IX. Phỏng vấn trong tuyển dụng
3.Trình tự thực hiện cuộc phỏng vấn
Quá trình phỏng vấn thực hiện theo 5 bước sau:
Bước 1: Đặt kế hoạch phỏng vấn:
Nghiên cứu hồ sơ cá nhân, xem xét đơn xin việc, tìm hiểu sơ bộ về ứng viên qua hồ sơ ứng viên. Hãy chú ý đến các điểm nghi ngờ, các điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên.
Nghiên cứu bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để xác định mẫu nhân viên lý tưởng cho công việc.
Tìm địa điểm phỏng vấn thích hợp. Nơi tiếp ứng viên phải yên tĩnh, lịch sự nhưng cũng không quá nghiêm trang.
Bước 2: Thiết lập quan hệ với ứng viên:
Phỏng vấn viên nên dành ít phút ban đầu để làm quen thân thiện với ứng viên, nhằm tạo ra không khí thoải mái giúp ứng viên bình tĩnh khi trả lời. Bởi vì con người thể hiện bản thân tốt nhất ở nơi họ cảm thấy thoải mái. Khi cảm thấy thoải mái thì ứng viên sẽ cởi bỏ được lớp vỏ bên ngoài, thể hiện đúng bản chất tư nhiên của mình. Thông qua đó Nhà tuyển dụng có thể biết được tính cách thực sự của ứng viên.
Bước 3: Đặt câu hỏi
Đây là bước quan trọng nhất của quá trình phỏng vấn, quyết định lớn đến thành công của quátrình tuyển nhân viên. Nó đòi hỏi phải có nghệ thuật, đặt câu hỏi như thế nào để ứng viên không cảm thấy bị căng thẳng, từng bước một nhà tuyển dụng sẽ xoáy vào những câu sâu hơn.
Bước 4: Chấm dứt phỏng vấn
Bước 5: Xem xét lại phỏng vấn
Ngay khi ứng viên rời khỏi phòng phỏng vấn cần xem xét lại các nhận xét của mình về ứng viên. Điền các thông tin vào phiếu đánh giá ứng viên.
4. Những điểm cần lưu ý khi thực hiện phỏng vấn
Những lỗi thường mắc trong phỏng vấn:
Định kiến
Thiên kiến
Mớm câu trả lời
Vội vã
Tương tự
Thu thập thông tin thiếu, không phù hợp.
Để tránh những lỗi mắc phải trong quá trình thực hiện phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần lưu ý một số vấn đề như sau:
Đừng quá nhấn mạnh những thông tin xấu:
Dù chỉ tìm thấy một ít thông tin xấu cũng có thể dẫn đến từ chối một ứng viên xin việc. Nguyên nhân là vì: Người ta cho rằng người làm công tác tuyển dụng ít được khen khi tuyển người tốt, nhưng lại bị phạt khi tuyển nhân viên không tốt. Vì lẽ đó người làm công tác tuyển dụng muốn tránh “đêm dài lắm mộng” nên thường từ chối những ứng viên có thông tin xấu.
Ví dụ: ứng viên này ở công ty cũ không được Sếp ưa vì hay đấu tranh, hay đòi hỏi
Nên nhớ rằng môi trường sẽ tạo dựng hoặc thay đổi một con người.Và trong cuộc đời ai lại không có một lần sai phạm. Vấn đề là ở PHÍA TRƯỚC.
Tránh những kiểu rập khuôn
Người phỏng vấn rất dễ sử dụng một cách rập khuôn các câu hỏi và cách hỏi cho các ứng viên khác nhau.Điều này có những hạn chế:
- Làm cho cuộc tiếp xúc trở nên tẻ nhạt, không hứng thú - Dễ bị ứng viên “bắt bài”
Vậy nên, người phỏng vấn cần linh họat khi sử dụng câu hỏi cho từng đối tượng khác nhau:
- Đã có gia đình/Chưa có gia đình - Nam/Nữ
- Kinh nghiệm/Chưa kinh nghiệm - Đã đi làm/Mới ra trường (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Không nên để ứng viên thu hút:
Việc gây ấn tượng của ứng viên từ ban đầu có thể ảnh hưởng đến quyết định của người phỏng vấn, song quyết định đó có thể không liên quan gì đến sự thành công trong công việc sau này của ứng viên.Người phỏng vấn nên phát ra tín hiệu để thu hút ứng viên trong quá trình phỏng vấn, không nên bị ứng viên thu hút.Người phỏng vấn phải rèn luyện bản lĩnh và khả năng tổng hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau để ra quyết định, không nên đánh giá chỉ dựa trên những điểm tương đồng với người phỏng vấn.
