3.1. Giới thiệu về hàm
- Hàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức. Hàm sẽ trả về một giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu kí tự…) hay một thông báo lỗi.
- Dạng thức chung của hàm như sau:
<Tên hàm> (Đối số 1, Đối số 2,…, Đối số n)
- Danh sách đối số: Phần lớn các hàm trong Excel đều có một hoặc nhiều đối số. Đối số có thể là một giá trị kiểu số, một xâu kí tự, địa chỉ ô hay vùng ô, tên vùng, công thức, hay những hàm khác.
* Các bước để nhập một hàm:
Khi con trỏ nhập văn bản đang ở tại vị trí cần nhập hàm thì nhấn chuột vào menu Insert -> chọn ƒx Function.
Hộp thoại Insert Function xuất hiện
Trong hộp Or select a category: chọn All để hiện thị tất cả các hàm.
Trong mục Select a function: lựa chọn hàm cần thực hiện ở khung bên dưới.
Nhấn OK để kết thúc.
Nếu biết chính xác tên hàm và cách điền các tham số chúng ta có thể gõ trực tiếp trên thanh công thức.
- Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách các đối số trong hàm.
- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị :
0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất). 1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất).
3.2. Hàm tính toán số học
Hàm ROUND: Làm tròn một số đến một số thập phân nhất định Dạng thức: ROUND(Đối số 1;Đối số 2)
Đối số 1 là số muốn làm tròn; Đối số 2 là số thập phân muốn làm tròn. Ví dụ: =ROUND(9,98;1) – Kết quả là 10
Hàm MAX, MIN: Cho giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách đối số. Dạng thức: MAX(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Dạng thức: MIN(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Ví dụ: =MIN(G4:G10) – Cho giá trị thấp nhất trong danh sách đối số.
Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị của danh sách đối số. Dạng thức: = AVERAGE(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô…
Ví dụ: =AVERAGE(A1;B5:B10) – Tính trung bình cộng các ô trong phạm vi từ B5 đến B10 và ô A1
Hàm COUNT: Đếm những ô chứa dữ liệu số trong vùng.
Dạng thức: = COUNT(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Ví dụ: =COUNT(H4:H20) – Đếm những ô chứa dữ liệu số, các ô kiểu khác không được đếm.
Hàm COUNTA: Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng.
Dạng thức: = COUNTA(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Ví dụ: =COUNTA(H4:H20) – Đếm những ô chứa dữ liệu cùng kiểu từ ô H4 đến H20
Hàm SUM: Tính tổng các giá trị của danh sách đối số. Dạng thức: SUM(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n).
Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô…
Ví dụ: =SUM(G4:G10) – Tính tổng số trong phạm vi từ G4 đến G10. Hàm RANK: Tìm thứ bậc của x trong vùng dò theo cách xếp thứ bậc Dạng thức: = RANK (x, Vung do, Cach xep thứ bac)
Cách xếp thứ tự:
- Nếu là 0 hoặc không nêu ra thì thứ bậc được tính theo giá trị số giảm dần - Nếu là 1 thì thứ bậc được tính theo giá trị tăng dần
3.3. Hàm xử lý chuỗi
Hàm LEN đếm số ký tự của chuỗi Cú pháp: LEN(x)
VD: =LEN(“Dung Quất”) cho kết quả là 9 Hàm LEFT lấy kí tự bên trái
Cú pháp: LEFT(x, n) x: Chuỗi ký tự
n: số ký tự cần lấy
N>=0
Nếu khuyết tham số n→n=1
Nếu n>len(x) →lấy toàn bộ chuỗi x VD: =LEFT(“Dung Quất”,4)
cho kết quả là chuỗi “Dung” Hàm RIGHT lấy kí tự bên phải
Cú pháp RIGHT(x, n) x: Chuỗi ký tự n: số ký tự cần lấy
Chức năng: Lấy n ký tự bên phải của chuỗi. - N>=0
- Nếu khuyết tham số n→n=1
- Nếu n>len(x) →lấy toàn bộ chuỗi x
VD: = Right(“Dung Quất”,4) cho kết quả là chuỗi “Quất” Hàm MID lấy kí tự ở giữa (bên trong chuỗi)
Cú pháp MID(x,s,n) X: Chuỗi ký tự S: Ký tự bắt đầu lấy N: số ký tự cần lấy
Chức năng: Lấy n ký tự kể từ ký tự thứ s của chuỗi. - s, n>=0
- Nếu s>len(x) →trả về chuỗi rỗng
VD: = Mid(“Hà Nội”,4,1) cho kết quả là chuỗi “N”
3.4. Hàm xử lý thời gian
• NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại. • TODAY(): Cho ngày hiện tại.
• DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày. VD: =DAY(“11/25/80”) cho kết quả là 25
• MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.
VD: =MONTH(“11/25/80”) cho kết quả là 11
• YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.
VD: =YEAR(“11/25/80”)
cho kết quả là 1980
Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh • MINUTE(): Trả về số phút của đối số
• SECOND(): Trả về số giây của đối số.
3.5. Hàm lôgic
Biểu thức logic là gì?
Hàm AND (btlg1,btlg2,…btlgn):
Hàm AND chỉ đúng khi tất cả các btlg có giá trị đúng. VD: = AND (B3>=23,B3<25)
Hàm OR (btlg1,btlg2,…btlgn):
Hàm OR chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai. VD: = OR (D3>=25,D3<23)
Hàm điều kiện IF: Nếu biểu thức logic đúng thì hàm nhận giá trị đúng, nếu không sẽ nhận giá trị khi sai.
IF (bt logic, trị đúng, trị sai):
Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”)
- Hàm IF có thể viết lồng nhau.
VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2)) - Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:
nếu [dữ liệu trong ô C6] ≤ 300
nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6] ≤ 400 nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400
3.6. Hàm tính toán có điều kiện
Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện đơn giản
Dạng thức: =SUMIF(vùng ước lượng;điều kiện;vùng tính toán) - Vùng ước lượng: Là một vùng ô
- Điều kiện: Có thể là hằng số, địa chỉ của một ô, hay dạng thức “>1500000” - Vùng tính toán: Các ô thật sự cần tính toán. Nếu bỏ qua tham số này thì vùng ước lượng được lấy làm vùng tính toán.
Hàm COUNTIF: Đếm theo điều kiện đơn giản.
Dạng thức: =COUNTIF(vùng ước lượng;điều kiện)
Điều kiện: Có thể là hằng sô, tọa độ của một ô, hay dạng thức “>1500000”
3.7. Hàm tìm kiếm Hàm VLOOKUP: Hàm VLOOKUP: - VLOOKUP (GTTK, VùngTK, cột_cần tìm, [0/1]) - GTTK: + Thuộc bảng CSDL + Đã có - VùngTK:
+ Thuộc bảng phụ
+ Cột đầu tiên chứa GTTK + Chứa cột cần tìm
+ Địa chỉ tuyệt đối
- Cột_cần tìm:
+ Là số thứ tự của cột cần lấy trong vùng tìm kiếm - Tham số [0/1]:
+ True hay 1: Dò tìm tương đối nghĩa là không thấy kết quả sẽ lấy kết quả gần đúng. Cột đầu tiên sắp xếp theo thứ tự tăng dần
+ False hay 0: Dò tìm tuyệt đối nghĩa là tìm chính xác, trả về #N/A nếu không thấy kết quả. Cột đầu tiên không cần sắp xếp
HLOOKUP(GTTK, VùngTK, dòng_cần tìm, [0/1])
Hàm tìm kiếm theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP
Ví dụ:
1. Mở bảng tính mới và nhập dữ liệu vào Sheet1 bao gồm các mục như hình.
2. Bảng đối chiếu được nhập trên cùng trang bảng tính trong vùng ô D13:E18 gồm cột chức vụ và phụ cấp.
3. Thực hiện điền phụ cấp vào bảng lương chính một cách tự động tại ô F6 theo công thức =VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0).
Giải thích công thức VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0) như sau: - Vùng giá trị tìm kiếm là giá trị tại ô D5
- Vùng bảng đối chiếu là $D$13:$E$18, với địa chỉ tuyệt đối. - Cột trả lại kết quả là cột thứ 2 trong bảng đối chiếu – cột phụ cấp.
- Cuối cùng số 0 cho biết không cần sắp xếp cột đầu tiên trong bảng đối chiếu theo trật tự giá trị tăng dần.
BÀI 3: TÍNH TOÁN TRONG EXCEL (NÂNG CAO) 1. Cơ sở dữ liệu
1.1. Khái niệm
CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).
Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.
Bản ghi là một hàng dữ liệu.
Dòng đầu của vùng CSDL chứa các tên trường, gọi là dòng tiêu đề. Các dòng tiếp sau là các bản ghi.
1.2 Sắp xếp – Menu Data/Sort
Cách thao tác:
Chọn bảng DL. Chọn Menu Data/Sort… Nếu chỉ sắp xếp theo một cột Chọn cột cần sắp xếp/
1.3 Tìm kiếm (Lọc dữ liệu) Menu Data/Filter
Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định. Có thể lọc theo 2 cách: Chọn Cột thứ nhất [Chọn cột thứ hai] [Chọn cột thứ ba] Sắp xếp tăng dần Sắp xếp giảm dần Dòng đầu là tên trường (ko sắp xếp) Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu) Xếp từ trên xuống dưới Xếp từ trái sang phải
o AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc. Dùng trong trường hợp điều kiện lọc chỉ tác động vào một cột trong bảng DL.
o Advanced Filter…: người sử dụng tự định điều kiện lọc. Dùng trong trường hợp điều kiện lọc tác động vào hai cột trong bảng DL trở lên.
a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter
Chọn vùng CSDL gồm cả dòng tên trường
Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách
Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống: o All: để hiện lại mọi bản ghi
o Top 10…: các giá trị lớn nhất o Custom…: tự định điều kiện lọc o Các giá trị của cột
Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:
VD: Lọc những bản ghi thoả mãn số lượng SP bán ra trong tháng 1 nằm trong khoảng (120,400]
b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter
Dòng đầu ghi tên trường để tạo điều kiện, copy từ tên trường CSDL. Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện theo các cột tương ứng. Các điều
kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. VD với vùng CSDL như trên:
vùng đ/k để lọc các bản ghi có số SP vùng đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 =400 bán ra trong tháng 1 =400 vùng đ/k để lọc các bản ghi có số SP vùng đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 bán ra trong tháng 1 >>150150 vùng đ/k để lọc các bản ghi có số SP vùng đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 150 bán ra trong tháng 1 150<<SốSPSốSP≤≤500500 vùng đ/k để lọc các bản ghi có số SP vùng đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1
bán ra trong tháng 1 >>150 hoặc trong150 hoặc trong tháng 2
tháng 2 ≥≥200200 2. B2: Thực hiện lọc
Vào menu Data/Filter/Advanced Filter… Hiện KQ lọc ngay tại vùng dữ liệu
Hiện KQ lọc ra nơi khác Chọn vùng CSDL Chọn vừa khít vùng điều kiện( b1)
Chọn vùng hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những
2. BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ
Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục. Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích. Ngoài ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú…
2.1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau
Bôi đen vùng dữ liệu cần lập biểu đồ
Cách 1: Nháy vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ.
Cách 2: Nhắp chuột vào menu Insert -> Chart -> xuất hiện hộp thoại
Chart Wizard.
Chọn kiểu biểu đồ (VD: Biểu đồ hình cột đứng) -> Next chuyển sang bước tiêp theo -> Next chuyển sang bước tiếp.
- Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title.
- Gõ tiêu đề trục Y vào trong ô Value (Y) axls.
- Nhấn nút Next để chuyển sang bước chọn nơi đặt biểu đồ, đồ thị, chọn
Sheet2 trong ô As object In.
- Nhấn nút Finish để kết thúc.
2.2. Sửa đổi biểu đồ, đồ thị
2.2.1 Thêm tiêu đề, chú thích ý nghĩa các trục đồ thị
Thêm tiêu đề
- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option.
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Titles sau đó đánh tiêu đề mới hoặc chỉnh sửa lại tiêu đề.
Hình 30. Thêm tiêu đề chung và tiêu đề trục ngang, dọc
- Nhấn OK để kết thúc.
Chú thích ý nghĩa các trục đồ thị
- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option.
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Legend sau đó tích vào ô Show Legend (hiển thị chú thích).
- Trong mục Placement, chúng ta lựa chọn chế độ hiển thị chú thích (trên, dưới, trái, phải…)
- Nhấn OK để kết thúc. Xóa bỏ tiêu đề, chú thích
- Nhắp chuột chọn tiêu đề hay chú thích. - Nhấn phím Delete để xóa bỏ.
2.2.2 Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị
Trong những trường hợp người dùng muốn dữ liệu cơ sở phải đi kèm cùng với biểu đồ thì thực hiện thao tác sau:
- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option.
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Data Table sau đó đánh dấu chọn vào ô Show data table.
- Nhấn OK để kết thúc.
PHẦN 3
MICROSOFT POWERPOINT
Mục tiêu của các bài phần MS Powerpoint:
- Điều chỉnh khung nhìn các tờ chiếu và slide Master. - Sửa đổi những tác động trực quan của tờ chiếu. - Thiết lập thời gian hiển thị (Slide Timings) - Thiết lập kịch bản chuyển cảnh (transition). - Thiết lập chế độ hoạt hình, kết hợp ghi/phát âm.
- Chọn thời gian nghe/trình bày tờ chiếu (Rehearse Timing). - Lưu giữ và thao tác in các tờ chiếu
TẠO BÀI GIẢNG THUYẾT TRÌNH VỚI POWERPOINT
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT POWERPOINT 1. Giới thiệu Microsoft PowerPoint
* Microsofr PowerPoint là một chương trình ứng dụng trong bộ văn phòng Microsoft Officce. Microsofr PowerPoint có đầy đủ tính năng để người sử dụng có thể biên tập các trình diễn bằng văn bản, các biểu đồ số liệu, các trình diễn bằng hình ảnh, âm thanh,...
* Microsofr PowerPoint có các chức năng cho phép người sử dụng chọn các kiểu mẫu trình diễn đã được thiết kế sẵn hoặc tự thiết kế cho mình một kiểu trình diễn riêng tùy theo yêu cầu của công việc hoặc ý tưởng cuả người trình bày.
Vì vậy mà Microsofr PowerPoint rất thích hợp cho việc biên soạn bài giảng, báo cáo đề tài trong các trường.
Mỗi tệp trình diễn bao gồm các bản trình diễn (Slides) chúng được sắp xếp theo một trật tự. Các bản trình diễn này chứa nội dung thông tin bạn muốn trình bày. Có thể minh họa cấu trúc một tệp trình diễn theo các bản trình diễn (Slides) như sau:
2. Các bước tạo một bài giảng bằng powerpointBước 1: Bước 1:
Chuẩn bị nội dung bài học, hệ thống câu hỏi, câu trả lời, hình ảnh liên quan đến bài dạy và các file âm thanh, phim (nếu cần). Lên bố cục, sắp xếp kiến thức,
Slides 1 Một tệp trình diễn Slides 2 Slides 3 Slides n ... .
hình ảnh minh họa cho từng “màn biểu diễn” hay gọi là Slide... Khâu chuẩn bị này rất cần thiết vì nó sẽ giúp tăng cường hiệu quả bài giảng.
Bước 2:
Tạo “màn biểu diễn” cho bài giảng có thể gồm một số công việc sau đây (tuỳ thuộc từng bộ môn hay từng bài dạy):
- Tạo một tệp trình diễn mới;
- Tạo màn trình diễn (slide) mới; Một tệp trình diễn cho một bài giảng thường có nhiều màn trình diễn tuỳ thuộc vào nội dung bài.
- Chọn mẫu Template cho Slide (mẫu màu nền có sẵn): Trong PowerPoint có sẵn một số mẫu màu, nếu không thích ta có thể tự định nghĩa theo ý mình.
- Chọn màu hay ảnh nền cho Slide: Nếu không thích các Template có sẵn, bạn có thể chọn một hình ảnh để làm nền cho slide.
- Nhập văn bản (Text): Đây là đối tượng chiếm nhiều nhất trong nội dung