2. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.
2.2. Về quy trình nghiệp vụ
- Mỗi cơng việc trong văn phịng như: xây dựng chương trình cơng tác, soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức hội nghị; tổ chức chuyến đi công tác; phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử… đều phải đưa ra những quy trình tổ chức, giúp cho cơng việc được giải quyết một cách trình tự và khoa học.
- Cần cập nhật và sử dụng các phần mềm quản lý văn bản để cập nhật và quản lý văn bản đi - đến cơ quan.
- Quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ: đầu tư trang thiết bị cho kho, dụng cụ và phương tiện bảo quản tài liệu để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động lưu trữ, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ và nhân dân trong huyện.
- Tổ chức một cách khoa học cả về nhân sự, sổ sách, tài liệu và cơ sở vật chất, đặc biệt là công tác lập hồ sơ - đây là cơng việc có ý nghĩa hết sức quan trọng tới công tác quản lý và giải quyết cơng việc trong cơ quan. Có thể sử dụng một số biện pháp cụ thể như: tổ chức tập huấn cho cán bộ văn thư - lưu trữ, có những quy định về việc lập hồ sơ, khơng để tình trạng văn bản bị phân tán.
- Xây dựng và tiến tới hồn thiện chuẩn hóa về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự phân cơng cơng việc một cách khoa học và hợp lý, không để xảy ra tình trạng chồng chéo, bỏ sót việc.