+ Có mối quan hệ rộng với các nhà đầu tư - Cơng việc chính:
+ Tiếp nhận yêu cầu, phản hồi từ các nhà đầu tư + Xây dựng kế hoạch tổng thể và lịch trình dự án + Tổ chức phân cơng nhiệm vụ cho từng ban cụ thể
+ Thống nhất các bộ phận phụ trách và giải quyết với rủi ro * Ban giám sát:
- Số lượng: 3 người - Nhiệm vụ:
+ Theo dõi tiến độ công việc + Kiểm tra chất lượng
+ Tổng hợp, báo cáo thường xuyên lên ban điều hành - Kỹ năng:
+ Làm việc có trách nhiệm, nhiệt tình + Có khả năng làm việc độc lập *Ban tài chính:
- Số lượng: 2 - Nhiệm vụ:
+ Quản lý về mặt tài chính
+ Giải ngân phù hợp với tiến độ dự án
+ Báo cáo thay đổi về mặt tài chính trong q trình thực hiện dự án + Thanh tốn và lập báo cáo tài chính lên ban điều hành
Kỹ năng cần thiết:
- Có kinh nghiệm về mặt quản lý - Linh hoạt trong mọi tình huống *Ban tư vấn:
- Số lượng: 3 người - Nhiệm vụ:
+ Tư vấn về kỹ thuật công nghệ
+ Tư vấn về các vấn đề liên quan đến pháp luật + Tư vấn về kinh tế
* Ban thông tin: - Số lượng: 3 người - Nhiệm vụ:
+ Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mật cho thơng tin nội bộ
+ Đảm bảo nguồn thơng tin chính xác, độ tin cậy cao, thường xuyên cập nhật thông tin + Theo dõi và truyền tải thơng tin giữa các bên có liên quan
+ Đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận
- Xây dựng nhóm thống nhất, có quy định để các thành viên tuân theo, trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng, có tinh thần đồng đội, quan tâm đến chất lượng công việc
- Xây dựng tập thể vững mạnh
- Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chính cho việc lập kế hoạch và thực hiện dự án. Người quản lý có định hướng cơng việc, lập báo cáo, ngân sách, quản lý rủi ro, giải quyết tốt các rủi ro và linh hoạt trong các tình huống
Hình 6.2. Biểu đồ phụ tải nguồn lực 7. Quản lý thông tin dự án
7.1. Lập kế hoạch thông tin
- Cập nhật các thông tin đầy đủ về dự án đến các nhà đầu tư, các ban trong dự án, người quản lý dự án trong từng giai đoạn
+ Thông tin nội bộ được đảm bảo truyền đi giữa các ban, đến các thành viên trong các ban
+ Báo cáo đầy đủ sự hồn thành mức độ cơng việc của các ban - Dùng các phương thức giao tiếp như email, điện thoại…..
- Luồng thông tin vào: xuất phát từ nhà đầu tư, các tổ chức có liên quan, các thơng tin từ thị trường đến ban điều hành
- Luồng thông tin ra:
+ Cung cấp, giải đáp thơng tin cho báo chí, những người quan tâm Sơ đồ quản trị luồng thông tin
Sơ đồ 7.1. Sơ đồ quản trị luồng thông tin
7.2. Phân phối thông tin
TT Công việc Phương thức Trách nhiệm Thời gian
1 Tiếp nhận chỉ thị điều chỉnh từ ban điều hành, các thơng tin, văn bản có liên quan đến dự án
Thông qua các cuộc họp, ban dự án thông qua văn bản, báo cáo.
Ban quản lý dự
án Theo từng tháng hoặc từng quý
2 Tiếp nhận những thay đổi trong quy chế quản lý, quy chế hành chính
Thơng qua cuộc
họp Ban quản lý Theo từng tuần
3 Quản lý thông tin, tổng hợp, phân tách truyền tin lưu trữ..
Phần mềm quản lý và bộ phận lưu trữ
Thường xuyên
4 Báo cáo kết quả hoạt động định kỳ
Các cuộc họp, văn bản
Định kỳ
Bảng 7.2. Bảng phân phối thông tin
7.3 Tổng kết hoạt động:
- Hệ thống thông tin hoạt động một cách trơn tru, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình cơng việc
Ban điều hành Văn thư Các trưởng bản Các thành viên
- Cần có biện pháp xử lý đặc biệt khi có sự cố thơng tin đột xuất, khó kiểm sốt để khơng ảnh hưởng đến dự án
- Quản trị thơng tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro…