tác hành chính văn phịng của UBND huyện Thuận Thành
Trải qua 02 tháng thực tập và làm việc tại văn phịng UBND huyện Thuận Thành cùng với sự tìm hiểu và thực tế cơng việc đã làm, em có thể đưa ra một số nhận xét, đánh giá từ phía cá nhân em như sau:
1.1. Ưu điểm
1.1.1.Hoạt động của Văn phòng
Văn phòng HĐND&UBND huyện Thuận Thành là đơn vị thực hiện tương đối tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, ln đi đầu trong phong trào thi đua của UBND huyện. Các khâu nghiệp vụ của Văn phòng (Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phịng…) đã được UBND huyện thực hiện tốt, trang thiết bị văn phịng (máy tính, máy in, máy phơ tơ, máy điều hịa, điện thoại, tủ đựng tài liệu, cặp hộp hồ sơ, văn phòng phẩm…) được trang bị khá đầy đủ. Từ đó đảm bảo mơi trường làm việc ổn định, cung cấp thơng tin chính xác tới lãnh đạo mang lại hiệu quả tối đa trong công việc.
Cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc giờ giấc, nội quy, quy định và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Việc sắp xếp, phân cơng cơng việc trong Văn phịng cũng rất hợp lý đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn; công việc được giải quyết một cách hiệu quả, nhanh chóng.
Q trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo được Chánh văn phịng chỉ đạo các nhân viên thực hiện một cách khoa học, chính xác, kịp thời đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp
Bên cạnh đó, huyện cũng rất chú trọng việc nâng cao trình độ chun mơn cho các cán bộ. Thường xun cử cán bộ đi học, 100 % cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằng cấp.
Văn phịng là bộ mặt của cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với cá nhân và đơn vị khác trong cơ quan, vì vậy các cán bộ văn phịng ln giữ cho mình tác phong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể hiện nét văn hóa nơi cơng sở.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo được những yêu cầu mà Nhà nước quy định. Mỗi cán bộ văn phịng ln rèn luyện cho mình đức tính cần cù, chịu khó, cẩn thận, khoa học để cơng việc của văn phịng ln đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.
1.1.2 Cơng tác Văn thư
Nhìn chung cơng tác Văn thư của UBND huyện được thực hiện một cách khoa học và chính xác. Cán bộ văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, thường xuyên được cử đi học các lớp tại chức nên nắm vững nghiệp vụ chuyên mơn. Cán bộ văn thư chịu khó học hỏi các đồng nghiệp, tham khảo báo cáo và tài liệu, cập nhật liên tục các quy định mới của Nhà nước về công tác văn thư vì vậy mà ln đáp ứng được yêu cầu công việc.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng quy định, trình tự của các văn bản quy phạm pháp luật.
Hình thức văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và phục vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi.
Công tác văn thư của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo hoạt động cơng văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông, không bị tồn đọng. Đồng thời việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời đã đảm bảo cho công việc của cơ quan được chính xác, đúng đường lối, đúng chính sách, nguyên tắc và chế độ nhờ đó tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình thừa hành cơng vụ.
1.1.3 Cơng tác Lưu trữ
Cơng tác Lưu trữ ở UBND huyện Thuận Thành đã và đang được thực hiện tương đối tốt. Kho lưu trữ bố trí ở tầng 3 đảm bảo các điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tránh mưa lũ, hạn chế cháy nổ và những tác động của côn trùng.
Các tài liệu được cán bộ Lưu trữ tổ chức, sắp xếp khoa học để đưa vào bảo quản, phục vụ mục đích tra tìm, nghiên cứu.
Sử dụng các biện pháp khoa học, các trang thiết bị hiện đại để đảm bảo tài liệu được bảo quản trong thời gian dài nhất, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho (quét dọn, hút ẩm).
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ, đảm bảo hiệu quả công việc.
1.1.4 Cơng tác hành chính văn phịng
Cán bộ văn phịng là những người có trình độ chun mơn, nhạy bén, say mê tìm tịi, sáng tạo trong cơng việc. Chính vì vậy cơng tác hành chính văn phịng ln đáp ứng được yêu cầu cải cách nền hành chính trong thời đại mới.
Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc được thực hiện nghiêm túc. Mỗi cán bộ đều có ý thức chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, từ đó phấn đấu hồn thiện bản thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong cơ quan.
1.2. Nhược điểm
1.2.1. Cơng tác văn phịng
Cơng nghệ thơng tin phát triển một cách chóng mặt nên cơng tác văn phịng vẫn cịn gặp một số khó khăn như: các trang thiết bị văn phịng khơng thích ứng kịp thời những yêu cầu xử lý, cung cấp thơng tin cho lãnh đạo.
Nhân sự trong văn phịng, đặc biệt là nhân sự ở bộ phận một cửa còn thiếu dẫn đến cơng việc nhiều khi giải quyết cịn chậm.
1.2.2. Công tác Văn thư.
Văn bản ban hành đơi khi cịn bỏ sót số, tình trạng cho nợ số vẫn diễn ra. Rất nhiều phịng, ban chưa có cán bộ phụ trách mảng soạn thảo văn bản nên có những văn bản câu chữ sử dụng chưa chính xác, chưa đúng văn phong hành chính.
Việc quản lý và sử dụng con dấu nhiều khi không chặt chẽ, cẩn thận.
1.2.3. Công tác Lưu trữ
Các nhân viên trong cơ quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định và chưa có ý thức nộp lưu những hồ sơ trong phạm vi cơng việc được giao buộc phải hồn chỉnh vào lưu trữ hiện hành.
Kinh phí phục vụ cho cơng tác Văn thư, Lưu trữ còn hạn hẹp. Số lượng tài liệu cần bảo quản ngày càng nhiều mà phương tiện bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ có hạn nên khơng đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Các tài liệu được bảo quản theo nguyên tắc tập trung thống nhất, những tài liệu có giá trị khơng được bảo quản riêng nên khi khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian.
Số văn bản cần đưa vào lưu trữ rất nhiều mà diện tích phịng lưu trữ hạn chế và chỉ có một cán bộ làm cơng tác này vì thế có những văn bản quan trọng nhưng chưa được bảo quản tốt.
1.2.4. Cơng tác hành chính văn phịng
Văn bản do văn phòng ban hành còn mắc một số sai xót về phần thể thức. Nhân sự của văn phịng chưa được sắp xếp hợp lý.