Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán toán chi tiết Sổ, thẻ kế chứng từ cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh
Ghi chú:
: ghi hàng ngày : quan hệ đối chiếu : ghi cuối tháng : ghi định kỳ
• Đặc điểm tổ chức sổ:
- Căn cứ trực tiếp để ghi Sổ Cái là các Chứng từ ghi sổ
- Trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ ghi theo trình tự thời gian - Trên sổ Cái thì ghi theo nội dung kinh tế
- Chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tờ rời, được lập hằng ngày hoặc định kỳ.
• Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sau:
- Chứng từ ghi sổ: được lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được lập hằng ngày hay định kỳ.
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối SPS.
- Sổ Cái, các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết • Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi và sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ để đối chiếu với Bảng cân đối SPS và phải đảm bảo quan hệ cân đối:
Tổng số tiền trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ = Tổng SPS Nợ (Tổng SPS Có) của tất cả TK trên Sổ Cái = Tổng SPS Nợ (Tổng SPS Có) của tất cả các TK trên Bảng cân đối SPS
Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối SPS. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
2.1.5.4. Một số chính sách kế tốn khác đang áp dụng tại Công ty
- Công ty hiện đang áp dụng Hệ thống tài khoản kế tốn ban hành theo thơng tư số 200/2014/TT – BTC ban hành ngày 22/12/2014
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 mỗi năm. - Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho:
• Nguyên tắc đánh giá: Hàng tồn kho ghi nhận theo giá gốc.
• Phương pháp hạch tốn tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thường xun. • Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Bình qn gia quyền .
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm: phương pháp trực tiếp (giản đơn). Trích [3, 31 – 44]
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MAY AN NHƠN 2.2.1. Quy chế quản lý sử dụng lao động, sử dụng quỹ lương, nguồn hình thành quỹ lương
2.2.1.1. Quy chế quản lý, sử dụng lao động
Cơng ty tương đối hồn chỉnh chặt chẽ về quản lý lao động. Việc sử dụng lao động ở Công ty được thực hiện theo đúng quy định người lao động, bố trí đảm bảo các chế độ theo Luật lao động, đồng thời lao động phải có năng lực để có thể hồn thành cơng việc được phân cơng. Những lao động có thành tích tốt và chưa tốt thì cơng ty sẽ có hình thức thưởng, phạt thỏa đáng.
2.2.1.2. Quy chế sử dụng quỹ lương, nguồn hình thành quỹ lương
Quy chế trả lương của Công ty được áp dụng cho từng người cụ thể: đối với bộ phận lao động trực tiếp, tiền lương được gắn liền với năng suất lao động của từng cá nhân; bộ phận gián tiếp được tính lương trên cơ sở hạch tốn kết quả sản xuất của xí nghiệp và chức năng của từng thành phần.
Hàng tháng Công ty sẽ trả lương cho người lao động làm 2 kỳ:
+ Kỳ 1: tạm ứng diễn ra từ ngày 05 đến ngày 10 hàng tháng (nếu nhân viên có nhu cầu).
+ Kỳ 2: thanh tốn diễn ra từ ngày 20 đến ngày 25 hàng tháng. Quỹ lương của công ty được xác định theo công thức sau:
= ×
Trong đó:
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm: là doanh thu thực tế trong kỳ tính lương. Nguồn hình thành quỹ lương:
+ Quỹ tiền lương theo đơn giá được giao
+ Quỹ tiền lương từ các hoạt động sản xuất kinh doanh và các dịch vụ khác
+ Quỹ tiền lương bổ sung từ tiền lương còn lại của năm, quý, tháng trước chuyển sang.
Để đảm bảo quỹ tiền lương không vượt quá so với quỹ tiền lương được hưởng, dồn chi quỹ lương vào các tháng cuối năm hoặc để dự phòng quỹ tiền lương quá lớn, tổng quỹ lương hàng tháng được phân chia như sau:
+ Tiền lương trả trực tiếp cho cán bộ CNV theo lương sản phẩm, lương khoán, lương thời gian bằng 76% tổng quỹ lương.
+ Tiền thưởng trong lương bằng 12% tổng quỹ lương.
+ Quỹ dự phịng cho năm sau tối đa khơng quá 12% tổng quỹ lương.
Kết thúc năm thực hiện công ty sẽ cân đối và phân phối (gốc + lãi) quỹ lương dự phòng năm trước và năm thực hiện cho người lao động theo lương cấp bậc.
2.2.2. Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng
2.2.2.1. Hệ thống chứng từ
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán dựa theo biểu mẫu mà Bộ tài chính đã quy định sẵn:
- Bảng chấm công: Là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong công ty.
- Giấy nghỉ ốm: Khi người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đến bệnh viện được bác sỹ chuyên khoa khám và điều trị… thì phải có phiếu xác nhận do bệnh viện, cơ sở y tế cấp để về nộp cho phịng tổ chức hành chính.
- Bảng thanh toán BHXH: Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ ốm của người lao động, cán bộ tiền lương lập bảng thanh toán tiền BHXH phải trả cho người lao động.
