Báo cáo kiểm tốn là hình thức biểu hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về báo cáo tài chính đƣợc kiểm tốn phục vụ u cầu của những ngƣời quan tâm cụ thể.
Nội dung cơ bản của một báo cáo cũng cần có những yếu tố cơ bản:
1. Nơi gửi.
2. Đối tƣợng kiểm toán.
3. Cơ sở thực hiện kiểm toán.
4. Kết luận kiểm toán.
5. Nơi lập và ngày lập báo cáo. 6. Chữ ký của kiểm toán viên.
Kèm theo báo cáo kiểm tốn có thể có “Thƣ quản lý” gửi cho ngƣời quản lý để
nêu lên những kiến nghị của kiểm tốn viên trong cơng tác quản lý.
4.2. Hồn chỉnh hồ sơ kiểm toán
Cơng việc kiểm tốn đƣợc tiến hành bởi nhiều ngƣời, trong một thời gian nhất định. Do vậy, việc phân công và phối hợp kiểm tốn cũng nhƣ việc giám sát cơng việc của ban kiểm soát chất lƣợng, phải đƣợc tiến hành một cách khoa học và
độ và tiếp tục điều hành công việc. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản, để giúp lãnh đạo Cơng ty Kiểm tốn và Kiểm tốn Nhà nƣớc có thể kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng kiểm tốn thích hợp, làm cơ sở cho kết luận của KTV.
Chính vì thế, có thể kết luận rằng, hồ sơ kiểm tốn là một phần khơng thể thiếu đƣợc trong mỗi cuộc kiểm tốn. Hồ sơ kiểm tốn có ý nghĩa to lớn trong cuộc kiểm
toán:
1. Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán là cơ sở, là căn cứ cho KTV đƣa ra ý kiến của mình.
Chức năng của kiểm tốn tài chính là hƣớng tới việc xác minh và bày tỏ ý kiến dựa trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán. Mà các bằng chứng kiểm toán đƣợc thu thập bằng nhiều cách khác nhau và từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần đƣợc thể hiện thành các tài liệu theo những dạng nhất định, sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp KTV lƣu trữ và làm bằng chứng khi cần thiết, để bảo vệ ý kiến của mình. Đồng thời, hồ sơ kiểm tốn bảo đảm cho KTV khác và những ngƣời khơng tham gia vào cuộc kiểm tốn cũng nhƣ ngƣời kiểm tra, sốt xét cơng việc kiểm tốn hiểu đƣợc cơng việc kiểm tốn.
2. Thứ hai, hồ sơ kiểm toán là bằng chứng quan trọng chứng minh cuộc kiểm toán
đã đƣợc thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm tốn. Hồ sơ kiểm tốn có các kế hoạch, chƣơng trình kiểm tốn, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng, …. cũng cần đƣợc ghi chép dƣới dạng tài liệu, để phục vụ cho chính q trình kiểm tốn cũng nhƣ làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã đƣợc tiến hành theo đúng những chuẩn mực thực hiện.
Theo tính chất tƣ liệu của KTV, thì hồ sơ kiểm tốn đƣợc phân thành hồ sơ kiểm
toán chung và hồ sơ kiểm toán chi tiết, hay cịn gọi là hồ sơ kiểm tốn riêng.
- Hồ sơ kiểm tốn chung, là các thơng tin chung về đối tƣợng đƣợc kiểm toán,
liên quan từ hai hay nhiều cuộc kiểm tốn trong nhiều năm tài chính của một đối tƣợng Hồ sơ kiểm toán chung thƣờng bao gồm: Các thơng tin chung về đối tƣợng đƣợc kiểm tốn, các tài liệu số liệu về tài chính. Hồ sơ kiểm tốn chung đƣợc cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu này.
- Hồ sơ kiểm tốn chi tiết, bao gồm tồn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho
báo cáo kiểm tốn của một năm tài chính. Hồ sơ kiểm tốn chi tiết, thƣờng bao gồm: Các thông tin về ngƣời lập, ngƣời kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm tốn; Các
văn bản về tài chính, kế tốn,..; Báo cáo kiểm toán, thƣ quản lý, BCTC và các báo cáo khác,... (bản dự thảo và bản chính thức); Quyết định kiểm tốn và kế hoạch kiểm toán, ý kiến của đối tƣợng kiểm toán. hợp đồng kiểm toán và bản thanh lý hợp đồng; Những bằng chứng kiểm toán và kết luận trong việc đánh giá rủi ro;
Các kết luận của KTV về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán và các KTV đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó; Các tài liệu liên quan khác. Khi hồn thành cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán đƣợc tập hợp và lƣu trữ thành bộ hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để giúp tra cứu dễ dàng. Hồ sơ kiểm tốn là tài sản của cơng ty kiểm toán. Phải bảo quản hồ sơ kiểm tốn theo ngun tắc an tồn và bí mật số liệu. Việc lƣu trữ hồ sơ phải đảm bảo theo đúng các yêu cầu về mặt nghiệp vụ và luật pháp.
Để thiết lập và thực hiện hồ sơ kiểm toán cần nhận thức đầy đủ về chức năng của hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm tốn nói chung và kiểm tốn Nhà nƣớc về tài chính nói riêng. Trong quy trình kiểm tốn, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lƣu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm toán. Hồ sơ kiểm tốn có những chức năng chính sau:
1. Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc phân cơng và phối hợp kiểm tốn. Cơng việc kiểm tốn thƣờng đƣợc tiến hành bởi nhiều ngƣời trong một thời gian nhất định, do đó việc phân cơng và phối hợp làm việc là một yêu cầu cần thiết. Hồ sơ kiểm tốn là một cơng cụ hữu hiệu cho mục đích này. Các KTV chính sẽ căn cứ vào chƣơng trình kiểm tốn để thực hiện nhƣ sau: Lập ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết và giao cho các trợ lý kiểm tốn thực hiện. Những cơng việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành và các kết quả thu đƣợc sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm tốn. Nhƣ vậy, thơng qua cách này, một KTV chính sẽ giao việc và giám
để phối hợp hoạt động kiểm tốn. Kết quả cơng việc của KTV này, có thể đƣợc sử dụng bởi các KTV khác để tiếp tục cơng việc đó hay thực hiện các cơng việc. Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bƣớc cơng việc đƣợc hồn thành có liên quan trong q trình kiểm tốn. KTV chính căn cứ số hồ sơ kiểm tốn đã phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi, để đánh giá tiến độ và tiếp tục điều hành công việc.
2. Thứ hai, mỗi hồ sơ kiểm tốn là nơi lưu trữtồn bộ thơng tin về một đối tƣợng. Trong quá trình kiểm tốn, các thơng tin đã thu thập sẽ đƣợc tiếp tục bổ sung, cập nhật vào hồ sơ kiểm tốn của từng đối tƣợng có liên quan.
3. Thứ ba, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của cácKTV và trợ lý kiểm toán.
Việc xem xét và kiểm tra chất lƣợng cơng việc của các trợ lý kiểm tốn đƣợc tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện. Việc xem xét và kiểm tra này, đƣợc tiến hành từ thấp đến cao: KTV chính sẽ kiểm tra và yêu cầu các trợ lý kiểm tốn giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm tốn của mình, sau đó các hồ sơ kiểm toán
này sẽ tiếp tục bởi các trƣởng đồn kiểm tốn, kiểm tốn trƣởng, ban sốt xét, …
Quá trình này, bảo đảm chất lƣợng của hồ sơ kiểm tốn và cơng việc của KTV, trợ lý kiểm toán đƣợc giám sát đầy đủ. Sau mỗi lần kiểm tra, ngƣời kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán, để xác nhận sự kiểm tra của mình.
4. Thứ tƣ, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán.
Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm tốn, vì mục đích cuối cùng của một cuộc kiểm toán là đƣa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của KTV về tình hình tài chính của đơn vị đƣợc kiểm tốn. Hồ sơ kiểm tốn chính là những bằng chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm tốn, những phân tích đánh giá của KTV. Vì thế, hồ sơ kiểm tốn chính là cơ sở để các KTV đƣa ra ý kiến, đƣa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán, sau khi tiến hành cuộc kiểm toán.
