CHƢƠNG 6 : SỔ KẾ TỐN & HÌNH THỨC KẾ TOÁN
1. Sổ kế toán
1.2 Khái niệm và ý nghĩa sổ kế toán
Sổ kế toán là các tờ sổ theo mẫu quy định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phƣơng pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán.
Để phản ánh một cách thƣờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình và sự biến động của từng tài sản, từng nguồn hình thành tài sản và các quá trình kinh tế của các đơn vị, kế tốn phải sử dụng một hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau.
Xây dựng và tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu đƣợc kịp thời, trung thực, hợp lý, tiết kiệm chi phí và thời gian cơng tác.
Sổ kế toán là phƣơng tiện đƣợc sử dụng để thu nhận, cung cấp và lƣu trữ thơng tin theo từng đối tƣợng kế tốn phục vụ cho cơng tác kế tốn và cơng tác quản lý thƣờng xuyên, kịp thời từng loại tài sản, từng nguồn hình thành tài sản, từng mặt của quá trình hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ inh tế phát sinh đƣợc ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc đƣợc phản ảnh đầy đủ, có hệ thống thƣo từng đối tƣợng kế tốn để từ đó kế tốn có thể tổng hợp số liệu lập báo cáo kế tốn và phân tích, đánh giá tình hình về tài sản, tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế của đơn vị tại một thời điểm và trong từng thời kỳ nhất định.
1.2. Các loại Sổ kế toán
1.2.1 Phân loại Sổkế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán
Sổ kế toán đƣợc chia làm 3 loại :
- Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là loại sổ kế toán đƣợc sử dụng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong kỳ hạch tốn theo trình tự thời gian diễn ra hoạt động kinh tế tài chính hay theo trình tự thời gian bộ phận kế tốn nhận đƣợc chứng từ kế tốn phản ánh hoạt động kinh tế tài chính đó. Loại sổ kế tốn này gọi là sổ Nhật ký.
VD : Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Nhật ký chung…
Tác dụng : giúp việc nhận biết, kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra ở đơn vị theo thứ tự thời gian đƣợc thuận tiện.
- Sổ ghi theo hệ thống : là loại sổ kế toán đƣợc sử dụng để ghi chép, hệ thống hố các hoạt động kinh tế tài chính theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính, theo từng đối tƣợng kế toán cụ thể, nhƣ : Sổ cái; Sổ chi tiết; Sổ Nhật ký chứng từ.
Tác dụng : giúp việc nhận biết, kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra theo từng đối tƣợng, từng chỉ tiêu kinh tế
- Sổ liên hợp : là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi theo hệ thống trên cùng trang sổ kế toán, nhƣ sổ Nhật ký sổ cái.
Tác dụng : giúp việc nhận biết, kiểm tra các hoạt động kinh tế theo thời gian và theo từng chỉ tiêu kinh tế cùng một lúc.
1.2.2 Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép
Gồm 3 loại :
- Sổ kế toán tổng hợp : là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tƣợng kế toán ở dạng tổng quát, nhƣ : Sổ cái ; Sổ Nhật ký chung…
Tác dụng : cung cấp các chỉ tiêu tổng quát
- Sổ kế toán chi tiết : là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính một cách chi tiết theo các chỉ tiêu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý. Tác dụng : cung cấp các tài liệu, các chỉ tiêu một cách chi tiết.
- Sổ kết hợp giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết : là loại sổ kế toán dùng để ghi kết hợp theo tài khoản tổng hợp và theo các tài khoản chi tiết.
VD : một số sổ Nhật ký chứng từ
Tác dụng : cung cấp các tài liệu theo các chỉ tiêu vừa tổng hợp vừa chi tiết.
1.2.3 Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ
Sổ kế toán đƣợc chia làm 4 loại :
- Sổ kiểu 1 bên : là loại sổ kế toán mà trên trang sổ cột số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản đƣợc bố trí ở một bên của trang sổ.
- Sổ kiểu 2 bên : là loại sổ kế toán mà trên trang sổ cột số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản đƣợc bố trí cân đối ở hai bên của trang sổ.