- Biên bản ngừng việc, làm thêm giờ: Đối với các trường hợp làm thêm giờ hay ngừng việc xảy ra do bất cứ nguyên nhân gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc, biên bản làm thêm giờ. Chứng từ đó ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.
Quỹ tiền lương
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm
Đơn giá tiền lương theo % doanh thu
- Phiếu xác nhận cơng việc hồn thành: Phiếu này do người nhận việc lập, phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt. Phiếu được chuyển cho kế toán tiền lương để tính lương áp dụng cho hình thức trả lương theo sản phẩm.
- Bảng tính lương: Từ bảng chấm công, cán bộ tiền lương kiểm tra và lập bảng tính cho từng bộ phận, ghi sổ theo dõi chi tiết tiền lương cho phịng kế tốn chi trả tiền lương cho người lao động. Bảng tính lương được lập thành 3 bản
+ 1 bản lưu ở phịng Tổ chức hành chính + 1 bản lưu ở phịng kế tốn
+ 1 bản làm chứng từ gốc để lập Báo cáo tài chính
- Phiếu chi: Từ các chứng từ liên quan đến việc chi trả tiền như bảng tính lương, làm thêm giờ, bảng thanh toán BHXH… đã được ban giám đốc duyệt, kế toán tiến hành viết phiếu chi để chi trả cho các cán bộ, CNV.
Sơ đồ 2.6. Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng Bộ phận, đơn vị Bảng chấm cơng Tổ chức hành chính Xét duyệt Phịng kế tốn Kế tốn tiền lương tính lương, lập bảng thanh tốn
tiền lương Kế tốn trưởng
Kiểm tra, xác nhận, ký duyệt Giám đốc
Xem xét, duyệt Thủ quỹ
Thanh toán lương cho người lao động
Phịng kế tốn
Lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, ghi sổ kế toán Lưu chứng từ
- TK 334 “Phải trả CNV”: dùng để phản ánh các khoản thanh toán với CNV của Công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.
TK 334 được chi tiết thành: + 33411: lương thời gian + 33412: lương sản phẩm + 33413: BHXH phải trả CNV + 33414: tiền ăn ca
+ 33415: tiền phụ cấp + 33416: tiền thưởng
- TK 622 “Chi phí nhân cơng trực tiếp”: dùng để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, dịch vụ. TK 622 được chi tiết thành:
+ 6221: chi phí nhân cơng trực tiếp Xí nghiệp 1 + 6222: chi phí nhân cơng trực tiếp Xí nghiệp 2 + 6223: chi phí nhân cơng trực tiếp Xí nghiệp 3
+ 6224: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (phân tích vào chi phí)
- TK 6271 “Chi phí nhân viên phân xưởng”: dùng để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng.
TK 6271 được chi tiết thành: + 62711: lương, thu nhập khác
+ 62712: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (phân tích vào chi phí)
- TK 6411 “Chi phí nhân viên bán hàng”: dùng để phản ánh chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng.
TK 6411 được chi tiết thành: + 64111: lương, thu nhập khác
+ 64112: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (phân tích vào chi phí)
Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch tốn như tài khoản 111, 338…
2.2.3. Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động
2.2.3.1. Hạch toán số lượng lao động
Việc xác định nhu cầu lao động nhằm đảm bảo cho Cơng ty có được đúng người đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và đối phó linh hoạt với sự thay đổi của thị trường là một vấn đề quan trọng.
Đối với cơng nhân trực tiếp sản xuất: Để hồn thành chỉ tiêu đã đề ra, Công ty thường xuyên tuyển chọn thêm công nhân. Số công nhân này sẽ được cơng ty dạy nghề miễn phí với thời gian học nghề phụ thuộc vào trình độ của mỗi công nhân và phụ thuộc vào từng công đoạn. Bên cạnh đó, cơng ty thường xuyên tổ chức thi để nâng cao tay nghề, bậc thợ cho cơng nhân và đó cũng là hình thức nâng tiền lương cho những công nhân làm việc lâu năm có kinh nghiệm và trình độ.
Đối với nhân viên quản lý: thường nằm trong danh sách lao động thuộc biên chế công ty. Số lượng nhân viên thường không biến động trừ những trường hợp chuyển cơng tác, tai nạn, ốm đau…Khi đó, cơng ty sẽ tuyển nhân viên khác có đủ trình độ thay thế vị trí cịn trống đó.
Số lượng lao động của cơng ty do văn phịng công ty quản lý. Để theo dõi sự biến động số lượng lao động, công ty sử dụng sổ “Danh sách lao động công ty cổ phần may An Nhơn”. Việc ghi chép số liệu vào danh sách được giao cho cán bộ văn phịng cơng ty. Mỗi khi có sự thay đổi về số lượng lao động như: tuyển dụng thêm công nhân sản xuất, cán bộ về hưu, cán bộ về nghỉ mất sức, công nhân bị buộc thôi việc,…người được giao nhiệm vụ theo dõi “Danh sách lao động tồn cơng ty” sẽ phải ghi chép đầy đủ, chi tiết những thay đổi đó. Căn cứ để ghi vào danh sách chính là những hợp đồng lao động, các quyết định hưu trí, quyết định buộc thơi việc,…
Bảng 2.5. Danh sách lao động công ty cổ phần may An Nhơn STT Họ tên Mã nhân STT Họ tên Mã nhân
viên Ngày sinh
Chức vụ Địa chỉ thường trú Số điện thoại liên lạc Ghi chú 1 Nguyễn Thị Thanh ANC001 10/05/1965 TGĐ Nhơn An – Bình Định 0913486355 2 Phan Thanh Nhân ANC002 26/11/1970 P.TGĐ Nhơn Phúc – Bình Định 01686432511 3 Ngơ Văn Ninh ANC003 15/08/1975 TP TP.Quy Nhơn 01676523446 4 Nguyễn Văn Chí
ANC004 22/10/1980 CN Nhơn Hưng – Bình Định 01226485623 5 … … … … … … 982 Trần Tình ANC1500982 30/06/1995 CN Thị trấn Bình Định 0942336845 … … … … … … … …
2.2.3.2. Hạch toán thời gian lao động
- Hàng ngày, cán bộ CNV đều phải làm việc theo đúng quy định của công ty: + Sáng: từ 7h đến 11h
+ Chiều: từ 13h đến 17h
- Khi ra vào cổng, công nhân đều được đội bảo vệ ghi nhận vào sổ theo dõi.
- Khi có những trường hợp đột xuất phải đi về sớm hay phải đi cơng tác thì cán bộ CNV phải xin giấy ra cổng tại phịng Hành chính và xuất trình cho đội bảo vệ. - Tổ trưởng của tổ sau khi nhận được lệnh sản xuất, phiếu giao việc của phịng Kế hoạch chuyển xuống thì lập tức tiến hành công việc. Hàng ngày, các tổ trưởng phải ghi nhận trực tiếp ngày công của từng công nhân trực thuộc bộ phận của mình quản lý vào Bảng chấm công (mỗi ngày 2 lần vào đầu giờ sáng và cuối giờ chiều).
- Hàng ngày có nhân viên thống kê của văn phịng cơng ty (phịng Hành chính) xuống tận phân xưởng để kiểm tra và đối chiếu để làm cơ sở tính lương. Đồng thời căn cứ vào Bảng chấm công, Phiếu giao nhận công việc, Hợp đồng giao khoán, Phiếu xác nhận cơng việc hồn thành thực tế tại các phân xưởng để làm cơ sở xét duyệt khen thưởng vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm.
2.2.3.3. Hạch toán kết quả lao động
Hàng ngày, các tổ trưởng căn cứ vào phiếu giao công việc hoặc lệnh sản xuất xác định rõ nội dung công việc, chất lượng cơng việc, thời gian hồn thành công việc để chuyển sang bộ phận kiểm tra chất lượng hoàn thành (KCS – HT) duyệt. Khi hồn thành cơng việc, các tổ trưởng báo cáo và nộp phiếu giao việc, lệnh sản xuất, bảng chấm cơng về phịng kế tốn. Tại phịng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp các chứng từ đó để làm cơ sở tính lương cho từng cơng nhân, thanh tốn lương cho họ và làm cơ sở để phân bổ vào chi phí.
Trích [3, 44 – 49]
2.2.4. Thực trạng kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cơng ty Cổ phần may An Nhơn
Số liệu trình bày được lấy từ tháng 10 năm 2015 từ phòng tổ chức hành chính và phịng kế tốn của cơng ty.
2.2.4.1. Đối với bộ phận gián tiếp tính lương theo thời gian
Tiền lương theo thời gian áp dụng đối với người làm công tác quản lý, chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ.
Đối với bộ phận văn phịng, quản lý phân xưởng cơng ty, trên cơ sở thông qua ban giám đốc đã áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian. Hình thức tiền lương
theo thời gian là số tiền công ty phải trả cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của người lao động. Tiền lương theo thời gian có thể tính theo giờ, theo ngày, theo tháng hoặc theo khung thời gian khác do công ty thỏa thuận với người lao động.
Lương thời gian = Hệ số lương × × Ngày cơng thực tế
Mức lương tối thiểu được quy định tùy thời điểm và đơn giá tiền lương được duyệt của doanh nghiệp. Mức áp dụng hiện tại là 1.150.000đ
Bảng 2.6. Hệ số lương STT Chức danh SNNB Hệ số lương STT Chức danh SNNB Hệ số lương 1 Tổng giám đốc 3 2,96 – 5.36 2 Phó tổng giám đốc 3 2,96 – 4,99 3 Kế toán trưởng 3 2,96 – 4,76 4 Kế toán viên - Hệ đại học 3 2,34 – 4,98 - Hệ cao đẳng 3 2,10 – 4,89 - Hệ trung cấp 2 1,86 – 4,06
5 Trưởng phịng và giám đốc xí nghiệp 3 2,34 – 4,98
6 Thủ kho 2 1,93 – 3,39
7 Lái xe 2 2,18 – 3,33
8 Bảo vệ 2 1,65 – 3,13
9 Công nhân sản xuất 2 1,00 – 2,98