Cơng tác hành chính văn phịng là nội dung chủ yếu và thường xuyên mà em được thực tập tại cơ quan, đây là chuyên ngành chính em được đào tạo tại trường. Về thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Thuận Thành em được Chánh văn phịng phân cơng cán bộ phụ trách là cô Thân Thị Qúy - Cán bộ văn thư và cơ Nguyễn Thị Hường - nhân viên đánh máy. Chính vì vậy, hàng ngày em được hai cô trực tiếp hướng dẫn các nghiệp vụ hành chính như: Soạn thảo văn bản, trực điện thoại, trực máy fax, phô tô tài liệu, tham gia phục vụ hội nghị (làm công tác lễ tân,điểm danh đại biểu, phát tài liệu cho các đại biểu…)
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp
4.1. Soạn thảo văn bản
Làm việc tại bộ phận văn thư nên em thấy soạn thảo văn bản là một công việc thường xun, khơng thể thiếu của văn phịng. Được sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của các cán bộ ở đây, em đã nhanh chóng làm quen với cơng việc. Khi được giao soạn thảo văn bản em đã cố gắng ứng dụng những kiến thức đã được học trước đó và học hỏi kinh nghiệm của các cán bộ ở đây.
Em học hỏi từ cách thức trình bày một văn bản, cách lập luận, sử dụng từ ngữ đến cách đặt vấn đề và giải quyết vấn đề sao cho hợp lý nhất, từ đó áp dụng vào soạn thảo văn bản được phân công để đạt được hiệu quả cao nhất.
Sau khi soạn thảo xong em đều nhờ các cán bộ văn thư xem giúp rồi mới trình lên lãnh đạo Văn phịng xem xét, chỉnh sửa lại một cách kỹ lưỡng và trình lãnh đạo thơng qua.
Làm việc ở cơ quan hành chính nhà nước mà số lượng văn bản soạn thảo ra hàng ngày tương đối lớn, vì thế các cán bộ chuyên môn ở đây đã soạn thảo những văn bản mẫu để khi tiến hành công việc không mất quá nhiều thời gian, em thấy đây là một phương pháp làm việc rất hiệu quả.
Mặc dù lượng công việc rất nhiều nhưng khi có thời gian rảnh rỗi các cán bộ hướng dẫn thường cho em xem những văn bản từ các cơ quan khác gửi đến để học hỏi kinh nghiệm hoặc tìm ra những lỗi sai, từ đó rút ra kinh nghiệm cho bản thân và trong công việc. Nhờ vậy, mà tuy thời gian thực tập tại cơ quan chỉ có 02 tháng em đã học được kỹ năng soạn thảo văn bản, phục vụ tốt cho công việc sau này.
4.2. Trực điện thoại, fax - nhận fax và phô tô tài liệu
Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật là một cuộc cách mạng lớn, nó ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực trong đời sống, những hiệu quả của cuộc cách mạng này mang lại khơng ai có thể phủ nhận được. Từ cuộc cách mạng này mà những thiết bị văn phòng hiện đại như: máy fax, máy phô tô, điện thoại, máy scan… được đưa vào ứng dụng rộng rãi trong văn phịng, góp phần tăng năng suất và chất lượng cơng việc. Điều đó cũng địi hỏi người cán bộ văn phịng phải có kiến thức để sử dụng thành thạo các phương tiện đó.
Các trang thiết bị hiện đại được xem như một phương tiện quan trọng phục vụ đắc lực cho công việc của các cán bộ văn phòng. Em cũng ý thức được tầm quan trọng của vấn đề này, chính vì vậy bên cạnh việc học tập những kỹ năng nghiệp vụ chuyên mơn, em ln cố gắng học hỏi hồn thiện kỹ năng sử dụng trang thiết bị văn phịng.
