• Giới thiệu về nghiệp vụ Đấu giá
Là nghiệp vụ trong đó VNDIRECT đóng vai trị đại lý cho các đợt đấu giá tại 2 Sở Giao Dịch HNX và HOSE. Vai trò của 1 đại lý đấu giá bao gồm:
- Cung cấp đầy đủ các thông tin về đợt đấu giá, về tổ chức phát hành
- Hướng dẫn khách hàng các thủ tục để có thể đấu giá đúng quy định của 2 Sở
- Thực `hiện nhận tiền cọc, ghi nhận danh sách, in phiếu đấu giá, nhận phiếu đấu giá, chuyển tiền cọc và phiếu đấu giá cho 2 Sở, hồn tiền cọc, thơng báo trúng đấu giá, bàn giao Xác nhận trúng đấu giá cho khách hàng.
• Mục tiêu của nghiệp vụ Đấu giá:
- Thực hiện / và Hướng dẫn khách hàng thực hiện đúng Quy chế đấu giá của 2 Sở - Thực hiện nhanh, chính xác các thao tác theo yêu cầu.
Cẩm nang nghiệp vụ – NV01
Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0
• Các rủi ro có thể xảy ra:
STT Các rủi ro có thể xảy ra Cách phịng tránh rủi ro 1 Hướng dẫn KH không đầy đủ, dẫn
đến KH thực hiện sai, mất cọc
Thường xuyên đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên. Soạn thảo/cập nhật quy trình chi tiết.
2 Sai sót trong quản lý hồ sơ, thất lạc, hư hỏng phiếu đấu giá của KH
Soạn thảo/cập nhật quy trình chi tiết. Kiểm sốt kỹ việc thực hiện Quy trình đấu giá.
• Các quy trình và tài liệu có liên quan:
TT Tên quy định, quy trình Nơi lưu trữ
1
BO QLSP04 Quy trình đại lý đấu giá iVND/ 08. Nghiệp vụ/ Tài liệu quy trình nghiệp vụ/ Quản lý Sản phẩm/ QLSP.Quy trình
2 Quy chế đấu giá Sở GD sẽ quy định Quy chế đấu
giá riêng cho từng đợt đấu giá
8. Nghiệp vụ kiểm sốt giao dịch
• Giới thiệu về nghiệp vụ kiểm soát giao dịch:
Kiểm soát giao dịch là nghiệp vụ kiểm soát, chấm lại giao dịch so với chứng từ gốc tất cả các giao dịch đã thực hiện trong ngày của bộ phận Nghiệp Vụ .
• Các nghiệp vụ hiện tại đang kiểm soát bao gồm:
STT Các nghiệp vụ cần kiểm soát Bộ phận kiểm soát 1 Các giao dịch của bộ phận DVKH Kiểm soát giao dịch 2 Các giao dịch của nghiệp vụ quản lý
Môi giới
Kiểm soát giao dịch 3 Các giao dịch của nghiệp vụ quản lý
Sản phẩm
Kiểm soát giao dịch 4 Các giao dịch của nghiệp vụ lưu ký Kế toán kiểm soát 5 Các giao dịch của nghiệp vụ kế toán
giao dịch
Kế tốn kiểm sốt
• Nguyên tắc chấm chứng từ:
- Đối chiếu giữa giao dịch và chứng từ - Đủ chứng từ và đủ giao dịch
- Chứng từ nhiều hơn giao dịch: chưa làm giao dịch
Cẩm nang nghiệp vụ – NV01
Tài liệu nghiệp vụ dành cho nhân viên mới Version: 1.0
dịch/KSGD.Quy trình 2
BO KSGD01 Quy trình hướng dẫn chấm chứng từ QLSP QLMG
iVND/ 08. Nghiệp vụ/ Tài liệu quy trình nghiệp vụ/ Kiểm soát giao dịch/KSGD.Quy trình
9. Nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ
• Giới thiệu về hệ thống quản lý hồ sơ Mfile:
Hệ thống Mfile là hệ thống dùng để lưu trữ, tìm kiếm, quản lý, luân chuyển và kiểm soát các chứng từ, hồ sơ, tài liệu tại VNDIRECT. Kiểm sốt thơng tin đầu vào, lộ trình ln chuyển, tình trạng xử lý của hồ sơ khi tham gia vào các quy trình luân chuyển chứng từ của VIRECT, qua đó trợ giúp lãnh đạo và cán bộ quản lý giám sát tình hình thụ lý và giải quyết các hồ sơ, chứng từ đó.
• Quy trình logic của việc luân chuyển chứng từ trong hệ thống:
*
* : bước này có thể bao gồm nhiều nút luân chuyển khác nhau
• Nguyên tắc hoạt động: - Scan đúng và đủ chứng từ - Lưu trữ chứng từ cẩn thận, khoa học VNDirect, 2014 Page 33 Phát sinh Tiếp nhận hồ sơ Mfiles Nghiệp vụ* Kiểm soát Kết thúcLưu trữ Scan/save