5. Thứ năm, hồ sơ kiểm toán làm tài liệucho kỳ kiểm toán sau.
Để tiến hành cuộc kiểm tốn có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xây dựng một kế hoạch chiến lƣợc, kế hoạch chi tiết sát với tình hình thực tế. Nhƣ vậy, để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của cơng việc lập kế hoạch kiểm tốn, KTV sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán kỳ trƣớc nhƣ là nguồn thông tin phong
phú, cho việc lập kế hoạch và cuộc kiểm toán kỳ sau, cụ thể là: Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành cơng việc kiểm tốn dựa vào thời gian. Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm sốt nội thực tế của kỳ trƣớc. Một số tài liệu sẽ
cho biết các vấn đề “nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm. Nhờ đó, KTV chính sẽ đỡ tốn thời gian hƣớng dẫn cụ thể và chi tiết. Tuy nhiên, việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trƣớc đòi hỏi phải chú ý các vấn đề nhƣ sự thay đổi về các mặt hoạt động, hệ thống kiếm soát nội bộ của đơn vị và khả năng nâng cao hiệu quả của cơng việc kiểm tốn.
6. Thứ sáu, hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lýcơng việc kiểm tốn. KTV, nhất là KTV Nhà nƣớc phải chứng minh đƣợc rằng, cơng việc kiểm tốn đã đƣợc tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế và Chuẩn mực kiểm toán Nhà nƣớc hiện hành, thơng qua hồ sơ kiểm tốn. Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, khơng chứa đựng những vấn đề khơng thể giải thích đƣợc, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi khơng giải thích đƣợc,…
7. Thứ bảy, hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho đào tạo. Với những ngƣời mới bắt
đầu bƣớc vào nghề kiểm tốn thì hồ sơ kiểm tốn những năm trƣớc đƣợc coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng, kết hợp với sự hƣớng dẫn của những KTV có kinh nghiệm. Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu thực tế nhất mà ngƣời mới vào nghề cần phải tiếp cận để làm quen dần với cơng tác kiểm tốn./.
4.3. Ngày ghi trên báo cáo kiểm toán và giải quyết các sự kiện phát sinh sau ngày phát hành báo cáo tài chính
Ngày phê duyệt báo cáo tài chính
Pháp luật và các quy định có thể chỉ rõ các cá nhân hoặc tổ chức (ví dụ, Ban Giám đốc hoặc Ban quản trị) chịu trách nhiệm về tất cả các báo cáo cấu thành nên báo cáo tài chính, kể cả các thuyết minh có liên quan đã đƣợc lập. Đồng thời, pháp luật và các quy định cũng có thể đƣa ra các yêu cầu cụ thể về quy trình phê duyệt báo cáo. Pháp luật hoặc các quy định có thể khơng u cầu cụ thể về quy trình phê duyệt báo cáo và đơn vị thực hiện quy trình lập và hồn thành báo cáo tài chính
chính thức phải đƣợc Đại hội cổ đơng phê duyệt thì kiểm tốn viên khơng đƣợc dựa vào sự phê duyệt chính thức của các cổ đơng để kết luận rằng đã thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm tốn thích hợp để đƣa ra ý kiến kiểm toán về báo cáo tài
chính. Trong các chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam, ngày phê duyệt báo cáo tài chính chính thức là ngày mà những người có thẩm quyền hồn thành việc phê duyệt và ký xác nhận, được ghi rõ trên các báo cáo tài chính đó. Ngày phê duyệt báo cáo tài chính khơng được trước ngày kết thúc kỳ kế tốn.
