Bước 1:
Chuẩn bị nội dung bài học, hệ thống câu hỏi, câu trả lời, hình ảnh liên quan đến bài dạy và các file âm thanh, phim (nếu cần). Lên bố cục, sắp xếp kiến thức,
Slides 1 Một tệp trình diễn Slides 2 Slides 3 Slides n ... .
hình ảnh minh họa cho từng “màn biểu diễn” hay gọi là Slide... Khâu chuẩn bị này rất cần thiết vì nó sẽ giúp tăng cường hiệu quả bài giảng.
Bước 2:
Tạo “màn biểu diễn” cho bài giảng có thể gồm một số công việc sau đây (tuỳ thuộc từng bộ môn hay từng bài dạy):
- Tạo một tệp trình diễn mới;
- Tạo màn trình diễn (slide) mới; Một tệp trình diễn cho một bài giảng thường có nhiều màn trình diễn tuỳ thuộc vào nội dung bài.
- Chọn mẫu Template cho Slide (mẫu màu nền có sẵn): Trong PowerPoint có sẵn một số mẫu màu, nếu không thích ta có thể tự định nghĩa theo ý mình.
- Chọn màu hay ảnh nền cho Slide: Nếu không thích các Template có sẵn, bạn có thể chọn một hình ảnh để làm nền cho slide.
- Nhập văn bản (Text): Đây là đối tượng chiếm nhiều nhất trong nội dung bảng trình chiếu. Rồi định dạng: chọn kiểu font chữ, kích cỡ; màu chữ; khoảng cách giữa các dòng; căn lề;....
- Chèn một hình ảnh vào màn trình diễn: Để thêm phần sinh động và giúp người xem dễ hiểu ta nên chèn thêm các hình ảnh (nếu có thể).
- Chèn một file âm thanh hay một đoạn phim vào bài giảng. Để thực hiện được điều này, ta phải có sẵn file âm thanh, video trong máy tính và có thể phải chuyển đổi các tệp âm thanh hoặc video về dạng mà PowerPoint có thể trình chiếu được bằng một số chương trình chuyển đổi.
- Liên kết một file bất kỳ đã có sẵn trong máy: Khi soạn một bài giảng, ta cũng cần liên kết với các file khác có liên quan để giúp bài giảng phong phú hơn như: liên kết với một tập tin trong Word, Excel,... liên kết một trang Web có liên quan tới bài giảng hay một bài hát...
- Áp các hiệu ứng hoạt hình cho các đối tượng mà chúng ta đã đưa lên trang trình chiếu: Đây là công đoạn rất quan trọng trong quá trình soạn bài trên PowerPoint nó quyết định đến sự hấp dẫn và lột tả được ý đồ cũng như phương pháp của người dạy. PowerPoint có sẵn một thư viện các hiệu ứng đẻ chúng ta lựa chọn. Đây là ưu thế của và là điểm khác biệt giữa một tệp trình chiếu với một tệp văn bản Word. Thao tác áp các hiệu ứng này tốn rất nhiều thời gian và đòi hỏi người thiết kế phải hiểu ý đồ, ý tưởng của người giảng dạy để sao cho bản trình diễn đạt hiệu quả cao nhất.
- Chỉnh sửa bản trình chiếu. Thường thì một giáo án sau khi đã soạn xong trong PowerPoint bao giờ trước khi giảng thật ta phải trình chiếu thử, việc trình chiếu thử có thể không nhất thiết phải để sau cùng khi đã soạn hoàn tất mà nó có thể được thực hiện ngay trong khi ta áp xong hiệu ứng hoạt hình cho một trang (slide) trình chiếu. Công đoạn này là sự tổng duyệt xem khi trình chiếu sẽ như thế nào và nó chỉ thực sự kết thúc khi chúng ta đã dạy xong bài.