Máy tính cũng như điện thoại có tốc độ truyền tải thơng tin rất nhanh. Hàng ngày mỗi khi nghe, nhận điện thoại em đều chú ý đến việc sử dụng ngôn ngữ của bản thân sao cho phù hợp với từng nội dung và đối tượng giao tiếp, luôn quan tâm, lắng nghe và ghi nhớ những nội dung thông tin mà người gọi đến đang nói, khơng làm gián đoạn q trình truyền đạt thơng tin, tập trung cao độ để khơng bỏ sót, khơng hiểu sai thơng tin, kết thúc cuộc gọi cũng hết sức lịch sự, khiêm tốn. Sau khi nghe xong nếu có thể giải quyết thì em sẽ tự mỡnh lm, nu
không thuộc phạm vi em giải quyết được em sẽ nói lại với cán bộ văn thư về những nội dung mà người gọi đến truyền đạt để cán bộ văn thư xử lý thông tin.
Khi có văn bản đến qua đường máy fax em chuyển cho cán bộ văn thư để giải quyết bước đầu, nếu văn bản đó cần xử lý gấp thì em sẽ chuyển ngay đến các cơ quan chuyên môn.
Đối với các văn bản được lãnh đạo ký ban hành, em được phân phô tô văn bản. Nhờ sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ ở đây mà em đã nhanh chóng sử dụng được máy phơ tô và thực hiện sao chụp văn bản.
4.3. Công tác phục vụ hội nghị
Phục vụ hội nghị là cơng việc thường xun của văn phịng, hơn nữa thời gian thực tập của em là thời gian mà công tác chuẩn bị cho việc bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND các cấp đang được diễn ra thường xun chính vì thế mà khi về thực tập ở UBND huyện Thuận Thành em đã có nhiều cơ hội tiếp cận với những cơng việc của văn phịng để chuẩn bị cho việc tổ chức hội nghị.
Em đã được lãnh đạo phân công tham gia thực hiện một số công việc như: chuẩn bị tài liệu, làm công tác lễ tân, phát tài liệu, phục vụ nước uống cho các đại biểu…
4.3.1. Chuẩn bị tài liệu
Chuẩn bị tài liệu là cơng việc quan trọng phục vụ cho hội nghị, phịng văn thư là nơi chuẩn bị tài liệu cho các cuộc hội nghị diễn ra ở Uỷ ban. Văn phòng tham gia chuẩn bị nội dung; xây dựng chương trình nghị sự hội nghị; chuẩn bị các văn bản, tài liệu để phát cho đại biểu, soạn thảo và gửi giấy mời….
Sau khi soạn thảo xong, văn bản được mang đi phô tô thành nhiều bản để phát cho đại biểu khi hội nghị bắt đầu.
4.3.2. Điểm danh đại biểu
Việc điểm danh đại biểu giúp xác định chính xác số lượng đại biểu đến tham dự hội nghị,điều này còn liên quan đến giá trị của hội nghị. Cũng như việc đón tiếp đại biểu, ta có thể sử dụng nhiều cách để điểm danh đại biểu như: căn cứ vào sơ đồ chỗ ngồi, thẻ đại biểu, đăng ký của trưởng đoàn đại biểu với lễ tân; phiếu báo có mặt hay thơng qua việc nhận lại giấy mời.
Thơng thường, những hội nghị em được tham gia thì đều sử dụng hình thức điểm danh đại biểu thơng qua việc phát tài liệu. Vừa phát tài liệu em vừa tiến hành điểm danh số lượng đại biểu đến dự hội nghị, sử dụng hình thức này rất hiệu quả, vừa tiết kiệm thời gian lại có độ chính xác rất cao.
4.3.3. Công tác lễ tân
Đây là cơng việc hết sức bổ ích đối với nhân viên văn phịng, sau nhiều lần phục vụ hội nghị em đã rèn luyện thêm cho mình những kỹ năng cơ bản mà rất cần thiết như: đi lại, nói năng, ứng xử thế nào là phù hợp nhất. Em nhận thấy đây là công việc không hề đơn giản, nhân viên lễ tân phải là người có khả năng quan sát, bao quát hội trường cũng như khả năng xử lý nhanh những tình huống bt ng.
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp