1.3.3 .Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
2.2. Tổ chức lao động tại bộ phận hướng dẫn tại Công
2.2.2. Chức năng nhiệm vụ cho từng chức danh
2.2.2.1. Điều hành tour
Điều hành tour đảm nhiệm thiết kế mang đến cho khách hàng những dịch vụ và trải nghiệm du lịch đặc sắc và nổi bật tại mỗi địa điểm đặt chân đến.
Trực tiếp thực hiện các giao dịch, giới thiệu và đàm phán, đưa ra những thỏa thuận với du khách về dịch vụ và thuyết phục khách hàng ký kết hợp đồng du lịch.
Trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ hồn chỉnh để có lợi cho cơng ty.
Trực tiếp phân công công việc và giao trách nhiệm cho người hướng dẫn viên du lịch thực hiện theo đúng kế hoạch chương trình.
Quan sát, đơn đốc kiểm tra với các hướng dẫn viên để phối hợp giải quyết với các công ty liên quan giải quyết những thay đổi, những tình huống và sự cố bất ngờ xảy ra trong quá trình di chuyển hay sử dụng dịch vụ.
Khảo sát thị trường các công ty đối thủ để khai thác giá trị. Tích lũy thêm kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm thực tế để xây dựng chiến lược phát triển công ty. Thúc đẩy quá trình hoạt động tạo dựng thương hiệu.
Lập báo cáo chi tiết hàng ngày để trình với ban lãnh đạo thơng báo tình hình hoạt động và rút ra những cơng việc cịn chưa thực hiện và thiếu sót đề xuất những phương hướng để cải thiện kịp thời.
2.2.2.2. Hướng dẫn viên:
Thu thập và cung cấp thông tin
+Thu thập thông tin
Trong công tác tổ chức trước chuyến đi
Tích lũy những thơng tin từ nhiều nguồn tin cậy
Những thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau Thu thập thơng tin phản hồi từ phía đồn khách
+Cung cấp thơng tin
Qua q trình tiếp xúc với khách , bài thuyết minh
Nội dung cung cấp cho đoàn khách từ những nguồn sau đây:
Liên quan tới tuyến điểm tham quan trong chương trình Về những vấn đề khác tại nơi đoàn tới
Về doanh nghiệp, các dịch vụ khác của doanh nghiệp với mục đích quảng cáo
Tổ chức hướng dẫn tham quan và các hoạt động bổ trợ
Tổ chức các hoạt động tham quan một cách khoa học Tổ chức các hoạt động khác như vui chơi, giải trí…
Kiểm tra số lượng và chất lượng dịch vụ hàng hóa
Kiểm tra, giám sát chất lượng, số lượng và dịch vụ hàng hóa của cá cơ sở cung cấp dịch vụ cho đoàn
Đảm bảo cho khách được phục vụ đúng, đủ, chu đáo
Quảng cáo, tiếp thi chương trình du lịch
Thực hiện trong suốt quá trình tổ chức hướng dẫn hoạt động du lịch
Xử lý các vấn đề phát sinh
Cần có sự giải quyết kịp thời của hướng dẫn viên
Thanh tốn
Thanh tốn các dịch vụ có trong chương trình
Giúp khách thanh tốn, đổi tiền, mua sắm trong chương trình du lịch
Một cách khái quát, nhiệm vụ của hướng dẫn viên rất đa dạng phong phú, gồm những cơng việc sau đây:
- Chuẩn bị cho chương trình du lịch. - Đón tiễn khách.
- Hướng dẫn, phục vụ khách tại khách sạn.
- Hướng dẫn trên đường đi, tại điểm thăm quan. - Xử lý các trường hợp bất thường.
- Tiễn khách.
- Những công việc cần làm của hướng dẫn viên sau khi kết thúc.