- REALISTIC
39 Marketing
6.2. Trình tự và nội dung của q trình kiểm sốt
Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đã đạt được. Tiêu chuẩn là những chuẩn mực mà doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo hoạt động có hiệu quả. Các tiêu chuẩn rất phong phú và đa dạng do từng đặc thù của doanh nghiệp. Thông thường các tiêu chuẩn đề ra đặc trưng cho các mục tiêu hoạch định của doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn đặt ra thường được phản ánh về mặt định tính hay định lượng.
56 6
- Các chỉ tiêu chuẩn định lượng như: Số lượng sản phẩm, dịch vụ, lượng chi phí đầu tư, lượng phế phẩm, giá cả, số giờ làm việc thực tế, số lượng quản trị viên được đào tạo... Cách lý tưởng nhất là xác định mục tiêu định lượng, chỉ tiêu cụ thể.
- Các tiêu chuẩn định tính như: ý thức trách nhiệm cao, có lịng trung thành với DN, có kỷ luật làm việc...Mục tiêu này khó xác định bằng lượng nhưng cần đặt ra để kiểm soát xem mỗi hành động có đúng đường lối đã xác định khơng.
Việc xác định, đánh giá, các tiêu chuẩn được thực hiện qua các bước sau:
- Xác định những mục đích, kết quả cuối cùng bằng số. Ví dụ: gia tăng tài sản cố định, lãi do bán hàng...
- Xác định những tiêu chuẩn kiểm sốt bằng các đơn vị tính tốn cụ thể: bằng tiền, bằng đơn vị sản phẩm, số giờ làm việc....
- Tập hợp các yếu tố và diễn tả mối quan hệ giữa chúng trên biểu đồ, sơ đồ. - Nghiên cứu, phân tích chỉ ra được thành tích hoặc tồn tại qua so sánh giữa kết quả đạt được với mục tiêu đề ra theo dự kiến.
- Xác định xu hướng phát triển mới, dự kiến khó khăn, rủi ro có thể xảy ra. - Xác định các phương pháp, công cụ kiểm sốt cần dùng. Thơng qua báo cáo định kỳ - khả năng tổ chức phối hợp hoạt động.
- Kiểm tra lại báo cáo, sơ đồ, biểu đồ xem có phản ánh được nội dung biện pháp kiểm sốt đã đặt ra khơng.
Bước 2: So sánh kết quả đạt được với những tiêu chuẩn đã đặt ra
Mục đích là nhằm đánh giá kết quả đã đạt được, khẳng định thành tích,và phát hiện sai lệch làm cơ sở cho việc đề ra giải pháp.
Để đánh giá một cách khách quan, cần thực hiện các nguyên tắc sau:
- Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đã đặt ra để đánh giá kết quả. Vận dụng nguyên tắc
này sẽ khó khăn trong trường hợp kiểm sốt những mục tiêu định tính, khó có thể đo lường được như: cải tiến tổ chức sản xuất, nâng cao trình độ chun mơn, rèn luyện phong cách, tác phong làm việc. Để khắc phục tình trạng này cần cụ thể hoá các tiêu thức như: xác định kết quả, mục tiêu cuối cùng; đánh giá thông qua các mục tiêu trung tâm
- Đảm bảo tính khách quan trong kiểm soát. Để đảm bảo nguyên tắc này trong q trình
kiểm sốt phải xác định rõ trách nhiệm, thái độ của các cấp quản trị cấp trên không thành kiến, độc đốn, tránh buộc tội bất cơng, tránh nhận định chủ quan, khi chưa có chững cứ. Cấp dưới phải có lịng tin và chấp hành nghiêm túc những quy định và nội dung kiểm sốt.
- Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận. Thơng qua kiểm
57 7
họ khẳng định được vụ trí của mình, những khiếm khuyết, hướng khắc phục để đạt tiêu chuẩn, mục tiêu đã định. Đồng thời họ sẽ biết cần cải tiến phương pháp làm việc, nâng cao năng lực tổ chức.
Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch
Là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục sai lệch giữa thực hiện hoạt động so với mục tiêu.
Các hướng điều chỉnh sai lệch thường gặp: Điều chỉnh kế hoạch, thay đổi mục tiêu, sửa đổi công tác tổ chức, tăng cường nhân viên, lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên, đình chỉ, cách thức...