Cần tránh hiệu ứng tương phản
Một ứng viên giỏi vào phỏng vấn sau những ứng viên “trung bình” thì có thể được đánh giá là giỏi hơn mức năng lực mà ứng viên có.Ngược lại, một ứng viên “trung bình” vào phỏng vấn sau những ứng viên giỏi thường được đánh giá kém hơn mức năng lực thực tế của họ.
Không nên tốn thời gian:
Việc trao đổi những thông tin không liên quan đến công việc có thể nhằm phục vụ cho những mục đích khác nhưng phải có chủ ý trước và phải kiểm sóat thông tin một cách chặt chẽ.Việc trao đổi những thông tin không liên quan đến công việc dễ làm cho ứng viên có những nhận xét không hay về người phỏng vấn và doanh nghiệp.
Mỗi phỏng vấn viên (người phỏng vấn) đánh giá các ứng viên một cách độc lập theo tiêu chuẩn đã đề ra. Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá và thông tin do mình thu nhận được trong một cuộc họp ngắn. Và đi đến thống nhất ý kiến trong việc chọn ứng viên.Trong trường hợp vẫn không thống nhất được ý kiến thì cần có những cuộc tìm hiểu bổ sung thêm thông tin cho những vấn đề còn chưa sáng tỏ.Những ứng viên đáp ứng được yêu cầu công việc một cách tốt
nhất sẽ được ưu tiên chọn trước. Khi kết quả đã được khẳng định ta lập danh sách ứng viên đạt
5. Các phương pháp phỏng vấn:
Phỏng vấn có thể được thực hiện bằng nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây là các phương pháp cơ bản:
5.1 Phỏng vấn không chỉ dẫn:
Hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn là hình thức phỏng vấn kiểu nói chuyện, không có bản câu hỏi kèm theo. Sau khi nghiên cứu bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và hồ sơ của ứng viên, người phỏng vấn sẽ ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên và những điểm chưa rõ, cần được làm sáng tỏ trong phỏng vấn. Phỏng vấn viên có thể hỏi những câu chung như: “hãy nói cho tôi biết về kinh nghiệm của anh chị trong công việc cũ”, “hãy kể cho tôi nghe về những đồng nghiệp của anh chị trong công việc cũ” ứng viên được phép trình bày tự do, hầu như không bị gián đoạn, ngắt quãng, phỏng vấn viên thường lắng nghe chăm chú, không tranh luận, ít thay đổi đề tài một cách đột ngột và thường kích thích ứng viên nói thêm bằng những câu hỏi như: “thực ra sự việc như thế nào?” , “rồi sao nữa”, “thế anh, chị nghĩ gì về vấn đề đó?”,v.v…Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trả lời trước của ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo, nên nội dung các câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều hướng khác nhau. Phỏng vấn viên có thể đặt ra những câu hỏi hoàn toàn khác nhau cho những ứng viên khác nhau của cùng một công việc. Hình thức phỏng vấn này thường tốn nhiều thời gian, mức độ tin cậy và chính xác không cao, do chịu ảnh hưởng tính chủ quuan của người phỏng vấn và thường áp dụng để phỏng vấn các ứng viên vào chức vụ cao trong tổ chức, doanh nghiệp.
5.2 Phỏng vấn theo mẫu
Đây là hình thức phỏng vấn có sử dụng bản câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn ứng viên, các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng và các yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên và thường bao trùm lên tất cả những vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên: Động cơ, thái độ, năng lực, khả năng giao tiếp,v.v…Để nâng cao hiệu quả của phỏng vấn đối với từng câu hỏi sẽ có các hướng dẫn cần tìm hiểu hoặc các thông tin cần biết về ứng viên ví dụ với câu hỏi: “tại sao anh chị lại nộp đơn vào chức vụ này?” trong bản câu hỏi có thể có các gợi ý:
(b) Do ước muốn danh tiếng và địa vị
( c) Do tiền lương và các khoản thu nhập vật chất khác (d ) Do tính chắc chắn, ổn định, an toàn cao của công việc
Các câu trả lời của ứng viên thường rất đa dạng, phong phú. Ví dụ: Ứng viên có thể trả lời, tôi muốn xin làm việc này vì:
- Doanh nghiệp ở gần nhà, tiện cho sinh hoạt gia đình của tôi.
- Tôi nghe nói làm việc này sẽ có cơ hội để được đi tu nghiệp tiếp ở nước ngoài
- Tôi tốt nghiệp đại học đã 2 năm mà vẫn chưa tìm được việc làm
- Tôi nghĩ rằng công việc trong doanh nghiệp này rất thú vị, được tiếp xúc với những người có trình độ học vấn cao, được thường xuyên sử dụng ngoại ngữ và có cơ hội được đi nhiều nơi
- Tôi mới tốt nghiệp đại học, đọc báo thấy quảng cáo công việc này có vẻ hợp nên đăng ký xin tuyển,v.v…
Phỏng vấn viên cần được huấn luyện điền vào mẫu câu trả lời theo gợi ý ở trên cho chính xác. Hình thức phỏng vấn này ít tốt thời gian và có mức độ chính xác, độ tin cậy cao hơn hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn.
5.3 Phỏng vấn tình huống
Đây là hình thức phỏng vấn trong đó người phỏng vấn đưa ra những tình huống giống như trong thực tế người thực hiện công việc thường gặp, và yêu cầu ứng viên phải trình bày cách thức giải quyết vấn đề. Các tình huống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiệm làm việc, các mối quan hệ trong công việc thực tế. Ví dụ, tình huống đặt ra đối với ứng viên vào công việc tiếp viên hàng không có thể là:
- Anh chị sẽ làm gì nếu trong lúc phục vụ khách hàng trên tuyến bay, một khách hàng sơ ý làm đổ một ly nước trên tay anh/chị và một hành khách khác.
- Anh/ chị sẽ nói gì khi khách hàng phàn nàn về chuyến bay quốc tế bị chậm tới 3 giờ.?
Công việc càng đòi hỏi trách nhiệm và có tính thử thách cao, điều kiện làm việc càng đa dạng thì các tình huống trong phỏng vấn càng phong phú. Đặc biệt do tính chất thử thách, phức tạp trong công việc của nhà quản trị, ứng viên vào chức vụ giám đốc thường được yêu cầu giải quyết rất nhiều tình huống nan giải trong điều kiện rất hạn hẹp về thời gian.
5.4 Phỏng vấn liên tục
Đây là hình thức phỏng vấn, trong đó, ứng viên bị nhiều người phỏng vấn hỏi liên tục, riêng biệt và không chính thức. Ứng viên thường không biết là mình đang bị phỏng vấn, nên hành vi, cách nói năng dễ bộc lộ tính cách của ứng viên một cách trung thực nhất. Hình thức này cho kết quả đáng tin cậy hơn so với hình thức phỏng vấn thuần túy không chỉ dẫn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5.5 Phỏng vấn nhóm
Trong hình thức phỏng vấn nhóm, hội đồng phỏng vấn hoặc nhóm phỏng vấn viên cùng hỏi ứng viên, cách thức thực hiện giống như một cuộc họp báo. Trong phỏng vấn nhóm thường sẽ có nhiều câu hỏi sắc sảo, về nhiều vấn đề khác nhau. Mỗi phỏng vấn viên đều nghe được câu trả lời của ứng viên đối với các phỏng vấn viên khác, do đó, các phỏng vấn viên có điều kiện tìm hiểu và đánh giá về ứng viên chính xác hơn. Nhóm phỏng vấn viên thường có nhiều quan điểm khác nhau trong việc đánh giá, giải quyết các vấn đề, do đó phỏng vấn nhóm thường khách quan hơn. Tuy nhiên hình thức này có thể gây ra tâm lý căng thẳng thái quá ở ứng viên. Khi đó, hội đồng phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi và quan sát cách thức từng ứng viên tham gia thực hiện các câu trả lời.
5.6 Phỏng vấn căng thẳng
Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy không được thoải mái, bị căng thẳng về tâm lý vì những câu hỏi xoáy mạnh vào những điểm yếu của ứng viên. Loại phỏng vấn này được sử dụng nhằm đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức phản ứng, giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc. Tuy nhiên, nếu thực hiện hình thức phỏng vấn này không khéo có thể dẫn đến tình trạng xúc phạm ứng viên quá đáng hoặc gây ra những sự giận dữ, xung đột không kiểm soát được. Do đó, chỉ trong những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của công việcvà phỏng vấn viên phải có nhiều kinh nghiệm mới nên thực hiện hình thức phỏng vấn này.
6. Các dạng câu hỏi trong phỏng vấn
Các dạng câu hỏi trong phỏng vấn bao gồm: - Các câu hỏi về chuyên môn, nghiệp vụ - Các câu hỏi về bản thân ứng viên
- Các câu hỏi về kiến thức chung, kiến thức xã hội
- Các câu hỏi đánh giá kỹ năng (kỹ năng giao tiếp, sự linh động và khả năng thích ứng, tinh thần tập thể, kỹ năng hoạch định, khả năng lãnh đạo)
7. Các kỹ năng đối với người phỏng vấn:
Để cuộc phỏng vấn có kết quả tốt thì nhà tuyển dụng cũng nên để tâm đến việc chọn ra những phỏng vấn viên có kỹ năng cần thiết.
7.1 Kỹ năng đặt câu hỏi để đạt mục tiêu:
Người phỏng vấn đặt các câu hỏi thích hợp liên quan đến công việc. Dưới đây là một số lưu ý khi đặt câu hỏi:
- Phải chuẩn bị câu hỏi từ trước
- Hỏi có mục đích rõ ràng : Lấy sự kiện hay lấy ý kiến - Hỏi câu hỏi phù hợp với đối tượng
- Đi từ tổng quan đến chi tiết - Nên hỏi ngắn gọn, rõ ràng - Nên hỏi mỗi câu một vấn đề
- Phải kết nối với câu trả lời của người bị chất vấn - Không được ngắt lời khi người khác trả lời - Không được định kiến trước
- Hỏi câu hỏi mở cho ứng viên có cơ hội trình bày kinh nghiệm và ý tưởng. Nên hạn chế câu hỏi đóng, vì có thể câu trả lời chúng ta đã biết trước hoặc mang tính tra hỏi, đánh đố.
Ví dụ:
• Nên: Anh/chị cho biết nhận xét của mình về những khó khăn khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO)?
• Không nên: Theo Anh/chị Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) có gặp khó khăn không?
- Bên cạnh những câu hỏi chuyên môn cần có những câu hỏi về kiến thức xã hội
Ví dụ:
• Thời gian gần đây trong giới trẻ nổi lên hiện tượng Hip-hop, anh/chị nhận định thế nào về hiện tượng này?
• Cá Basa khác với cá Saba ở điểm nào, xuất xứ từng lọai cá?
• Hành động của Mỹ không ủng hộ thủy sản Việt Nam nhập vào thị trường Mỹ vì những lý do gì?
- Kiên trì : chờ bằng được trả lời, hoặc hỏi lại ứng viên
- Chấp nhận các phương án thay thế: có thể người bị hỏi không biết cách trả lời, hoặc người bị hỏi không muốn trả lời
- Đặt câu hỏi theo nguyên tắc “Tam giác quan hệ” (Cái gì? Thế nào? Kết quả?).
7.2 Kỹ năng lắng nghe
Các phỏng vấn viên cần ghi lại những ý kiến quan trọng để không bị quên hoặc nêu ra những câu hỏi quá bất ngờ. Điều này làm cho người được phỏng vấn cảm nhận rằng phỏng vấn viên đang rất quan tâm đến những điều mà họ đang trình bày. Việc ghi chép cẩn thận, quản lý một cách có thể giúp phỏng vấn viên đưa ra những quyết định đúng đắn, những phương hướng, kế hoạch cụ thể phù hợp nhất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tập trung chú ý vào người nói: Một người lắng nghe tốt là một người "tập trung vào người khác" hơn là "tập trung vào mình". Mục đích là để hiểu
người khác. Tập trung chú ý vào người nói sẽ giúp phỏng vấn viên lắng nghe mà không bị gián đoạn.
Sử dụng các kỹ năng liên quan như liên hệ bằng mắt, mỉm cười, giữ im lặng...
Sử dụng các cụm từ giải thích để làm cho dễ hiểu: sử dụng những cụm từ giải thích ngắn gọn ý của ứng viên bằng việc nhắc lại thông tin của ứng viên bằng lời lẽ của mình. Phỏng vấn viên phải chắc chắn đã nắm rõ ý của ứng viên.
7.3 Những kỹ năng khác:
Ngoài ra, cũng có những kỹ năng khác giúp cho phỏng vấn viên có thể thực hiện