II, Tình hình thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công tư vật tư
1. Kế toán quá trình bán hàng
1.1.Các vấn đề chủ yếu có liên quan đến quá trình bán hàng của doanh nghiệp.
* Về phương pháp tính giá vốn tại công ty.
Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn theo phương pháp thực tế đích danh. Căn cứ vào giá trị thực tế hàng hoá nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho mỗi lần để tính.
Chứng từ kế toán
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ hạch toán chi tiết
VD : Xuất 4 tấn xi măng Hải phòng với đơn giá 760.000đ / tấn cho công ty cầu đường ở Trần Quý Cáp theo phương pháp thực tế đích danh = 4 * 760.000 = 3040.000đ / tấn.
Sở dĩ công ty áp dụng phương pháp này vì công ty chỉ kinh doanh một số loại xi măng < ít mặt hàng > mà hàng hoá lại có giá trị lớn nên khi áp dụng phương pháp này công ty có thể biết được lượng xi măng tồn kho, lượng xi măng xuất kho thuộc những lần nào và đơn giá của những lần mua hàng đó là bao nhiêu từ đó công ty tính được trị giá vốn của hàng hoá tồn kho cuối kỳ.
+ Kế toán giá vốn hàng bán.
Nhằm đa dạng hoá phương thức kinh doanh và từng bước chuyển hướng kinh doanh, công ty đã mạnh dạn kinh doanh thêm mặt hàng xi măng Hải Phòng theo phương thức mua đứt bán đoạn.
VD : Xuất kho 4 tấn xi măng Hải phòng với đơn giá 760.000đ / tấn cho công ty cầu đường ở Trần Quý Cáp
Căn cứ vào bảng kê cuối ngày kế toán ghi : Nợ TK 131 3040.000 = 760.000* 4
Có TK 156 3040.000 = 760.000* 4
Khi hàng được xác định là tiêu thụ < người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền> kế toán ghi :
Nợ TK 632 3040.000 Có TK 1561 3040.000
Đồng thời phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111
Nợ TK 112 Nợ TK 131
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
Nếu hàng hoá được bán trực tiếp ngay tại kho, kế toán ghi Nợ TK 632 3040.000
* Về phương thức thanh toán:
- Tuỳ theo phương thức bán hàng mà công ty áp dụng các phương thức thanh toán khác nhau nhưng hình thức chủ yếu là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Về mức thuế phải nộp tại công ty
Tất cả các mặt hàng kinh doanh của công ty đều phải chịu thuế VAT với mức thuế suất là 10% nộp theo pháp khấu trừ.
Số thuế VAT
phải nộp =
Số thuế VAT đầu ra -
Số thuế VAT đầu vào
Thuế VAT đầu ra phải nộp =
Giá bán sản phẩm hàng
hoá dịch vụ chưa thuế x
Thuế suất thuế VAT
Giá bán sản phẩm hàng hoá chưa thuế =
Giá mua
thực tế x (1+ Thuế suất %)
* Thủ tục bán hàng
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng có sử dung các thủ tục bán hàng cũng như các doanh nghiệp khác gôfm có :
+ Phiếu thu : Được lập sau khi nhận được h`oá đơn bán hàng, đối với trường hợp bán hàng trực tiếp tại kho của công ty theo các hợp đồng đã được ký kết, nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, chứng từ ban đầu kế toán phải tập hợp là phiếu thu
+ Phiếu xuất kho : khi có khách hàng đến mua hàng và có lệnh xuất hàng của giám đốc, lúc đó kế toán lập phiếu xuất kho, hết một ngày thủ kho nộp phiếu xuất kho lên phòng kế toán bán hàng của công ty để tiện theo dõi.
+ Hoá đơn bán hàng : khi có khách hàng đến mua hàng kế toán lập hoá đơn bán hàng, sau khi lập xong khách hàng cầm hoá đơn này cùng với phiếu xuất kho và phiếu thu đã có đầy đủ chữ ký xuống kho lấy hàng.
+Khi bán chịu : Trường hợp được bán chịu là những khách hàng quen thuộc, có uy tín, có hợp đồng kinh tế đầy đủ, thường xuyên có nhu cầu tiêu thụ xi măng, hàng tháng ít nhất từ 500 - 1000 tấn, lúc đó công ty sẽ bán chịu hàng cho khách hàng đó nhưng với điều kiện mua lần 1 chịu, lần 2 phải trả nợ số lần 1 thì mới được chịu lần2.
1.2.Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của từng trường hợp bán.
* Phương thức bán buôn
Khi xuất kho hàng hoá giao cho bên mua và người đại diện bên mua ký nhận chứng từ xác nhận đã nhận được hàng và đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu để phản ánh các bút toán.
VD : Ngày 2/3/2002, Công ty xuất bán cho công ty xây dựng số 5 100 tấn xi măng Hoang thạch PC 30 đơn giá 745.000đ / tấn và 50 tấn xi măng Bút Sơn PC 40 đơn giá 750.000đ / tấn. Công ty xây dựng số 5 đã thanh toán bằng tiền mặt
Kế toán phản ánh các bút toán như sau : - Bút toán 1 : phản ánh doanh thu
Nợ TK 111 : 1350520.000 Có TK 511 : 1230200.000 CosTK : 33311 : 12.2320.000 - Bút toán 2 : phản ánh trị giá vốn 645.000 * 100 = 64.500.000 650.000 * 50 =32.500.000 Nợ TK 632 97.000.000 Có TK 156 97.000.000 + Chuyển hàng theo hợp đồng
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng giữa khách hàng và công ty chuyển hàng đến nơi tiêu thụ, phương thức thanh toán được thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.
- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền séc. Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán viết hoá đơn tính số tiền khách hàng phải trả, khách hàng ra nộp tiền cho thủ quỹ sau đó sẽ nhận hoá đơn và phiếu thu. Nếu thanh toán bằng séc thì sau đó kế toán kiểm tra séc sau đó ghi số séc vào hoá đơn. Kế toán ngân hàng nhận séc ghi vào bảng kê nộp séc và đi giao dịch với ngân hàng.
- Thanh toán trả chậm : Theo quy định của công ty tất cả các trường hợp thanh toán theo hình thức trả chậm đều phải ký hợp đồng kinh tế và có thế chấp hoặc bảo lãnh nếu khách hàng là cá nhân hoặc đơn vị ngoài quốc doanh. Trong thời gian trả chậm, công ty không tính lãi trả chậm cho khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng của công ty.
Trình tự hạch toán như bán hàng trực tiếp, riêng chi phí vận chuyển công ty không tính vào tiền bán hàng mà hạch toán vào TK 641(7) và cuối kỳ kết chuyển vào TK 911.
* Kế toán bán lẻ hàng hoá :
Với phương thức bán lẻ ở các cửa hàng thì các cửa hàng theo dõi, hạch toán riêng trên hệ thống sổ sách riêng. Nguồn hàng là do công ty chuyển đến, định kỳ hàng tháng người bán hàng lập báo cáo bán hàng cho kế toán thanh toán, sau đó báo cáo được chuyển đến cho kế toán bán hàng để ghi sổ kế toán.
VD : Ngày 05/03/2002 Xuất 35 tấn xi măng Hoàng thạch từ kho công ty ra cửa hàng 262 Minh Khai, giá bán 760.000đ / tấn, giá vốn 660.000đ / tấn
Nợ TK 156 a 23.100.000 = 660.000 * 35 Có TK 156
Khi nhận được báo cáo bán hàng do nhân viên bán hàng của cửa hàng số 262 Minh Khai nộp, kế toán viết 1 hoá đơn GTGT để ghi nhận hàng đã được bán.
VD Cuối ngày 8/3/2001 nhân viên bán hàng nộp báo cáo bán hàng, kế toán căn cứ vào bảng ghi hoá đơn GTGT và phiếu thu ghi nhập doanh thu bán hàng
- Ghi nhận doanh thu Nợ TK 111 : 25.080.000 Có TK 5111 : 22.800.000 Có TK 33311 : 2.280.000 - Phản ánh trị giá vốn Nợ TK 632: 23.100.000. Có TK 1561:
- Chi phí vận chuyển mà cửa hàng 262 đã chi hộ Nợ TK 6417 : 105.000
Nợ TK 133 : 105.000 Có TK 336 : 115.500 * Kế toán hàng gửi đại lý
Với hình thức bán hàng gửi đại lý, công ty xác định một mức giá bán cho đại lý và giao mức giá bán cho đại lý. Hàng tháng công ty căn cứ vào số lượng tiêu thụ dự kiến từng loại hàng lập kế hoạch gửi lên công ty. Công ty sẽ điều chuyển hàng cho đại lý và xác định số hoa hồng được hưởng khi có báo cáo bán hàng tháng và tinh hình gửi tiền hàng.
VD Tháng 3/2001 công ty giao hàng gửi đại lý tại Hà Nội 200 tấn xi măng Hoàng Thạch, đơn giá 740.000đ / tấn, hoa hồng đại lý 26.180đ / tấn
- Khi xuất hàng cho các đại lý kế toán ghi Nợ TK 157a 200* 740.000= 148.000.000 Có TK 156
- khi đại lý thông báo số hàng trên đã bán với giá 760.000đ / tấn, VTA : 10% Nợ TK 131 : ( 200 * 760.000 ) + 15.200.000 - ( 26.180 * 200 ) = 161.964.000 Nợ TK 6417 : 5.236.000 Có TK 5111 : 152.000.000 - Kết chuyển giá vốn Nợ TK 632 Có TK 157a 148.000.000
1.3 Hạch toán chi tiết quá trình bán hàng
Công ty sử dụng tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng phản ánh toàn bộ doanh thu về hàng bán trong kỳ theo giá bán ghi trên hoá đơn.
Khi có khách đến mua hàng hoặc có lệnh xuất hàng của giám đốc, trưởng phòng kế hoạch căn cứ vào nhu cầu của khách hàng và lượng hàng tồn kho để nhân viên thống kê kế hoạch của phòng kế hoạch xuất phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập làm 3 liên :
- Một liên được giữ ở phòng kế hoạch làm chứng từ theo dõi chi tiết tình hình biến động của thành phẩm, đáp ứng yêu cầu quản lý, thống kê cuả phòng kế hoạch.
- Khách hàng cầm hai liên đến phòng kế toán, kế toán tiêu thụ căn cứ vào tính hợp lý, hợp pháp hoá của phiếu xuất kho để viết hoá đơn ( GTGT ) cho khách hàng. Mộu xuất kho như sau :
Đơn vị : Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Mẫu số : 02 - VT
QĐ số : 1141 - TC/QĐCĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC
Phiếu xuất kho Số B52
Ngày 9 tháng 3 năm 2002 Nợ TK ….
Có TK …..
Họ tên người nhận hàng : Anh Nhượng
Địa chỉ < bộ phận > : 108 - Giải Phóng - Hà Nội Lý do xuất kho : Xuất bán
Xuất tại kho : Kho 3 - kho Giáp Bát
ST T
Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1. Xi măng Bỉm Sơn Tấn 10 780.000 7.800.000 Cộng 7.800.000
Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ) : bẩy triệu tám chăm nghìn đồng chẵn.
Xuất ; ngày 9 tháng3 năm 2002
Thủ trưởng đơn vị
Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu
Người nhận Thủ kho
Khi bán hàng công ty sử dụng “ hoá đơn (GTGT) ” hoá đơn này được lập làm 3 liên
+ Liên 1 : lưu trữ ở phòng kế toán (hoá đơn đen ) +Liên 2 : giao cho khách hàng ( hoá đơn đỏ ) + Liên 3 : dùng để thanh toán ( hoá đơn xanh )
Nếu khách hàng trả tiền ngay, kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu ( làm 3 liên đặt giấy than viết một lần ) được chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt rồi sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ tiền ghi trên phiếu thu, thủ quỹ ký tên vào phiếu thu đó. Thủ quỹ giữ lại một liên phiếu thu để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu trữ tại nơi lập phiếu. Khách hàng cầm hoá đơn bán hàng, 1 phiếu xuất kho, phiếu thu ( đã có đầy đủ chữ ký )xuống kho lấy hàng. Thủ kho kiểm tra tính chất hợp lý, hợp pháp của hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho và phiếu thu, nếu hợp lệ sẽ giao hàng cho khách hàng theo số lượng ghi trên hoá đơn.
Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì khách hàng phải nộp séc cho kế toán tiêu thụ để ghi số séc vào sổ đăng ký séc và lấy chữ ký của kế toán trưởng.
Nếu khách hàng chưa trả tiền ngay thì trên hoá đơn bán hàng ở phần “ hình thức thanh toán ’’ kế toán ghi thanh toán sau : thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT và 7phiếu xuất kho này giao cho khách hàng.
Sau khi xuất kho xi măng cho khách hàng, thủ kho ký xác nhận vào phiếu xuất kho và lưu tại kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho nguyên tấc mỗi hoá đơn một dòng. Định kỳ, thủ kho phải gửi chứng từ xuất kho cho kế toán tiêu thụ, sau đó kế toán tiêu thụ sẽ ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết TK 511
Hoá đơn ( GTGT )
Liên 1 (lưu )
Ngày 9 tháng 3 năm 2002
Đơn vị bán hàng : Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Địa chỉ : km 6 - Giải Phóng - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội Mã số thuế
Họ và tên người mua hàng : Anh Nhượng Đơn vị
Địa chỉ : 208 - Giải Phóng Hình thức thanh toán : Tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1 Xi măng Bỉm Sơn Cộng Tấn 10 780.000 7800.000
7800.000
Cộng tiền hàng 7800.000
Thuế xuất GTGT : 10% tiền thuế GTGT 780.000 Tổng cộng tiền thanh toán 8580.000
Số tiền viết bằng chữ : Tám triệu năm trăm tám mươi nghìn đồng chẵn.
Cột giá xi măng xuất kho trong kỳ đến cuối tháng kế toán mới có số liệu phản ánh, trong kỳ hạch toán kế toán chỉ phản ánh định khoản và số lượng.
Hàng ngày ở kho căn cứ vào khối lượng xi măng thực nhập, thực xuất trên các hoá đơn để ghi vào thẻ kho một cách chính xác, kịp thời.
Cuối tháng thủ kho tiến hành kiểm kê xi măng trong kho nếu khớp là đúng. Sau đó, thủ kho dùng số liệu này đối chiếu với số liệu của kế toán tiêu thụ.
Tại phòng kế toán : Khi nhận được phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT) kế toán tiêu thụ vào sổ theo dõi tiêu thụ theo định kỳ, sổ chi tiết khách hàng, sau đó cawn cứ vào các
chứng từ hoá đơn trên để nhập số liệu vào máy vi tính, cuối tháng in ra thành tổng hợp thành “ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho xi măng “ theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị (Mẫu sau ).
Cuối tháng, kế toán số liệu với thẻ kho theo từng loại xi măng ( mẫu sau ), nếu số liệu khớp là đúng.
Như vậy chúng ta thấy rằng việc hạch toán chi tiết tại phòng kế toán và kho là hoàn toàn độc lập với nhau, chỉ đến cuối tháng số liệu trên cơ sở kế toán chi tiết mới được đối chiếu với nhau một lần, nếu số liệu khớp là đúng.
Đơn vị : Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Địa chỉ : 348 - Đường Giải Phóng -Thanh Xuân - Hà Nội Mẫu số : 01 - VT
Ban hành theo quy định số : 1141 -TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính
Phiếu Nhập Kho
Số : …… Ngày 10/03/2002
Nợ ….. Có ….. Tên người giao hàng : Lê Văn An
Nhập tại kho : 5 - Giáp Bát
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
(hàng hoá ).
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 . Xi măng Bỉm Sơn Tấn 100 760.000 76.000.000
Nhập ngày 10/3/2002
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho < ký, họ tên > < ký, họ tên > < ký, họ tên >
Đơn vị : Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Ban hành theo QĐ Tên kho : kho 3 - Giáp Bát
Số : 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC
Thẻ kho
Ngày lập thẻ 15/3/2002 Tờ số : 09
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Xi măng Bỉm Sơn Đơn vị tính : Tấn TT Chứng từ Diễn giải Ngày xuất nhập Số lượng Ký xác nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 1. 2. 9/3 10/3 Tồn đầu tháng Xuất kho cho
anh Nhượng Nhập kho 100 10 900 890 990 Tổng công Tồn 100 10 990
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho
Khi có các chứng từ chứng tỏ hàng đã được tiêu thụ như hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho… đồng thời viết bút toán phản ánh giá vốn hàng bán, xí nghiệp ghi nhận doanh thu tiêu thụ.
Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý việc thanh toán