- Sổ kiểu nhiều cột : là loại sổ dùng để ghi kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết bằng cách mở thêm nhiều cột ở cột số tiền bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
- Sổ kiểu bàn cờ : là loại sổ kế toán đƣợc xây dựng theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ.
VD : Sổ nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản của hình thức nhật ký chứng từ.
1.2.4 Phân loại sổ kế tốn theo hình thức tổ chức sổ
Số kế toán gồm 2 loại :
- Sổ tờ rời : là sổ kế toán mà tờ sổ đƣợc để riêng rẽ
- Sổ đóng thành quyển : là sổ kế tốn mà tờ sổ đƣợc đóng thành từng tập nhất định.
1.3. Quy tắc sổ kế toán
1.3.1 Ghi sổ kế toán : đƣợc dựa trên cơ sở các chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ để định khoản rồi từ đó ghi vào các sổ kế tốn có liên quan theo đúng mẫu, đúng phƣơng pháp, đúng quy tắc, ghi sổ gồm 3 bƣớc :
Bước 1 : Mở sổ
Đầu niên độ kế toán, các đơn vị tiến hành mở sổ kế toán theo danh mục sổ kế toán đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nƣớc và ghi chuyển số dƣ trên sổ kế toán cuối năm trƣớc sang số dƣ đầu năm trên sổ kế toán mới mở cho năm nay.
Bước 2 : Ghi sổ kế toán
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải tiến hành trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, tránh ghi trùng hoặc bỏ sót. Số liệu ghi trên sổ kế tốn phải dùng mực tốt khơng phai, đƣợc ghi liên tục có hệ thống, khơng đƣợc ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, không bỏ cách dịng, cấm tẩy xố, khơng đƣợc lấy giấy dán đè, khơng đƣợc dùng chất hố học để sửa chữa. Nếu ghi sai phải chữa sổ theo quy tắc chữa sổ nhƣng không đƣợc làm mất đi số liệu đã ghi sai.
Bước 3 : Khoá sổ
Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế tốn. Cơng việc thực hiện bao gồm các bút toán kết chuyển số liệu giữa các sổ có liên quan, cộng số phát sinh, tính số dƣ cuối kỳ.
Các trƣờng hợp sai sót trong ghi sổ kế tốn phải đƣợc sửa chữa theo 1 trong 3 phƣơng pháp chữa sổ : phƣơng pháp ghi cải chính, phƣơng pháp ghi bổ sung và phƣơng pháp ghi số âm.
Phương pháp cải chính
- Điều kiện áp dụng: sai sót trong diễn giải, số ghi sai đƣợc phát hiện sớm, chƣa ảnh hƣởng đến số tổng cộng, không sai quan hệ đối ứng tài khoản.
- Cách chữa: dùng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai một gạch để thấy rõ nội dung số liệu chỗ ghi sai, sau đó ghi số đúng bằng mực thƣờng lên phía trên số sai, ngƣời chữa sổ và kế toán trƣởng ký xác nhận việc chữa sổ.
VD : TK : TGNH TK : TM xxx xxx 500.000 (ký chữa sổ) 300.000 500.000
Phương pháp ghi bổ sung
- Điều kiện áp dụng: Ghi bỏ sót nghiệp vụ hoặc số ghi sai nhỏ hơn số ghi đúng, phát hiện sau khi đã cộng sổ nhƣng không sai quan hệ đối ứng tài khoản
- Cách chữa :
+ Ghi thêm một định khoản đã bỏ sót ở dịng tiếp theo của trang sổ sau khi đã cộng sổ, sau đó tiến hành cộng số lại.
+ Ghi bổ sung số tiền đã ghi thiếu ở dòng tiếp theo của trang sổ sau khi đã cộng sổ theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó cộng sổ lại.
VD: Khách hàng trả tiền mua hàng, doanh nghiệp gửi vào ngân hàng 500.000
TK : Phải thu của KH TK : TGNH
xxx xxx 300.000(1) (1) 300.000 - 300.000 300.000 - xxx xxx 200.000(2) (2)200.000 - 500.000 500.000 -
xxx xxx
Phương pháp ghi số âm
- Điều kiện áp dụng :
+ Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản
+ Số tiền ghi sai lớn hơn số tiền thực tế phải ghi, phát hiện sau khi cộng sổ nhƣng không sai quan hệ đối ứng tài khoản
+ Ghi trùng số tiền nhiều lần - Cách chữa :
+ Trƣờng hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản, thì ghi lại nghiệp vụ đó theo định khoản đã ghi sai bằng bút mực đỏ hoặc bằng mực thƣờng đƣợc đóng trong khung hình chữ nhật hay trong dấu ngoặc đơn. Sau đó ghi lại nghiệp vụ theo định khoản đúng bằng mực thƣờng.
+ Trƣờng hợp ghi trùng thì ghi lại nghiệp vụ đã ghi trùng bằng mực đỏ hoặc mực thƣờng đƣợc đóng trong khung hình chữ nhật để bớt số lần ghi trùng.
+ Trƣờng hợp số ghi sai lơn hơn số đúng thì ghi lại nghiệp vụ đó theo định khoản đã ghi nhƣng số tiền ghi bằng số chênh lệch và ghi số âm phía dƣới dịng cộng sổ, sau đó cộng sổ lại.
2. Hình thức kế tốn
2.1. Khái niệm hình thức kế tốn
Là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm: số lƣợng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ các chứng từ gốc theo một trình tự và phƣơng pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các số liệu cần thiết để lập các báo cáo kế tốn tài chính.
2.2 Hình thức kế tốn
2.2.1 Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ
- Đặc điểm: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh trên chứng từ gốc trƣớc khi ghi vào sổ cái chúng đều phải đƣợc phân loại tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ. Cơ sở ghi sổ cái là chứng từ ghi sổ.
Tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và ghi sổ theo hệ thống trên hai hệ thống sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản.
- Hệ thống sổ:
+ Sổ tổng hợp : gồm hai sổ là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. + Các sổ chi tiết : có nhiều sổ chi tiết
- Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ :
: ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, q phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối tài khoản.
Cuối tháng, quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết.
Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối tài khoản (1) (1) (3) (3) (1) (2) (5) Sổ đăng ký CTGS Sổ cái (4)
Báo cáo tài chính (7)
(9) (9)
(8)
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc sử dụng để lập báo cáo kế toán.
- Ƣu, nhƣợc điểm :
+ Ƣu điểm : Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện trong phân công công việc.
+ Nhƣợc điểm : Ghi chép trùng lắp, khối lƣợng công việc nhiều, việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng nên thông tin cung cấp thƣờng bị chậm.
- Điều kiện áp dụng : phù hợp với những đơn vị có quy mơ vừa và lớn sử dụng nhiều tài khoản có nhiều cán bộ nhân viên kế tốn.
2.2.2 Hình thức kế tốn nhật ký chung
- Đặc điểm : Sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái.
- Hệ thống sổ:
+ Sổ tổng hợp : gồm sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký đặc biệt và sổ cái tài khoản.
+ Các sổ chi tiết : có nhiều sổ chi tiết - Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ:
: ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu Sổ nhật ký chuyên dùng Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung (1) (4) Sổ cái (5) (8) (6) Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán
(1) (1)
(2) (3)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ chi tiết thì đồng thời ghi vào các sổ thẻ kế tốn chi tiết có liên quan. Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kỳ (5, 10,... ngày) hoặc cuối tháng tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều nhật ký chuyên dùng khác nhau (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối tài khoản.
Cuối tháng (quý) phải tổng hợp số liệu khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các báo cáo kế toán.
- Ƣu, nhƣợc điểm :
+ Ƣu điểm : Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện trong phân công công việc.
+ Nhƣợc điểm : Khối lƣợng công việc ghi chép nhiều, trùng lặp.
- Điều kiện áp dụng : Phù hợp với những đơn vị có quy mơ vừa có nhiều cán bộ nhân viên kế tốn sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế tốn.
2.2.3 Hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ
- Đặc điểm : Các hoạt động kinh tế tài chính đƣợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đƣợc phân loại hệ thống hố để ghi vào bên Có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ. Cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản.
Kết hợp ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ.
- Sổ kế toán sử dụng :
- Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ :
: ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các nhật ký chứng từ đƣợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết, thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi ở bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng