Bản thân em qua quá trình thực tập, nghiên cứu và tìm hiểu tại văn phịng UBND xãYên Ninh, là một sinh viên thực tập em có ý kiến đóng góp như sau
nhằm nâng cao chấtlượng cũng như phát huy tốt ưu điểm trong cơng tác hành chính văn phịng.
2.1. Đề xuất về nhân sự
Nhân sự là một yếu tố quyết định đến hiệu quả công việc củaUBND xã Thứ nhất phải tăng thêm số lượng cán bộ cơng chức xã, tránh tình trạng kiêm nhiệm như hiện nay.
Đối với văn phòng phải thêm 01 cán bộ văn phịng nhằm bảo đảm được cơng việc được tiến hành thuận lợi, cơng việc văn phịng của UBND xã.
Thứ hai: Đào tạo nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho cán bộ như: Mở cáclớp tập huấn, tạo điều kiện cho cán bộ đi học các lớp tại chức… nhằm nâng cao trình độ chun mơn và nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp, đặc biệt kỹ năng Internet và sử dụng máy vi tính.
Thứ ba: Cần quan tâm đến chế độ khen thưởng kịp thời tạo cơ hội học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ đến cán bộ văn phịng nói riêng và tồn thể cán bộ cơng chức xã nói chung.
2.2. Đề xuất về cơ sở vật chất
Do điều kiện cơ sở vật chất của UBND xã còn nhiều hạn chế, nhằm giảm sự tốn kém chi phí phơ tơ, in văn bản,công đi lại UBND xã cần sự hỗ trợ vốn từ huyện đầu tư thêm 1 số trang thiết bị văn phịng như: máy vi tính, máy in, máy pho to, tủ tài liệu, bàn ghế…
Đặc biệt là vấn đề mạng Internet cần được kết nối nhằm đảm bảo công việc cung cấp thông tin cũng như liên lạc, trao đổi thơng tin thuận tiện và nhanh chóng. Ngồi ra cần có thêm máychiếu phục vụ các cuộc họp, hội thảo, hội nghị..
2.3. Một số đề xuất về công tác nghiệpvụ Lưu trữ
2.3.1. Công tác Văn thư
UBND cần phải chú trọng đến phần nghiệp vụ cơng tác văn thư do thiếu cán bộ tình trạng kiêm nhiệm nên các văn bản giấy tờ vào sổ cịn sai sót và đặc biệt là sử dụng con dấu bị mịn và mờ nên cần có sự thay đổi.
2.3.2. Công tác Lưu trữ
Đặc biệt là công tác lưu trữ chưa được coi trọng. Nên xã cần có những tủ đựng tài liệu nhằm bảo quản những tài liệu quan trọng. Đặc biệt là kho tài liệu, tránh tình trạng quá nhiều tài liệu để trên các phòng làm việc của từng bộ phận và mua sắm thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
2.3.3. Chế độ cải cách cơ chế 1 cửa tại UBND
Trong việc tao thuận lợi cho nhân dân đến làm việc tạiUBND, tránh tình trạng nhândân đứng trước các phịng làm việc của chủ tịch, Phó chủ tịchUBND, Văn phòng UBND thực hiện ngay cơ chế 1 cửa để bà con dễ làm việc và thuận tiện, tránh được cảnh quan trước cửa làm việc.
Phải đầu tư thêm bàn ghế ngồi chờ cạnh văn phòng UBND đẻ thuận tiện nhândân đến làm việc và thuận tiện cho cán bộ văn phòng UBND.
Đó là những ý kiến đóng góp của em trong quá trình thực tập tại UBND xã n Ninh. Em sẽ trình bày đóng góp ý kiến này đến lãnh đạo UBND xã xem xét nhằm nâng cao hiệu quả sẽ góp phần vào cơng tác văn phịng tại UBND xã nói chung và Văn phịng UBND xã nói riêng.
Đây là tồn bộ bài báo cáo trong thời gian thực tập tại UBND xãYên Ninh Dựa trên cơ sở từ lý thuyết ở nhà trường, đó là những vốn kiến thức cơ bản, chắt lọc, là cái gốc cơ bản, là cơ sở cho việc thực hành. Tại UBND xãYên Ninh,hoạt động văn phịng, cơng tác văn thư, lưu trữ, đa dạng, phong phú so với kiến thức em đã học tại trường. Vì vậy trong thời gian thực tập tạiUBND xã Yên Ninh khơng chỉ được cán bộ văn pịng hướng dẫn, chỉ bảo mà còn được trực tiếp đảm nhận các khâu trong công tác văn thư, lưu trữ, hoạt động văn phòng, đã giúp em củng cố được kiến thức cơ bản, và học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ của mình và hồn thành được bài báo cáo tốt trong thời gian thực tập.
Hai tháng thực tập là một khoảng thời gian tương đối đã giúp em vững vàng, nắm chắc được kiến thức từ lý thuyết đến thực tế, học hỏi thêm nhiều trong nghiệp vụ. Đó có lẽ đây sẽ là một hành trang giúp những học sinh thực tập
như em chuẩn bị bước vào môi trường mới - Mơi trường cơ quan k hó khăn và nhiều thử thách.
Trong thời gian thực tập tại UBND xã Yên Ninh, bản thân em là một sinh viên thực tập tại UBND xã chắc chắn sẽ không tránh k hỏi sự thiếu sót rất mong được sự lượng thứ của lãnh đạo, tồn thể cơng chức và UBND xãn Ninh. Đồng thời em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ, để em có được kỳ thực tập tốt nghiệp tăng thêm nghiệp vụ để chuẩn bị cho việc làm sau này.
Khoảng thời gian thực tập, em đã từng bước hoàn thành bài báo cáo, do UBND xã Yên Ninh cịn hạn chế nhiều mặt em chỉ trình bày được những vấn đề chung nhất và thực tế của văn phịng UBND xã n Ninh. Vì vậy em kính mong được sự góp ý kiến của thầy, cơ giáo và các bạn trong trường.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên thực tập