II. Thực trạng hạch toán luân chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty
2. Hạch toán luân chuyển hàng hoá và xác định kết quả tại Vietel
2.1. Hạch toán luân chuyển hàng hoá
2.1.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng.
Tài khoản sử dụng.
TK156: Hàng hoá. Tài khoản này dùng để theo dõi hàng hoá mua vào và hàng hoá bán ra của công ty.
TK511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu bán ra bên ngoài của sản phẩm công nghiệp và sản phẩm xây lắp. Tài khoản này được chi tiết như sau:
TK 5111- doanh thu cung cấp hàng hoá. TK 5112 - doanh thu xây lắp công trình. TK 5113 - doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK512: Doanh thu tiêu thụ nội bộ: tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm tiêu thụ giữa công ty với các đơn vị thành viên.
TK 632: Giá vốn hàng bán: tài khoản này để phản ánh giá thành thực tế của sản phẩm. Tài khoản này cũng dùng để theo dõi chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.
Hệ thống chứng từ sử dụng.
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ bao gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ Tài Chính hoặc do Công ty tự lập như sau:
Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hoá, bản thanh lí hợp đồng, hoá đơn giá trị gia tăng, báo cáo doanh thu bán hàng, bảng kê tài khoản...
Trình tự luân chuyển chứng từ thường được bắt đầu từ việc ký kết các hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập và gửi lên phòng kế toán, khi kết thúc hợp đồng kế toán tiến hành lập Hoá đơn GTGT. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Sơ đồ 19: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ về tiêu thụ hàng hoá.
Giải trình sơ đồ:
Bước 1: Người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng có thể là đề nghị trực tiếp hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng. Với trường hợp mua hàng theo hợp đồng thì căn cứ ở đây là hợp đồng kinh tế được ký kết giữa cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu mua hàng và phòng kinh doanh.
Bước 2: Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh chuyển lên kế toán thanh toán tiến hành lập Hoá đơn GTGT.
Bước 3: kế toán thanh toán chuyển Hoá đơn GTGT lên Thủ trưởng, Kế toán trưởng để ký
Bước 4, 5: Thực hiện thủ tục thu tiền, trường hợp khách hàng chưa thanh toan tiền không thực hiện hai bước này.
Bước 6: Thủ kho tiến hành xuất hàng trên cơ sở Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho đã hoàn thành thủ tục thu tiền, hoặc khách hàng chưa thanh toán.
Bước 7: Kế toán ghi sổ với các chỉ tiêu: Giá vốn hàng bán, Doanh thu, Thuế GTGT,
Ví dụ về một hợp đồng kinh tế được thực hiện tại Vietel (biểu 01):
Biểu 02:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Nghiệp vụ bán hàng hoá Người mua Đề nghị mua hàng Kế toán thanh toán Lập hoá đơn GTGT Giám đốc, Kế toán trưởng Ký hoá đơn GTGT Kế toán thanh toán Lập phếu thu Thủ quỹ Thu tiền Thủ kho Xuất hàng Kế toán Ghi sổ Bảo quản lưu trữ
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---
Hợp đồng bán thiết bị viễn thông Số 124/ HĐMBHH
- Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 25/9/1989 và Nghị định số 17/HĐKT ngày 16/1/1990 của Hội đồng Bộ trưởng qui định chi tiết về việc thi hành Pháp lệnh Nhà nước về Hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ nhu cầu của Công ty Điện tử Công nghiệp.
- Căn cứ khả năng của Công ty Điện tử viễn thông Quân đội (Vietel) Hôm nay ngày 01/12/2002.Chúng tôi gồm:
Bên mua hàng (bên A): Công ty Điện tử Công nghiệp.
Đai diện: Bà Nguyễn Thị Hương Chức vụ: Phó Giám Đốc Địa chỉ: 444 Bạch Đằng – Hà Nội.
Điện thoại : 04.7165335
Số Tài khoản: 4311.01.004100117 – Ngân hàng XNK Việt Nam tại Hà Nội
Mã số thuế: 0100514789-1
Bên bán hàng (Bên B): Công ty Điện tử viễn thông Quân Đội Đại diện: Ông Hoàng Anh Xuân Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Số 1 Giang Văn Minh Ba Đình Hà Nội
Điện thoại: 04.8462341
Tài Khoản: 710A-01438, Sở giao dịch, NH Công thương Việt Nam. Mã số thuế: 0100109106-1
Sau khi bên B gửi máy mẫu và bản báo giá chào hàng cho bên A, các cơ quan chức năng của hai bên đã thảo luận và nhất trí đề nghị Giám Đốc hai bên kí kết “Hợp đồng mua bán thiết bị viễn thông” như sau:
Điều1: Nội dung hợp đồng:
Bên A đồng ý mua của bên B và bên B đồng ý bán thiết bị viễn thông cho bên A theo nội dung dưới đây:
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
S T T
Tên hàng Đơn vị Đơn giá Số
lượng Thành tiền 1 Điện thoại vô tuyến SONY-TK-258 Bộ 3.500.000 15 52.500.000
2 Pin GP88 Chiếc 5.500 1.500 8.250.000
Cộng tiền hàng 60.750.000
Thuế GTGT 10% 6.075.000
Điều 2: Giá trị hợp đồng: 66.825.000đ Điều 3: Phương thức thanh toán
Bên A thanh toán cho bên B một lần (100% giá trị hợp đồng), 10 ngày sau khi hàng đã nhập vào kho bên A Và Có biên bản bàn giao được cơ quan chuyên trách bên A xác nhận.
Điều 4: Thời gian thực hiện hợp đồng
- Bên B giao hàng tại kho bên A, 05 ngày sau khi Hợp đồng bắt đầu có hiệu lực (tức là ngày bên A ký Hợp đồng)
- Thời hạn Hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực từ ngày bên A ký đến hết ngày 31/12/2002. Sau khi thực hiện xong hợp đồng nếu không có gì vướng mắc hợp đồng coi như được thanh lý.
Điều 5: Trách nhiệm của hai bên
Bên A: - Cử cán bộ tiếp nhận hàng, tạo điều kiện cho bên B bàn giao được thuận lợi.
- Thanh toán cho bên B đúng như 3 điều đã nêu.
Bên B: - Cung cấp thiết bị đúng như điều 1 và máy mẫu cùng bản báo giá chào hàng đã nêu.
Điều 6 : Cam kết chung
Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong Hợp đồng này. Nếu có gì vướng mắc làm ảnh hưởng đến tiến độ của Hợp đồng, hai bên nhất trí cần bàn bạc để đi đến thoả thuận bằng các phụ lục kèm theo có giá trị như các điều khoản của Hợp đồng này. Trường hợp hai bên không thống nhất được thì hai bên đồng ý đề nghị Toà án Kinh tế thành phố Hà nội giải quyết. Mọi quyết định của Toà án Kinh tế thàn phố Hà nội, hai bên có trách nhiệm thi hành.
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Hợp đồng này được lập thành 06 bản, bên A giữ 03 bản, bên B giữ 03 bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau
Đại diện bên A Đại diện bên B (đã ký và đóng dấu) (đã ký và đóng dấu)
Sau mỗi đợt giao hàng, kế toán nhận được biên bản giao nhận hàng do bộ phận vận chuyển mang về, phòng kế toán tài chính lưu lại và tương tự như vậy cho tới khi thực hiện xong hợp đồng. Kết thúc hợp đồng, theo đúng thủ tục hai bên sẽ lập ra Bản thanh lý hợp đồng để làm căn cứ cho kế toán ghi doanh thu và giá vốn. Bản thanh lý hợp đồng có nội dung tương tự như hợp đồng nhưng chỉ khác là hai bên lúc này sẽ đánh giá việc thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký về các phương diện như: số lượng, chủng loại, mẫu mã quy cách hàng hoá
Căn cứ vào bản thanh lý hợp đồng kinh tế, kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Trường hợp khách hàng mua hàng trực tiếp theo phương thức bán lẻ (bán trực tiếp) thì kế toán (nhân viên bán hàng) căn cứ vào lượng hàng thực tế giao cho khách hàng để lập Hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT sẽ là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, thuế VAT. Hiện tại Công ty đang sử Hoá đơn GTGT theo mẫu số 01-BTC của Bộ Tài Chính ban hành. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Dùng cho kế toán thanh toán.
Ví dụ về mẫu Hoá đơn GTGT của Vietel được trình bày ở biểu 02.
Biểu 03: Mẫu Hoá đơn GTGT sử dụng tại Vietel. Mẫu số: 01 Hoá đơn (gtgt) Liên 1(Lưu) Ngày 06 tháng 12 năm 2002 Ký hiệu: AA/ 2002 Số: 01311
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Hàng ngày, căn cứ vào các hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) kế toán vào Bảng kê hoá đơn bán hàng, cuối quý được sử dụng để lập chứng từ ghi sổ. Bảng kê hoá đơn bán hàng là sổ tổng hợp tất cả các hoá đơn bán hàng trong ngày, được dùng để đối chiếu, kiểm tra với chứng từ gốc.
Mẫu Bảng kê hoá đơn bán hàng được sử dụng tại Vietel: biểu 03
Biểu 04: bảng kê hoá đơn bán hàng Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2009
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Đơn vị tính: đồng Chứng từ
Số hiệu NT Diễn giải
Số
lượng Đơn giá Thành tiền 01308 01/12 Bán cho Cty lắp máy điện nước: Bộ đàm GP68 VHF 02 3.000.000 6.000.000
Thuế GTGT: 600.000
Tổng: 6.600.000
01309 02/12 Bán cho Taxi Hải Phòng Máy T2040 01 5.250.000 5.250.000
Thuế GTGT: 525.000
Tổng: 5.775.000
01310 04/12 Cung cấp máy T2035II cho báo Hà Nội Mới 03 160.000 480.000
Thuế GTGT: 48.000
Tổng: 528.000
Bán hàng cho công ty Điện tử Công nghiệp Hà nội: 60.750.000 - Điện thoại vô tuyên Sony TK258 15 3.500.000 52.500.000 01311 06/12
- Pin GP 88 10 565.000 5.650.000
Thuế GTGT: 5.815.000
Tổng: 63.965.000
01312 13/12 Bán hàng cho chị Linh – 47 Văn Miếu: Pin 88 01 570.000 570.000
Thuế GTGT: 57.000
Tổng: 627.000
01313 14/12 Bán cho Công ty May 20: Cạc Viba số 01 800.000 800.000
Thuế GTGT 80.000 Tổng: 880.000 Tổng cộng 8.775.800.000 Người lập biểu (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký)
2.1.2. Hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Thông thường hàng hoá của Công ty được tiêu thụ theo phương thức ký hợp đồng và bán hàng trực tiếp cho khách hàng qua cửa hàng. Số hàng khi bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và công ty mất quyền sở hữu về số hàng này. Người mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà công ty giao.
Với hoá đơn GTGT số 01311, Kế toán phản ánh như sau: Phản ánh giá vốn hàng bán . Nợ TK 632: 49.500.000 Có TK 156: 49.500.000 Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131: 63.965.000 Có TK 5111: 58.150.000 Có TK 3331: 5.815.000
Trường hợp bán hàng theo hợp đồng các đợt xuất hàng cho hợp đồng tiếp theo hạch toán tương tự cho tới khi thực hiện xong hợp đồng, lúc đó kế toán mới tập hợp các biên bản giao nhận hàng hoá của các đợt xuất hàng liên quan tới hợp đồng lại thành một tập chứng từ. Chờ khi có bản thanh lý hợp đồng kế toán viết hoá đơn GTGT (hoá đơn bán hàng) cho khách hàng và hạch toán doanh thu, thuế VAT đầu ra.
Trên đây là trình tự hạch toán cho các hợp đồng nhỏ, thời gian thực hiện hợp đồng ngắn, và trường hợp bán hàng trực tiêp. Còn riêng với hợp đồng quá lớn, thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài thì đồng thời kế toán sẽ hạch toán giá vốn và viết hoá đơn GTGT sau mỗi lần xuất hàng. Lúc này có sự khác biệt ở chỗ, sau mỗi lần bán hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho của đợt giao hàng ấy, kế toán hạch toán giá vốn ngay mà không đợi cho tới khi có bản thanh lý hợp đồng.
Công ty tính giá hàng hoá nhập, xuất theo phương pháp giá thực tế đích danh và hạch toán chi tiết hàng hoá nhập xuất theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán chi tiết nhập, xuất theo sơ đồ sau:
Sổ kế toán chi tiết hàng hoá Phiếu nhập
kho
Thẻ kho Bảng tổng hợp
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Sơ đồ 20: Sơ đồ quy trình hạch toán chi tiết nhập xuất hàng hoá
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho hàng hoá để ghi “Thẻ kho”. Kế toán hàng hoá cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất vào “sổ kế toán chi tiết hàng hoá”. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Sổ kế toán chi tiết hàng hoá” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết hàng hoá”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng hoá”, để đối chiếu với số liệu kế toán tổng nhập, xuất hàng hoá.
Để rõ hơn em xin lấy mẫu sổ sau:
Sổ kế toán chi tiết hàng hoá (biểu 04)
Căn cứ vào phiếu xuất kho 01235 ngày 06 tháng 12, xuất theo hoá đơn GTGT số 01311 kế toán ghi vào Sổ kế toán chi tiết hàng hoá.
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội
Sổ kế toán chi tiết hàng hoá Số: 00124
Tên hàng hoá: Điện thoại vô tuyến Sony TK258 Đơn vị tính: chiếc Kho: 01 công ty Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Chứng từ Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng
Trích yếu Đơn giá
Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Tồn đầu kỳ 3.000.000 150 450.000.000 01235 06/12 Xuất hàng 3.000.000 15 45.000.000 Cộng nhập 0 0 Cộng xuất 130 390.000.000 Tồn cuối 20 60.000.000 Người ghi sổ (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký)
Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng hoá (biểu 05) Biểu 06: Bảng tổng hợp Nhập xuất tồn
Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội
Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn hàng hoá Tháng 12 năm 2002
Tồn đầu tháng Nhập trong
tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Tên hàng hoá SL Số tiền SL Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Điện thoại vô
tuyến Sony TK258 150 450.000.000 130 390.000.000 20 60.000.000 Người ghi sổ (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký)
Hiện tại ở công ty không có hàng bán bị trả lại; giảm giá hàng bán cũng như chiết khấu bán hàng. Do đó kế toán không hạch toán các khoản này.
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) kế toán chi tiết tiến hành ghi vào các sổ chi tiết tài khoản liên quan sau:
Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán (biểu 06)
Đơn giá để ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán là giá thực tế đích danh. Biểu 07: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán.
Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán Tên hàng hoá: Điện thoại vô tuyến Sony TK258
Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Chứng từ Giá vốn Ngày tháng ghi sổ Ngày tháng
Số hiệu Diễn giải
TK đối ứng
Số
lượng Đơn giá Thành tiền 06/12 06/12 01311 Bán hàng hoá 156 15 3.000.000 45.000.000 . - Phát sinh trong kỳ 390.000.000 - Kết chuyển cuối kỳ 390.000.000 Người lập biểu (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký)
Sổ chi tiết bán hàng (biểu 07) Biểu 08: Sổ chi tiết bán hàng
Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội
Sổ chi tiết bán hàng
Tên hàng hoá: Điện thoại vô tuyến Sony TK258 Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 Doanh thu Chứng từ Ngày ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải TK đối ứng Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 7 8
06/12 01311 06/12 Bán hàng hoá 131 15 3.500.000 52.500.000
- Cộng phát sinh 455.000.000
- Doanh thu thuần 455.000.000
- Giá vốn hàng bán 390.000.000 - lãi gộp 65.000.000 Người ghi sổ (đã ký) Kế toán trưởng (đã ký) Hạch toán tổng hợp
Căn cứ vào Bảng kê hoá đơn bán hàng và hoá đơn bán hàng Kế toán lập