Trong thực tế tại UBND xã số lượng tài liệu lưu trữ khá lớn. Qua khảo sát tất cả những tài liệu được bó gói đẻ trong các tủ riêng lẻ, và một số tài liệu lưu trữ còn bị hư hỏng, thất lạc.
Nhìn chung trong cơng tác lưu trữ tại UBND chưa được trú trọng quan tâm.
Trong quá trình thực tập em đã được trực tiếp thực hiện vệ sinh và tiếp xúc với tài liệu lưu trữ và được cán bộ văn phịng hướng dẫn và giới thiệu qua về cơng tác lưu trữ của UBND. Do số lượng văn bản không nhiều và đang trong sử dụng hiện hành, nên em không được tiến hành chỉnh lý tài liệu.
Thứ nhất tất cả các tủ tài liệu nằm riêng lẻ, phân tán không tập trung nhưng chủ yếu là ở văn phòng cơ quan lưu giữ và vào sổ, và những văn bản thuộc cán bộ chuyên môn các bộ phận thuộc khối UBND cũng lưu trữ thuộc bộ phận mình, đặc biệt là cán bộ chuyên môn không làm công tác lưu trữ nộp các văn bản giấy tờ lưu trữ hàng năm, nên số lượng văn bản lưu trữ ngày càng thất lạc nhiều.
Thứ hai trong những tài liệu lưu trữ UBND không được chỉnh lý. Tất cả các văn bản đến trước xếp xuống dưới, các văn bản đến sau thì xếp lên trên.
Thứ ba, nhất là công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND, còn thiếu sự đầu tư, còn chưa được chú trọng. Nên tình trạng lưu trữ bị nhàu nát, phai mờ, mối mọt không tránh khỏi, đặc biệt chưa xác định được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên cơng tác lưu trữ tại UBND chưa có sự quan tâm, chưa được khai thác hết để đưa vào mục đích sử dụng.
Tài liệu UBND xã bị thất lạc và tiêu huỷ, nên tài liệu lưu trữ của UBND đều thuộc tài liệu lưu trữ vẫn còn đang sử dụng trong hiện hành và chưa đưa vào lưu trữ và những tài liệu thuộc những năm về trước hầu hết đã bị thất lạc, mục nát hoặc tiêu huỷ.
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT