế hoạch kỹ thuật. Phịng T ià chính Kế tốn Khối trực tiếp sản xuất ( 15 đội)
- Phó giám đóc kiêm Bí Thư Đảng uỷ thủ trưởng cơ quan đồng thời cũng là người chỉ đạo trực tiếp một đội xây lắp , phụ trách cơng tác bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân ,điều hành các hoạt động của Đảng bộ trong xí nghiệp.
Các phịng ban chức năng cuả xí nghiệp xây lắp I bao gồm :
- Phịng tổ chức hành chính : có chức năng tổ chức lao động tiền lương, tuyển dụng đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên . Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo xí nghiệp về cơng tác tổ chức nhân sự , tham mưu cho lãnh đạo xí nghiệp về cơng tác sắp xếp cán bộ công nhân theo khả năng , năng lực để phát huy tính năng động sáng tạo trong công tác quản lý cũng như trong sản xuất . Hướng dẫn kiểm tra các đội về quản lý , sử dụng lao động theo bộ lao động về chấp hành các chủ trương , chính sách của Đảng và của nhànước. Soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác tổ chức các quyết định cung cấp số liệu một cấch chính xác và kịp thời
- Phịng kế tốn tài chính: có chức năng quản lý tài chính ,hạch tốn kế tốn , kiểm tra và phân tích hoạt đơng kinh tế . Chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước trong xí nghiệp, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả các nguồn vốn của xí nghiệp. Tổ chức luân chuyển chứng từ , kiểm tra chứng từ cập nhật
lên bảng kê và hạch toán kế tốn , thơng qua số liệu phát sinh đẻ vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán thống kê do nhà nước ban hành , đồng thời làm báo cáo kế toán hàng quý , hàng năm báo cáo với nhà nước . Liên hệ với các cấp , các ngành nhằm đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh , tiền lương của cơng nhân xí nghiệp : Nộp hồ sơ thanh quyết toán vay vốn ngân hàng . . . cân đối kiểm tra cụ thể các chứng từ hợp pháp để trả thưởng cho công nhân viên chức , trường hợp chứng từ khơng hợp lệ có quyền theo quy định của nhà nước .
- Phịng kế hoạch kỹ thuật : có chức năng lập kế hoạch , điều động sản xuất , đấu thầu và chào thầu các cơng trình , lập hồ sơ nhận thầu , tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật , nhận thiết kế trên cơ sở đó lập biện pháp thi cơng cụ thể cho từng cơng trình và hạng mục cơng trình . Lập cơng nghệ chi tiết phát hiện những sai sót trong
thống kê để xử lý đồng thời giám sát cơng trình thi cơng , đảm bảo chất lượng cơng trình .Thanh quyết tốn cơng trình , nghiệm thu , bàn giao của cơng ty với chủ đầu tư và đơn vị . Hướng dẫn kiểm tra các đội về công tác xây lắp lập phương án kỹ thuật an toàn, các yếu tố dự thảo văn bản đấu thầu và các cơng trình đề giám đốc . Khảo sát điều tra các năng lực , lập dự tốn thi cơng giao cho các đơn vị và tổ chức cung ứng vật tư theo phân cơng của xí nghiệp .
Các đội trực tiếp sản xuất : có nhiệm vụ thực hiện các cơng việc được giao, đảm bảo đúng thời gian và tiến độ quy định . Kết quả thi công quyết định sự tồn tại và phát triển của cơng ty . Vì vậy việc duy trì hoạt động có hiệu quả là u cầu quan trọng và là nhiệm vụ chung cho tất cả các phịng ban trong xí nghiệp .
Mối quan hệ giữa các phòng ban: mặc dù mỗi phịng ban trong xí nghiệp đảm nhận mỗi lĩnh vực riêng nhưng trong q trình làm việc giữa các phịng có mối quan hệ với nhau . Sau khi trúng thầu ký kết được hợp đồng cán bộ xí nghiệp xuống thực địa khảo sát phân tích , lập báo cáo và xây dựng mơ hình kiến trúc , sau đó chuyển hồ sơ xuống phòng kế hoạch kỹ thuật , cán bộ thiết kế sẽ thiết kế cơng trình và lập dự tốn thiết kế , các nhân viên của phịng sẽ thực hiện việc lắp đặt đơn giá các loại để lập ra bảng dự tốn cơng trình về giá trị sau đó sẽ trình lên giám đốc , cơng trình sẽ được giao cho các đội thi cơng trực tiếp dựa vào năng lực của các đội và tính chất của cơng trình . Sau khi phịng tổ chức đã hoàn thành các thủ tục giấy tờ dự toán sẽ được chuyển xuống phịng kế tốn tài chính , phịng này sẽ lập luận chứng kinh tế để vay vốn ngân hàng đầu tư cho cơng trình . Trước khi các đội tiến hành thi cơng xí nghiệp sẽ lập hợp đồng giao khốn cùng vối sự tham gia của các phịng ban có liên quan .
1.2.- Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại xí nghiệp xây lắp I
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý, xí nghiệp xây lắp I áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế tốn hình thức tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện ở phịng kế tốn tài chính của xí nghiệp từ khâu thu nhập chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo tài chính . Xí nghiệp đã thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán và phục vụ kịp thời cho các đối tượng cần thông tin .
Bộ máy kế tốn ở xí nghiệp xây lắp I gồm 6 cán bộ :
- Người đứng đầu là kế toán trưởng , kế toán trưởng trực tiếp giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo tồn bộ cơng tác thống kê thơng tin kinh tế và hạch tốn kinh tế mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp . Lập và theo dõi kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua sắm đầu tư và khấu hao tài sản cố định kế hoạch thanh tốn cơng cụ nợ : phải thu, phải trả nội bộ, khách hàng công ty và nhà nước. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm với cấp trên về việc chấp hành pháp luật thể lệ, chế độ kế toán.
- Phó phịng kế tốn kiêm kế tốn tổng hợp , kế toán ngân hàng ( tiền gửi và tiền vay) kế toán quỹ và thanh tốn , kế tốn cơng nợ và nội bộ. Tổng hợp số liệu từ các bộ phận để lập báo cáo cần thiết cung cấp kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp giúp giám đốc đề ra các biện pháp hữu hiệu đem lại kết quả kinh doanh tốt nhất cho xí nghiệp, lập báo cáo tài chính, bảo quản lưu trữ hồ sơ, chứng từ .
- Kế toán bán hàng, theo dõi doanh thu, tiêu thụ và là kế tốn tổng hợp chi phí sản xuất và giá thành chung của xí nghiệp đồng thời kế tốn đội cơng trình 2, 6, 7 và 10, xưởng cơ khí xây dựng . Hạch tốn chi tiết và tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh cho các đối tượng, lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố , kiểm tra , giám sát tình hình bán hàng , doanh thu . . .
- Kế tốn thuế VAT đồng thời kế tốn đội cơng trình 3, 4 và 8 có nhiệm vụ tính thuế đầu ra, đầu vào, khấu trừ thuế từng đội, từng cơng trình và hạng mục cơng trình. Sau mỗi cơng trình phảI lập bản tổng hợp số thuế và nộp chuyển cho kế toán tổng hợp .
- Kế toán vật tư dụng cụ lao động , kế tốn đội cơng trình 5, 9, đội xây lắp điện số 1, 2 và 3 là người theo dõi nhập , xuất , tồn các loại vật liệu , công cụ - dụng cụ trong kỳ . Định kỳ hàng năm phải ghi số liệu từ các chứng từ vào sổ chi tiết, tính giá thực tế xuất kho cuối tháng lập bảng tình hình nhập xuất vật liệu và công cụ - dụng cụ , lập chứng từ và ghi sổ chuyển cho kế toán tổng hợp.
- Thủ quỹ, kế toán bảo hiểm xã hội , quyết toán tiền lương , thưởng cho cán bộ cơng nhân viên xí nghiệp , quyết tốn với cơ quan bảo hiểm của Hà Nội . Thêm vào đó mỗi đội cơng trình của xí nghiệp có nhiệm vụ tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đội , cuối mỗi tháng mỗi đợt phải chuyển các chứng từ trên về phịng kế tốn để kiểm tra tính pháp lý của chứng từ và hạch toán, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trên sổ sách .
Sơ đồ bộ máy kế tốn tại xí nghiệp xây lắp I
Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn bán h ng, à chi phí giá th nhà Kế tốn thuế VAT Kế toán vật tư dụng cụ Thủ quỹ
Xí nghiệp xây lắp I mặc dù là đơn vị thuộc công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp nhưng là một doanh nghiệp nhà nước thực hiện hạch toán kinh tế độc lập. Quá trình sản xuất kinh doanh tương đối phức tạp nên xí nghiệp xây lắp I áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ với hệ thống tài khoản , hệ thống sổ sách chứng từ được áp dụng thêo chế độ kế toán quy định hiện hành. Hệ thống sổ sách xí nghiệp sử dụng chủ yếu là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , sổ cái, các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Tại xí nghiệp xây lắp I niên độ kế tốn bắt đầu từ 01/ 01 đến 31/ 12 hàng năm , kỳ kế tốn trong xí nghiệp xây lắp I là quý . Xí nghiệp xây lắp I tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ , nguyên vật liệu nhập theo giá nào thì xuất kho theo giá đó , tài sản cố định ở xí nghiệp xây lắp I được khấu hao theo quý .
Trên cơ sở chứng từ gốc kế toán cập nhật hàng ngày số liệu bảng tổng hợp ghi vào chứng từ gốc và các sổ kế toán liên quan và ghi vào chứng từ sổ và sổ cái , cuối kỳ kế toán ghi vào tổng hợp chi tiết bẩng cân đối số phát sinh từ đó để lập báo cáo tài chính . Do nhu cầu ngày càng cao về việc cung cấp thông tin nhanh nhạy kịp thời đã áp dụng kế toán trên máy vi tính . Vì vậy phần nào đã áp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng và giảm đáng kể phần nào cơng việc kế tốn .
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ của xí nghiệp xây lắp I
Ghi chú:
- Ghi hàng ngày: - Ghi cuối tháng: - Đối chiếu kiểm tra: