2.1 Giới thiệu về công ty TNHH thương mại và dịch vụ kỹ thuật COMTECH
2.1.2 Khái quát tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Chức năng nhiệm vụ
❖ Kế tốn Trưởng
- Là người đứng đầu tham gia trực tiếp trong việc quản lý nhân viên kế toán,kiểm tra tham gia trực tiếp trong việc thu nhập
- Lập hợp đồng lao động tiền lương, tính lương và trích bảo hiểm xã hội.
- Tập hợp chi phí tính giá thành của cơng trình
- Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo từng Quý, 6 tháng, cuối năm.
- In sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo yêu cầu
- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu kế tốn, giải trình số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tốn khi có u cầu.
❖ Kế tốn Cơng nợ
Tiếp nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận, kiểm tra nội dung của bản hợp đồng
liên quan đến điều khoản thanh toán. Kiểm tra theo dõi, đối chiếu các khoản phải trả và phải thu của khách hàng cũng như trong nội bộ cơng ty. Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua, bán hàng hóa dịch vụ. Đôn đốc và trực tiếp tham gia vào việc thu hồi nợ của khách hàng có giá trị lớn và khó địi. Thu hồi nhanh chóng để tránh tình trạng thiếu vốn phải đi vay.
Hạch tốn các bút tốn có liên quan việc thu, chi tiền mặt để phản ánh kịp thời tình
hình vốn bằng tiền. Ln ln thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số tổng hợp với số chi tiết hàng ngày nhằm đảm bảo số tiền chi ra và thu vào trên bảng kê là khớp và số tiền còn lại trong quỹ là đúng như việc phản ánh.
❖ Kế tốn Bán hàng
Có nhiệm vụ lập báo giá, làm hợp đồng, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm khi khách hàng yêu cầu. Quản lý thông tin khách hàng, sổ sách, chứng từ liên quan đến việc bán hàng. Tổng hợp số liệu bán hàng vào cuối ngày để báo cáo cho kế toán tổng hợp. Phụ trách theo dõi chi tiết việc chiết khấu cho khách hàng và các yêu cầu của ban giám đốc.
Tiếp nhận chứng từ, hóa đơn lập phiếu nhập kho khi mua hàng và phiếu xuất kho
khi bán hàng. Kiểm đếm cẩn thận khi nhận hàng và giao hàng, lập thẻ kho, lưu trữ chứng
từ sổ sách khi được giao. Sắp xếp khoa học để việc xuất nhập hàng được đảm bảo,hiểu về bản chất hàng hóa để bảo quản hàng hóa được tốt, phát hiện kịp thời hàng thừa và hàng thiếu để có hướng xử lý. Thường xuyên kiểm kê hàng hóa để tránh tồn đọng hàng khi
không cần thiết.
❖ Thủ quỹ
Chịu trách nhiệm về việc cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời khoản Thu- Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ quỹ. Báo cáo cho kế toán trưởng và giám đốc khi có yêu cầu. Tiền mặt phải được lưu trữ lại két, kiểm kê hàng ngày trước khi ra về và niêm phong lại
tránh tình trạng để ở nhiều nơi và mang khỏi công ty.
Cơ cấu nhân sự phịng kế tốn
- Cơ cấu nhân sự theo giới tính: Nhân viên phịng kế tốn gồm 4 người đều là
nữ.
- Cơ cấu nhân sự theo trình độ: 2 người Đại học, 1 người Cao đẳng, 1 người
Trung cấp.
Bảng 2.1 : Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi phịng kế tốn
Đơn vị tính: Người Độ tuổi 20-25 25-30
Tổng số người 3 1
- Cơ cấu nhân sự theo thâm niên:
Bảng 2.2 : Cơ cấu nhân sự theo thâm thâm niên phịng kế tốn
Đơn vị tính: Người
Thâm niên Dưới 1 năm Từ 1-3 năm Trên 3 năm
Tổng số người 1 2 1
Nhìn chung thì các nhân viên kế tốn cả tuổi đời và kinh nghiệm làm việc còn khá
trẻ. Nhưng lại mang đến sự năng động, sáng tạo, ham học hỏi.
2.1.2.2 Chế độ kế tốn đang áp dụng tại cơng ty
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ)
- Hình thức sổ kế tốn:Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn là Nhật ký chung. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc
- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp xuất kho : theo phương pháp bình qn gia quyền cuối kỳ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : theo phương pháp đường thẳng
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu theo giá trị hợp lý của các
khoản đã thu hoặc sẽ thu được
Hệ thống tài khoản áp dụng: Công ty áp dụng hệ thống Tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC.
2.1.2.3 Hệ thống thông tin kế tốn tại cơng ty
Cơng ty nhập liệu chứng từ, kết xuất sổ sách sử dụng bằng phần mềm tin học.
Doanh nghiệp mua và sử dụng phần mềm kế toán ( Phần mềm MISA) để nhập liệu
chứng chứng từ và lưu trữ trên máy tính trên nền tảng hình thức kế toán nhật ký chung.
Ngồi ra, cơng tác kế tốn cịn được sử dụng trên nền Excel để lập các bảng lương, thu
chi nội bộ…
Sơ đồ 2.3: Hình thức thơng tin Kế tốn tại cơng ty Comtech
Chứng từ kế tốn PHẦN MỀM KẾ TỐN Sổ kế tốn: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
- Độ chính xác cao, thơng tin được hồ sơ về kế toán được tự cập nhật và số dư các tài khoản.
- Dễ dàng sửa chữa ghi phát hiện sai sót thơng tin nhập liệu khơng chính xác, thuận tiện và nhanh chóng.
- Sử dụng phần mềm kế toán giúp cho nhân viên tiết kiệm thời gian lập tài khoản và việc kết chuyển.
Nhược điểm việc sử dụng phần mềm:
- Địi hỏi cấu hình máy cao, nếu không sẽ chạy rất chậm
- Tốc độ xử lý dữ liệu chậm, nhất là khi tính giá thành hay khi bảo trì dữ liệu
- Phải cập nhật nâng cấp phần mềm khi có phiên bản mới.
2.1.3 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của công ty
2.1.3.1 Thuận lợi trong công việc
- Ngành viễn thông rất phổ biến nhưng khơng có nhiều cơng ty bên lĩnh vực
lắp đặt viễn thơng, như vậy sẽ ít có sự cạnh tranh.
- Công ty với một nguồn nhân lực dồi dào và nhiều kinh nghiệm trong việc lắp đặt các dự án lớn đây là một lợi thế để công ty ngày càng phát triển và nhận được nhiều dự án.
- Ngoài nguồn nhân lực sẵn có của cơng ty, khi đi lắp đặt cơng ty cịn th
thêm đội ngoài để đảm bảo đúng tiến độ về kế hoạch đã lên trước đó.
2.1.3.2 Khó khăn trong cơng việc:
- Gặp nhiều vấn đề về thanh tốn vì trước khi đi lắp đặt công ty chỉ ký hợp đồng nguyên tắc với những quy định chung khơng nói rõ ngày thanh tốn cụ thể, điều này rất bất lợi cho công ty.
- Về vấn đề nhận dự án để làm thì cơng ty chấp nhận với mức giá trung bình hoặc chấp nhận chịu lỗ để có dự án và tạo mối quan hệ.
- Là một doanh nghiệp trẻ nên nhiều đối tác chưa hiểu hết được năng lực của công ty.
2.1.3.3 Phương hướng phát triển công ty năm 2015
Tiếp tục xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng viễn thơng có cơng nghệ hiện đại với chất lượng dịch vụ cao, chất lượng cao, an toàn và tin cậy với sự hoạt động có hiệu quả.
Mở rộng cơng ty về số lượng nhân viên, đảm bảo nguồn nhân lực dồi dào, đáp ứng đầy đủ nhân lực khi có dự án.
Hạn chế thuê đội ngồi thi cơng, nên tập trung để phát huy tốt năng lực của nhân
viên kỹ thuật.
Thường xuyên tập huấn cho nhân viên nhằm nâng cao tay nghề, nâng cao chất lượng của các cơng trình, dự án tránh tình trạng hoàn thành dự án nhưng phải đi sửa lỗi điều này gây tổn hại tới uy tín cũng như vật chất của công ty.
Phấn đấu đưa công ty trở thành một doanh nghiệp chuyên về ngành Viễn
Thơng lớn mạnh của khu vực phía Nam trong thời gian sắp tới.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán xác định kết quả hoạt động kinh
doanh tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Kỹ Thuật ComTech năm 2014
2.2.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại công ty
2.2.1.1 Các sản phẩm sản xuất kinh doanh
- Khảo sát và tìm kiếm Site, cho thuê hạ tầng nhà trạm Viễn Thông
- Dịch vụ hạ tầng
- Dịch vụ khảo sát, lắp đặt, hòa mạng, bảo dưỡng và nâng cấp thiết bị 2G &
3G Viễn Thông
- Dịch vụ thiết kế và lắp đặt truyền dẫn
- Lắp đặt hệ thống BTS InBuilding
- Dịch vụ kỹ thuật vô tuyến
- Cung cấp lắp đặt, Thiết kế thi công, sửa chữa và bảo trì, bảo dưỡng các hệ
thống điều hịa khơng khí dân dụng và công nghiệp, điện, máy phát điện,
Acquy, báo cháy.
- Dịch vụ lắp đặt các hệ thống tổng đài
- Thiết kế và lắp đặt các hệ thống tin học
2.2.1.2 Thị trường và mạng lưới tiêu thụ
Cơng ty có thị trường cũng như mạng lưới kinh doanh chủ yếu là khu vực phía Nam
với các dự án như:
- Lắp đặt thiết bị truyền dẫn Viba NEC, BTS NSN khu vực miền Nam.
- Bảo trì bảo dưỡng Indoor khu vực phía Nam.
- Lắp đặt và phát sóng BTS cho khu vực Tây Nam Bộ.
- Xây dựng hạ tầng, cơ sở viễn thông các trạm BTS cho Vinaphone.
- Lắp đặt các trạm 2G/3G thuộc khu vực VMS6, VMS2 mạng Vinaphone khu vực
Tp.HCM, Đơng Nam Bộ.
- Tối ưu hóa Dự án Trang bị trạm tích hợp 2G/3G để mở rộng dung lượng và vùng phủ sóng tại các tỉnh phân vùng thiết bị NSN mạng Mobiphone.
Khách hàng chủ yếu của công ty là các nhà mạng Viễn Thông và các hãng sản xuất
thiết bị điện – Điện lạnh, Viễn Thông.
Với đội ngũ kỹ sư, nhân công chuyên nghiệp đã thực hiện nhiều dự án góp phần vào việc phát triển kinh doanh của các nhà mạng như Vinaphone, Viettel, Mobiphone, Gtel,
HTMobile, EVN. Đồng thời đồng hành thực hiện cung cấp các thiết bị như Motorola,
Huawei, Ericson, NSN, NEC.
2.2.1.3 Chính sách bán hàng của công ty
Đối với các dự án viễn thông mà đối tác không phải lâu năm: công ty sẽ ký hợp đồng khung, tùy theo từng hợp đồng mà có các chính sách và thỏa thuận giữa 2 bên, nếu cảm thấy hợp lý.
Đối với các dự án viễn thông là những đối tác lâu năm: công ty sẽ ký một hợp đồng
nguyên tắc sẽ có những quy định chung đối với 2 bên. Dựa vào những thỏa thuận chung
đó các bên sẽ áp dụng theo và có thể bổ sung thêm khi có các dự án chính thức. Hợp đồng nguyên tắc sẽ có giá trị trong vịng 1 năm, nếu khơng có sự điều chỉnh của 2 bên hợp đồng sẽ tự động có hiệu lực trong 1 năm tiếp theo, chỉ kết thúc khi 2 bên có u cầu dừng lại.
thơng nên chính sách cho việc mua bán, trao đổi này khơng có chính sách cụ thể. Thường theo thời giá và hiện nay công ty hầu như cũng không kinh doanh về bên chức năng thương mại.
2.2.1.4 Phương thức tiêu thụ và thanh toán tại cơng ty
Cơng ty áp dụng hình thức tiêu thụ dịch vụ theo phương thức trực tiếp và gián tiếp:
- Với phương thức trực tiếp: sau khi công ty ký kết hợp đồng với nhà cung cấp sẽ tự mình th nhân cơng, phương thức vận chuyển máy móc tới nơi lắp đặt,
phát sóng… Cử đội ngũ nhân viên tới từng trạm cần làm, bố trí nhóm trưởng
phụ trách phân công làm việc cho đúng tiến độ đã đề ra.
- Với phương thức gián tiếp: công ty sẽ là bên trung gian, ký hợp đồng với một công ty khác để hoàn thành dự án đã ký với nhà cung cấp.
Về phương thức thanh tốn:
Khi mới ký kết hợp đồng cơng ty thường nhận trước 20% để làm phí cho việc thi
cơng dự án. Sau khi hồn thành cơng trình có biên bản xác nhận hồn thành cơng việc,
biên bản nghiệm thu vật tư… sẽ được nhận 30% và giữ lại 10% cho việc bảo hành. Phần còn lại sẽ được trả khi có giấy đề nghị thanh tốn.
2.2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn xác định kết quả HĐKD tại công
ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Kỹ Thuật ComTech năm 2014 2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chứng từ kế tốn sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng – Phụ lục B - Phiếu thu – Phụ lục B
- Giấy báo Có ngân hàng
- Hợp đồng cung ứng dịch vụ
Hình 2.2: Phiếu thu
Sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN – Phụ lục C
SỔ CÁI
Năm 2014
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Ngày Chứng từ NKC SH TK Số tiền
ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải TS STT D đối ứng Nợ Có … … … … … … … … … 31/03 NVK0013 31/03 Kết chuyểnDT … 911 403.698.000 … … … … … … … … …
18/07 0000011 18/07 Set top Box 1111 4.950.000
… … … … … … … … …
16/9 0000014 16/9 Thanh toán…
131 352.350.000
… … … … … … … … …
28/11 0000018 28/11 Set top Box 1111 15.400.000
… … … … … … … … … 30/12 0000034 30/12 Thanh toán… 131 745.200.000 31/12 NKV0050 31/12 Kết chuyển DT… 911 6.227.315.033 Cộng số phát sinh 7.309.538.077 7.309.538.077 Số dư cuối kỳ
Cộng lũy kế từ đầu năm 7.309.538.077 7.309.538.077
2.2.2.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Chứng từ kế tốn sử dụng
- Giấy báo lãi của ngân hàng
- Giấy báo Có – Phụ lục B
Một số chứng từ minh họa
Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN – Phụ lục C
Trích SỔ CÁI – Phụ lục C
SỔ CÁI
Năm 2014
Tài khoản: 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Ngày Chứng từ NKC SH TK Số tiền
ghi sổ Số hiệu Ngày Diễn giải TS STT đối ứng
tháng D Nợ Có … … … … … … … … … 31/03 NVK0013 31/03 Kết chuyểnDT … 911 6.863 … … … … … … … … … 31/07 NTTK001/00 31/07 Lãi nhập vốn 1121 761 17 30/08 NTTK001/00 21 30/08 Lãi nhập vốn 1121 1.415 30/09 NTTK001/00 24 30/09 Lãi nhập vốn 1121 672 30/09 NVK0037 30/09 Kết chuyểnDT … 2.848 … … … … … … … … … 31/12 NKV0050 31/12 Kết chuyển DT… 911 8.688 Cộng số phát sinh 21.767 21.767 Số dư cuối kỳ
2.2.2.3 Kế toán Giá vốn hàng bán
Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu xuất kho – Phụ lục B
- Hóa đơn mua dịch vụ – Phụ lục B - Hợp đồng mua bán
Một số chứng từ minh họa
Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN – Phụ lục C
SỔ CÁI
Năm 2014
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán
Ngày Chứng từ NKC SH TK Số tiền
ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải TS STT D đối ứng Nợ Có … … … … … … … … … 31/03 NVK0013 31/03 Kết chuyểnG VHB 911 378.355.000 … … … … … … … … … 18/07 0000011 18/07 Set top