Ngày lập báo cáo kiểm toán
Theo quy định tại đoạn 41 Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 700, ngày lập báo cáo kiểm tốn khơng đƣợc trƣớc ngày mà kiểm toán viên thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm tốn thích hợp để làm cơ sở đƣa ra ý kiến kiểm tốn về báo cáo tài chính, kể cả bằng chứng về việc tất cả các báo cáo cấu thành nên báo cáo tài chính, kể cả các thuyết minh có liên quan, đã đƣợc lập và những ngƣời có thẩm quyền phê duyệt đã xác nhận chịu trách nhiệm đối với báo cáo tài chính đó. Trong một số trƣờng hợp, pháp luật và các quy định cũng xác định thời điểm mà cuộc kiểm toán phải đƣợc hồn thành trong quy trình lập và trình bày báo cáo tài chính. Theo đó, ngày lập báo cáo kiểm tốn khơng thể sớm hơn ngày phê duyệt báo cáo tài chính
theo quy định tại đoạn 05(b) Chuẩn mực này. Do các thủ tục hành chính, có thể có khoảng cách thời gian giữa ngày lập báo cáo kiểm toán theo quy định tại đoạn 05(c) Chuẩn mực này và ngày báo cáo kiểm tốn đƣợc phát hành cho đơn vị.
Ngày cơng bố báo cáo tài chính
Ngày cơng bố báo cáo tài chính thƣờng phụ thuộc vào mơi trƣờng pháp lý của đơn vị. Trong một số trƣờng hợp, ngày cơng bố báo cáo tài chính có thể là ngày báo cáo tài chính đƣợc nộp cho cơ quan quản lý. Vì báo cáo tài chính đƣợc kiểm tốn phải đƣợc công bố kèm theo báo cáo kiểm tốn nên báo cáo tài chính đƣợc kiểm tốn phải đƣợc cơng bố cùng ngày hoặc sau ngày lập báo cáo kiểm toán, đồng thời phải cùng ngày hoặc sau ngày báo cáo kiểm toán đƣợc phát hành cho đơn vị.
Các sự kiện phát sinh từ sau ngày kết thúc kỳ kế toán đến ngày lập báo cáo kiểm toán
- Dựa trên đánh giá rủi ro của kiểm toán viên, các thủ tục kiểm toán quy định tại đoạn 06 Chuẩn mực này có thể bao gồm các thủ tục cần thiết để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm tốn thích hợp, nhƣ việc soát xét hoặc kiểm tra tài liệu, sổ kế toán hoặc các giao dịch phát sinh giữa ngày kết thúc kỳ kế toán và ngày lập báo cáo kiểm toán. Các thủ tục kiểm toán quy định tại đoạn 06 và 07 Chuẩn mực này đƣợc bổ sung cho những thủ tục mà kiểm tốn viên có thể thực hiện vì mục đích khác, tuy nhiên những thủ tục này có thể cung cấp bằng chứng về sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế tốn (ví dụ, các thủ tục kiểm tra chia cắt niên độ hay các thủ tục liên quan tới các khoản phải thu đã thu đƣợc tiền sau ngày kết thúc kỳ kế toán đƣợc sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán về số dƣ tài khoản tại ngày khóa sổ kế tốn, cũng có thể cung cấp bằng chứng về sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán).
- Đoạn 07 Chuẩn mực này quy định những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên
phải thực hiện để đạt đƣợc các yêu cầu quy định tại đoạn 06 Chuẩn mực này. Tuy nhiên, những thủ tục mà kiểm toán viên thực hiện đối với các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế tốn có thể phụ thuộc vào các thơng tin sẵn có, đặc biệt là phụ
thuộc vào các tài liệu, sổ kế toán đã đƣợc lập sau ngày kết thúc kỳ kế toán. Nếu
đơn vị chƣa ghi chép đầy đủ, kịp thời tài liệu, sổ kế tốn, khơng lập báo cáo tài chính giữa niên độ (cho mục đích nội bộ hay bên ngồi), hoặc không lập các biên bản họp của Ban Giám đốc hay Ban quản trị thì những thủ tục kiểm tốn thích hợp có thể đƣợc thực hiện theo hình thức kiểm tra các tài liệu đã có, kể cả sổ phụ ngân hàng. Đoạn A8 Chuẩn mực này đƣa ra ví dụ về một số vấn đề mà kiểm tốn viên có thể cân nhắc thêm trong q trình phỏng vấn.
- Ngồi các thủ tục kiểm tốn theo quy định tại đoạn 07 Chuẩn mực này, kiểm tốn viên có thể thấy cần thực hiện các thủ tục khác phù hợp nhƣ:
(1) Xem xét bảng dự toán gần nhất của đơn vị đƣợc kiểm toán, kế hoạch